琚小琳 北京無(wú)線電計(jì)量測(cè)試研究所

一、加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理的意義與思路

固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目建設(shè)和竣工驗(yàn)收的基礎(chǔ)和保障，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)竣工驗(yàn)收，在固定資產(chǎn)項(xiàng)目管理中項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的地位是不可撼動(dòng)的。管理好固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案，對(duì)于提高企業(yè)的工程質(zhì)量、推動(dòng)科研發(fā)展都具有十分重要的意義。

檔案部門(mén)全面參與固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理工作，可對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。基于全過(guò)程管理視角，對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行思考與實(shí)踐，以國(guó)家檔案工作“三納入、四參加、四同步”等要求為指導(dǎo)思想，強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)工作同步開(kāi)展的理念。北京無(wú)線電計(jì)量測(cè)試研究所項(xiàng)目歸口及實(shí)施管理部門(mén)提出了“規(guī)范管理、源頭介入、深度融合、精益創(chuàng)新”的固定資產(chǎn)投資管理項(xiàng)目“項(xiàng)目—檔案全融合”的管理思路，堅(jiān)持從源頭抓起、全過(guò)程參與，項(xiàng)目檔案管理工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步進(jìn)行，將項(xiàng)目檔案工作“三納入”“四參加”落到實(shí)處。

二、實(shí)施項(xiàng)目檔案管理的主要舉措

（一）規(guī)范管理，制度先行

檔案部門(mén)及時(shí)宣貫檔案管理最新的國(guó)家及行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目業(yè)務(wù)部門(mén)通過(guò)對(duì)集團(tuán)、二院及本單位的檔案相關(guān)管理辦法的學(xué)習(xí)，知悉文件歸檔的范圍、歸檔的質(zhì)量要求、分類整理的依據(jù)，規(guī)范管理，將檔案管理的要求融入項(xiàng)目管理。

固定資產(chǎn)投資處作為項(xiàng)目歸口及實(shí)施管理部門(mén)，貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)項(xiàng)目檔案工作的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在項(xiàng)目管理相關(guān)制度、規(guī)范中提出文件歸檔和檔案管理的要求，修訂本單位的固定資產(chǎn)投資管理辦法，及時(shí)適應(yīng)檔案等管理要求的變化，將檔案管理的各項(xiàng)制度、規(guī)范、程序等要求作為項(xiàng)目管理辦法中必不可少的一部分。

（二）源頭介入，職責(zé)明確

按照本單位的業(yè)務(wù)分工，梳理出項(xiàng)目檔案網(wǎng)絡(luò)框架，明確各部門(mén)在各階段的職責(zé)，落實(shí)分工，各司其職，如圖1 所示。

圖1 項(xiàng)目檔案網(wǎng)絡(luò)框架

檔案管理部門(mén)監(jiān)督、指導(dǎo)本單位項(xiàng)目管理相關(guān)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目文件的收集、整理和歸檔工作，參加到項(xiàng)目建設(shè)的重要會(huì)議、重大活動(dòng)、階段性檢查、驗(yàn)收及竣工驗(yàn)收中，負(fù)責(zé)審查項(xiàng)目文件歸檔的完整性、整理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。

檔案部門(mén)在參與合同的簽訂、技術(shù)協(xié)議的擬定后，明確項(xiàng)目文件管理要求，包括項(xiàng)目文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時(shí)間、歸檔套數(shù)、介質(zhì)及格式等內(nèi)容。項(xiàng)目管理部門(mén)按照檔案部門(mén)的意見(jiàn)和建議，對(duì)合同等文件資料設(shè)立或補(bǔ)充專門(mén)的章節(jié)或條款，明確相應(yīng)的職責(zé)。檔案部門(mén)從源頭介入，提高了項(xiàng)目驗(yàn)收階段文件資料驗(yàn)收的質(zhì)量和效率。

