文/南京寶地梅山產(chǎn)城發(fā)展有限公司礦業(yè)分公司 顧美蘭

辦公室是公司管理的關(guān)鍵決策部門，在公司發(fā)展期間發(fā)揮著重要作用。公司發(fā)展與辦公室業(yè)務(wù)質(zhì)量息息相關(guān)。秘書(shū)作為企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)順利開(kāi)展的核心職位，需要協(xié)助管理者對(duì)公司日常事務(wù)進(jìn)行處理。文書(shū)工作屬于最常見(jiàn)的業(yè)務(wù)之一，所以，對(duì)于一個(gè)公司秘書(shū)來(lái)說(shuō)，怎樣有效地提高寫(xiě)作素養(yǎng)，是非常有實(shí)際意義的。

一、企業(yè)秘書(shū)的作用

通常情況下，企業(yè)秘書(shū)的設(shè)立是為了給各部門提供聯(lián)系。企業(yè)秘書(shū)是聯(lián)系不同部門的中樞，主要任務(wù)就是上傳下達(dá)命令，并且協(xié)調(diào)溝通。

（一）為領(lǐng)導(dǎo)工作分配做鋪墊。當(dāng)企業(yè)管理人員做出一個(gè)重要決定的時(shí)候，往往需要經(jīng)歷一個(gè)很長(zhǎng)的過(guò)程，包括資料收集、整理以及調(diào)查等。在此過(guò)程中，公司秘書(shū)要完成的工作主要包括搜集以及組織各類有價(jià)值的資料，從而為管理人員決策提供輔助。與此同時(shí)，在領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)前，秘書(shū)也要做好充分的準(zhǔn)備工作，并且負(fù)責(zé)會(huì)議期間的各項(xiàng)工作事宜，為后續(xù)工作的開(kāi)展做好專業(yè)化安排[1]。在沒(méi)有得到領(lǐng)導(dǎo)的同意前，所有的文檔都要保密，做好細(xì)節(jié)管理。與此同時(shí)，要與上級(jí)進(jìn)行及時(shí)交流，對(duì)上級(jí)的工作目標(biāo)進(jìn)行精確地把握，進(jìn)一步確定領(lǐng)導(dǎo)下一階段要做的具體工作，了解其要采取的措施和方法，從而更好地完成領(lǐng)導(dǎo)分配的工作。

（二）實(shí)現(xiàn)決策者任務(wù)的精細(xì)化。在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做出最終決定后，公司秘書(shū)必須馬上制定具體化以及精細(xì)化決策文件，然后用官方文件的形式發(fā)布出來(lái)，使各部門都能夠了解領(lǐng)導(dǎo)決策。接下來(lái)，秘書(shū)要做好反饋管理工作，為領(lǐng)導(dǎo)盡可能多地收集反饋性建議。此外，秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)干部的好幫手，必須要做好后勤保障工作，真正為企業(yè)服務(wù)。對(duì)于企業(yè)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，嚴(yán)格按照要求辦事是最基本的準(zhǔn)則，與此同時(shí)，還應(yīng)該協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，為領(lǐng)導(dǎo)工作打下良好的基礎(chǔ)。

二、企業(yè)秘書(shū)公文寫(xiě)作要素

公文寫(xiě)作是一項(xiàng)生命力非常強(qiáng)的系統(tǒng)工程，它涉及大量因素，對(duì)公文寫(xiě)作活動(dòng)產(chǎn)生直接或者間接性影響[2]。首先，對(duì)于寫(xiě)作主體而言，每一種類型的主體都要對(duì)自己在寫(xiě)作過(guò)程中所承擔(dān)的責(zé)任及角色有明確的認(rèn)識(shí)，特別是進(jìn)行寫(xiě)作活動(dòng)的文秘人員，應(yīng)該對(duì)所有的要素進(jìn)行通盤考慮，進(jìn)行全面規(guī)劃，對(duì)每一項(xiàng)內(nèi)容與要求進(jìn)行精確分析，同時(shí)還要對(duì)各因素之間的有機(jī)聯(lián)系和相互影響進(jìn)行充分考量，做到心中有數(shù)，高質(zhì)量地完成公文的寫(xiě)作活動(dòng)，并生成一個(gè)高質(zhì)量的文本。其次，對(duì)于接受者而言，要清楚地認(rèn)識(shí)到自己在文件撰寫(xiě)過(guò)程中扮演的角色，而不是完全地被動(dòng)，充分地利用自己的主觀能動(dòng)性。最后，對(duì)公文寫(xiě)作以及管理的指導(dǎo)作用而言，要求實(shí)現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)、收文機(jī)關(guān)與收發(fā)完畢后系統(tǒng)的密切聯(lián)系，做到相輔相成，這樣才可以保證系統(tǒng)的高水平，增強(qiáng)系統(tǒng)的高效性[3]?？傊膶?xiě)作時(shí)可以通過(guò)這些因素的分析以及模型對(duì)比，做到全面以及準(zhǔn)確地理解。在公文寫(xiě)作過(guò)程中必須綜合考慮，才能有效地使用這些要素，保證文章是“精品”。

