【摘" 要】制造業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)，是立國(guó)之本、強(qiáng)國(guó)之基。制造業(yè)為現(xiàn)代工業(yè)社會(huì)提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，為信息和知識(shí)社會(huì)提供了先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)平臺(tái)。銷售與收款作為制造業(yè)企業(yè)營(yíng)利的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是必須重點(diǎn)關(guān)注的高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，對(duì)于企業(yè)的生存和發(fā)展影響重大。建立健全銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制能夠有效避免風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生、保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全完整、確保企業(yè)的各項(xiàng)工作正常順利開展。因此，論文通過對(duì)Y公司的銷售與收款內(nèi)部控制進(jìn)行分析，吸取其經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，旨在對(duì)同行業(yè)其他企業(yè)在完善銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)控機(jī)制上提供借鑒和參考。

【關(guān)鍵詞】制造業(yè)；內(nèi)部控制；銷售與收款

【中圖分類號(hào)】F274；F275；F425" " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A" " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "【文章編號(hào)】1673-1069（2024）02-0112-03

1 引言

目前，企業(yè)在發(fā)展過程中面臨的內(nèi)外部環(huán)境愈發(fā)復(fù)雜，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)也急劇上升，企業(yè)的內(nèi)部控制系統(tǒng)可以有效規(guī)避因企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)帶來的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)，也可以通過不斷調(diào)整的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施增強(qiáng)企業(yè)對(duì)宏觀環(huán)境變化導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)的抵御能力。企業(yè)內(nèi)部控制由內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息溝通和內(nèi)部監(jiān)督5個(gè)要素構(gòu)成，本文根據(jù)5個(gè)要素對(duì)Y企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀進(jìn)行分析，指出其存在的問題并提出針對(duì)性的對(duì)策建議。

2 公司概況

Y公司于2005年成立，注冊(cè)資本為10 000萬元，公司專注于室內(nèi)空氣的治理，生產(chǎn)各種空氣過濾產(chǎn)品及凈化設(shè)備，主營(yíng)產(chǎn)品有熱回收新風(fēng)機(jī)、空氣凈化機(jī)、環(huán)境儀等。Y公司根據(jù)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況設(shè)置了管理部、財(cái)經(jīng)部、工廠、銷售中心、用戶中心、市場(chǎng)部。具體的組織結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1" Y公司組織架構(gòu)圖

3 Y公司銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題

3.1 內(nèi)部環(huán)境

在思想認(rèn)識(shí)上，管理層內(nèi)控意識(shí)淡薄。新的業(yè)務(wù)板塊需要適配不同的業(yè)務(wù)流程和規(guī)則，Y公司根據(jù)市場(chǎng)情況多次調(diào)整組織架構(gòu)，增添了多個(gè)業(yè)務(wù)板塊，管理層卻忽視了新業(yè)務(wù)銷售與收款相關(guān)流程和規(guī)則的配套建立，造成新業(yè)務(wù)后續(xù)管控困難。在人力資源方面，Y公司人員流動(dòng)性較大，無相關(guān)工作崗位說明書，未將銷售人員經(jīng)手的應(yīng)收賬目納入到離職交接工作當(dāng)中，造成工作斷檔，導(dǎo)致內(nèi)部控制難以發(fā)揮作用。

3.2 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是實(shí)施內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，有助于企業(yè)更好地理解內(nèi)部和外部的環(huán)境，幫助企業(yè)識(shí)別潛在的風(fēng)險(xiǎn)，降低風(fēng)險(xiǎn)所導(dǎo)致的不利影響。從圖1可以看出，Y公司沒有設(shè)立專門的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估部門，尚未建立銷售與收款風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制來控制銷售和收款中存在的風(fēng)險(xiǎn)，在Y公司的文件制度當(dāng)中也沒有體現(xiàn)關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面的內(nèi)容。Y公司大多是在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之后才采取相應(yīng)的措施，沒有做好事前的防范，容易錯(cuò)過控制風(fēng)險(xiǎn)的最佳時(shí)機(jī)。

3.3 控制活動(dòng)

