摘 要：新時(shí)代，法院檔案管理需不斷引進(jìn)智能化管理理念，運(yùn)用人工智能技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)檔案管理的升級(jí)和創(chuàng)新，強(qiáng)化檔案管理保密性和安全性，提高法院辦事效率。對(duì)此，本文分析了新時(shí)代法院檔案智能化管理的緊迫性，重點(diǎn)探索了檔案智能化管理策略，旨在對(duì)相關(guān)工作提供一定幫助。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；法院；檔案智能化管理

概述

對(duì)于法院工作而言，檔案是相當(dāng)重要的案卷原始記錄，是工作開(kāi)展的重要資料支撐。實(shí)現(xiàn)檔案智能化管理，可進(jìn)一步優(yōu)化法院工作中各項(xiàng)數(shù)據(jù)資源，并完善法院工作的開(kāi)展。法院檔案要實(shí)現(xiàn)智能化管理，與信息技術(shù)的發(fā)展息息相關(guān)。利用智能化檔案管理，可有效實(shí)現(xiàn)立案到結(jié)案全過(guò)程的信息化推進(jìn)，保障訴訟資源的完整，優(yōu)化法院工作。

1 新時(shí)代法院檔案智能化管理的緊迫性

1.1 檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)

社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，不少新型案件隨之出現(xiàn)導(dǎo)致法院的檔案數(shù)量大幅增加。以某法院為例，其近年來(lái)，僅訴訟案的檔案數(shù)量年均增長(zhǎng)量就達(dá)到了5000之多。當(dāng)前民眾的法律意識(shí)不斷提高，越來(lái)越多的民眾更加關(guān)注國(guó)家政策和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，以法律手段維護(hù)自身合法權(quán)益，而在其權(quán)益受到危害時(shí)，大多選擇訴訟方式加以解決，這也在某種程度上，增加了法院檔案數(shù)量。與日俱增的檔案數(shù)量，迫使檔案管理向智能化推進(jìn)。

1.2 檔案管理模式有待優(yōu)化

當(dāng)前，法院在檔案管理模式上，仍存在部分問(wèn)題有待優(yōu)化。其一，人員配置不足。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，每一萬(wàn)卷檔案，需要配置一名專(zhuān)職檔案員，每超過(guò)一萬(wàn)五千卷，需再加配一名檔案員，但實(shí)際上，基層法院的檔案管理中，專(zhuān)職檔案員的配置往往不到位，導(dǎo)致大量工作無(wú)法按時(shí)完成，要想提高管理效率，智能化檔案管理勢(shì)在必行。其二，檔案管理硬件設(shè)施不完善。檔案數(shù)量眾多，檔案的存儲(chǔ)需要極大的空間，而法院辦公室等設(shè)施建設(shè)過(guò)程中，往往會(huì)對(duì)檔案庫(kù)房相關(guān)設(shè)施的建設(shè)有所忽略，這就導(dǎo)致硬件設(shè)施逐漸難以滿(mǎn)足新時(shí)代下檔案管理的需求。其三，歸檔不及時(shí)。審結(jié)的案件，需做到及時(shí)歸檔、保存并加以利用，但由于基礎(chǔ)設(shè)施不足，管理效率低下等問(wèn)題，導(dǎo)致部分法院卷宗無(wú)法及時(shí)歸檔，部分案件甚至超出歸檔期限，給法院相關(guān)工作管理帶來(lái)一定不便利，因此，為全面提升檔案管理效率，智能化管理的實(shí)現(xiàn)勢(shì)在必行。

