鞏亞娣

［摘 要］我國高等院校迎來了使用電子發(fā)票的時代，這勢必加速高校財務(wù)管理工作進一步深化改革。文章在分析電子發(fā)票優(yōu)勢的前提下，闡述電子發(fā)票在高校財務(wù)工作中運用的必然性，從財務(wù)制度的適應(yīng)性、信息化變革需求、財務(wù)報銷的挑戰(zhàn)、業(yè)務(wù)人員的能力要求等4個方面深入分析電子發(fā)票對高校財務(wù)工作的影響，并提出應(yīng)對措施。

［關(guān)鍵詞］電子發(fā)票；高校；財務(wù)管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.02.029

［中圖分類號］F812.42；G647［文獻標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2024）02-0090-03

0? ? ?引 言

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在各個行業(yè)逐步推廣應(yīng)用，持續(xù)使用紙質(zhì)發(fā)票已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代信息化社會快速發(fā)展的需要。未來，紙質(zhì)發(fā)票將會逐漸退出歷史舞臺，電子發(fā)票將取而代之。發(fā)票使用的變革不僅降低了單位成本，簡化了操作流程，還提升了服務(wù)質(zhì)量。電子發(fā)票在各領(lǐng)域的應(yīng)用是適應(yīng)社會信息化發(fā)展的一項重要創(chuàng)新之舉，也是加強發(fā)票的使用管理，杜絕開具假發(fā)票等違法行為，實現(xiàn)綠色環(huán)保的有效手段。從國家一系列推進電子發(fā)票應(yīng)用的措施來看，在未來幾年，電子發(fā)票會逐漸被各個行業(yè)和單位使用，這也是市場經(jīng)濟改革和社會發(fā)展的必然走向。

1? ? ?電子發(fā)票的定義與優(yōu)勢

電子發(fā)票是指在提供勞務(wù)活動或者購買商品等經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中的單位或個人，能夠取得通過數(shù)據(jù)電文方式記錄的相關(guān)經(jīng)濟活動的收付款憑證［1］。電子發(fā)票的使用和保存比較方便，通常是在經(jīng)濟交易發(fā)生之后便會生成，能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化報銷、電子信息歸檔等。電子發(fā)票是主要通過電子認證服務(wù)技術(shù)記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來信息的一種票據(jù)形式，可以防止交易雙方經(jīng)濟業(yè)務(wù)信息在存儲傳輸過程中被泄露，保證交易雙方信息的安全性。相比以往使用的紙質(zhì)發(fā)票，電子發(fā)票具有以下優(yōu)勢。

1.1? ?提升稅務(wù)部門監(jiān)管水平

在計算機和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的共同支持下，稅務(wù)部門能夠及時收到交易發(fā)生之后電子發(fā)票的開票信息，可以動態(tài)了解交易雙方發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)時的具體交易事項、金額等信息。電子發(fā)票的申領(lǐng)、開具及使用情況可通過電子發(fā)票管理系統(tǒng)實時反饋到稅務(wù)監(jiān)管部門，一旦出現(xiàn)問題，相關(guān)部門能夠立即采取相應(yīng)的監(jiān)管措施從根源杜絕各種發(fā)票違法行為。電子發(fā)票的全面推廣使用，提升了稅務(wù)部門的監(jiān)管水平，及時明確征稅對象，杜絕發(fā)票開具違法行為。

1.2? ?提高財會工作效率

與以往使用的紙質(zhì)發(fā)票相比，電子發(fā)票在一定程度上簡化了交易雙方的交易流程，減少了財會人員的工作量。在紙質(zhì)發(fā)票使用時期，需要單位的財會人員親自到稅務(wù)部門領(lǐng)取所需紙質(zhì)發(fā)票，而電子發(fā)票的使用有效節(jié)省了他們的工作時間，簡化了整個流程，提高了效率。此外，單位財會人員可直接提取電子發(fā)票中的相關(guān)記賬信息進行記賬。這為我國高校財務(wù)管理工作實現(xiàn)從會計核算向管理會計轉(zhuǎn)變提供了一定的參考，也能更進一步適應(yīng)我國管理會計的要求。

1.3? ?降低納稅人成本

電子發(fā)票的出現(xiàn)和使用不但有效節(jié)約了經(jīng)濟成本，而且在具體財務(wù)操作流程中逐步實現(xiàn)了部分自動化。電子發(fā)票通常以PDF格式或圖片形式存儲，不需要借助專門的紙質(zhì)載體，對于業(yè)務(wù)量較多的企業(yè)而言，不僅節(jié)省了開支，還降低了成本。使用紙質(zhì)發(fā)票就要耗費大量紙張進行打印，尤其是高校的學(xué)費單據(jù)、報銷憑證等都需要大量打印，而電子發(fā)票降低了紙張的使用率，綠色且環(huán)保。