3.3.1 銷售計(jì)劃制定不合理

企業(yè)對(duì)銷售計(jì)劃的有效控制，可以促進(jìn)企業(yè)持續(xù)經(jīng)營(yíng)發(fā)展，明確銷售方向。銷售計(jì)劃的制訂需要結(jié)合公司自身的產(chǎn)能、以前年度銷售計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)情況、銷售隊(duì)伍建設(shè)、市場(chǎng)需求、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等內(nèi)外部因素。Y公司每年底編制次年的年度銷售計(jì)劃，在編制的過程中沒有充分考慮本公司的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況和市場(chǎng)情況，主觀性較強(qiáng)。在年度銷售計(jì)劃方面，Y公司2024年銷售計(jì)劃為80 000萬元，而2021-2023年年度銷售收入分別為：12 918萬元、13 153萬元、11 170萬元，平均銷售收入為12 413.9萬元，具體如表1所示。2024年銷售計(jì)劃80 000萬元遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于實(shí)際銷售收入，嚴(yán)重脫離現(xiàn)實(shí)情況。在銷售目標(biāo)分解方面，除2024年2月和12月銷售訂單額較上月有所下降，其余月份逐月遞增，且漲幅大，其中3月變動(dòng)浮動(dòng)最大，較上月上升150%，導(dǎo)致銷售計(jì)劃無法落地實(shí)施。此外，公司管理層只是向銷售下達(dá)目標(biāo)數(shù)字，沒有形成配套的銷售方案和措施，沒有對(duì)銷售過程監(jiān)控和效果檢驗(yàn)，年度銷售計(jì)劃成為一紙空文，從而無法實(shí)現(xiàn)企業(yè)預(yù)期目標(biāo)。

表1" Y公司2024年銷售計(jì)劃

單位：萬元

3.3.2 客戶信用管理制度不健全

目前，Y公司對(duì)客戶信用的管理沒有形成成熟的管理體系?？蛻粜庞霉芾砉ぷ鳑]有專人負(fù)責(zé)，只是由銷售人員來完成。在客戶信用等級(jí)評(píng)定方面也同樣存在欠缺，財(cái)務(wù)人員在審核賒銷訂單時(shí)無法把握賒銷的額度和回款期限，只能將銷售人員的回款保證書和領(lǐng)導(dǎo)的簽字作為審核依據(jù)。實(shí)際上，領(lǐng)導(dǎo)難以真正了解賒銷客戶的信用情況，銷售人員雖然簽訂了回款保證書，由于缺乏監(jiān)管也沒有得到執(zhí)行。此外，對(duì)于已經(jīng)賒銷的客戶沒有進(jìn)行后續(xù)持續(xù)的跟蹤，客戶的信用狀況發(fā)生惡化不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和干預(yù)，導(dǎo)致賬款無法收回。

3.3.3 授權(quán)審批制度不明確

Y公司沒有統(tǒng)一的授權(quán)制度，對(duì)于一些事項(xiàng)沒有明確規(guī)定審批人和對(duì)應(yīng)的權(quán)限范圍，如經(jīng)銷商折扣、客戶賒銷額度、增值稅發(fā)票預(yù)開、跨部門合作訂單銷售員提成比例的確定等，因此出現(xiàn)業(yè)務(wù)人員遇到上述事項(xiàng)不知道找誰審批的情況，直接領(lǐng)導(dǎo)也不敢簽字承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，使一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)不大的事項(xiàng)最終要經(jīng)過最高領(lǐng)導(dǎo)人審批才能執(zhí)行。

3.3.4 銷售發(fā)票開具缺乏嚴(yán)格控制

Y公司財(cái)務(wù)部門只是根據(jù)客戶經(jīng)理提供的銷售訂單就開具產(chǎn)品銷售發(fā)票，缺少與儲(chǔ)運(yùn)部門的產(chǎn)品發(fā)貨單互相核對(duì)的過程，可能導(dǎo)致銷售發(fā)票上的商品種類、型號(hào)或數(shù)量與實(shí)際出庫(kù)的不相符。此外，Y公司未對(duì)已開具的發(fā)票登記臺(tái)賬，也未定期對(duì)未開票訂單進(jìn)行清理，因此容易導(dǎo)致發(fā)票重復(fù)開具，產(chǎn)生稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

