摘要：檔案管理信息化作為一種重要的管理手段，已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理工作的必然趨勢。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理也在逐步向著數(shù)字化、智能化方向發(fā)展。檔案局作為檔案管理的主要機(jī)構(gòu)，在推動檔案管理信息化方面發(fā)揮著重要作用?；诖耍恼聦n案管理信息化在檔案管理中的發(fā)展趨勢展開分析，以明確其在檔案管理工作中的作用和意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理信息化；檔案管理；智能化發(fā)展

中圖分類號：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

當(dāng)前，我國正處于經(jīng)濟(jì)社會轉(zhuǎn)型的重要階段，各行各業(yè)都面臨新的發(fā)展機(jī)遇。作為國家信息資源的重要組成部分，檔案資源的規(guī)范化管理與利用顯得尤為重要。近年來，隨著云計算、大數(shù)據(jù)以及人工智能等新興信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，檔案管理模式正在發(fā)生重大變革，檔案管理信息化建設(shè)取得了長足進(jìn)步，為推進(jìn)檔案共享利用提供了有力支撐。

一、檔案管理信息化應(yīng)遵循的原則

1.系統(tǒng)性原則

檔案管理信息化應(yīng)遵循系統(tǒng)性原則，是指在開展檔案管理信息化建設(shè)過程中，要從整體上考慮檔案管理業(yè)務(wù)的信息化需求，采取系統(tǒng)分析和系統(tǒng)規(guī)劃的方式，科學(xué)設(shè)置信息化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，以實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的有機(jī)銜接。一是檔案管理業(yè)務(wù)過程信息化。在信息系統(tǒng)設(shè)計中要充分考慮整個生命周期的管理流程，如檔案的制作、接收、登記、分類、編研、保存和利用提供等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過信息技術(shù)手段實現(xiàn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的銜接與配合；二是實現(xiàn)檔案資源信息集成共享。檔案管理業(yè)務(wù)涉及大量的檔案信息資源，這些檔案信息要通過信息系統(tǒng)集中整合，形成聯(lián)網(wǎng)化的檔案信息資源庫，并實現(xiàn)檔案信息的多方共享訪問與利用，提高信息資源利用效率；三是構(gòu)建統(tǒng)一的信息交換平臺。檔案管理作為一個相對獨立的系統(tǒng)，需要通過統(tǒng)一的信息交換平臺與其他相關(guān)管理系統(tǒng)，如公文管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)等實行信息交互，實現(xiàn)檔案信息的導(dǎo)入導(dǎo)出和業(yè)務(wù)銜接。

2.安全性原則

檔案管理信息化必須注重安全性，確保檔案信息的機(jī)密性、完整性和可靠性。在信息系統(tǒng)設(shè)計階段，應(yīng)當(dāng)采取一系列措施來保障檔案信息的安全，如建立嚴(yán)格的權(quán)限管理機(jī)制，確保只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能夠訪問敏感信息。加強(qiáng)數(shù)據(jù)加密技術(shù)的應(yīng)用，防止數(shù)據(jù)被泄露和篡改。建立健全備份和恢復(fù)機(jī)制，保障檔案信息的持續(xù)可用性等。此外，還需要建立健全安全管理制度和安全培訓(xùn)機(jī)制，增強(qiáng)全體工作人員的安全意識和技能水平，從而構(gòu)建一個安全可靠的檔案管理信息化系統(tǒng)。

3.實用性原則

實用性原則是指在檔案管理信息化過程中，應(yīng)注重檔案管理工作的實際應(yīng)用價值，確保檔案信息能夠滿足用戶的需求，并為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和文化建設(shè)提供有力支撐。首先，檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案信息服務(wù)體系，提供及時、準(zhǔn)確、便捷的檔案信息查詢和利用服務(wù)；其次，積極開展檔案信息推廣和宣傳工作，提高公眾對檔案信息的認(rèn)知和利用率；最后，加強(qiáng)檔案信息資源的開放共享，促進(jìn)跨部門、跨地區(qū)檔案信息資源的整合和共享，推動檔案信息化工作向深度發(fā)展。

二、檔案管理信息化的方略

1.技術(shù)平臺建設(shè)

在檔案管理信息化中，技術(shù)平臺建設(shè)扮演著重要角色，為檔案管理系統(tǒng)的順利運(yùn)行提供堅實基礎(chǔ)，促進(jìn)了檔案資源的數(shù)字化、智能化管理。在技術(shù)平臺建設(shè)方面，需要從硬件設(shè)備設(shè)施和軟件系統(tǒng)兩個方面綜合考慮。

在硬件設(shè)備設(shè)施方面，需要投入必要的硬件設(shè)備設(shè)施，以確保檔案管理信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和高效管理。高性能服務(wù)器是構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)的核心，它承擔(dān)著存儲檔案數(shù)據(jù)、處理用戶請求等重要任務(wù)。為了應(yīng)對不斷增長的檔案數(shù)據(jù)量，需要選擇具備大容量存儲能力和高性能計算能力的服務(wù)器，以滿足系統(tǒng)的持續(xù)運(yùn)行和高效處理需求。此外，還需要考慮數(shù)據(jù)備份和災(zāi)備機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。通過建立定期備份和災(zāi)備方案，可以有效應(yīng)對硬件故障、數(shù)據(jù)丟失等意外情況，最大程度地保障檔案數(shù)據(jù)的完整性和可用性。

