摘要：住房保障檔案的管理工作本質(zhì)上屬于一類專業(yè)性十分強(qiáng)，且查檔利用率很高的國家檔案管理工作。而且該項管理工作是否處理到位將直接關(guān)系到國民的切身利益，因此，重點(diǎn)做好該項管理工作的信息化建設(shè)工作十分有必要。為此，本次研究首先探討了住房保障檔案管理信息化建設(shè)的必要性，并提出了幾項影響住房保障電子檔案管理工作質(zhì)量的相關(guān)因素。隨后構(gòu)建了智能化、高效化電子檔案管理系統(tǒng)，并分享了幾項電子檔案管理對策，希冀借此為相關(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：住房保障；電子檔案；管理

住房保障檔案主要用于指代在各項住房保障管理工作開展期間所形成的各項歷史記錄。該類記錄包括具有保存價值的文字、圖片、表格、數(shù)據(jù)、聲音、影像等多元形式的記錄內(nèi)容。隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)的普及和完善，計算機(jī)技術(shù)開始被應(yīng)用于各行各業(yè)，檔案管理中對于計算機(jī)的應(yīng)用也變得必不可少。在住房保障業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)運(yùn)行中，隨著時間的推移，電子文件數(shù)量不斷增加，從而使得住房保障檔案相關(guān)工作面臨著新的管理挑戰(zhàn)。因此，對于如何有效利用計算機(jī)與檔案管理智能化系統(tǒng)及平臺，做好住房保障電子檔案的管理工作，提升檔案管理安全，已經(jīng)成為重中之重。鑒于此，本次研究開展具有重要的現(xiàn)實意義。

一、住房保障檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）有利于減少住房保障檔案管理工作量

在我國，現(xiàn)有的住房保障管理工作內(nèi)容涉及不同區(qū)域內(nèi)不同單位的住房保障機(jī)構(gòu)部門。因此，當(dāng)保障房需求者進(jìn)行辦事時，不僅辦事流程復(fù)雜，還需要準(zhǔn)備大量的審查資料。這增加了工作人員工作量，并且降低了工作效率[1]。因此，全面推進(jìn)住房保障檔案信息化管理工作可以進(jìn)一步提高工作人員的工作效率。同時，遵循規(guī)范化的管理流程指引下的檔案信息管理，可以提高信息管理的安全性，并加快辦事進(jìn)程。由此可見，住房保障檔案信息化管理工作的順利推進(jìn)，能夠全面提高檔案管理工作的質(zhì)量，實現(xiàn)綜合性信息管理平臺管控目標(biāo)。

（二）有利于滿足住房保障管理工作需求

在我國，住房保障業(yè)務(wù)的辦理網(wǎng)點(diǎn)遍布全國各個街道，涉及的審核部門也比較多，涵蓋了民政、銀行等多個部門。因此，相應(yīng)業(yè)務(wù)的處理和審核時長相對較長，導(dǎo)致住房保障工作日趨復(fù)雜。審核期間，不同部門需要審閱申請者的紙質(zhì)材料，進(jìn)一步降低了審批效率，同時也給各類材料的管理帶來了巨大壓力[2]。為了解決這一問題，完善住房保障電子檔案管理工作非常重要。通過充分利用多部門資料平臺的共享方式，可以縮短材料受理、初審、復(fù)審等一系列流程的辦理時間。此外，加快住房保障電子檔案管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)程，也可以降低前臺業(yè)務(wù)辦理人員的工作難度，預(yù)防因業(yè)務(wù)能力問題導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程無法推進(jìn)的情況，從而提升住房保障工作質(zhì)量。