（三）深度融合，同步管理

項(xiàng)目管理過(guò)程中，檔案管理融入項(xiàng)目建設(shè)，與項(xiàng)目建設(shè)管理同步，納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃、項(xiàng)目管理程序、合同管理和崗位責(zé)任制。在項(xiàng)目制度體系方面，項(xiàng)目管理部門(mén)要將檔案要求融入業(yè)務(wù)制度建設(shè)，明確各業(yè)務(wù)部門(mén)有關(guān)檔案的職責(zé)。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，要確保檔案工作落到實(shí)處，貫穿目標(biāo)、職責(zé)、要求、計(jì)劃和措施等各業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)。在項(xiàng)目合同管理中，檔案部門(mén)參與合同、技術(shù)協(xié)議審核，將檔案工作的要求落實(shí)到合同專門(mén)條款中，作為驗(yàn)收交付檢查的依據(jù)。建立協(xié)調(diào)機(jī)制，在實(shí)施過(guò)程中遇到歸檔問(wèn)題，召開(kāi)專題會(huì)議，及時(shí)協(xié)調(diào)解決文件歸檔中存在的問(wèn)題，形成閉環(huán)。加強(qiáng)項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)管控，檢查文件歸檔質(zhì)量與歸檔進(jìn)度，避免滯后和積壓。檔案部門(mén)參與驗(yàn)收把關(guān)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)參加節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)展工作，以提高文檔質(zhì)量。

項(xiàng)目開(kāi)始實(shí)施時(shí)，項(xiàng)目管理相關(guān)部門(mén)要以檔案管理為重點(diǎn)，根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)展制訂項(xiàng)目檔案工作計(jì)劃，檢查歸檔計(jì)劃并及時(shí)反饋、解決計(jì)劃實(shí)施期間存在的問(wèn)題。加強(qiáng)項(xiàng)目文件過(guò)程管理，通過(guò)節(jié)點(diǎn)控制強(qiáng)化項(xiàng)目文件管理，實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全過(guò)程控制。

（四）精益創(chuàng)新，深化培訓(xùn)

項(xiàng)目管理部門(mén)要與項(xiàng)目檔案管理部門(mén)建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，定期選擇某一專題進(jìn)行交流，提高項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量。針對(duì)歸檔過(guò)程中的薄弱環(huán)節(jié)，檔案部門(mén)要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，比如非標(biāo)設(shè)備文件擬制、方案評(píng)審及資料驗(yàn)收核對(duì)問(wèn)題等。

檔案部門(mén)要配備充足的專業(yè)人員，即滿足固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理工作需要的檔案人員。檔案人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識(shí)和技能，掌握一定的項(xiàng)目管理和相關(guān)工程技術(shù)專業(yè)知識(shí)，并經(jīng)過(guò)項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)。

加強(qiáng)對(duì)本單位項(xiàng)目業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組建高素質(zhì)的固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理團(tuán)隊(duì)。及時(shí)貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局、國(guó)防科工局、集團(tuán)公司等上級(jí)機(jī)關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各項(xiàng)制度進(jìn)行系統(tǒng)解讀，并落實(shí)責(zé)任到人。積極組織業(yè)務(wù)部門(mén)參加國(guó)防科工局、集團(tuán)公司等上級(jí)機(jī)關(guān)組織的檔案技能培訓(xùn)，提高項(xiàng)目管理人員的檔案業(yè)務(wù)技能水平。

三、全過(guò)程項(xiàng)目管理模式的運(yùn)用及成效

（一）運(yùn)用

通過(guò)具體實(shí)踐，探索出項(xiàng)目檔案過(guò)程管理的突破途徑，理順項(xiàng)目實(shí)施與檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接關(guān)系，推進(jìn)項(xiàng)目管理，為后續(xù)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目中各階段的檔案管理提供借鑒經(jīng)驗(yàn)，提升項(xiàng)目管理能力。

