摘 要：經(jīng)過長(zhǎng)期發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)融入了人類生活的方方面面，檔案事業(yè)同樣需要結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際需要，構(gòu)建符合檔案管理的基本理，開發(fā)規(guī)范功能強(qiáng)大的檔案管理軟件，進(jìn)而提高工作效率、降低成本、促進(jìn)事業(yè)發(fā)展。本文從檔案管理軟件的內(nèi)涵與特點(diǎn)入手，簡(jiǎn)要概述了當(dāng)前應(yīng)用范圍比較廣泛的幾種檔案管理軟件，希望能對(duì)負(fù)責(zé)檔案管理工作的同人有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理軟件；應(yīng)用；類型

第三次科技革命給人類帶來了計(jì)算機(jī)技術(shù)。經(jīng)過長(zhǎng)期發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)融入了人類生活的方方面面，影響著各行各業(yè)的發(fā)展軌跡。管理軟件是計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，給人們生活工作帶來了極大的便利。檔案事業(yè)屬于較為傳統(tǒng)的行業(yè)，但也無法排斥計(jì)算機(jī)技術(shù)的影響，相反，應(yīng)該積極主動(dòng)地歡迎和融入計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展，廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。要注意應(yīng)用檔案管理軟件，從而提高效率、降低成本、促進(jìn)事業(yè)發(fā)展。

1 檔案管理軟件的內(nèi)涵與特點(diǎn)

1.1 檔案管理軟件的內(nèi)涵

2001年6月5日，國(guó)家檔案局中央檔案館發(fā)布了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）[1]?！兑?guī)定》中明確指出：檔案管理軟件指的是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位和各級(jí)各類檔案館用于對(duì)檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行輔助管理的各種類型的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)。

檔案管理軟件指的是為更好地開展檔案管理工作，以多個(gè)計(jì)算機(jī)程序?yàn)榛A(chǔ)的，可以提供檔案管理功能的一套自動(dòng)化管理軟件系統(tǒng)。說得深入一些，檔案管理軟件是基于我國(guó)檔案管理工作的實(shí)際需要，根據(jù)檔案管理的基本理論和規(guī)范，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、信息技術(shù)，將多種應(yīng)用程序、中間件、數(shù)據(jù)庫(kù)等軟件進(jìn)行合理的組合，使其擁有較強(qiáng)的檔案管理功能的一種軟件。檔案信息管理系統(tǒng)、檔案信息服務(wù)系統(tǒng)、檔案辦公系統(tǒng)是檔案管理軟件的三大組成部分：檔案信息管理系統(tǒng)由目錄管理子系統(tǒng)、檔案接收子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)、數(shù)字化加工子系統(tǒng)等系統(tǒng)組成；檔案信息服務(wù)系統(tǒng)由檔案利用服務(wù)系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站系統(tǒng)等系統(tǒng)組成；檔案辦公系統(tǒng)由承擔(dān)檔案工作管理的檔案局（館）辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)等系統(tǒng)組成。

1.2 檔案管理軟件的特點(diǎn)

實(shí)際上，檔案管理軟件是管理信息軟件的一種。檔案管理軟件不僅擁有管理軟件的基本特點(diǎn)，還具有其他管理軟件所沒有的特點(diǎn)。

1.2.1檔案管理軟件的一般特點(diǎn)。（1）可移植性，支持跨平臺(tái)運(yùn)行。近年開發(fā)出來的檔案管理軟件通常都是基于Windows 10、UNIX/Linux操作系統(tǒng)。大部分的檔案管理軟件都能夠移植到一種或者多種操作系統(tǒng)繼續(xù)運(yùn)行。筆者在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，有些單位的檔案管理軟件的運(yùn)行系統(tǒng)可以向UNIX/Linux操作系統(tǒng)進(jìn)行移植。（2）系統(tǒng)高度集成。（3）功能結(jié)構(gòu)模塊化。（4）支持網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用。（5）效率高。借助數(shù)據(jù)庫(kù)、搜索引擎、檢索項(xiàng)等，人們可以通過檔案目錄、檔案全文的快速檢索和閱讀，進(jìn)而提高工作效率和檔案利用率。

