李文娟

摘要：財務報銷流程是組織內部財務管理中的重要環(huán)節(jié)，對于確保資金的合理使用和風險控制具有重要意義。文章旨在研究財務報銷流程中的內部控制與風險管理，并提出相應的改進措施。通過對組織財務報銷流程的現(xiàn)狀分析，探討了財務報銷流程中存在的內部控制不足和潛在風險，并提出了加強內部控制和風險管理的方法，包括明確責任分工、建立合理的審批機制、采用科技手段提升效率等。研究結果對于組織改進財務報銷流程，并提升內部控制和風險管理水平具有一定的指導意義。

關鍵詞：費用報銷；審批流程；內部控制；風險

財務報銷流程的內部控制與風險管理是組織財務管理中至關重要的方面。確保費用報銷的合規(guī)性和準確性，以及有效管理風險，對于組織的財務穩(wěn)健運營至關重要。然而，過去的實踐中發(fā)現(xiàn)了一些內部控制的不足和風險隱患，本文旨在研究財務報銷流程中的內部控制與風險管理，并提出相應的改進措施。通過探討內部控制要素和風險管理方法，本研究旨在為組織提供有效的指導，以優(yōu)化財務報銷流程，加強內部控制，降低風險，實現(xiàn)財務管理的有效運作。

一、財務報銷流程中的內部控制

內部控制是組織內部建立的一套規(guī)范、程序和措施，旨在確保組織運作的合法性、有效性和可靠性。其目標是保護組織資產(chǎn)免受損失、確保財務信息的準確性和完整性、促進業(yè)務的高效運行，以及確保遵守適用法律法規(guī)和內部政策。通過內部控制，組織可以識別和管理各類風險，防范欺詐行為，提升財務管理水平，增強組織的信譽和競爭力。

（一）財務報銷流程中的內部控制要素

財務報銷流程中的內部控制要素是確保審批過程的透明性、準確性和一致性的關鍵要素。首先，有效的控制環(huán)境是建立健全的內部控制文化和管理框架，明確管理層對內部控制的重視，并確保員工具備良好的道德和職業(yè)行為準則。其次，適當?shù)娘L險評估是識別潛在的風險點，為審批流程設計合理的控制措施提供依據(jù)。明確的責任分工確保每個崗位和個人在審批流程中擔負明確的職責和權限，避免權力濫用和職責模糊。健全的審批機制包括明確的審批路徑和程序，確保審批流程順暢進行，并防止繞過或濫用審批權力。充分的信息披露與溝通確保相關信息對于審批人員和參與者透明可見，促進及時的溝通和理解。合理的監(jiān)督與內部審計建立獨立的內部審計機構，對審批流程進行監(jiān)督和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題和風險，并提出改進建議。最后，有效的紀律和懲戒機制是對違規(guī)行為和不當操作進行懲罰，確保內部控制的執(zhí)行和遵守。綜合運用這些內部控制要素，組織能夠實現(xiàn)財務報銷流程的有效管理，降低潛在風險，并確保資金的合理使用和財務管理的有效性。通過不斷強化內部控制要素的應用和完善，提升整體的風險管理水平，保障財務穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。

（二）內部控制的不足和影響因素

內部控制不足的影響因素包括人為因素、組織文化、控制設計、技術系統(tǒng)漏洞、監(jiān)督不足及變化的業(yè)務環(huán)境。人為因素涉及員工的不誠實行為、懈怠和疏忽，可能繞過或削弱內部控制制度，增加風險。組織文化對內部控制的有效性具有重要影響，若傾向于接受風險或鼓勵不誠實行為，將削弱內部控制。不適當?shù)目刂圃O計、技術系統(tǒng)漏洞、監(jiān)督不足及變化的業(yè)務環(huán)境也會對內部控制產(chǎn)生負面影響。了解和應對這些因素對于加強內部控制、提高風險管理水平至關重要。通過建立健全的控制環(huán)境、適應變化的業(yè)務環(huán)境、優(yōu)化控制設計和技術系統(tǒng)、加強監(jiān)督和內部審計，可以彌補內部控制不足，降低潛在風險的發(fā)生概率，提升整體的內部控制水平。

