[摘 要]檔案是國有企業(yè)寶貴的信息資源和管理資產，是企業(yè)生產經營、科研開發(fā)、決策管理等活動的真實記錄，在企業(yè)改革發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的重要作用。當前，以數字化為核心的信息技術革命風起云涌，給國有企業(yè)檔案管理帶來新的機遇和挑戰(zhàn)。積極順應信息時代發(fā)展大勢，加快推進國有企業(yè)檔案管理數字化轉型，是新時代國有企業(yè)檔案工作的緊迫任務。本文立足國有企業(yè)檔案管理實際，分析國有企業(yè)檔案數字化轉型面臨的突出問題，探討國有企業(yè)檔案數字化轉型的策略舉措，以期為新形勢下國有企業(yè)檔案管理現代化建設提供有益參考。

[關鍵詞]國有企業(yè)；檔案管理；數字化轉型

一、國有企業(yè)檔案管理數字化轉型過程中存在的問題

（一）國有企業(yè)檔案數字化管理建設的難度大

國有企業(yè)檔案數字化管理建設是一項系統工程，涉及諸多方面，需要企業(yè)上下共同努力。這項工作不僅需要大量的人力、物力和財力投入，還需要企業(yè)各部門的通力合作和協同推進。檔案管理部門與信息技術部門必須緊密配合，共同推動數字化轉型。檔案管理人員也需要不斷學習新知識、掌握新技能，以適應數字化管理的要求。這些因素疊加在一起，增加了國有企業(yè)檔案數字化管理建設的難度。

國有企業(yè)檔案數字化管理建設是一個長期而復雜的過程，涉及管理理念、管理模式、管理流程、管理系統、管理制度、人員培訓等諸多方面的改革與創(chuàng)新。這些工作都需要企業(yè)投入大量的時間和精力，持之以恒地推進。檔案數字化管理不是一蹴而就的，而是需要在實踐中不斷探索、完善和優(yōu)化[1]。

（二）國有企業(yè)檔案數字化管理硬件設施更新慢

當前，許多國有企業(yè)的檔案管理硬件設施陳舊落后，難以滿足數字化管理需求。一些企業(yè)的檔案管理系統已經老化，存儲容量不足，計算性能不強，網絡帶寬較小。檔案管理軟件版本也相對較低，很多還在使用20世紀的版本。服務器配置不高，檔案管理的計算機數量有限。大部分檔案仍以紙質為主，數字檔案的比例不高，數字化加工效率低下。這些問題制約了國有企業(yè)檔案數字化管理的發(fā)展步伐。

造成國有企業(yè)檔案數字化管理硬件設施更新緩慢的原因是多方面的。企業(yè)領導對檔案管理的重視程度不夠，認為檔案管理是一項輔助性工作，投入的人力和資金相對較少。財務部門對檔案管理經費的支持力度不大，導致檔案管理部門經費緊張，難以購置先進的硬件設施。檔案管理部門在硬件設施需求論證方面也有所欠缺，缺乏長遠規(guī)劃和系統設計，使得檔案管理硬件設施更新速度慢、效果不理想。

（三）國有企業(yè)檔案數字化管理人員業(yè)務能力不足

在傳統的檔案管理工作中采取的一般是紙質管理的模式，在數字化的管理和應用環(huán)節(jié)，必然會存在一些業(yè)務問題。檔案管理人員大多缺乏現代信息技術知識和技能，對檔案數字化管理的認識不夠深入。在實際工作中，他們不能熟練運用計算機、網絡、數據庫等現代化手段開展檔案管理，不能高效地完成檔案的數字化加工、整理、存儲和檢索等工作。檔案管理人員對檔案管理信息系統的維護和更新也難以勝任，無法及時發(fā)現和解決系統運行中的問題，這些都影響了國有企業(yè)檔案數字化管理水平的提升。