1.3 卷宗質(zhì)量有待提高

部分法院在檢查檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)有超期歸檔的現(xiàn)象，加上檔案員對(duì)卷宗檢查不夠仔細(xì)等，常存在部分卷宗質(zhì)量問(wèn)題，影響工作質(zhì)量。卷宗內(nèi)材料不齊全的主要問(wèn)題之一。若是檔案不完整、不齊全，將影響后續(xù)檔案的查考工作，尤其是訴訟案件，若卷內(nèi)材料缺失，將直接影響判決工作的高效進(jìn)行，甚至在后續(xù)當(dāng)事人提出異議需要復(fù)查時(shí)，將缺少檔案依據(jù)，無(wú)法解決問(wèn)題。卷內(nèi)的材料排序混亂、書(shū)寫(xiě)不完整等也是較為嚴(yán)重的問(wèn)題。部分基層法院都存在卷宗封面、目錄等不完整情況，裝卷不夠整齊，書(shū)寫(xiě)不夠工整等，出現(xiàn)不合格裝卷、不合格歸檔等問(wèn)題，影響卷宗質(zhì)量，甚至影響法院相關(guān)工作的開(kāi)展。這些問(wèn)題都急需檔案智能化管理的出現(xiàn)，對(duì)其進(jìn)行解決和優(yōu)化。

2 新時(shí)代法院檔案智能化管理策略

2.1 建立智能檔案管理機(jī)構(gòu)

新時(shí)代下，法院檔案智能化管理的實(shí)現(xiàn)，根本在于智能檔案管理機(jī)構(gòu)的建立。

2.1.1建立無(wú)紙化辦公聚能中心。對(duì)于法院工作而言，訴訟檔案為訴訟過(guò)程的原始記錄憑證，對(duì)其真實(shí)性和完整性要求極高，因此加強(qiáng)訴訟檔案管理至關(guān)重要。傳統(tǒng)的訴訟檔案管理程序流程嚴(yán)格，在結(jié)案后，由案卷承辦單位統(tǒng)一整理卷宗，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將其上交的檔案部門(mén)，但這勢(shì)必需要消耗較長(zhǎng)的時(shí)間周期。因此，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公是智能化管理實(shí)現(xiàn)的重要切入點(diǎn)。建立無(wú)紙化辦公聚能中心，需配置相應(yīng)的訂卷員、評(píng)查員和檔案員，對(duì)檔案工作提前介入管理，以保證訴訟材料的完整性和規(guī)范性。

2.1.2建立云柜和智庫(kù)樞紐。通過(guò)云柜和智庫(kù)樞紐的建立，可有效完善電子卷宗的存儲(chǔ)和使用等功能，以保證訴訟檔案的準(zhǔn)確性和完整性，確保法官案件審判的合理性和公正性。云柜使用材料的收轉(zhuǎn)系統(tǒng)，可以對(duì)案件相關(guān)檔案資料及時(shí)補(bǔ)充和優(yōu)化，通過(guò)短信平臺(tái)等對(duì)法官發(fā)出提醒，確保法官案件審判的質(zhì)量和效率。通過(guò)云柜和智庫(kù)樞紐的建立，可以保證訴訟檔案的安全性，無(wú)需進(jìn)行額外的防火措施，保存起來(lái)更加便利。在此基礎(chǔ)上，建立統(tǒng)一的智庫(kù)管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立智能平臺(tái)，對(duì)檔案存儲(chǔ)、接受、跟蹤記錄等工作進(jìn)行全面安全保障。

2.1.3建立智能文書(shū)編寫(xiě)終端和智能庭審終端。電子訴訟檔案管理過(guò)程中，裁判文書(shū)和庭審紀(jì)實(shí)占據(jù)重要地位，對(duì)庭審現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況加以記錄。智慧庭審終端，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用下，自動(dòng)形成庭審筆錄，可有效提高庭審訴訟檔案的準(zhǔn)確性和完整性。利用OCR技術(shù)、智能文書(shū)編寫(xiě)終端，可極大程度地提高裁判文書(shū)的撰寫(xiě)速度和效率，并實(shí)現(xiàn)證據(jù)標(biāo)注功能，保證文書(shū)格式規(guī)范性，為后續(xù)的檔案管理奠定基礎(chǔ)。