（三）與數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃目標(biāo)相一致

住房保障管理部門重點(diǎn)做好電子檔案信息化管理工作，與數(shù)字中國建設(shè)的整體布局以及規(guī)劃目標(biāo)設(shè)定具有高度一致性。一方面，在規(guī)劃指引下，管理人員可以更多地重視知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作，對于檔案管理中所涉及的知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)化及收益分配明確也更加了解[3]。另一方面，充分做好住房保障電子檔案管理工作，可以構(gòu)筑更加可信、可控的數(shù)字安全屏障，同時也為網(wǎng)絡(luò)安全法律法規(guī)制度、政策體系的完善提供支持。此外，提升數(shù)據(jù)安全保障能力，還可以確保在住房保障電子檔案管理期間構(gòu)建起更加細(xì)致的數(shù)據(jù)分類、分級保護(hù)基礎(chǔ)制度，最終為電子檔案數(shù)據(jù)安全預(yù)警及應(yīng)急處理工作成效的提升起到促進(jìn)作用。

二、影響住房保障電子檔案管理工作質(zhì)量的幾點(diǎn)因素

（一）電子檔案管理機(jī)制完善度不夠

目前，我國仍舊有部分地區(qū)并未建立完善的電子檔案管理機(jī)制，導(dǎo)致具體的檔案管理工作因缺乏制度約束而出現(xiàn)各類問題，影響了電子管理成效。具體而言，存在的制度管理問題體現(xiàn)在以下幾方面：其一，部分住房保障檔案管理部門執(zhí)行電子檔案管理流程，但在管理系統(tǒng)中，工作內(nèi)容主要集中在檔案目錄數(shù)據(jù)，尤其是大量的紙質(zhì)檔案信息并未納入數(shù)字化處理系統(tǒng)，導(dǎo)致電子檔案管理的成效并不理想。其二，部分檔案管理部門雖然制定了專項針對電子檔案管理的制度與機(jī)制，但實際執(zhí)行和落實方面還未到位。部門內(nèi)人員的執(zhí)行力不足也影響了電子檔案管理的效果。

（二）電子檔案管理人才缺失

部分住房保障管理部門在工作中，能夠滿足電子檔案信息化管理需求的專業(yè)人才數(shù)量并不多，且大部分一線檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)偏大。且存在部分人有“身兼多職”的情況，導(dǎo)致專業(yè)素養(yǎng)及能力與電子檔案管理崗位的需求不匹配，這影響到了檔案管理工作質(zhì)量的提升。此外，在開展檔案信息化管理工作時，部分檔案管理人員由于信息技術(shù)操作不熟練，無法很好地借助于網(wǎng)絡(luò)管理手段做好檔案安全管理，為電子檔案管理的安全風(fēng)險埋下隱患。另外，在部分住房保障管理部門中，檔案的存儲與開發(fā)利用仍然以“紙質(zhì)+電子”互補(bǔ)模式為主，而這種管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的信息化檔案管理需求，并且在一定程度上限制了住房保障電子檔案工作的發(fā)展空間。

三、住房保障電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

（一）總體目標(biāo)

本次所開展的住房保障電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作，總體目標(biāo)主要體現(xiàn)在下述兩個方面：其一，借助空間大數(shù)據(jù)組織模式的應(yīng)用，建立全業(yè)務(wù)信息管理模式，為電子檔案的管理提供時空協(xié)同管理機(jī)制，為政府部門后續(xù)解決民生等問題提供更有效的電子檔案支持。其二，全面構(gòu)建“MIS+GIS+移動互聯(lián)+住房保障”技術(shù)體系，并在此基礎(chǔ)上搭建能夠覆蓋本市管轄范圍的云應(yīng)用平臺，通過信息化手段改進(jìn)，以完成傳統(tǒng)住房保障電子檔案管理的目標(biāo)。

（二）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容

在“互聯(lián)網(wǎng)+住房保障”下的電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中，信息系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容主要如下。

1.云應(yīng)用電子檔案管理平臺的建設(shè)

