胡琪瑸,喬宇
(上海交通大學(xué),上海 200240)
作為人工智能領(lǐng)域的最新熱點(diǎn)之一,大語言模型及其工具憑借強(qiáng)大的語言輸出、內(nèi)容生成、信息搜索等綜合能力,在諸多領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用,包括程序開發(fā)、文字編輯、娛樂聊天等。更為重要的是,受益于模型海量參數(shù)的優(yōu)勢(shì),原先一些需要依賴經(jīng)驗(yàn)、理解,甚至是個(gè)人感覺的非量化問題,也得到全新的解決思路。根據(jù)美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)(PMI)出版的PMBOK(Projectmanagement body of knowledge)中的規(guī)定,相關(guān)方(或干系人)管理工作分布于啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控過程組中,每個(gè)過程組中分別對(duì)應(yīng)一個(gè)工作流程,分別包含不同輸入文檔、工具與技術(shù)、輸出文檔[1]。相關(guān)方管理工作流程主要有識(shí)別相關(guān)方、規(guī)劃相關(guān)方管理、管理相關(guān)方參與、控制相關(guān)方參與。隨著工程項(xiàng)目管理不斷成熟,關(guān)于相關(guān)方管理工作的研究也在不斷增加。ALAIN VERBEKE等[2]認(rèn)為相關(guān)方與公司的關(guān)系會(huì)隨著時(shí)間轉(zhuǎn)移而演變,企業(yè)需要積極適應(yīng),以維持其競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。樸建宇等[3]使用SNA(社會(huì)網(wǎng)絡(luò)分析)識(shí)別相關(guān)方,并利用UCINET軟件進(jìn)行了核心-邊緣模型分析,確定核心治理相關(guān)方,同時(shí)使用社會(huì)網(wǎng)絡(luò)模型,確定出核心相關(guān)方能力范圍,為后續(xù)工作提供參考。
在實(shí)際項(xiàng)目管理過程中,企業(yè)可以根據(jù)自身情況對(duì)管理流程進(jìn)行裁剪,因此企業(yè)可能不會(huì)專門制定項(xiàng)目章程等文件,而是將內(nèi)容分散在不同項(xiàng)目文件中。如果將中間環(huán)節(jié)隱藏(如圖1所示),以可行性報(bào)告、項(xiàng)目合同等文檔作為輸入項(xiàng),由于項(xiàng)目在啟動(dòng)時(shí)不會(huì)有明顯的需求變更、問題反饋情況,所以可以直接得到相關(guān)方參與計(jì)劃。
圖1 屏蔽中間過程使用項(xiàng)目文檔輸出相關(guān)方參與計(jì)劃
故提出假設(shè)H1:在項(xiàng)目啟動(dòng)階段,從可行性報(bào)告、技術(shù)規(guī)范書、項(xiàng)目合同、事業(yè)環(huán)境因素、組織過程資產(chǎn)等方面可以直接得到相關(guān)方參與計(jì)劃。
根據(jù)上文可得,使用標(biāo)準(zhǔn)流程制訂相關(guān)方參與計(jì)劃時(shí),其總時(shí)間由3個(gè)部分構(gòu)成,包括制定項(xiàng)目章程、識(shí)別相關(guān)方、規(guī)劃相關(guān)方管理,由于后一流程的輸入依賴于前一流程的文檔輸出,所以3個(gè)流程之間為串行執(zhí)行。則得到相關(guān)方參與計(jì)劃的總時(shí)間如下:
其中,Ti為各階段所用時(shí)間。
對(duì)于各種項(xiàng)目文檔,企業(yè)的編制時(shí)間一般都是以小時(shí)單位完成,較為復(fù)雜的文檔完成時(shí)間甚至以天計(jì)算,而對(duì)于相關(guān)方參與計(jì)劃涉及的3個(gè)流程,除各種文檔本身的編寫修改時(shí)間之外,流程中也存在大量無法信息化、自動(dòng)化完成的工具和操作,需要花費(fèi)人力和時(shí)間完成,如組織會(huì)議、制定問卷、分析根因等。如果使用大語言模型,則可以屏蔽3個(gè)步驟流程,避開人工操作環(huán)節(jié),直接輸出結(jié)果,并且輸入的材料不變(如圖2所示)。其所用時(shí)間如下:
圖2 使用大語言模型屏蔽中間環(huán)節(jié)
大語言模型給出結(jié)果的時(shí)間以秒級(jí)計(jì)算,要短于現(xiàn)有方法中任何一個(gè)步驟的時(shí)間。因此,提出假設(shè)H2:使用大語言模型可以顯著節(jié)省相關(guān)方參與計(jì)劃的時(shí)間。
研究使用的大語言模型為百度“文心一言”,“文心一言”為百度開發(fā)的大語言模型工具,實(shí)驗(yàn)選用該工具是因?yàn)榕c其他大語言模型相比,“文心一言”在概念理解、定義解釋等領(lǐng)域更具優(yōu)勢(shì),語義更加清晰。同時(shí),“文心一言”直接內(nèi)置文件閱讀插件,可以直接對(duì)文本文件進(jìn)行概括,方便實(shí)驗(yàn)。
研究以某地事業(yè)單位支撐系統(tǒng)的升級(jí)優(yōu)化項(xiàng)目為例,該事業(yè)單位為項(xiàng)目甲方單位,該項(xiàng)目經(jīng)過可行性論證、招投標(biāo)、簽署合同等工作后,由某軟件公司作為乙方單位承接,進(jìn)行需求分析、軟件開發(fā)、系統(tǒng)測(cè)試、上線部署。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,管理人員完成了一系列項(xiàng)目文檔,包括可行性研究報(bào)告、技術(shù)承諾書等。同時(shí),甲方單位也根據(jù)自身情況,安排專門項(xiàng)目小組進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)、對(duì)接。根據(jù)技術(shù)規(guī)范書,乙方單位人員的項(xiàng)目職責(zé)見表1,項(xiàng)目在正式啟動(dòng)前可以獲取到的文件見表2。
表1 乙方單位項(xiàng)目人員職責(zé)
在實(shí)際過程中,項(xiàng)目最終順利完成,但是在總結(jié)和資料歸檔過程時(shí),發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目在執(zhí)行過程中的相關(guān)方管理工作存在以下問題:①缺少相關(guān)方管理步驟。甲方作為事業(yè)單位,具有一套完整的項(xiàng)目管理和審批流程,但其中卻缺少相關(guān)方管理步驟及文檔,使對(duì)乙方的管理工作高度依賴管理者經(jīng)驗(yàn)和人工操作。②項(xiàng)目延期。由于甲方自身展開項(xiàng)目較多,并且管理制度復(fù)雜,導(dǎo)致未能和乙方進(jìn)行及時(shí)溝通,會(huì)出現(xiàn)乙方需要等待甲方的命令和反饋的情況,造成延誤。③缺少文檔。在項(xiàng)目歸檔階段,發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目缺少部分文檔和審批流程,需要進(jìn)行的會(huì)議和溝通沒有開展,只能在后續(xù)進(jìn)行補(bǔ)齊和修改,嚴(yán)重影響項(xiàng)目合規(guī)性。
2.3.1 構(gòu)建Prompt
根據(jù)Elavis總結(jié)的優(yōu)質(zhì)Prompt需要包含的元素,一個(gè)優(yōu)質(zhì)Prompt需要具備如下元素:①Instruction(必須),指令,即用戶希望模型執(zhí)行的具體任務(wù)。②Context(選填),背景信息,或上、下文信息,這可以引導(dǎo)模型做出更好的反應(yīng)。③InputData(選填),輸入數(shù)據(jù),告知模型需要處理的數(shù)據(jù)。④Output Indicator(選填),輸出指示器,告知模型要輸出的類型或格式,即P={I,C,ID,OI}(I≠?)。其中:P表示Prompt;I表示Instruction,并且為非空;C表示Context;ID表示InputData;OI表示Output Indicator。
對(duì)于本次實(shí)驗(yàn),如果需要得到相關(guān)方參與計(jì)劃,4項(xiàng)內(nèi)容分別為C(Context)、I(Instruction)、ID、OI。