檔案管理人員業(yè)務能力不足的原因主要包括：檔案管理人員知識更新不及時，學習意識和主動性不強，對檔案數字化管理新知識、新技術、新方法掌握不夠。企業(yè)對檔案管理人員的培訓力度不足，缺乏有針對性、系統性的培訓計劃和方案，檔案管理人員難以通過培訓來提升業(yè)務能力。檔案管理人員工作任務繁重，事務性工作較多，難以抽出足夠的時間和精力來學習新知識、鉆研新技術。檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展空間有限，晉升渠道較少，工作積極性不高，缺乏學習提高的內在動力[2]。

二、國有企業(yè)檔案數字化管理轉型的策略分析

（一）培養(yǎng)具備高度信息素養(yǎng)的檔案管理人才

檔案數字化管理的關鍵在人才。國有企業(yè)要重視檔案管理人才隊伍建設，培養(yǎng)一批信息素養(yǎng)高、專業(yè)能力強、業(yè)務水平精的檔案管理人才。企業(yè)要制訂科學合理的人才培養(yǎng)計劃，構建人才培養(yǎng)體系，采取多種形式提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)和專業(yè)能力。加強職前教育和在職培訓，有針對性地開展計算機、網絡、信息技術、檔案管理等方面的培訓，提高檔案管理人員運用現代信息技術手段開展工作的能力。開展豐富多彩的業(yè)務知識競賽、技能大比武等活動，激發(fā)檔案管理人員學習知識、鉆研業(yè)務的熱情。鼓勵檔案管理人員加入行業(yè)協會、參加學術會議，與業(yè)界同行交流學習，開闊視野，提高業(yè)務素質。

國有企業(yè)要建立科學的檔案管理人才選拔、考核、激勵機制。在人才選拔中，要把信息素養(yǎng)、檔案專業(yè)知識和工作實績作為重要指標。在人才考核中，要將檔案數字化管理工作完成情況作為考核內容，將考核結果與職務晉升、評先評優(yōu)、職稱評定等掛鉤。在人才激勵中，要向檔案數字化管理業(yè)務骨干傾斜，在發(fā)展機會、待遇保障等方面給予適當傾斜，充分調動檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造性，激勵他們與時俱進，勇于創(chuàng)新，不斷提高檔案管理水平。通過人才強企戰(zhàn)略的實施，為國有企業(yè)檔案數字化轉型提供有力的人才支撐和智力保障。

檔案管理人才隊伍建設要堅持高端引領與整體提升相統一。人才培養(yǎng)既要重視領軍人才的選拔和培育，又要注重檔案管理人員整體素質的提高。領軍人才是檔案管理隊伍建設的關鍵，是引領檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的中堅力量。要通過柔性引進、專項培養(yǎng)等方式，引進和培養(yǎng)一批懂管理、善創(chuàng)新、精業(yè)務的高層次檔案管理人才，發(fā)揮他們在檔案數字化管理中的引領和示范作用。整體素質提升是檔案管理隊伍建設的基礎，關系到檔案管理工作的整體效能。要采取切實措施，加大教育培訓力度，創(chuàng)新培訓方式，優(yōu)化知識結構，促進檔案管理人員整體素質的提升，為檔案數字化管理奠定堅實的人才基礎。

（二）構建系統化的國有企業(yè)檔案數字化管理體系

構建系統化的檔案數字化管理體系是國有企業(yè)檔案管理現代化的重要基礎。這個體系應該包括管理理念、管理制度、管理流程、管理標準、管理系統等諸多要素，形成一套科學規(guī)范、運行高效的檔案數字化管理運行機制。在這個體系中，檔案管理、信息技術、辦公室、人事、財務、法律等部門要明確分工、各司其職，同時又要加強溝通、密切配合。檔案管理部門要發(fā)揮統籌規(guī)劃、組織協調的作用，信息技術部門要發(fā)揮技術支撐和保障的作用，其他相關部門要形成工作合力，齊抓共管，共同推進檔案數字化管理工作。