技術(shù)人員在進(jìn)行“互聯(lián)網(wǎng)+住房保障”云應(yīng)用電子檔案管理平臺建設(shè)時，應(yīng)嚴(yán)格遵守“橫向劃分平臺，縱向劃分層次，模塊構(gòu)建”的原則進(jìn)行總體設(shè)計。同時，應(yīng)嚴(yán)格遵守《住房保障數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》和《住房保障技術(shù)規(guī)范》的規(guī)定，構(gòu)建如圖1所示的云平臺分層方式，以提高電子檔案信息的管理安全性。此外，還應(yīng)通過優(yōu)化升級服務(wù)方式和實施內(nèi)外網(wǎng)隔離等措施，為系統(tǒng)提供各類管理應(yīng)用。在核心運(yùn)行模式應(yīng)用下，應(yīng)采用主流的面向服務(wù)架構(gòu)（SOA），以實現(xiàn)模塊化、服務(wù)化和接口化的運(yùn)行模式，提高運(yùn)行平臺的建設(shè)質(zhì)量。

2.時空數(shù)據(jù)集成

電子檔案管理中，應(yīng)用數(shù)控數(shù)據(jù)集成技術(shù)可以快速完成數(shù)據(jù)多維采集和處理工作，是一項有效的管理手段。在本次研究中，嚴(yán)格遵守了OCG規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，成功完成了住房保障電子檔案的地理數(shù)據(jù)服務(wù)工作，通過這一工作實現(xiàn)了多源異構(gòu)數(shù)據(jù)的集成共享。傳統(tǒng)的住房保障電子檔案管理系統(tǒng)主要根據(jù)全生命周期管理來展開，管理節(jié)點(diǎn)以業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)時間為主，建立了以時空數(shù)據(jù)采集、處理、存儲和發(fā)布為內(nèi)容的數(shù)據(jù)集成機(jī)制，全面提升了電子檔案管理的質(zhì)量。另外，在電子檔案管理中，還可以通過將不同時點(diǎn)的業(yè)務(wù)屬性數(shù)據(jù)綁定處理，完成時空和業(yè)務(wù)兩類數(shù)據(jù)的集成管理工作，進(jìn)一步構(gòu)建住房保障電子檔案的時空數(shù)據(jù)集成管理機(jī)制。

（三）住房保障電子檔案管理系統(tǒng)功能特點(diǎn)

在住房保障電子檔案管理中，涉及的業(yè)務(wù)信息管理均要求符合事實、數(shù)據(jù)、信息、知識、智能以及情報這六個鏈環(huán)的管理要求，才能更好地借助成果共享的方式，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。因此，通過規(guī)范數(shù)據(jù)采集方法，將過程和結(jié)果兩類數(shù)據(jù)信息都規(guī)劃在這六個鏈環(huán)內(nèi)，可以更好地保障住房業(yè)務(wù)中各類信息管理成效，尤其是生產(chǎn)要素及無形資產(chǎn)的管理。在圍繞住房保障業(yè)務(wù)進(jìn)行檔案管理時，需要做好不同用戶、不同業(yè)務(wù)、不同部門的協(xié)調(diào)工作，設(shè)定房源以及保障對象作為載體，建立明確的信息節(jié)點(diǎn)。在處理節(jié)點(diǎn)期間，結(jié)合業(yè)務(wù)屬性去構(gòu)建特定指標(biāo)下的時間數(shù)據(jù)維度、類型數(shù)據(jù)維度以及區(qū)域數(shù)據(jù)維度，并結(jié)合不同維度的時空數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。重點(diǎn)評估現(xiàn)有電子檔案及未來檔案的歸納工作，為后續(xù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)調(diào)整及數(shù)據(jù)檔案的優(yōu)化管理提供支持。此外，在進(jìn)行住房保障電子檔案的全流程管控時，需要有序地組織不同時期、不同階段的信息管理工作，構(gòu)建完整的全業(yè)務(wù)信息鏈管理機(jī)制，為住房保障電子檔案管理機(jī)制構(gòu)建起到促進(jìn)作用。