2? ? ?高校財務(wù)工作使用電子發(fā)票的必然性

隨著互聯(lián)網(wǎng)在各個行業(yè)的普遍使用和信息化資源的深入應(yīng)用，電子票據(jù)已經(jīng)逐步在各行各業(yè)得到全面推廣，這勢必加速我國高等院校財務(wù)管理工作進一步深化改革。

2.1? ?我國財政電子票據(jù)改革的必然要求

財政部為落實“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”功能，進一步做好“放管服”有關(guān)工作改革，增強對各地財政電子票據(jù)的監(jiān)管能力，開始在各個領(lǐng)域全面改革財政電子票據(jù)。在2019年1月之前，各級財政部門須完成本地區(qū)相關(guān)財政電子票據(jù)的管理改革工作，匯總各地區(qū)財政電子票據(jù)信息并借助信息化平臺實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)共享。我國高等院校也要與社會發(fā)展相適應(yīng)，做好使用電子發(fā)票的充分準(zhǔn)備。

2.2? ?高?？刂曝攧?wù)管理成本的必然要求

我國高等院校屬于非營利組織，雖然其經(jīng)濟業(yè)務(wù)較多，但都是非營利性質(zhì)的，所以我國高校日常的財務(wù)管理活動不僅要保持正常的運營狀態(tài)，還需要開源節(jié)流。相比電子發(fā)票，紙質(zhì)發(fā)票的使用需要財務(wù)人員投入更多的人力、物力，打印、核票等工作量較大。而電子發(fā)票是一種非紙質(zhì)化形式，其產(chǎn)生依賴互聯(lián)網(wǎng)和計算機，因此使用電子發(fā)票在成本控制方面優(yōu)勢較為明顯。

2.3? ?高校提高財務(wù)管理效率的必然要求

我國高校具有經(jīng)濟業(yè)務(wù)廣泛、經(jīng)濟活動與報銷業(yè)務(wù)較多等特點，財會人員需要處理大量報銷業(yè)務(wù)［2］。電子發(fā)票的全面推廣使用為高校財務(wù)管理工作提供了不同以往的工作模式，大量業(yè)務(wù)由原來的現(xiàn)場辦理轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上操作，網(wǎng)絡(luò)報銷平臺也將逐步取代原來財務(wù)人員現(xiàn)場審核等工作，這種工作模式的轉(zhuǎn)變減少了重復(fù)報賬的問題。此外，關(guān)于高校的學(xué)費、培訓(xùn)費等繳費業(yè)務(wù)，繳費人員不必再到現(xiàn)場繳費，可以通過網(wǎng)絡(luò)支付平臺使用支付寶或者微信進行繳費。完成繳費后，在網(wǎng)絡(luò)支付平臺下載相應(yīng)的電子票據(jù)。這種數(shù)字化信息的傳遞方式，在節(jié)省了大量成本的同時，也提升了高校財務(wù)管理的效率。

3? ? ?電子發(fā)票對高校財務(wù)工作的影響

我國高校教職工的發(fā)票報銷業(yè)務(wù)普遍，項目經(jīng)費的使用與審核流程較為煩瑣，因此高校是發(fā)票使用和項目報銷的重要場所。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的推動和現(xiàn)代稅務(wù)數(shù)據(jù)的融合下產(chǎn)生了電子發(fā)票這一新生事物，電子發(fā)票的推廣應(yīng)用給各行業(yè)部門的財務(wù)工作帶來很大的便利，也產(chǎn)生了一些影響。

3.1? ?與高校現(xiàn)行財務(wù)制度不相適應(yīng)

雖然電子發(fā)票已逐漸被應(yīng)用到各行各業(yè)，但是高校財務(wù)工作對電子發(fā)票的使用還處于應(yīng)用轉(zhuǎn)型期。雖然電子發(fā)票已經(jīng)推廣應(yīng)用，但是由于多年來我國高校一直使用紙質(zhì)發(fā)票，關(guān)于電子發(fā)票的核算與存儲等財務(wù)規(guī)章制度還不是很完善［3］。我國高校推行使用電子發(fā)票的初衷是省時省力，簡化工作流程，方便工作人員和辦事人員，但是目前很多高校的財務(wù)報銷工作是先打印電子發(fā)票再進行審核，因此，面對現(xiàn)行財務(wù)規(guī)章制度與電子發(fā)票在使用管理方面存在的矛盾，高校需要盡快修改規(guī)章制度，以提高電子發(fā)票在高校實際應(yīng)用中的便利程度。