2.2 完善智能檔案資源體系

2.2.1建設(shè)完備的資源體系。法院智能化檔案管理的實(shí)施，應(yīng)當(dāng)突破原有的雙套制限制，落實(shí)單套制訴訟檔案，就需要具有完備的資源體系，提高電子檔案的公信力和可靠性。電子訴訟檔案，根本是完整的訴訟案件，整合從立案到結(jié)案全部訴訟過(guò)程的相關(guān)材料，涉及全部訴訟流程，所以，電子訴訟檔案的建立，應(yīng)當(dāng)具備完整的體系，具備必不可少的環(huán)節(jié)材料，保證材料資源的連續(xù)性。

2.2.2完善訴訟檔案數(shù)字化建設(shè)。要充分利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，參與立案、審判到結(jié)案的全過(guò)程。利用跟蹤技術(shù)，確保檔案材料流轉(zhuǎn)的安全性、有效性和連續(xù)性。在落實(shí)歷史訴訟檔案數(shù)字化管理的操作過(guò)程中，訴訟檔案數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)n案資源進(jìn)行進(jìn)一步整合和利用，以此提高檔案信息資源的共享效果。另外，歷史檔案數(shù)字化形態(tài)的轉(zhuǎn)換，能夠有效促進(jìn)法院檔案管理理念、管理方法乃至整個(gè)管理流程的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，保障歷史訴訟檔案的安全性、保密性，并促進(jìn)檔案管理方法的多元化和便捷性，為充分挖掘和展現(xiàn)訴訟檔案的價(jià)值提供更寬闊的平臺(tái)。

2.3 健全智能檔案管理制度

2.3.1完善智能檔案管理制度。完善檔案智能化管理流程，以統(tǒng)一化、合理性的檔案管理流程制度作為檔案管理控制的重要手段，實(shí)現(xiàn)高效的檔案統(tǒng)一規(guī)范管控。在管理過(guò)程中，需要綜合性把控各電子檔案處理的細(xì)節(jié)問(wèn)題，確保各環(huán)節(jié)電子檔案管理的規(guī)范性，符合相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。在檔案數(shù)據(jù)處理過(guò)程中，需按照不同的特征，對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一梳理和相互交流，統(tǒng)一構(gòu)造檔案管理規(guī)范，確保智能化檔案管理效果，達(dá)到新時(shí)代法院檔案智能化管理要求。

2.3.2完善檔案查閱的信息防控。在制度建立的過(guò)程中，尤其要注重管理查閱制度的制定，以確保電子檔案控制和調(diào)度的高效性，保證檔案資源的保密效果。所以，必須完善檔案查閱的信息防控。電子檔案智能化處理和管理應(yīng)當(dāng)在嚴(yán)格的調(diào)閱制度標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行，保證滿(mǎn)足檔案智能化管理的基本保密需求，為后續(xù)工作的公正、高質(zhì)量開(kāi)展提供有力支撐。

2.4 優(yōu)化智能檔案管理方法

2.4.1加大智能化管理設(shè)備投入。信息化時(shí)代下，法院檔案智能化管理，需要根據(jù)實(shí)際情況，全方位落實(shí)科技化管理模式，加大智能管理設(shè)備的建設(shè)，才能夠進(jìn)一步提高現(xiàn)代化檔案管理水平，促進(jìn)檔案智能化管理效果的實(shí)現(xiàn)，為智能化檔案管理提供必要保障。在智能化檔案管理過(guò)程中，法院需要不斷探索和研究電子檔案的管理和存儲(chǔ)方式，加強(qiáng)新媒體技術(shù)、各類(lèi)新興技術(shù)的應(yīng)用，根據(jù)目前法院檔案管理需求和現(xiàn)狀，加大投資力度，優(yōu)化科技硬件設(shè)備的配置，如引進(jìn)更多的信息化存儲(chǔ)設(shè)備和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等，為電子檔案資料數(shù)據(jù)的安全高效的管理提供重要工具，并強(qiáng)化備份達(dá)到合理管控。