北京無(wú)線電計(jì)量測(cè)試研究所某平臺(tái)項(xiàng)目在實(shí)施和驗(yàn)收中，運(yùn)用了“項(xiàng)目—檔案全融合”全過(guò)程項(xiàng)目管理模式，經(jīng)過(guò)了三年實(shí)踐，形成了初步的效果。相對(duì)于同期竣工驗(yàn)收的兄弟單位的項(xiàng)目，北京無(wú)線電計(jì)量測(cè)試研究所某平臺(tái)項(xiàng)目提前一個(gè)月通過(guò)了檔案驗(yàn)收，檔案驗(yàn)收零問(wèn)題并取得了驗(yàn)收批復(fù)。

建設(shè)項(xiàng)目的檔案類型主要有三種，即項(xiàng)目綜合管理檔案、基建檔案和設(shè)備檔案。以設(shè)備檔案為例，在建項(xiàng)目的工藝設(shè)備主要分為通用設(shè)備和非標(biāo)設(shè)備兩大類，其中尤以非標(biāo)設(shè)備形成文件資料數(shù)量最多、文件種類最豐富。

（二）成效

1.完整性和系統(tǒng)性

在項(xiàng)目實(shí)施管理過(guò)程中，在檔案資料完整性方面，逐漸梳理形成了非標(biāo)設(shè)備各階段文件歸檔范圍及檢查要素，如表1 所示，解決了非標(biāo)設(shè)備研制過(guò)程中文件資料收集不齊全、文件成套性有機(jī)聯(lián)系不強(qiáng)的問(wèn)題，確保每臺(tái)（套）非標(biāo)設(shè)備的檔案歸檔完整、文件收集齊全。

表1 非標(biāo)設(shè)備各階段文件歸檔范圍及檢查要素表

充分發(fā)揮檔案部門(mén)監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能，對(duì)于項(xiàng)目前期調(diào)研合同簽訂階段、研制生產(chǎn)階段、安裝調(diào)試階段、交付驗(yàn)收階段等的文件資料歸檔范圍予以明確，明確項(xiàng)目文件收集的范圍，將儀器設(shè)備項(xiàng)目檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)落到實(shí)處，使文件更加完整、系統(tǒng)，加強(qiáng)了文件齊套的過(guò)程管控。

2.準(zhǔn)確性及有效性

在細(xì)化了非標(biāo)設(shè)備的歸檔范圍后，按照項(xiàng)目檔案的管理要求，梳理了檢查要素表，明確了項(xiàng)目文件歸檔的要求，文件管理在實(shí)施前期介入，規(guī)范了文件及日期簽署，提高了歸檔文件的準(zhǔn)確性。歸檔時(shí)，對(duì)照檢查要素對(duì)設(shè)備的文件資料進(jìn)行初步自查，如合同、技術(shù)協(xié)議、評(píng)審文件、測(cè)試記錄、非標(biāo)設(shè)備的圖紙等，對(duì)照檢查要素表都能很清楚地查找問(wèn)題。

檔案部門(mén)全程參與非標(biāo)設(shè)備實(shí)施的合同評(píng)審、方案設(shè)計(jì)評(píng)審及交付驗(yàn)收評(píng)審階段，通過(guò)階段評(píng)審，對(duì)前一階段形成的文件資料進(jìn)行把關(guān)和審核，提出階段性整改建議和要求，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中文件形成、積累工作的管理。

四、項(xiàng)目檔案管理新途徑的探索

項(xiàng)目檔案管理必須融入項(xiàng)目管理體系，明確項(xiàng)目檔案的主體責(zé)任，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目管理的同步，這樣才能更好地規(guī)范項(xiàng)目全過(guò)程文件資料的形成、收集與整理，明確歸檔職責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與項(xiàng)目管理的深度融合。

同時(shí)，要強(qiáng)化檔案貫穿業(yè)務(wù)的理念，讓項(xiàng)目中的每個(gè)部門(mén)、每個(gè)人都重視檔案，只有這樣，才能做到依法合規(guī)地做好項(xiàng)目檔案管理工作。

項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作的原則。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，在實(shí)際操作中，經(jīng)常會(huì)遇到各種各樣的問(wèn)題，為此，需要在后續(xù)工作實(shí)踐中不斷地探討與創(chuàng)新。