1.2.2檔案管理軟件的其他特點(diǎn)。（1）支持多類型的用戶訪問。通過系統(tǒng)客戶端，內(nèi)網(wǎng)和專網(wǎng)上的用戶可以對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行訪問；通過瀏覽器，內(nèi)網(wǎng)、專網(wǎng)、外網(wǎng)上的用戶可以對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行訪問。（2）配置靈活。檔案管理軟件的系統(tǒng)采用了開放式接口，能夠?qū)崿F(xiàn)即插即用。這樣做使系統(tǒng)既具有可摘掛性，又具有可擴(kuò)充性。（3）多模式設(shè)計(jì)。了能夠適應(yīng)不同的工作環(huán)境，檔案管理軟件的系統(tǒng)提供了兩種設(shè)計(jì)模式，即B/S和C/S。（4）按需建構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)用戶的需求，檔案管理軟件的系統(tǒng)能夠構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，既能夠快速地訪問數(shù)據(jù)，又可以統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)。（5）用戶權(quán)限管理的細(xì)化。除了對(duì)案卷級(jí)、文件級(jí)的操作的細(xì)化之外，檔案管理軟件的系統(tǒng)權(quán)限控制還可以對(duì)數(shù)據(jù)的操作和控制進(jìn)行細(xì)化。（6）跨庫(kù)檢索。檔案管理軟件的系統(tǒng)能夠提供跨庫(kù)檢索功能。也就是說，當(dāng)用戶不確定哪個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)里含有自己需要的信息的時(shí)候，他可以使用跨庫(kù)檢索這個(gè)功能。（7）個(gè)性化功能可擴(kuò)展。為了滿足單位檔案管理工作目前的需要和未來業(yè)務(wù)擴(kuò)展的需要，檔案管理軟件可以基于多個(gè)單位檔案管理工作的不同需求，在系統(tǒng)里集成具有個(gè)性化的功能模塊。

2 檔案管理軟件的類型概述

2.1 文檔一體化管理系統(tǒng)

基于文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論、前端控制思想、文檔一體化管理要求，設(shè)計(jì)和開發(fā)的文檔一體化管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)從形成文件到文件歸檔全部過程的連續(xù)性、無縫化管理。政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和大型企業(yè)是文檔一體化管理系統(tǒng)的忠實(shí)用戶。這套系統(tǒng)可以幫助它們實(shí)現(xiàn)高效率的文書運(yùn)轉(zhuǎn)和高質(zhì)量的檔案管理。文檔一體化管理系統(tǒng)中的文件無論處在哪個(gè)階段，都會(huì)交由系統(tǒng)來完成。文件在產(chǎn)生之時(shí)，文檔一體化管理系統(tǒng)就會(huì)給文件編號(hào)。從形成文件到文件歸檔的全過程，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)分類文件并立卷（虛擬卷號(hào)），同時(shí)對(duì)文件進(jìn)行編目、檢索、著錄、標(biāo)引[2]。文書管理和檔案管理之間的物理界限，在應(yīng)用文檔一體化管理系統(tǒng)之后被徹底打破，形成了一個(gè)連貫的、統(tǒng)一的過程。人們不僅可以充分地使用形成于文件處理過程中的數(shù)據(jù)信息，還整合了文件處理流程。文書管理和檔案管理的結(jié)合，起到了簡(jiǎn)化文件處理的作用，使文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化水平得以提升，同時(shí)為檔案部門的立卷工作減輕了很多的工作壓力。

2.2 人事檔案管理系統(tǒng)

人事檔案具有特殊性，因此，國(guó)家對(duì)于人事檔案管理的所有環(huán)節(jié)都有著嚴(yán)格的要求，形成了完整的管理模式和管理制度。什么是人事檔案管理系統(tǒng)呢？基于信息管理在內(nèi)的多種技術(shù)，結(jié)合人事檔案管理工作的要求開發(fā)的集人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等功能為一體的管理人事檔案的軟件系統(tǒng)，就是人事檔案管理系統(tǒng)[3]。人事檔案管理系統(tǒng)能夠提高企事業(yè)單位的人力資源利用效率，不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)和人才質(zhì)量，促進(jìn)企事業(yè)單位的人事工作健康、有序地發(fā)展。從目前的情況來看，辦公自動(dòng)化的普及率逐年增加，大部分的企事業(yè)單位都會(huì)在OA系統(tǒng)中嵌入人事檔案管理系統(tǒng)，檔案員可以便捷地開展人事檔案的管理和開發(fā)工作。需要注意的是，人事檔案具有特殊性，要特別注意管理過程中的安全工作和保密工作。這樣才可以保證人事檔案的完整性、安全性、保密性。

2.3 會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)