2.4.2強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息安全。在智能化管理設(shè)備投入的基礎(chǔ)上，管理部門(mén)的加密管理系統(tǒng)和資料管理空間會(huì)被進(jìn)一步完善，在檔案管理過(guò)程中，可進(jìn)一步提高調(diào)查的時(shí)效性，檢查和修復(fù)的及時(shí)性。同時(shí)，還需要加強(qiáng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，做好設(shè)備系統(tǒng)的維護(hù)，保障和防控病毒軟件。另外，在電子檔案相關(guān)設(shè)備系統(tǒng)使用過(guò)程中，需要注意檔案的下載和上傳管理過(guò)程設(shè)置保護(hù)權(quán)限，加強(qiáng)檔案的保密性管理，提高檔案安全。

2.4.3升級(jí)電子文件設(shè)施。電子文檔軟件設(shè)施，在檔案的歸檔工作中發(fā)揮重要作用。在新時(shí)代下，智能化設(shè)備更新?lián)Q代更快，合理運(yùn)用軟件系統(tǒng)，能夠進(jìn)一步推動(dòng)智能化檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有的電子文件軟硬件設(shè)施的更換和升級(jí)，可以加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的管控和安全維護(hù)，確保文件始終保持在安全運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)下，促進(jìn)檔案管理的智能化、信息化，將細(xì)節(jié)工作落實(shí)到位，加強(qiáng)全過(guò)程監(jiān)管，以信息化手段，保證檔案智能化管理高質(zhì)量落實(shí)。

2.4.4提升人員能力素質(zhì)。提升工作人員的能力素質(zhì)是法院智能化檔案管理實(shí)現(xiàn)中必不可少的一步。對(duì)此，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的日常培訓(xùn)，提高其責(zé)任意識(shí)和專(zhuān)業(yè)能力素質(zhì)，確保其滿(mǎn)足新時(shí)代檔案管理的要求，不斷提高專(zhuān)業(yè)能力和智能化操作能力。在信息化時(shí)代下，法院需強(qiáng)調(diào)工作人員信息基礎(chǔ)的提升和人工智能相關(guān)技能水平的提升，盡可能提高全部檔案管理人員的職業(yè)技能。培訓(xùn)可以通過(guò)講座、線(xiàn)上學(xué)習(xí)、實(shí)戰(zhàn)演練等方式開(kāi)展，結(jié)合培訓(xùn)考核、獎(jiǎng)懲制度等，提高管理人員重視度，使其不斷借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)技能，推動(dòng)檔案智能化管理的實(shí)施。

2.5 創(chuàng)新智能檔案管理技術(shù)

新時(shí)代，人工智能的發(fā)展為法院檔案智能化管理的建設(shè)和實(shí)施創(chuàng)造了更有利的條件，促進(jìn)檔案研究的深化推進(jìn)和檔案知識(shí)體系的快速重構(gòu)。人工智能+法院的管理模式，對(duì)于訴訟檔案資源的挖掘和管理具有重要的意義。基于此，從訴訟、裁判的預(yù)測(cè)和監(jiān)督以及管理輔助系統(tǒng)智能化兩方面，探究管理技術(shù)的創(chuàng)新。

2.5.1訴訟、裁判的預(yù)測(cè)和監(jiān)督。通過(guò)人工智能技術(shù)，對(duì)海量的訴訟檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行智能化識(shí)別，分析案件特征，并對(duì)案件的記錄信息進(jìn)行選擇提取，在相應(yīng)的智能算法模型下，構(gòu)建類(lèi)案預(yù)測(cè)機(jī)制。對(duì)于法院而言，智能化預(yù)測(cè)機(jī)制的應(yīng)用主要在于兩個(gè)方面。其一為對(duì)預(yù)測(cè)當(dāng)事人訴訟。在自助設(shè)計(jì)理念下，在法院安裝自動(dòng)訴訟服務(wù)一體機(jī)，根據(jù)訴訟當(dāng)事人的問(wèn)答事實(shí)和關(guān)鍵點(diǎn)，為其提供針對(duì)性類(lèi)案查詢(xún)和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等服務(wù)，并智能化生成訴狀服務(wù)。其二是預(yù)測(cè)法官裁判。在當(dāng)事人訴訟前，進(jìn)行線(xiàn)上線(xiàn)下的調(diào)解和評(píng)估，（下接45頁(yè)）

