鄧苗苗

提到檔案，便不得不提“蘭臺”一詞。在兩漢時期，蘭臺是宮中檔案、典籍收藏的場所，后來一度成為御史臺、史官和秘書省的代稱?！疤m臺遠望空蒙蒙，青云直上幾千重”，“蘭臺公子王孫游，差池不與群鷗儔”……在文人筆下，蘭臺寄托了他們拜相封侯、建功立業(yè)的雄心壯志，成為意象豐富的典故?？偟膩碚f，“蘭臺”二字始終與文書、典籍、檔案有關(guān)，如今已成為泛指檔案保管機構(gòu)和檔案工作的代名詞，而檔案工作者也往往自稱“蘭臺人”。

“以文書御天下”

貞元十八年（802年），白居易入長安，參加吏部舉行的書判拔萃科，并順利登第，授秘書省校書郎、集賢校理，參與整理國家藏書。在秘書省工作期間，他留下一句詩句，“猶喜蘭臺非傲吏，歸時應(yīng)免動移文”，既是對“蘭臺人”的贊美，也指出了檔案管理中重要的歸檔工作。

目前，我國現(xiàn)存最早的歷史檔案就是甲骨檔案。甲骨檔案是商朝統(tǒng)治者在政務(wù)活動中，刻寫在龜甲、獸骨上的文字記錄，涉及重要的國家事務(wù)，因此，相關(guān)的管理工作也頗受重視，檔案管理在此時便初具雛形。

兩漢時期是古代中國檔案管理工作發(fā)展的一個高峰?！稘h書》記載，劉邦首先入關(guān)，拿下咸陽。正是因為在諸將興奮地瓜分金銀財寶時，蕭何首先想到的是將秦朝留下的檔案文件收藏起來，劉邦才得以知曉“天下厄塞、戶口多少、強弱之處、民所疾苦者”，為取得最終勝利起到了至關(guān)重要的作用。

但這一時期，檔案與文書、圖書等文獻并沒有嚴格區(qū)分，相關(guān)工作也只是國家行政事務(wù)中的輔助。這在官員設(shè)置上也有所體現(xiàn)，如漢代的御史中丞及侍御史就是既處理直達皇帝的奏章，擁有考課、監(jiān)察、彈劾百官之權(quán)，也負責(zé)主管蘭臺的秘書、檔案及四方文書等。

到了唐代，出現(xiàn)了中國檔案史上第一個專業(yè)檔案館甲庫。甲庫存放的檔案是甲歷，這是在官員銓選、任用過程中形成的人事檔案。

隨著檔案類型的不斷豐富，許多古代官員也越加重視檔案管理，北宋名相韓琦的檔案管理思想就是突出一例，這與他的為官經(jīng)歷分不開。

北宋皇祐五年（1053年），韓琦任武康軍節(jié)度使。這一年，契丹宣稱天池廟是遼國的土地，當(dāng)?shù)厍鹾酪舱娟犉醯?。韓琦拿出以往酋豪向宋廷請求修天池廟的檄書檔案作為憑證，面對如山鐵證，酋豪只好“歸我斥地”。但事情還未結(jié)束，之后幾年間，宋遼雙方經(jīng)過多次爭奪與交涉，確定“以黃嵬山麓為界”。此后，遼國送來正式牒文。

然而，這樣一份重要的文書檔案卻因樞密院保管不善，“累月檢之不獲”。至和三年（1056年），此時已是樞密院樞密使的韓琦，想起之前在武康軍的經(jīng)歷，深感憂慮，上疏宋仁宗，表示宋朝機密圖書都在樞密院，但“散逸蠹朽，多所不全。至于近歲，文書欲求證用，已不可得”。隨后，韓琦提出相關(guān)官員要系統(tǒng)地對檔案進行一次整理和編錄，以便在需要的時候拿得出證據(jù)。次年，宋仁宗便下詔編集樞密院機要文字，由樞密副使程戡提舉，整理范圍包括大宋立國以來積存的全部檔案，按時間先后排列，并以事由分類編纂。

“于公事有益”的副本

漢初，外戚竇嬰把持朝政，權(quán)勢熏天，與同是外戚的田蚡勢同水火。漢武帝建元六年（公元前135年），竇太后去世，竇嬰失去靠山。田蚡則扶搖直上，得封武安侯，被任命為丞相。田蚡時常打壓竇嬰，竇嬰便宣稱自己在漢景帝時“受遺詔，曰‘事有不便，以便宜論上”，還拿出了所謂遺詔的正本，試圖借先帝余威挽回劣勢。