會(huì)計(jì)檔案，指的是在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中會(huì)計(jì)主體形成具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。會(huì)計(jì)檔案同時(shí)也是國(guó)家檔案的一個(gè)重要的組成部分。近年來，伴隨著會(huì)計(jì)制度改革的進(jìn)一步深入，以及會(huì)計(jì)電算化的普遍實(shí)施，基于計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)介質(zhì)的數(shù)據(jù)與文件，也就是電子化會(huì)計(jì)檔案，充斥著日常的會(huì)計(jì)工作。信息化的普及，使得大部分的會(huì)計(jì)主體樂于使用專業(yè)化會(huì)計(jì)檔案管理軟件對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。那么，什么是會(huì)計(jì)檔案管理軟件呢？結(jié)合國(guó)家檔案局最新頒布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依托計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，管理會(huì)計(jì)主體在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案的軟件系統(tǒng)[4]。會(huì)計(jì)檔案管理軟件的使用能夠大幅度地減輕檔案員和財(cái)務(wù)人員的工作量，不僅節(jié)省了人力成本，還提高了工作的效率。會(huì)計(jì)檔案管理軟件是一種比較先進(jìn)的管理工具，它能夠提高會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量，使會(huì)計(jì)工作向現(xiàn)代化和規(guī)范化方向發(fā)展。

2.4 科技檔案管理系統(tǒng)

國(guó)家機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織、個(gè)人在基建、科研、生產(chǎn)、管理活動(dòng)中形成的有著保存價(jià)值的需要?dú)w檔保存的科技文件材料，就是科技檔案[5]。專業(yè)性、種類和類型多樣性、成套性是科技檔案的三大特點(diǎn)?？萍紮n案管理，指的是管理科技檔案實(shí)體以及開發(fā)利用檔案信息資源的工作。檔案員可以借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成諸如科技人員信息的管理、科研項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)、文獻(xiàn)收錄、科研成果、學(xué)術(shù)會(huì)議，科研經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)計(jì)等科技檔案管理的一系列工作流程[6]。針對(duì)上述工作需要，人們開發(fā)出了科技檔案管理系統(tǒng)。科技檔案管理系統(tǒng)可以提高辦公自動(dòng)化和辦事效率，減輕檔案員和利用人員的工作量，提高工作的準(zhǔn)確性、便捷性，進(jìn)而對(duì)科技檔案信息資源的開發(fā)和利用起到促進(jìn)的作用。

2.5 醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)

近年來，隨著信息化建設(shè)在醫(yī)療機(jī)構(gòu)的快速普及，醫(yī)療檔案的作用越來越凸顯出來。醫(yī)療檔案既是對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展歷程的記載，又是對(duì)百姓在就醫(yī)過程中形成的各種檢查報(bào)告和影像資料的記錄。無論是醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)管理、醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的評(píng)價(jià)、疾病的預(yù)防和控制、臨床醫(yī)學(xué)，還是醫(yī)保、保險(xiǎn)理賠、醫(yī)療糾紛、法律案件等領(lǐng)域都涉及醫(yī)療檔案。因此，構(gòu)建現(xiàn)代化的醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)意義重大。病案查詢、病案歸檔、病案流通管理、醫(yī)療數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)是醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具備的四大基本功能[7]。此外，對(duì)于文案管理、醫(yī)療機(jī)構(gòu)的研發(fā)、人力資源、設(shè)備與財(cái)務(wù)管理等模塊也應(yīng)該包含在醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)中。醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具有如下功能：歸檔管理、查詢與統(tǒng)計(jì)、簽收管理、復(fù)印管理、借閱管理、封存管理、病案激活管理、病案示蹤管理。

結(jié)語

檔案信息管理系統(tǒng)、檔案信息服務(wù)系統(tǒng)、檔案辦公系統(tǒng)是檔案管理軟件必備的三大組成部分；檔案管理工作者要積極主動(dòng)地歡迎和融入計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展，廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。要注重實(shí)際，開發(fā)符合實(shí)際的由目錄管理子系統(tǒng)、檔案接收子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)、數(shù)字化加工子系統(tǒng)等系統(tǒng)組成的檔案信息管理系統(tǒng)；要注重服務(wù)，開發(fā)覆蓋各個(gè)服務(wù)領(lǐng)域的由檔案利用服務(wù)系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站系統(tǒng)等系統(tǒng)組成的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)；要提高辦公效率，開發(fā)能夠承擔(dān)檔案工作管理的檔案局（館）辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案辦公系統(tǒng)，廣泛應(yīng)用檔案管理軟件，從而提高效率、降低成本、促進(jìn)事業(yè)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：王英忠，本科學(xué)歷，通榆縣勞動(dòng)保障監(jiān)察大隊(duì)副研究館員。