構建檔案數字化管理體系，需要企業(yè)領導的高度重視和大力支持。要將檔案數字化管理納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和工作規(guī)劃，作為一項重要工作來抓。要加大政策、人力、物力、財力等方面的投入保障，為檔案數字化管理提供必要的資源支持。要健全完善檔案數字化管理相關制度和標準規(guī)范，如工作制度、著錄規(guī)范、移交辦法、檢索規(guī)則、外包管理辦法等，為檔案數字化管理提供制度保障。要開發(fā)建設功能完備、性能優(yōu)良、擴展性強的檔案管理信息系統，不斷完善系統功能，優(yōu)化操作界面，提高系統的安全性、可靠性、易用性，為檔案數字化管理提供技術支撐。要規(guī)范檔案數字化管理流程，明確檔案形成、積累、整理、保管、統計、移交、鑒定、開發(fā)利用等各環(huán)節(jié)的工作內容和操作規(guī)范，確保各項工作科學有序、高效運轉。通過體系建設，不斷提升國有企業(yè)檔案數字化管理水平。

檔案數字化管理體系建設要堅持頂層設計與分步實施相結合。要立足企業(yè)檔案管理工作的實際，科學制定檔案信息化建設總體規(guī)劃和行動方案，明確建設思路、目標、重點、進度、措施等，為檔案數字化管理體系建設提供行動指南。在總體規(guī)劃的指引下，要突出重點，分步實施，穩(wěn)步推進。既要重視檔案數字化管理體系建設的系統性、整體性、協同性，又要防止眉毛胡子一把抓，避免一哄而上、盲目推進。要堅持試點先行，選擇基礎條件好、管理需求迫切的單位或業(yè)務領域，開展檔案數字化管理試點，及時總結推廣試點經驗，以點帶面，穩(wěn)步推進，確保檔案數字化管理工作扎實有序開展[3]。

（三）形成集眾化的國有企業(yè)檔案管理機制

國有企業(yè)要建立起集眾化的檔案管理機制，匯聚眾智眾力，形成工作合力，共同推進檔案數字化管理事業(yè)。這種機制是立體化、多維度的，需要企業(yè)上下、部門內外通力協作、密切配合。在這一機制中，企業(yè)領導要帶頭重視檔案數字化管理，將其作為分內之事，經常過問、親自部署、大力推動，為檔案數字化管理創(chuàng)造良好的環(huán)境。檔案管理部門要主動作為，加強與各部門各單位的溝通協作，支持和指導各部門做好文件材料的收集、整理、移交工作。各職能部門和業(yè)務單位要積極配合檔案管理部門的工作，及時、準確、完整地移交檔案，提供必要的人力物力支持。廣大員工也要樹立檔案管理意識，自覺將形成的具有保存價值的文件材料按時歸檔，接受檔案管理部門的監(jiān)督指導。

國有企業(yè)要建立健全檔案管理協調機制。要定期召開檔案管理聯席會議，由分管領導主持，各相關部門負責人參加，通報工作情況，研究解決重大問題，形成工作合力。要建立檔案工作考核評價機制，將檔案數字化管理納入各單位的年度目標管理，定期考核評價，獎優(yōu)罰劣。對檔案管理工作成績突出的單位和個人給予表彰獎勵，對工作不力、管理混亂的單位和個人予以通報批評、約談誡勉。通過制度建設、工作督導、考核評價，形成齊抓共管的檔案管理新局面，不斷深化國有企業(yè)檔案管理集眾化機制建設。

檔案管理集眾化機制的形成有賴于企業(yè)的大力推動和員工的積極參與。企業(yè)要加大檔案管理宣傳教育力度，普及檔案管理知識，增強全員檔案管理意識，營造愛檔、管檔、用檔的濃厚氛圍。要拓寬員工參與檔案管理的渠道，暢通員工對檔案工作的意見和建議反映渠道，積極采納合理化建議。員工要主動了解檔案管理制度和規(guī)范，嚴格按照要求歸檔文件材料，自覺維護檔案的安全完整。要發(fā)揮黨員干部的模范帶頭作用，引導黨員干部帶頭參與檔案管理，帶動全員積極投身檔案管理事業(yè)。要開展形式多樣的檔案管理活動，如檔案知識競賽、檔案故事會、優(yōu)秀檔案展評等，在活動中增強員工的歸檔意識，提高檔案管理的參與度。經過企業(yè)和員工的共同努力，檔案管理集眾化機制必將不斷完善，釋放出巨大的檔案管理合力。