(1)C(Context)為項(xiàng)目文件內(nèi)容,即假設(shè)H1中提及的輸入文件,包括商業(yè)文件、協(xié)議等。在這一過程中,由于“文心一言”有字?jǐn)?shù)限制,所以需要對(duì)輸入的文檔內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。①刪除冗余章節(jié)。在進(jìn)行研究時(shí),可以在輸入前對(duì)文檔進(jìn)行整理,刪除不必要的章節(jié),如合約中保證金條款、合約份數(shù)條款等。②分批多次輸入。在研究時(shí),可以對(duì)材料進(jìn)行分次輸入,每次輸入一個(gè)章節(jié)材料,在編寫Instruction時(shí),可以要求系統(tǒng)聯(lián)系上、下文進(jìn)行解答。
(2)I(Instruction)為目標(biāo)要求輸出的文檔,要求大語言模型先輸出相關(guān)方登記冊(cè),再輸出相關(guān)方參與計(jì)劃,其中相關(guān)方登記冊(cè)需要包含需求/期望、相關(guān)方所需參與程度,相關(guān)方參與計(jì)劃需要涵蓋參與階段、參與程度、參與方式。如果項(xiàng)目材料分多次輸入,則可以強(qiáng)調(diào)要求大語言模型聯(lián)系上文進(jìn)行輸出。
(3)ID為項(xiàng)目相關(guān)方涉及的背景資料和數(shù)據(jù),包括雙方人員名單,其主要來源為協(xié)議、技術(shù)規(guī)范書、事業(yè)環(huán)境因素、組織過程資產(chǎn)。
(4)OI為相關(guān)方登記冊(cè)和參與計(jì)劃的格輸出式,研究為方便查看,要求用表格輸出相關(guān)方登記冊(cè)和相關(guān)方參與計(jì)劃。
2.3.2 整理文檔
根據(jù)統(tǒng)計(jì),研究所涉及的項(xiàng)目文檔總字?jǐn)?shù)達(dá)到28 000字以上,而研究所用大語言工具“文心一言”單詞輸入最大字符數(shù)為2 000字符,并且文檔中包含支付賬號(hào)、單位地址等無關(guān)信息,因此研究選擇對(duì)已發(fā)布的文檔進(jìn)行摘錄,選擇有用部分進(jìn)行整合,再分次輸入工具。選取已有文檔中的部分內(nèi)容整合到一起。
2.3.3 輸入文檔
將整理后的文檔分次輸入“文心一言”,然后輸入Prompt,要求系統(tǒng)輸出一份相關(guān)方登記冊(cè),在Instruction中要求內(nèi)容包括主要需求/期望、干系人所需參與程度,驗(yàn)證系統(tǒng)是否可以識(shí)別出相關(guān)方,并記錄時(shí)間;再輸入Prompt,要求系統(tǒng)輸出相關(guān)方參與計(jì)劃,要求包含參與階段、參與程度、參與方式。
根據(jù)研究過程,將Prompt輸入系統(tǒng),首先得到相關(guān)登記冊(cè)(見表3)。
表3 相關(guān)方登記冊(cè)
在此基礎(chǔ)上,再要求系統(tǒng)輸出相關(guān)方參與計(jì)劃(見表4)。
表4 相關(guān)方參與計(jì)劃
相關(guān)方登記冊(cè)與參與計(jì)劃生成的時(shí)間分別為23.39 s和26.80 s。
根據(jù)所得結(jié)果,結(jié)合假設(shè)進(jìn)行分析。對(duì)于假設(shè)H1,研究選取可行性報(bào)告、技術(shù)規(guī)范書、項(xiàng)目合同、事業(yè)環(huán)境因素、組織過程資產(chǎn)中的部分內(nèi)容,最終得到相關(guān)方參與計(jì)劃。在實(shí)際過程中如果需要更詳細(xì)的計(jì)劃,可以在構(gòu)造Prompt時(shí)要求輸出更多結(jié)論。
對(duì)于假設(shè)H2,一般情況下,完成相關(guān)方管理計(jì)劃的時(shí)間以天、小時(shí)為單位,使用大語言模型后相關(guān)方登記冊(cè)和相關(guān)方參與計(jì)劃的輸出時(shí)間都在30 s以內(nèi),可以顯著縮短編寫時(shí)間,提升效率。
根據(jù)前文所述,通過與原有方法相比,使用大模型制訂相關(guān)方參與計(jì)劃具有以下優(yōu)勢(shì)。