為了鑒別竇嬰所言真?zhèn)?，朝廷“案尚書”，檢查了所有的檔案，發(fā)現(xiàn)“尚書之中無此大行遺詔”的副本，而竇嬰所藏遺詔正本也無皇帝表識，由此判定竇嬰所言不實。

原來，漢代有規(guī)定，皇帝臨崩，遺詔重臣時，往往在將正本發(fā)出的同時，還有副本檔案留在尚書處，以備查驗。竇嬰一心政爭，卻忽略了重要的副本制度，最后因“矯先帝詔之罪而棄市渭城”。

實際上，副本制度早已有之?！吨芏Y》記載：“凡邦之大盟約……大史、內(nèi)史、司會及六官皆受其貳而藏之。”所謂“貳”，指的就是副本。

副本一般是在文件的運轉(zhuǎn)處理過程中，由相關(guān)部門出于留存、發(fā)抄、匯抄等需要而抄寫。

在古代，檔案保護水平低下，戰(zhàn)亂、火災(zāi)、水災(zāi)等都有可能對檔案文書造成滅頂之災(zāi)。歷代統(tǒng)治者都會要求對檔案進行定期或不定期的抄錄，并不斷完善副本制度。

唐高宗永徽五年（654年）冬天的一個夜晚，“司勛大火，甲歷并燼矣”，造成嚴重的損失。后來的唐德宗汲取教訓(xùn)，在原來甲歷分三庫收藏的基礎(chǔ)上，還“更寫一本”，送交內(nèi)庫收貯。

宋室南渡后，朝廷很多重要檔案都損毀無存，各衙門常常相互“差人前去計會抄錄”。明代中期，地方衙門所藏的一些年代久遠的戶籍賦役文件殘缺不全，也曾有地方知府請求準許各地官府到后湖黃冊庫抄錄冊籍。

重視副本，不僅在于副本可以補缺備失，還能防止舞弊，防止諸如竇嬰“矯詔”的情形發(fā)生。清雍正皇帝在頒布副本法令時便說，建立副本“不但于公事有益，且可杜奸胥猾吏隱藏改換之弊”。像唐代甲歷這樣重要的人事文件，采用了一式三份的形式，就是要求吏部在授官時，要仔細檢查三份檔案是否完全相符，很大程度上避免了通過涂改、偽造而冒名頂替的情況。

嚴格的保密制度

元末明初時，明太祖朱元璋多次下令要求部下收集敵方的各種檔案，并鼓勵敵將攜帶檔案投誠。1367年，元杭州守將謝五就攜帶大批土地、人口、兵馬、錢糧的檔案投降明軍，而遼東守將劉益也是在獻出所轄府州縣檔案后，得以繼續(xù)擔(dān)任官職。同樣的，也正因檔案的重要性，統(tǒng)治者也十分重視檔案的保密工作。

為防止有人私拆誤拆官方文書檔案，唐律規(guī)定，“諸私發(fā)官文書印封視書者，杖六十；制書，杖八十；若密事，各依漏泄坐減二等。即誤發(fā)，視者各減二等；不視者不坐”，根據(jù)情節(jié)嚴重程度對私自拆看檔案的人進行處罰。

明清制定了更為嚴格的檔案保密制度，像明代存放黃冊的后湖黃冊庫就有著嚴密的守衛(wèi)。黃冊庫位于南京后湖（今玄武湖）中的群島上，過湖船只和庫房鑰匙都由南京大內(nèi)太監(jiān)掌握，開船和開庫都是定期的，有偷冊者無論是首犯還是從犯，都將被判斬刑。

雍正皇帝對檔案的重視較為突出，曾多次對檔案工作提出要求，在保密制度上亦是如此?！肚迓衫齾R纂大成》有記載稱：“文稿案冊……嚴密收貯，隨時抽查。夜間，責(zé)成當(dāng)月司員，嚴查值宿書吏，小心看守，如有遺失，將該官議處……”

檔案是歷史的真實記錄，正如開國元勛董必武贊頌的，“典謨訓(xùn)誥，寶之無佚；只字片言，亦所珍惜”。從甲骨金石到紙墨文書，檔案管理工作經(jīng)歷了不斷豐富、完善的過程，管理思想亦凝結(jié)著前人的智慧，至今仍有值得當(dāng)下參考的價值。

（摘自《廉政瞭望》）