（上接42頁(yè)）對(duì)案件類(lèi)型加以預(yù)測(cè)。在人工智能終端，對(duì)案件相關(guān)因素自動(dòng)化識(shí)別，并將不同類(lèi)型的案子分配到相對(duì)應(yīng)的審判團(tuán)隊(duì)。根據(jù)歷史訴訟檔案記錄，自動(dòng)生成案件的難易程度，將簡(jiǎn)單案件和繁瑣案件分別推送至速裁審判法官和綜合審判法官。通過(guò)人工智能技術(shù)，充分發(fā)揮其智能化學(xué)習(xí)功能，為法官的裁判提供預(yù)測(cè)價(jià)值，優(yōu)化資源的合理配置，并在智能預(yù)測(cè)模型下，自動(dòng)提取相關(guān)關(guān)鍵詞，匹配類(lèi)似案件，推送詞條等，保障法官支持并掌控裁判尺度等。

2.5.2管理輔助系統(tǒng)智能化。建立統(tǒng)一規(guī)范的訴訟檔案數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)據(jù)化、電子化的訴訟檔案數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)，在人工智能的內(nèi)在邏輯支持下，實(shí)現(xiàn)審判、查閱、績(jī)效等相關(guān)輔助功能智能化。管理輔助系統(tǒng)智能化，可以體現(xiàn)在法院管理和工作的多方面，如查閱智能化和績(jī)效智能化等。查閱智能化，需建立智能訴訟服務(wù)中心，以智能化技術(shù)手段建立專(zhuān)門(mén)的電子訴訟檔案查閱區(qū)，實(shí)現(xiàn)訴訟當(dāng)事人身份快速對(duì)接。在通過(guò)審核過(guò)程的基礎(chǔ)上，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)所需的電子訴訟檔案資源進(jìn)行查閱，并將相關(guān)檔案數(shù)據(jù)直接自動(dòng)化生成水印，使得借閱過(guò)程更加便捷，同時(shí)也能保證檔案資源的保密性和安全性?？?jī)效智能化，可以對(duì)法官進(jìn)行智能化評(píng)估，解決角色沖突等困境問(wèn)題，提高法官評(píng)判水平，在法院工作場(chǎng)景內(nèi)，利用智能化績(jī)效平臺(tái)，自動(dòng)收集相關(guān)數(shù)據(jù)信息，生成業(yè)績(jī)考核檔案資源，以保證績(jī)效考核的合理性和科學(xué)性。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)代，法院檔案智能化管理工作的落實(shí)和完善，是優(yōu)化檔案管理，契合法院工作需求的關(guān)鍵。檔案智能化管理，勢(shì)必經(jīng)歷無(wú)紙化管理過(guò)程，而對(duì)于電子檔案管理而言，把控檔案資源的安全性和完整性是尤為重要的。為推進(jìn)檔案智能化管理工作開(kāi)展，法院可從建立智能檔案管理機(jī)構(gòu)、完善智能檔案資源體系、健全智能檔案管理制度、優(yōu)化智能檔案管理方法、創(chuàng)新智能檔案管理技術(shù)等方面出發(fā)，不斷提高檔案智能化管理質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)

[1]蔡珂.智慧法院視角下檔案管理的創(chuàng)新[J].辦公自動(dòng)化，2023，28（06）：49-51.

[2]石玲.基層法院檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2022（08）：106-107.

[3]石玲.新時(shí)代法院檔案智能化管理的探索與研究[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2021（12）：82-83.

[4]宋海健.法院數(shù)字化檔案信息安全體系構(gòu)建研究[J].電子技術(shù)與軟件工程，2021（12）：253-254.

[5]冷立新，張衛(wèi)東，李海軍.智慧法院背景下檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].北京檔案，2020（03）：25-28.

作者簡(jiǎn)介：劉玉娟（1974— ），本科學(xué)歷，煙臺(tái)市中級(jí)人民法院機(jī)關(guān)綜合保障中心館員，研究方向：檔案管理與檔案信息化。