3.3.5 應(yīng)收賬款管理不善

Y公司銷售渠道較多，工作繁雜，對(duì)賬工作依靠手工錄入對(duì)賬單的方式，數(shù)據(jù)量大容易產(chǎn)生錯(cuò)誤，加上業(yè)務(wù)員和財(cái)務(wù)的更換頻繁，對(duì)賬工作交接不清楚，應(yīng)收賬目混亂。Y公司2017-2021年期間，由于銷售單價(jià)錄入錯(cuò)誤應(yīng)收賬款虛增562.1萬元，收入虛增497.44萬元，2022年對(duì)已到期的服務(wù)合同繼續(xù)確認(rèn)收入，虛增收入279.78萬元。由于未定期與客戶進(jìn)行對(duì)賬，也未定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行分析，對(duì)于已形成的差錯(cuò)沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)，使應(yīng)收賬款的管理更加困難。

3.3.6 收款業(yè)務(wù)流程有待完善

目前Y公司主要銷售渠道分為3類：直銷、經(jīng)銷和網(wǎng)絡(luò)銷售，其中網(wǎng)絡(luò)銷售有京東、拼多多、抖音、淘寶、天貓、微信小店、亞馬遜、蘇寧易購(gòu)。由于銷售渠道較多相對(duì)應(yīng)的收款方式也較多，一方面，資金安全的管控難度增加。出納登錄不同的平臺(tái)下載流水賬單再傳遞給會(huì)計(jì)人員花費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)。因此，在審核銷售訂單安排發(fā)貨時(shí)會(huì)計(jì)不能查詢實(shí)時(shí)賬戶明細(xì)，往往依靠客戶提供的銀行回單或其他支付憑證作為回款的依據(jù)，難以判斷該筆交易實(shí)際是否到賬、是否真實(shí)。另一方面，Y公司回款信息的維護(hù)采用手工的方式，財(cái)務(wù)人員在獲取銀行交易流水之后，為了搞清楚具體每筆款項(xiàng)的來龍去脈，通過詢問同該筆收款流水相關(guān)的業(yè)務(wù)人員，然后手工登記臺(tái)賬記錄業(yè)務(wù)屬性，再分別錄入不同的信息系統(tǒng)。這種方式準(zhǔn)確性不高，容易出錯(cuò)。2023年Y公司無銷售人員認(rèn)領(lǐng)的到款金額達(dá)70.07萬元。

3.4 信息溝通

Y公司信息化程度不高，員工溝通不通暢。由于Y公司領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)信息化建設(shè)認(rèn)知程度不深，在信息化系統(tǒng)建設(shè)方面缺乏整體規(guī)劃，導(dǎo)致Y公司雖然使用了多個(gè)信息系統(tǒng)，但各個(gè)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)度不高，耗費(fèi)大量資金和人力，卻難以使信息發(fā)揮其最大效用。Y公司目前主要使用的信息系統(tǒng)有：釘釘日常辦公系統(tǒng)、自行開發(fā)的合同管理bis系統(tǒng)、用友U8會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)、旺店通店鋪管理ERP系統(tǒng)，不同軟件系統(tǒng)之間聯(lián)通性低，查看原始數(shù)據(jù)需要切換不同系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，對(duì)于相同的數(shù)據(jù)信息需要在不同的系統(tǒng)中重復(fù)錄入。銷售訂單、銷售發(fā)票依靠手工錄入，出錯(cuò)率高，且難以察覺。流程審批目前主要采用線下紙質(zhì)的方式，審批時(shí)間長(zhǎng)、效率低，文件的保管和查找困難，政策通知難以遍及各相關(guān)業(yè)務(wù)流程人。自行開發(fā)的信息化系統(tǒng)功能細(xì)節(jié)考慮不足，無法與單位實(shí)際業(yè)務(wù)情況建立有效的聯(lián)系，難以滿足實(shí)際業(yè)務(wù)的需求。此外，信息系統(tǒng)操作相關(guān)培訓(xùn)較少，員工對(duì)系統(tǒng)操作缺乏了解，不能夠充分利用其功能。