二、財務報銷流程中的風險管理

財務報銷流程中的風險管理是組織保證合規(guī)性和防范潛在風險的重要措施。通過全面評估和分類風險，制定相應控制措施和應對策略，可以有效識別和防范虛假報銷、重復報銷等風險。建立風險監(jiān)測和預警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在風險問題，保障審批流程的準確性、公正性和合規(guī)性。風險管理的有效實施將為組織提供更穩(wěn)定和可持續(xù)的財務運營環(huán)境。

（一）風險管理的概念和重要性

風險管理是組織在面臨不確定性和潛在威脅時采取的一系列策略和措施，旨在識別、評估、控制和監(jiān)控可能對組織目標產(chǎn)生負面影響的風險。它涵蓋了對潛在風險的認知、分析和應對，以保護組織的利益、確保業(yè)務連續(xù)性和可持續(xù)發(fā)展。

風險管理的重要性不言而喻，首先，風險管理有助于組織識別和理解其面臨的潛在風險，避免或減少負面影響。通過評估和分類風險，能夠更好地制定相應的控制措施和應對策略，減少損失和不利后果的發(fā)生。其次，風險管理有助于提高決策的質量和準確性。通過全面了解和分析風險，決策者能夠更全面地考慮潛在風險因素，并在制定戰(zhàn)略和計劃時作出明智的選擇。此外，風險管理有助于增強組織的抗風險能力。通過建立風險監(jiān)測和預警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在風險問題，能夠更迅速、有效地應對風險事件，減輕其影響。最后，風險管理有助于提高組織的聲譽和信任度。積極管理風險展示了組織的責任和關注，增加了外部利益相關者對組織的信任和認可。

（二）財務報銷流程中的潛在風險

財務報銷流程是組織內部重要的財務管理環(huán)節(jié)，然而，這一流程也存在著一系列潛在風險，可能對組織的財務狀況、合規(guī)性和聲譽造成負面影響。

在財務報銷流程中，虛假報銷風險是一大關注點。員工可能通過虛構費用、偽造憑證或隱瞞真實情況來獲取不當報銷，這種行為可能導致組織財務損失，并且破壞了內部控制和合規(guī)性。另外，重復報銷風險也需要關注，員工可能重復提交相同的費用報銷申請，以獲取額外的報銷金額。這種情況可能導致資源浪費和財務損失，對組織的可持續(xù)性產(chǎn)生負面影響。

除了上述風險，不當審批風險也存在著一定的威脅，審批過程中存在不當行為的風險，如偏袒某些員工、不按規(guī)定程序進行審批等。這種情況可能導致審批的不公正性和不準確性，影響內部控制和合規(guī)性。此外，內部勾結風險也是一項重要的風險因素。員工可能與供應商或其他相關方勾結，通過與其合謀進行虛假報銷、受賄等行為。這種情況可能導致財務損失和聲譽風險，同時破壞了內部控制和道德規(guī)范。另一個需要關注的潛在風險是技術安全風險。使用電子審批系統(tǒng)和信息化技術時存在技術漏洞和安全風險，如未經(jīng)授權的訪問、數(shù)據(jù)篡改等。這種情況可能導致數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)被入侵，進而對組織的財務和聲譽產(chǎn)生重大威脅。