3.3.1 縮短分析時(shí)間
根據(jù)前文,實(shí)驗(yàn)合計(jì)選取4個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行研究,4個(gè)項(xiàng)目類型各不相同,項(xiàng)目材料的詳略程度也各有差異,其中項(xiàng)目2、項(xiàng)目3、項(xiàng)目4沒有項(xiàng)目甲、項(xiàng)目乙方名單,需要進(jìn)行人工或大語言模型識(shí)別。各個(gè)項(xiàng)目均已完成交付,文檔達(dá)到各自公司交付要求。同時(shí),受到大語言模型工具的字?jǐn)?shù)限制,需要對(duì)材料進(jìn)行整理和取舍,因此也將此時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。實(shí)驗(yàn)結(jié)果見表5。
表5 多項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)時(shí)間
根據(jù)實(shí)驗(yàn)結(jié)果,使用大語言模型生成相關(guān)方管理計(jì)劃的生成時(shí)間都明顯短于人工用時(shí),并且這一優(yōu)勢(shì)呈現(xiàn)出數(shù)量級(jí)的程度,平均倍數(shù)達(dá)到159.7倍,效果明顯。相關(guān)方識(shí)別工作的速率同樣得到顯著提升,倍數(shù)達(dá)到97.6倍。即使算上文檔整理時(shí)間,使用大語言模型依然存在明顯優(yōu)勢(shì),特別是在沒有給出相關(guān)方名單和崗位的文檔中,大語言模型的相關(guān)方識(shí)別優(yōu)勢(shì)更為明顯。而且,由于實(shí)驗(yàn)使用的是通用大語言工具,導(dǎo)致必須根據(jù)實(shí)際對(duì)文檔進(jìn)行整理。如果企業(yè)自主開發(fā)大語言模型工具或者基于專用SDK和接口進(jìn)行二次開發(fā),則可以完全或部分規(guī)避這一流程,進(jìn)一步縮短管理計(jì)劃時(shí)間。
3.3.2 減少人為干預(yù)
在進(jìn)行相關(guān)方管理工作時(shí),使用的工具與技術(shù)中存在大量人為參與的過程。例如,制定項(xiàng)目章程中的專家判斷、人機(jī)關(guān)系與團(tuán)隊(duì)技能、會(huì)議;識(shí)別相關(guān)方中的問卷調(diào)查、頭腦寫作。通過使用大語言模型,直接給出最終管理計(jì)劃,完全屏蔽了其中人為參與的部分。實(shí)驗(yàn)中,在使用大語言模型工具進(jìn)行處理時(shí),可以完全不使用其他工具方法,包括各種非量化、人工工具,只需由操作人員獨(dú)自完成全部操作,體現(xiàn)了大語言模型可以提升計(jì)劃的準(zhǔn)確性和科學(xué)性,如果管理人員在實(shí)際管理工作中需要對(duì)相關(guān)方進(jìn)行人為管理,也可以以計(jì)劃為準(zhǔn)繩,對(duì)管理工作進(jìn)行調(diào)整。
3.3.3 提升管理效率
在傳統(tǒng)管理模式中,相關(guān)方管理計(jì)劃受識(shí)別范圍不完全、利益變化快等要素影響,使相關(guān)文檔有效期短,需要及時(shí)進(jìn)行更新或重做,導(dǎo)致文檔使用效率低,企業(yè)使用意愿低。通過使用大語言模型,可以有效縮短相關(guān)方管理計(jì)劃的制訂周期,方便管理者快速進(jìn)行文檔更新,提升管理工作效率。
綜上所述,目前受限于人員投入、工作效率、人為干預(yù)等多種因素,企業(yè)對(duì)相關(guān)方管理工作缺少必要的重視,特別是對(duì)管理計(jì)劃的制訂缺乏積極性,導(dǎo)致在實(shí)際工作中出現(xiàn)溝通不暢、進(jìn)度慢等問題。通過使用大語言模型,可以有效縮短相關(guān)管理計(jì)劃的制訂時(shí)間,減少人為干預(yù),提升管理工作效率,促進(jìn)項(xiàng)目的順利進(jìn)行。同時(shí),本研究為大語言模型在管理工作中的應(yīng)用提供參考,有助于進(jìn)一步推動(dòng)管理信息化。