3.2? ?對高校財務(wù)管理系統(tǒng)提出信息化變革需求

目前，大部分高校財務(wù)報銷流程都是報銷人員先提供紙質(zhì)發(fā)票，經(jīng)財務(wù)部門會計人員審核后開始進行報賬處理。另外，發(fā)票的開具和審批等需要經(jīng)過學(xué)校相關(guān)部門逐一簽字蓋章。這種傳統(tǒng)的工作方式不僅耗時較長，而且占用了大量工作人員的辦公時間。隨著電子發(fā)票的普遍推廣與使用，辦事人員可以直接在財務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺上完成相關(guān)項目的申報等程序［3］，這就大大縮減了整個工作流程的時間。但是，目前大部分高校在財務(wù)信息化管理平臺的搭建方面做得不是很好，還處于起步階段。先打印電子發(fā)票再辦理報銷業(yè)務(wù)，不僅耗時費力，工作效率偏低，還有可能發(fā)生重復(fù)報銷的情況。因此，盡快建立一套完善的高校財務(wù)管理系統(tǒng)才能適應(yīng)當(dāng)下社會的進步和高校的發(fā)展。

3.3? ?給高校財務(wù)報銷工作帶來一定的挑戰(zhàn)

高校的財務(wù)報銷工作是根據(jù)報銷人員實際支出多少而報銷多少，是實報實銷模式。首先，需要報銷人員提供其業(yè)務(wù)活動實際支出的發(fā)票，即報銷憑證，提交給高校財會人員進行審核，一般在提交紙質(zhì)發(fā)票原件的情況下，財會人員才按規(guī)定執(zhí)行報銷程序。但是，現(xiàn)在大多數(shù)報銷人員提供的不是原件，而是電子發(fā)票的打印版，也沒有加蓋單位專用公章，這有可能會出現(xiàn)同一筆業(yè)務(wù)多次報銷的情況［4］。因此，如何規(guī)避上述情況就成為當(dāng)前高校財會人員面臨的一大挑戰(zhàn)。

3.4? ?對高校財會人員的綜合業(yè)務(wù)能力提出更高要求

高校財務(wù)管理系統(tǒng)信息化水平的提高和報銷人員重復(fù)報賬的風(fēng)險都會給高校財會人員的工作帶來一定的影響。以往高校財會人員在工作中處理的發(fā)票以紙質(zhì)發(fā)票居多，主要通過辨認紙質(zhì)發(fā)票上的水印和專用防偽標(biāo)識等措施來辨別發(fā)票的真?zhèn)?。但自從推行電子發(fā)票后，高校財會人員需要辨別更有難度的電子發(fā)票。一旦發(fā)票數(shù)據(jù)信息被竄改，那么竄改后的票面金額一般會大于實際發(fā)生的金額。在這種情況下，高校財會人員需要花費大量時間和精力來查驗發(fā)票的真?zhèn)?，這將影響其正常的工作。因此，當(dāng)前高校財會人員應(yīng)該全方位提升自身認識事物和分析處理事務(wù)的綜合業(yè)務(wù)能力。

4? ? ?高校財務(wù)工作中運用電子發(fā)票的措施

電子發(fā)票的推廣使用確實給高校財會工作帶來很多便利，但是也產(chǎn)生了一些不好的影響。高校應(yīng)該充分考慮到本校的實際業(yè)務(wù)狀況，盡量發(fā)揮電子發(fā)票的優(yōu)點，規(guī)避電子發(fā)票可能帶來的隱患和不良影響。本文提出以下幾項應(yīng)對措施來解決應(yīng)用電子發(fā)票給財務(wù)工作帶來的負面問題，進而提升我國高校財務(wù)管理工作的水平。

4.1? ?規(guī)范高校關(guān)于電子發(fā)票使用的財會規(guī)章制度

當(dāng)前，社會發(fā)展日新月異，要使我國高校財務(wù)會計工作能夠適應(yīng)其發(fā)展速度，首先需要改革高校財會規(guī)章制度，前提是必須以國家財務(wù)會計準(zhǔn)則為依據(jù)［4］。其次，高校在具體商討制定本校財會規(guī)章制度的細節(jié)時，要考慮自身實際業(yè)務(wù)狀況，并借鑒其他單位的經(jīng)驗，建立一套屬于自己并符合本校實際的電子發(fā)票管理財會制度，從整體上提高電子發(fā)票的管理水平，確保電子發(fā)票的開具和使用有據(jù)可依，使財會工作的程序更加簡單。