（三）風險管理的方法和工具

費用報銷流程中的風險管理是確保費用報銷流程的合規(guī)性、透明性和高效性的關鍵要素。為了有效管理風險，組織需要綜合運用多種方法和工具。首先，通過風險識別和評估，組織可以確定潛在風險并評估其重要性和優(yōu)先級。這可以借助風險工作坊、流程分析和調研等手段，使用風險矩陣或風險評估模型進行量化或定性評估。其次，建立內部控制是確保費用報銷流程合規(guī)性的關鍵。這包括明確的授權和審批流程、制定明確的費用報銷政策和制度，并使用電子審批系統(tǒng)、審計工具和內部控制手冊等工具來支持內部控制的執(zhí)行和監(jiān)督。此外，人員培訓和溝通對于提高員工的合規(guī)意識和專業(yè)能力至關重要。定期的培訓和溝通機制有助于員工了解費用報銷流程、政策要求和風險管理措施。監(jiān)督和審計也是風險管理的重要環(huán)節(jié)。通過建立獨立的內部審計機構或委員會，并進行定期的內部審計和監(jiān)督，可以評估財務報銷流程的有效性和合規(guī)性。此外，利用現(xiàn)代技術和工具，如數(shù)據(jù)分析軟件、智能審計系統(tǒng)等，對費用報銷數(shù)據(jù)進行實時監(jiān)測和分析，有助于發(fā)現(xiàn)異常模式和潛在風險。綜上所述，通過綜合運用風險識別和評估、內部控制、人員培訓和溝通、監(jiān)督和審計以及技術支持和數(shù)據(jù)分析等方法和工具，組織可以更好地管理和控制費用報銷流程中的風險，確保流程的合規(guī)性和高效性。

三、財務報銷流程中內部控制與風險管理不足的分析

財務報銷流程在確保組織財務交易的完整性和合規(guī)性方面起著至關重要的作用。然而，必須認識到并解決可能存在的內部控制和風險管理方面的不足，以提升審批流程的效率、準確性和可靠性。

（一）職責分離不足

職責分離是內部控制的核心原則之一，它旨在確保在組織內的交易和操作中避免個人的過度控制和潛在的欺詐行為。然而，在財務報銷流程中，存在職責分離不足的情況，可能導致風險的增加。舉例來說，如果負責批準費用報銷申請的員工同時擁有處理支付的權限，這種職責的重疊會給未經(jīng)授權的支付提供機會。這種情況下，該員工可能會濫用權力，將款項轉移至自己或他人的賬戶，從而造成經(jīng)濟損失和信任破裂。

職責分離的不足也可能導致其他形式的欺詐行為，如虛報費用、重復報銷等。如果同一工作人員負責申請、審批和支付，他們可以更容易地規(guī)避審查和核實程序，隱瞞不當行為，給組織帶來潛在的財務風險和聲譽損害。

（二）缺乏有效的審批層級

審批層級的建立是確保財務報銷流程的透明度和準確性的重要措施。然而，在實際操作中，會面臨缺乏有效審批層級的問題，導致審批權力過于集中，從而增加了審批流程被繞過或濫用的風險。財務報銷流程缺乏有效的層級結構時，決策權可能過于集中在少數(shù)人手中。這種情況下，審批流程可能會受到個人偏好、人際關系或其他不當因素的影響，從而降低了審批的客觀性和準確性。此外，缺乏審批層級也可能導致審批過程被繞過，某些費用報銷可能未經(jīng)充分的審查和核實就被批準，增加了不當報銷和欺詐行為的風險。

（三）缺乏自動化審批和監(jiān)控工具

使用現(xiàn)代技術和工具，如電子審批系統(tǒng)和智能審計軟件，可以顯著提高財務報銷流程的效率和準確性。然而，在一些組織中，仍然存在依賴手動操作和紙質文檔的審批流程，缺乏自動化的審批和監(jiān)控工具。傳統(tǒng)的手動審批流程容易出現(xiàn)時間延誤、遺漏和錯誤。文件需要傳遞多個環(huán)節(jié)，可能被遺忘或堆積，導致審批速度較慢且容易出現(xiàn)延誤。此外，手動處理過程容易出現(xiàn)人為錯誤，如填寫錯誤或丟失重要文件。這些問題可能導致審批流程的不準確性和低效性，同時增加了未經(jīng)授權的費用報銷和欺詐行為的風險。

（四）疏于培訓和缺乏有效溝通

員工培訓和有效溝通對于參與財務報銷流程的員工至關重要，以確保他們充分了解內部控制要求和風險管理措施。然而，有些組織在這方面可能存在疏忽，未能給予員工充分的培訓和有效的溝通渠道。結果是，員工對審批流程的要求和風險防范措施缺乏深入了解。缺乏培訓和溝通導致員工不清楚正確的審批流程和要求，而發(fā)生誤操作；他們可能對違規(guī)行為的風險缺乏警覺性，導致違規(guī)行為的發(fā)生；此外，缺乏對風險的認知和理解，員工可能無法采取適當?shù)娘L險防范措施，從而增加了潛在風險。