3.5 內(nèi)部監(jiān)督

Y公司是由集團(tuán)企業(yè)全資設(shè)立的子公司，未設(shè)立獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門，Y公司的內(nèi)審工作主要是由集團(tuán)定期指派內(nèi)審人員進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，由于集團(tuán)內(nèi)審人員并未真正的了解子公司經(jīng)營(yíng)狀況，僅靠幾天的審計(jì)工作并不能對(duì)子公司的財(cái)務(wù)狀況以及整個(gè)公司運(yùn)營(yíng)的情況分析透徹，難以真正給Y公司的財(cái)務(wù)報(bào)表提供有建設(shè)性的意見，對(duì)公司的運(yùn)營(yíng)缺陷問題難以客觀全面的進(jìn)行指導(dǎo)，可見當(dāng)前Y公司在內(nèi)部控制監(jiān)督環(huán)節(jié)還待進(jìn)一步改善。

4 完善Y公司銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的對(duì)策建議

4.1 加強(qiáng)內(nèi)部環(huán)境建設(shè)

為了改進(jìn)銷售與收款內(nèi)部控制，強(qiáng)化企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理，管理層應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，帶頭建設(shè)內(nèi)部控制制度。Y公司可以定期組織全體員工學(xué)習(xí)風(fēng)險(xiǎn)管理相關(guān)知識(shí)，培養(yǎng)公司員工的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，使員工們?cè)陲L(fēng)險(xiǎn)管理過程中有較強(qiáng)的參與感。另外，公司還可以通過張貼標(biāo)語(yǔ)、制定指示牌的方式將風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)融入企業(yè)文化。

4.2 建立銷售與收款風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制

Y公司業(yè)務(wù)類型豐富、覆蓋面廣，所以更需要制定健全的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制防范風(fēng)險(xiǎn)。Y公司可以設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)，由熟悉財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、審計(jì)等專業(yè)知識(shí)，并且具備相應(yīng)業(yè)務(wù)能力的人員組成，另外從外部聘用行業(yè)內(nèi)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估專家，帶領(lǐng)企業(yè)內(nèi)控人員，針對(duì)公司的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況全面展開風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析工作，基于管理層對(duì)公司內(nèi)外部環(huán)境的分析，設(shè)計(jì)適合的方案應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，減輕風(fēng)險(xiǎn)影響，提高企業(yè)的持續(xù)經(jīng)營(yíng)能力。

4.3 健全內(nèi)部控制活動(dòng)

4.3.1 科學(xué)合理地制定銷售計(jì)劃

企業(yè)銷售計(jì)劃關(guān)系到企業(yè)的整體發(fā)展，公司在制定銷售計(jì)劃時(shí)應(yīng)結(jié)合企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況和市場(chǎng)因素，精準(zhǔn)匹配銷售策略。Y公司管理層應(yīng)加強(qiáng)對(duì)銷售計(jì)劃的重視，可以通過設(shè)置專門的崗位或成立專項(xiàng)小組，結(jié)合以前年度的實(shí)際銷售情況，制定銷售年度計(jì)劃方案，并驗(yàn)證銷售年度計(jì)劃的可行性。此外，應(yīng)完善銷售計(jì)劃執(zhí)行情況的反饋機(jī)制和銷售計(jì)劃的調(diào)整機(jī)制。

4.3.2 制定科學(xué)有效的客戶信用分析與控制制度

首先，Y公司應(yīng)建立動(dòng)態(tài)的客戶信用檔案，持續(xù)跟蹤監(jiān)控客戶的信用情況，根據(jù)客戶信用等級(jí)和公司信用政策擬定賒銷限額和時(shí)限；其次，對(duì)于已經(jīng)賒銷的客戶需要進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控管理，避免客戶賒銷后突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)未能及時(shí)知曉和處置，錯(cuò)失最佳干預(yù)和處置時(shí)機(jī)，對(duì)資信程度下降的客戶及時(shí)采取減少發(fā)貨、加強(qiáng)催收等預(yù)防措施，降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)。