（四）基于GIS的時空協(xié)同數(shù)據(jù)組織模式構(gòu)建

住房保障電子檔案管理中，關(guān)鍵內(nèi)容包括房源的保障、對象的保障以及資金的保障。本次研究主要應(yīng)用到了時序數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，以更好地管理電子檔案中關(guān)于房源、對象及資金等關(guān)鍵指標(biāo)相關(guān)的信息，為后續(xù)住房保障工作的順利推進(jìn)提供支持。接著，在數(shù)據(jù)可視化技術(shù)的支持下，可以直觀地將檔案統(tǒng)計結(jié)果呈現(xiàn)給業(yè)務(wù)管理人員，為各類住房輔助決策的執(zhí)行提供有力的數(shù)據(jù)支持。此外，對住房保障電子檔案的管理類別劃分，可以將數(shù)據(jù)生產(chǎn)、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)發(fā)布等作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，使電子檔案內(nèi)容與住房保障業(yè)務(wù)屬性指標(biāo)相對應(yīng)，最終構(gòu)建圍繞住房保障全周期管理為核心的電子檔案數(shù)控數(shù)據(jù)集中管理方法。具體構(gòu)建方法如圖2所示。

圖2 住房保障電子檔案數(shù)據(jù)集成示意圖

四、住房保障電子檔案管理工作實踐路徑

（一）全面建立健全的電子檔案管理機(jī)制

作為住房保障相關(guān)部門，在進(jìn)行內(nèi)部電子檔案管理時，注重加強(qiáng)住房保障檔案管理制度建設(shè)工作十分有必要。具體而言，應(yīng)該重點(diǎn)做好下述工作內(nèi)容。

其一，針對現(xiàn)有的電子檔案管理制度加以健全。首先，應(yīng)建立完善的住房電子檔案收集和歸檔制度，并完善電子檔案的歸檔督查機(jī)制。其次，需要結(jié)合電子檔案的管理，做好安全管理制度的供給工作，以全面覆蓋的方式加強(qiáng)檔案管理各個流程之間的銜接。最后，重點(diǎn)完善各項網(wǎng)絡(luò)相關(guān)聯(lián)的電子檔案管理制度，包括在網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的驗收及保密論證方面也需做到位，對于各類計算機(jī)運(yùn)行、軟件運(yùn)行及傳輸管理等，也需做好制度建設(shè)工作。

其二，針對電子檔案安全管理網(wǎng)絡(luò)做好完善工作。首先，住房保障電子檔案管理部門負(fù)責(zé)人牽頭，由不同科室分別做好各自的檔案管理網(wǎng)絡(luò)管理工作，從電子檔案的接收到使用、從存檔再到歸檔等多個環(huán)節(jié)，都必須做好嚴(yán)格的管控工作，以此進(jìn)一步落實檔案的管理負(fù)責(zé)制度。其次，電子檔案管理部門的責(zé)任主體必須嚴(yán)格按照權(quán)責(zé)一致的標(biāo)準(zhǔn)工作，建立檔案安全管理機(jī)制以第一責(zé)任人為工作指引。最后，對于檔案管理責(zé)任必須做好細(xì)化工作，權(quán)責(zé)劃分明確，才能促使所有電子檔案管理人員能夠各盡其責(zé)。

其三，強(qiáng)化電子檔案安全體系管理。目前，住房保障電子檔案管理想要實現(xiàn)“長治久安”，做好其信息安全管理工作不可或缺。首先，在權(quán)責(zé)一致的原則指導(dǎo)下，以第一責(zé)任人為核心，組建電子檔案安全管控機(jī)制。其次，應(yīng)該在既有的人、物、技防等不同安全設(shè)施及基礎(chǔ)之上，做好檔案的載體保管工作，以此促進(jìn)檔案信息的真實性。再次，應(yīng)重點(diǎn)做好質(zhì)量認(rèn)證管理工作，并依托訪問權(quán)限控制等手段，全面提升住房保障電子檔案信息的安全管理水平。最后，在規(guī)劃住房保障電子檔案期間，工作人員需要深入研究檔案的內(nèi)容、特征及信息形成規(guī)律，提前了解檔案載體及信息風(fēng)險，以更好地評估并應(yīng)對風(fēng)險，最終優(yōu)化電子檔案安全管理效果。