4.2? ?全面提升高校財務(wù)管理系統(tǒng)信息化水平

目前，我國大部分高校在開展本校財務(wù)會計工作時，大多會借助互聯(lián)網(wǎng)信息功能，但利用網(wǎng)絡(luò)信息進行查詢的功能無法從根本上解決高校財務(wù)會計工作中的各種問題。因此，在當(dāng)前情況下，我國高校財務(wù)部門的當(dāng)務(wù)之急是著眼于信息化系統(tǒng)的規(guī)劃與建設(shè)，以滿足經(jīng)濟社會發(fā)展的需求。要更新高校財務(wù)管理系統(tǒng)，首先要積極籌集經(jīng)費，引進較為先進的硬件與軟件，確保系統(tǒng)能夠按照財務(wù)部門會計核算的工作要求進行自動化操作，提高高校財會工作的質(zhì)量。其次，還要結(jié)合本校實際業(yè)務(wù)情況，從財務(wù)系統(tǒng)使用便利角度出發(fā)進行開發(fā)設(shè)置，構(gòu)建一套相對完善的核算系統(tǒng)，能夠快速識別電子發(fā)票的真假，避免發(fā)票造假、重復(fù)報銷等現(xiàn)象出現(xiàn)，從而提高高校財會核算工作的效率與準(zhǔn)確率。

4.3? ?避免電子發(fā)票重復(fù)報銷

全國統(tǒng)一新電子稅務(wù)局全面上線后，納稅人只需要登錄相應(yīng)的線上稅務(wù)平臺就能實現(xiàn)辦理繳稅、查詢等各種稅務(wù)事項。將高校財務(wù)系統(tǒng)相關(guān)業(yè)務(wù)直接與國家稅務(wù)總局的電子系統(tǒng)進行對接，可以檢驗電子發(fā)票的真?zhèn)尾⒑瞬槭欠翊嬖谕还P業(yè)務(wù)多次報銷等問題。另外，還可以采用手工臺賬的方式對報銷發(fā)票進行核查，具體方法是財會人員將報銷人員所提供的電子發(fā)票編碼全部輸入表格（如Excel表格），當(dāng)出現(xiàn)相同發(fā)票編碼時，可以手工進行篩選將其排除，避免同一張電子發(fā)票進行多次報銷。對于發(fā)票報銷業(yè)務(wù)不多的高校，財會人員可以運用上述手工登記的方式對報銷人員提供的電子發(fā)票進行逐一核查，這樣基本上可以解決電子發(fā)票重復(fù)報銷的問題。

4.4? ?提升高校財會人員的綜合業(yè)務(wù)能力

在高校財務(wù)會計工作中，財會人員需要負責(zé)電子發(fā)票真假的辨認、發(fā)票的報銷、入賬等每一個環(huán)節(jié)，每一步都需要財會人員具備良好的專業(yè)素養(yǎng)才能做到精確無誤［5］。因此，如何緊跟時代發(fā)展步伐培養(yǎng)出一批高素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力強的財務(wù)人員是一件非常重要的事情。由于高校財會人員多年來一直接觸和使用的是紙質(zhì)發(fā)票，所以高校首先需要對財會人員進行電子發(fā)票的普及教育，加強其對電子發(fā)票的認知，提升其信息化能力。其次，高?？梢砸氍F(xiàn)場模擬培訓(xùn)，對財會人員進行專業(yè)化的場景模擬訓(xùn)練，以此強化其對財務(wù)報銷網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的認知，熟悉電子發(fā)票報銷和入賬等全過程。最后，高校可對財會人員進行真實場景訓(xùn)練，真實演示電子發(fā)票的審批和報銷等一系列流程，從中找出容易出錯的環(huán)節(jié)，進而提升財會人員分析、處理問題的綜合業(yè)務(wù)能力。

主要參考文獻

［1］董千慧.試論“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子發(fā)票對高校財務(wù)管理的影響［J］.營銷界，2021（30）：115-116.

［2］趙萬春.電子發(fā)票對高校財務(wù)的影響［J］.大眾投資指南，2022（9）：187-189.

［3］瞿永紅.財政電子票據(jù)在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校財務(wù)工作應(yīng)用［J］.智庫時代，2019（19）：48-49.

［4］范偉娜.淺談電子發(fā)票對高校財務(wù)報銷的影響［J］.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2021（24）：87-88.

［5］張莉.電子發(fā)票對高校財務(wù)報銷的影響及應(yīng)對措施［J］.內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2022（1）：70-71.

［收稿日期］2023-06-14

［基金項目］廣東省教育會計學(xué)會2022—2023年度科研立項課題“電子發(fā)票對高校財務(wù)工作的影響及對策研究”（JY2022-90）。