（四）形成數字化檔案管理有效監(jiān)管

要加強數字化檔案管理的監(jiān)督檢查。將數字化檔案管理納入企業(yè)內控和風險管理范疇，制定完善的監(jiān)督管理制度，明確監(jiān)管主體、監(jiān)管內容、監(jiān)管方式。檔案管理部門要會同相關部門，采取定期與不定期相結合的方式，深入各單位進行檔案管理督查，及時發(fā)現問題，督促整改落實。要建立檔案管理工作檔案，完整、準確地記錄檔案接收、整理、保管、統計、利用等各個環(huán)節(jié)的情況，真實反映檔案管理工作全貌。要加大檔案管理考核力度，將數字化檔案管理工作完成情況作為考核的重要內容，考核結果要與單位和個人的評優(yōu)評先、職務晉升等掛鉤，激勵先進，鞭策后進。

國有企業(yè)要主動接受上級主管部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督指導。要加強與上級部門的工作聯系和情況匯報，虛心聽取意見建議，及時改進工作。要積極配合做好檔案工作年報、考核評估等工作，客觀反映工作實際，查找自身不足。要嚴格執(zhí)行檔案管理法律法規(guī)和業(yè)務標準，加強檔案安全和保密管理。要建立數字檔案的異地備份和災難恢復機制，定期對信息系統進行安全檢查，及時發(fā)現和堵塞安全漏洞。要嚴格執(zhí)行信息系統運行維護規(guī)程，加強網絡安全防護，防范病毒、黑客等的侵害。要制定嚴格的檔案查閱利用和文件借閱制度，防止檔案泄密事件發(fā)生。要加強檔案工作人員的安全保密教育，嚴肅查處違規(guī)違紀行為，確保數字檔案管理萬無一失。

數字化檔案管理監(jiān)管是一項系統工程，需要企業(yè)內外各方面的通力合作。企業(yè)內部要建立由檔案管理部門牽頭，相關職能部門參與的檔案管理聯席會議制度，加強工作溝通協調，形成監(jiān)管合力。要建立健全檔案管理規(guī)章制度，完善檔案管理流程，堵塞管理漏洞。要加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員的思想認識和業(yè)務素質，打造一支守紀律、講規(guī)矩、業(yè)務精、作風好的檔案管理隊伍。企業(yè)外部要加強與檔案行政管理部門的工作聯動，建立信息通報、業(yè)務指導、檢查考核等機制，推動檔案行政管理部門加大監(jiān)管力度。要主動接受社會各界的監(jiān)督，通過企業(yè)網站、微信公眾號、辦公大廳等平臺，公開企業(yè)檔案管理制度和工作情況，廣泛聽取社會各界的意見建議，自覺接受社會監(jiān)督，以監(jiān)督倒逼檔案管理質量的提高。

結束語

在當前社會的不斷發(fā)展過程中，對國企的檔案管理工作必須加以重視。這項工作涉及面廣、難度大、任務重，需要企業(yè)上下共同努力，久久為功。新時期國有企業(yè)要堅持守正創(chuàng)新，著力破解檔案數字化轉型面臨的制約瓶頸，多措并舉推進檔案數字化管理體系和能力現代化。要以高度的歷史責任感和使命擔當，進一步解放思想、改革創(chuàng)新，加快檔案管理理念、制度、技術、隊伍的革新，為企業(yè)高質量發(fā)展提供堅實的檔案保障。

參考文獻

[1]趙彩彩.國有企業(yè)檔案管理數字化轉型策略研究[D].青島：山東大學，2021.

[2]邢卜元.基于SWOT分析法的國有企業(yè)檔案管理數字化轉型策略研究：以D公司為例[D].天津：天津師范大學，2020.

[3]李玨.國有企業(yè)檔案管理數字化轉型策略研究[J].陜西檔案，2021（6）：44-45.

作者簡介：鐘海平（1988— ），男，畬族，福建安溪人，福建省水利水電勘測設計研究院有限公司，館員，本科。

研究方向：檔案管理。