四、改進措施

加強內部控制與風險管理的培訓與意識，建立明確的職責分工與權限管理機制，引入自動化審批系統(tǒng)和電子審批流程，定期評估和改進審批流程，提高數(shù)據(jù)分析和監(jiān)測能力，加強溝通與合作，優(yōu)化審批層級和流程規(guī)范，并且加強內控和內審，以確保審批流程的透明性和準確性，從而降低風險發(fā)生的可能性。

（一）明確責任分工和權限管理

在財務報銷流程中，明確責任分工和權限管理是確保流程順暢、透明和合規(guī)的重要措施。這需要對每個崗位的職責和任務進行明確定義，包括發(fā)起人、審批人、核準人和支付人等不同角色的具體職責范圍和工作要求。

首先，對于發(fā)起人，其職責是準確填寫費用報銷申請并提交所需的支持文件和憑證。發(fā)起人應了解費用報銷政策和規(guī)定，并按照規(guī)定的流程和要求提交申請。其次，審批人在財務報銷流程中起著重要作用。他們負責審查發(fā)起人提交的費用報銷申請，確保其合規(guī)性、準確性和合理性。審批人應熟悉內部控制要求和審批流程，根據(jù)規(guī)定的權限和判斷標準，對申請進行審批決策。核準人的職責是對審批通過的費用報銷申請進行核準。核準人負責驗證審批人的決策是否合理，核對相關的支持文件和憑證，并確保支付金額符合政策和預算要求。

支付人是負責將經(jīng)過核準的費用報銷申請進行支付的人員，支付人應按照核準的金額和要求，準確地進行支付操作，并確保支付的準確性和安全性。

在劃分審批權限方面，需要根據(jù)崗位職責和工作需要來確定不同崗位的審批權限。審批權限的劃分應基于崗位的職能和責任，并與審批流程的層級相匹配。這樣可以確保審批流程的嚴密性和合規(guī)性，防止權力過度集中或濫用。明確崗位職責和劃分審批權限的目的是確保流程的透明性、準確性和合規(guī)性。它可以防止內部控制的缺失和風險的增加，提高財務報銷流程的效率和可信度。因此，組織應制定明確的崗位職責和權限管理制度，明確每個崗位在財務報銷流程中的具體職責和任務。同時，要確保崗位職責和審批權限的劃分與崗位職責相匹配，以確保審批流程的順暢運行和內部控制的有效實施。

（二）建立合理的審批機制

建立合理的審批機制是財務報銷流程中內部控制與風險管理的重要措施。首先，明確規(guī)定費用報銷審批的流程和步驟是關鍵，確立一個明確的審批路徑，包括涉及的各個崗位和環(huán)節(jié)，以確保審批過程的順暢進行。通過明確每個崗位在審批流程中的具體職責和任務，可以確保各個環(huán)節(jié)的職責清晰明確。發(fā)起人的責任是提交準確的費用報銷申請，審批人的責任是審查和核準報銷申請，支付人的責任是確保支付的準確性和合規(guī)性。

其次，制定明確的審批要求、決策準則和操作指南，確保審批人員了解和遵守這些規(guī)范和標準。規(guī)范可以包括費用報銷的條件和限制、審批的時間要求、審批文件的完整性和準確性等。審批人員應被要求遵循這些規(guī)范和標準進行審批，以保證審批的一致性和公正性。這樣可以確保審批過程符合組織的內部控制要求，并降低潛在風險的發(fā)生。

（三）采用科技手段提高審批效率

采用科技手段提升審批效率是改進財務報銷流程中內部控制與風險管理不足的關鍵措施之一?，F(xiàn)代技術和工具，如電子審批系統(tǒng)和智能審計軟件，可以極大地提高審批流程的效率和準確性。