三、企業(yè)秘書(shū)公文寫(xiě)作能力的認(rèn)知偏差

（一）過(guò)分注重格式。從目前企業(yè)秘書(shū)公文寫(xiě)作的實(shí)際情況來(lái)看，許多文秘人員過(guò)于重視公文格式，有些秘書(shū)更是把文件的格式當(dāng)作是一種基礎(chǔ)的寫(xiě)作技巧。要特別注意并掌握一些寫(xiě)作格式，在文件寫(xiě)作過(guò)程中要注意對(duì)文件格式的要求。而在文件寫(xiě)作方面，“格式化”則是最基礎(chǔ)的一種技能。若為了提高公司的秘書(shū)素養(yǎng)，以文件格式作為寫(xiě)作的第一要?jiǎng)?wù)，勢(shì)必會(huì)造成“文件內(nèi)容”方面的疏漏，忽視寫(xiě)作訓(xùn)練[4]。

（二）偏重于理論教學(xué)，忽視寫(xiě)作訓(xùn)練。參加培訓(xùn)班可以讓文秘的眼界更加寬廣。在公文寫(xiě)作時(shí)，可以更加清楚、明確地掌握各種文件的基本要求。在實(shí)際工作中，通過(guò)不斷練習(xí)，逐漸摸索出一套行之有效的公文寫(xiě)作技巧。但偏重于理論教學(xué)，忽略寫(xiě)作訓(xùn)練，是難以提高秘書(shū)公文寫(xiě)作水平的。

（三）模仿單位發(fā)文慣例。在公文寫(xiě)作時(shí)，以公文寫(xiě)作慣例為依據(jù)進(jìn)行模仿，可以更快地熟悉本單位公文運(yùn)行情況，而且對(duì)于了解工作模式也有推動(dòng)作用。所以說(shuō)，秘書(shū)應(yīng)該將其作為有效手段，提升自身的寫(xiě)作能力[5]。然而，從現(xiàn)實(shí)的角度來(lái)看，許多基層文件有顯著的滯后性。例如，許多企業(yè)秘書(shū)他們?cè)谙蛏霞?jí)部門轉(zhuǎn)發(fā)“通知”的時(shí)候還是會(huì)用到類似“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)……的通知”這樣的字眼。這與公文標(biāo)題的要求相悖，違反了準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

四、提高企業(yè)秘書(shū)公文寫(xiě)作素養(yǎng)的關(guān)鍵點(diǎn)

（一）圍繞公文主旨進(jìn)行草稿擬寫(xiě)。企業(yè)公文要具備一定的規(guī)范性和完整性。因此，為了防止發(fā)生錯(cuò)誤，確保公文的準(zhǔn)確，企業(yè)秘書(shū)一定要事先寫(xiě)好公文的主題，優(yōu)化思維，在正式寫(xiě)作時(shí)，必須綜合考量，保證公文的質(zhì)量[6]。此外，完成公文撰寫(xiě)后，秘書(shū)還應(yīng)該做好檢查以及修訂工作，對(duì)比草稿將公文的主要內(nèi)容進(jìn)行整理，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭h減和補(bǔ)充，優(yōu)化語(yǔ)言，讓別人一眼就能看懂，從而快速獲得重要信息。經(jīng)過(guò)草稿的擬定，能更好地改進(jìn)公文寫(xiě)作過(guò)程，并對(duì)企業(yè)秘書(shū)的寫(xiě)作思維進(jìn)行優(yōu)化，提高工作效率，可以在不知不覺(jué)中促進(jìn)其公文寫(xiě)作素養(yǎng)的不斷提升。