（二）著重提升電子檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

其一，全面提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。住房保障電子檔案管理人員的素質(zhì)水平直接決定了后續(xù)電子檔案管理工作的執(zhí)行進(jìn)度和工作效果，因此作為管理人員自身，必須不斷提升個人的專業(yè)能力，尤其是計算機(jī)業(yè)務(wù)能力的提升方面，要重點(diǎn)投放精力做自我提升。其次，除了基礎(chǔ)的文字處理、檔案排版及郵件收發(fā)等基礎(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理人員還需要重點(diǎn)處理及操作多媒體文件，并熟練完成電子文件的可靠身份識別和文件權(quán)限控制等工作。

其二，住房保障電子檔案管理部門應(yīng)該定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)時，想要提升管理人員的檔案模板管理能力，優(yōu)化軟件操作能力，必須在業(yè)務(wù)培訓(xùn)期間增加智能管理系統(tǒng)操作這一培訓(xùn)內(nèi)容。此外，還應(yīng)及時更新一些緊急培訓(xùn)內(nèi)容，確保所有管理人員都能熟練操作各項電子檔案管理系統(tǒng)。還應(yīng)要求參與電子檔案管理的工作人員定期學(xué)習(xí)相關(guān)文件，熟練掌握各項檔案管理流程，并根據(jù)相關(guān)要求和規(guī)定完成電子檔案管理工作。在數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一的前提下，實現(xiàn)住房保障電子檔案管理的現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化管理目標(biāo)。

其三，強(qiáng)化住房保障電子檔案的檢索服務(wù)能力。一套規(guī)范性更強(qiáng)的電子檔案信息資源庫，可以提供門類更加齊全且內(nèi)容更加豐富的檔案及結(jié)構(gòu)化信息，從而增強(qiáng)電子檔案的數(shù)據(jù)檢索能力。同時，還應(yīng)做到數(shù)據(jù)源頭采集和文檔數(shù)據(jù)管理之間的無縫銜接，以進(jìn)一步提升電子檔案中結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的質(zhì)量。這樣才能滿足不同用戶對于檔案業(yè)務(wù)信息的檢索需求，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)檢索的查準(zhǔn)率和響應(yīng)速度，最終實現(xiàn)住房保障電子檔案管理的提質(zhì)增效管理目標(biāo)。

五、結(jié)束語

綜上所述，住房保障電子檔案管理工作進(jìn)行中。想要進(jìn)一步提升管理工作質(zhì)量，首先應(yīng)該規(guī)劃更加完善的住房保障管理機(jī)制，為執(zhí)行各項管理工作提供制度支持。其次，應(yīng)該組建更具智慧性的電子檔案管理系統(tǒng)，提升電子檔案管理的高效性與信息化水平。此外，還應(yīng)該著重提升住房保障電子檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，最終為檔案管理的工作品質(zhì)及管理安全優(yōu)化奠定堅實的基礎(chǔ)。

作者單位：楊國明 白城市住房公積金管理中心

參? 考? 文? 獻(xiàn)

[1]施偉華.建設(shè)領(lǐng)域電子文件全生命周期管理探索[J].新絲路，2020（10）：190-191.

[2]李國強(qiáng).住宅專項維修資金檔案電子化管理探索——以日照市智慧維修資金信息化建設(shè)應(yīng)用為例[J]. 中國房地產(chǎn)（上旬刊），2022（7）：59-64.

[3]黃曉衛(wèi).商品房登記檔案實行“單套制”的可行性思考[J].科學(xué)與財富，2021，13（5）：20.

楊國明（1976.01-），男，本科，館員，研究方向：檔案管理、電子檔案。