4.3.3 構(gòu)建授權(quán)審批體系

Y公司管理層應(yīng)樹立正確的授權(quán)審批理念，重視授權(quán)審批制度和體系的建設(shè)。梳理各項(xiàng)授權(quán)審批事項(xiàng)，關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)較高和重要的事項(xiàng)，明確授權(quán)事項(xiàng)的類別、范圍、權(quán)限、程序和相應(yīng)的責(zé)任。定期對(duì)授權(quán)運(yùn)行效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，若未實(shí)現(xiàn)期望的目標(biāo)，需要在后續(xù)不斷優(yōu)化、更新授權(quán)審批體系，以達(dá)到公司的各項(xiàng)要求。

4.3.4 嚴(yán)格控制銷售發(fā)票的開具

Y公司銷售人員應(yīng)正確、規(guī)范的填寫票據(jù)開具申請(qǐng)單，單據(jù)獲批后將訂貨單、發(fā)貨單及發(fā)票開具申請(qǐng)單提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部開票人員審核銷售人員提供的資料確認(rèn)無誤后開具銷售發(fā)票，做好臺(tái)賬登記，并將開票資料存檔保管。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)已開銷售發(fā)票進(jìn)行檢查。

4.3.5 規(guī)范應(yīng)收賬款管理制度

Y公司應(yīng)定期與客戶進(jìn)行對(duì)賬，加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款臺(tái)賬的管理。清晰界定財(cái)務(wù)部與銷售部的職責(zé)范圍，共同配合，組織周期性應(yīng)收賬款清查工作，對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行全面盤查與評(píng)估，按賬齡與回款可能性進(jìn)行分類，形成結(jié)果反饋給各銷售部門負(fù)責(zé)人，并將應(yīng)收賬款納入銷售人員考核績(jī)效當(dāng)中。

4.3.6 優(yōu)化收款業(yè)務(wù)流程

Y公司應(yīng)梳理現(xiàn)有的銷售業(yè)務(wù)模式，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，選擇合適的結(jié)算方式，建立自己的資金管理系統(tǒng)，與外部銀行、網(wǎng)銀等多方管理平臺(tái)聯(lián)接，實(shí)現(xiàn)賬戶信息實(shí)時(shí)查詢、提高交易的實(shí)時(shí)性和方便性，保障企業(yè)資金的安全。在系統(tǒng)中對(duì)發(fā)貨設(shè)置強(qiáng)制控制，對(duì)于現(xiàn)銷的客戶必須確認(rèn)款項(xiàng)已經(jīng)收到才能進(jìn)行發(fā)貨。此外，應(yīng)增加銷售訂單、發(fā)貨單與到款互相比對(duì)的環(huán)節(jié)，通過對(duì)賬可以盡早發(fā)現(xiàn)問題，并及時(shí)采取措施修復(fù)，以減少或挽回企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

4.4 重視企業(yè)信息化建設(shè)

信息化的建設(shè)有利于加快業(yè)務(wù)流程重組，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，有效降低成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，加速企業(yè)發(fā)展。因此，Y公司應(yīng)當(dāng)重視企業(yè)信息化建設(shè)，可以利用公司現(xiàn)有的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，或者選擇目前市面上已經(jīng)成熟的針對(duì)具體公司情況設(shè)計(jì)軟件的公司，深入業(yè)務(wù)調(diào)研，充分考慮系統(tǒng)功能與業(yè)務(wù)的匹配度，對(duì)公司各個(gè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新優(yōu)化，集成和改進(jìn)信息系統(tǒng)，提高信息傳遞的效率，實(shí)現(xiàn)信息在不同部門中的共享。

4.5 完善銷售與收款監(jiān)督機(jī)制

設(shè)立專職內(nèi)部審計(jì)崗位，制定具體的審計(jì)流程，對(duì)銷售收款流程進(jìn)行定期和不定期的審計(jì)，對(duì)審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)，采取措施并及時(shí)糾正和完善。加大對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的投入，將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與審計(jì)監(jiān)督相結(jié)合，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，減少因人工判斷帶來的失誤，提高審計(jì)監(jiān)督工作的效率。

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