（二）確保信息源的準(zhǔn)確無(wú)誤。在新時(shí)代背景下，企業(yè)秘書(shū)應(yīng)該以文件的寫(xiě)作需要為基礎(chǔ)，收集各類有價(jià)值的數(shù)據(jù)，確保信息的充分和真實(shí)，這樣才能提高文件的精確度，更加有效地將各類信息傳遞出去[7]。要做到這一點(diǎn)，企業(yè)秘書(shū)就必須要有開(kāi)闊的眼界，要擅長(zhǎng)從多方面收集信息，廣泛涉獵，儲(chǔ)存豐富知識(shí)，增強(qiáng)寫(xiě)作的全面性。首先，秘書(shū)需多看書(shū)，特別是看與公司經(jīng)營(yíng)有關(guān)的書(shū)和信息，把它們變成高質(zhì)量的材料，在撰寫(xiě)文件時(shí)使用。其次，企業(yè)秘書(shū)要擅長(zhǎng)在工作中收集數(shù)據(jù)，比如將每次會(huì)議的重點(diǎn)記錄下來(lái)，進(jìn)一步認(rèn)清不同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，然后做好歸類工作，將這些數(shù)據(jù)運(yùn)用到實(shí)際的公文撰寫(xiě)中。除此之外，企業(yè)秘書(shū)還應(yīng)該密切注意與該領(lǐng)域有關(guān)的新聞或者法律法規(guī)等，并從中提煉出重要材料，然后歸納整理出相應(yīng)文件。秘書(shū)還應(yīng)該根據(jù)這些材料對(duì)過(guò)去的材料進(jìn)行更新，確保其時(shí)效性和精確度，再將其應(yīng)用到公文的寫(xiě)作中。通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的廣泛收集，能夠豐富文秘的知識(shí)儲(chǔ)備，使其能夠更好地按照需要寫(xiě)好公文。

（三）體現(xiàn)公文的思想性。一份公文應(yīng)該有清晰的觀點(diǎn)及思想，不僅要以一種客觀的態(tài)度發(fā)出指示，讓人明白自己應(yīng)該做什么，還要表現(xiàn)出人文內(nèi)容，方便別人從公文中提取思想要點(diǎn)。以此為依據(jù)，對(duì)工作理念進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而在改善自己缺點(diǎn)的同時(shí)，提高工作的品質(zhì)[8]。首先，在撰寫(xiě)文件時(shí)，企業(yè)秘書(shū)要仔細(xì)思索，對(duì)文件進(jìn)行初步的定位與重點(diǎn)提煉，增強(qiáng)主旨的思想性。其次，要仔細(xì)斟酌，在類似的文件中發(fā)掘其中的優(yōu)點(diǎn)，并對(duì)其中的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行剖析，從中挑選出精彩的句子，以供借鑒。最后，在同類公文的基礎(chǔ)上，挖掘精華內(nèi)容，提煉與整合，這樣才能夠使公文內(nèi)容有新的思想。與此同時(shí)，在公文寫(xiě)作期間，秘書(shū)要從自身經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，回顧日常生活實(shí)踐，不斷擴(kuò)展思路，創(chuàng)新思想，在增強(qiáng)創(chuàng)新能力的前提下，更好地為公文寫(xiě)作提供參考。在經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的綜合思考后，公文品質(zhì)將會(huì)得到持續(xù)性提高，真正地展示出企業(yè)秘書(shū)的公文撰寫(xiě)能力。

（四）注重公文寫(xiě)作的反復(fù)修改。俗話說(shuō)，一篇好文章要經(jīng)過(guò)多次修訂，這句話同樣適用于公文寫(xiě)作。在日常的公文寫(xiě)作中，許多秘書(shū)經(jīng)常能夠快速使用模仿功能。但我們必須要知道，這是經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)年累月的積淀，并在不斷修改中產(chǎn)生的能力。這樣的寫(xiě)作效率充分顯示了辦公秘書(shū)的快速打底稿的本領(lǐng)，但也應(yīng)當(dāng)注意到，在目前的公文寫(xiě)作中，部分秘書(shū)忽略了“修改”這一環(huán)節(jié)，這也就造成了部分企業(yè)秘書(shū)沒(méi)有養(yǎng)成將文稿進(jìn)行反復(fù)修改后再公布的良好習(xí)慣。在草稿形成之后，首先要對(duì)內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，看它與國(guó)家的法律法規(guī)和有關(guān)部門的規(guī)定是否一致，并結(jié)合內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)檢查，增強(qiáng)修改過(guò)程的規(guī)范性與針對(duì)性。