首先，引入電子審批系統(tǒng)。電子審批系統(tǒng)可以將傳統(tǒng)的紙質審批流程轉變?yōu)閿?shù)字化的流程，實現(xiàn)在線申請、審批和核準，大大提高審批的效率。通過電子審批系統(tǒng)，可以實現(xiàn)快速的審批流轉，減少紙質文件的傳遞和處理時間，提高審批的速度和響應時間。同時，電子審批系統(tǒng)可以記錄審批過程的每個環(huán)節(jié)，提供審批路徑的可追溯性，增強審批的透明度和準確性。其次，應用智能審計軟件。智能審計軟件利用數(shù)據(jù)分析和智能算法，能夠自動識別異常模式和潛在風險。在財務報銷流程中，智能審計軟件可以對報銷申請數(shù)據(jù)進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)異常情況和潛在風險。例如，它可以檢測到重復報銷、超出預算的費用、異常的交易模式等。通過智能審計軟件的應用，可以加強對費用報銷數(shù)據(jù)的監(jiān)控和分析，提高審批過程的準確性和合規(guī)性。

此外，結合人工智能和自動化技術，實現(xiàn)自動化審批，通過訓練機器學習模型，可以將審批過程中的決策規(guī)則和準則進行編碼，并實現(xiàn)自動化的審批判斷。這可以極大地提高審批效率，減少人工處理的時間和工作量。自動化審批可以在保證內部控制要求的前提下，加快審批流程的速度，降低人為錯誤的發(fā)生率。

（四）加強監(jiān)督和內部審計

通過有效的監(jiān)督和內部審計，可以提高審批流程的合規(guī)性、準確性和透明度，發(fā)現(xiàn)并糾正潛在的風險和問題。首先，建立有效的監(jiān)督機制。組織應設立專門的監(jiān)督部門或委員會，負責對財務報銷流程進行監(jiān)督和管理。監(jiān)督部門或委員會可以制定監(jiān)督計劃和程序，定期對審批流程進行審核和檢查。監(jiān)督機制應具備獨立性和權威性，確保監(jiān)督活動的客觀性和公正性。監(jiān)督部門或委員會應與審批流程相關的各個崗位保持密切的溝通和合作，及時了解審批環(huán)節(jié)的運行情況，發(fā)現(xiàn)并解決問題。

其次，加強內部審計，內部審計是組織內部控制和風險管理的重要環(huán)節(jié)，可以通過獨立的審計程序和方法，對財務報銷流程進行全面審查和評估。內部審計應由專業(yè)的審計團隊進行，他們具備審計技能和知識，能夠對審批流程的合規(guī)性、準確性和風險管理情況進行深入分析和評估。審計團隊可以對審批流程的各個環(huán)節(jié)進行抽樣審計、文件檢查、內部控制評估等，發(fā)現(xiàn)潛在的風險和問題，并提出改進建議和措施。此外，加強風險監(jiān)控和報告，建立有效的風險監(jiān)控機制，對財務報銷流程中的風險進行識別、評估和監(jiān)測。監(jiān)控可以通過設置預警指標、異常報告和風險報告等方式進行。一旦發(fā)現(xiàn)異常情況或潛在風險，應及時報告給相關部門和管理層，并采取相應的糾正措施。監(jiān)控和報告的機制可以幫助組織及時發(fā)現(xiàn)和解決審批流程中存在的問題，減少潛在的損失和風險。

五、結語

綜上所述，本文探討了財務報銷流程中的內部控制與風險管理，并提出了一系列改進措施。首先，明確規(guī)定審批流程和崗位職責，確保各環(huán)節(jié)的職責清晰明確。其次，采用科技手段提升審批效率，如電子審批系統(tǒng)和智能審計軟件，提高準確性和監(jiān)控能力。此外，加強監(jiān)督和內部審計，建立有效的監(jiān)督機制和內部控制體系，及時發(fā)現(xiàn)和糾正潛在風險。這些措施的綜合應用有助于優(yōu)化審批流程，提高效率，降低風險，確保合規(guī)性和財務穩(wěn)定。然而，仍需關注培訓和溝通的不足，以提升員工的意識和參與度。總之，通過綜合應用這些改進措施，組織能夠建立健全的財務報銷流程，提升內部控制水平，降低風險，為可持續(xù)發(fā)展提供穩(wěn)定的財務基礎。

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【作者單位：濰坊市廣播電視臺（濰坊廣播影視集團）】