（五）強(qiáng)化公文創(chuàng)新能力。為了提升企業(yè)公文的質(zhì)量，秘書(shū)應(yīng)該加強(qiáng)理論知識(shí)學(xué)習(xí)，掌握必備的寫(xiě)作素材，掌握寫(xiě)作技巧，將公文寫(xiě)作與實(shí)際生活緊密聯(lián)系到一起。基于此，秘書(shū)寫(xiě)作中應(yīng)該將實(shí)際生活作為寫(xiě)作背景，始終堅(jiān)持客觀性原則，擁有清醒的頭腦，順利完成公文寫(xiě)作任務(wù)。此外，企業(yè)秘書(shū)應(yīng)該站在讀者角度，正確分析讀者的接受能力，在明確讀者素養(yǎng)的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)思考問(wèn)題的針對(duì)性與全面性，更加準(zhǔn)確地傳遞信息。在這種情況下，企業(yè)秘書(shū)一定要有很好的觀察力，深入第一線了解各種業(yè)務(wù)，根據(jù)業(yè)務(wù)特征來(lái)分析公文中的用語(yǔ)，保證能夠更有效地傳達(dá)各種指示。除此之外，企業(yè)秘書(shū)還要做好日常的考察工作，也就是要對(duì)各個(gè)部門所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)多加注意，多了解基礎(chǔ)的信息，在起草文件的時(shí)候，要按照具體的情況給出指示，還要主動(dòng)進(jìn)行創(chuàng)造性工作，最后撰寫(xiě)出具有鮮明個(gè)性的文件。比如，出差經(jīng)費(fèi)匯報(bào)期間，企業(yè)秘書(shū)要深入基層，獲得第一手資料，并將一些重要事項(xiàng)記錄下來(lái)，然后根據(jù)真實(shí)數(shù)據(jù)信息合理擬寫(xiě)公文，使相關(guān)內(nèi)容能夠更全面地展現(xiàn)出來(lái)。深入一線進(jìn)行交流和考察，能夠在一定程度上豐富秘書(shū)經(jīng)驗(yàn)，讓他們獲得更多信息，積極探索出更完善的結(jié)論，并創(chuàng)新運(yùn)用，寫(xiě)出高質(zhì)量的公文。

（六）積極參加培訓(xùn)活動(dòng)。在實(shí)際工作中，企業(yè)文秘要，多“充電”，提高自己的整體素質(zhì)，使之與工作要求相匹配。首先，企業(yè)秘書(shū)要積極參與各種形式的公文寫(xiě)作訓(xùn)練活動(dòng)，通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，充實(shí)自己的理論知識(shí)，并熟悉文件的最新規(guī)定，從而對(duì)自己的工作進(jìn)行反思，針對(duì)不足進(jìn)行優(yōu)化整合，在不斷改革實(shí)踐的過(guò)程中彌補(bǔ)缺漏，增強(qiáng)寫(xiě)作素養(yǎng)，為企業(yè)公文寫(xiě)作打下良好的基礎(chǔ)。其次，注重自我學(xué)習(xí)與自我管理，調(diào)動(dòng)學(xué)習(xí)熱情，并積極主動(dòng)地參與到新知識(shí)的學(xué)習(xí)中，更好地掌握文件寫(xiě)作知識(shí)和技巧，并在工作人員的指導(dǎo)下，和其他秘書(shū)一起討論，就自己準(zhǔn)備撰寫(xiě)的非機(jī)密文件分享心得和經(jīng)驗(yàn)，在相互學(xué)習(xí)中不斷地積累經(jīng)驗(yàn)。此外，還可以在現(xiàn)場(chǎng)練習(xí)，圍繞同一個(gè)話題來(lái)擬寫(xiě)一份公文，之后再進(jìn)行交流和深入地討論，及時(shí)地掌握自己的缺點(diǎn)和別人的優(yōu)點(diǎn)，進(jìn)而使自己的公文寫(xiě)作思路更加清晰。除此之外，企業(yè)秘書(shū)應(yīng)事先對(duì)公文寫(xiě)作內(nèi)容、目的與相關(guān)知識(shí)進(jìn)行提前了解，之后再以此為依據(jù)展開(kāi)寫(xiě)作。當(dāng)然，在長(zhǎng)時(shí)間的公文寫(xiě)作過(guò)程中，每位企業(yè)秘書(shū)都會(huì)逐漸總結(jié)出自己的書(shū)寫(xiě)方式?；诖?，秘書(shū)可以在學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的過(guò)程中及時(shí)改進(jìn)不足，大膽創(chuàng)新創(chuàng)造，真正實(shí)現(xiàn)公文寫(xiě)作素養(yǎng)的提升。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在企業(yè)秘書(shū)工作中，公文寫(xiě)作的重要性是毋庸置疑的，熟練地運(yùn)用公文寫(xiě)作方法和技能，就可以更加準(zhǔn)確、快速地傳達(dá)出上級(jí)的意見(jiàn)，這在日常的秘書(shū)工作中是非常重要的。