在軟件系統(tǒng)方面，需要開發(fā)適應(yīng)檔案管理需求的軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的采集、存儲、檢索以及利用等功能。首先，需要設(shè)計并開發(fā)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化采集和管理。通過建立數(shù)字化檔案庫、引入掃描設(shè)備，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理；其次，需要建立檔案檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案信息的快速檢索和查詢。通過設(shè)計用戶友好的檢索界面和建立高效的檢索算法，可以實現(xiàn)對檔案信息的全文檢索和精確檢索，提高檔案檢索的效率和準(zhǔn)確率；最后，還需要開發(fā)檔案利用系統(tǒng)，為用戶提供便捷的檔案查詢和服務(wù)。通過建立在線查詢平臺和開放式API接口，可以實現(xiàn)跨部門、跨地區(qū)的檔案資源共享和互聯(lián)互通，滿足用戶多樣化的查詢需求。

2.數(shù)據(jù)資源整合

在檔案管理信息化中，數(shù)據(jù)資源整合涉及對各類檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和利用，從而實現(xiàn)檔案資源的價值。第一，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化是數(shù)據(jù)資源整合的基礎(chǔ)。在檔案管理信息化過程中，各部門和地區(qū)往往存在著不同的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和格式，導(dǎo)致數(shù)據(jù)之間的不兼容和信息孤島的形成。為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效整合和共享，需要制定統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，明確數(shù)據(jù)的格式、內(nèi)容以及編碼等規(guī)范，確保不同來源的數(shù)據(jù)可以展開有效對接和整合。例如，可以建立統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)體系，明確檔案數(shù)據(jù)的基本屬性和關(guān)系，為數(shù)據(jù)整合提供標(biāo)準(zhǔn)化的參考框架；第二，數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)也是數(shù)據(jù)資源整合的重要因素。在實行數(shù)據(jù)整合和共享時，需要加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的安全管理和控制，防止數(shù)據(jù)被泄露和濫用的風(fēng)險，可以采取加密、權(quán)限控制等技術(shù)手段，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，還需要遵守相關(guān)法律法規(guī)，尊重用戶的隱私權(quán)和個人信息保護(hù)，合法合規(guī)地實施數(shù)據(jù)處理和利用。

3.服務(wù)模式創(chuàng)新

在檔案管理信息化的進(jìn)程中，服務(wù)模式的創(chuàng)新是至關(guān)重要的，它影響著檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。在信息化時代，隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案局可以通過創(chuàng)新服務(wù)模式，為用戶提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)，滿足用戶多樣化的需求。

在線服務(wù)是檔案管理信息化的重要趨勢。通過建立檔案管理在線平臺，用戶可以隨時隨地展開檔案查詢、閱覽和下載，極大地方便了用戶獲取檔案信息的渠道。在具體實施中，檔案局可以開發(fā)相應(yīng)的在線查詢系統(tǒng)和數(shù)字化檔案庫，將檔案資源數(shù)字化并上傳至網(wǎng)絡(luò)平臺，用戶可以通過網(wǎng)頁或移動端應(yīng)用在線檢索和瀏覽。此外，還可以設(shè)置在線預(yù)約系統(tǒng)，方便用戶提前預(yù)約檔案查閱時間，減少用戶等待時間，提高服務(wù)效率。

個性化服務(wù)是服務(wù)模式創(chuàng)新的重要方向。不同用戶對檔案信息的需求可能存在差異，傳統(tǒng)一刀切的服務(wù)模式已經(jīng)不能完全滿足用戶的需求。因此，檔案局可以針對不同用戶群體的特點和需求，提供個性化的檔案信息服務(wù)。例如，針對研究人員和學(xué)者，可以提供專門的研究服務(wù)，包括檔案信息檢索、文獻(xiàn)傳遞以及數(shù)據(jù)分析等。對于企業(yè)用戶，可以提供定制化的商業(yè)信息服務(wù)，幫助其獲取市場情報和競爭對手信息。在實際操作中，可以建立用戶檔案信息庫，記錄用戶的偏好和歷史查詢記錄，通過智能推薦算法為用戶提供個性化的服務(wù)建議，提高用戶滿意度和使用體驗。

三、檔案管理信息化的發(fā)展趨勢

1.向整合化、綜合化方向發(fā)展

檔案管理信息化是指利用信息技術(shù)手段對檔案管理工作展開全面、深入的改革和創(chuàng)新，以提高檔案管理效率、服務(wù)質(zhì)量和管理水平。因此，在信息技術(shù)的引領(lǐng)下，檔案管理逐漸向整合化、綜合化方向發(fā)展。

第一，檔案系統(tǒng)之間實行深度融合。在信息系統(tǒng)建設(shè)中，檔案信息系統(tǒng)與公文管理系統(tǒng)、知識管理系統(tǒng)等各類管理信息系統(tǒng)之間實現(xiàn)無縫對接，相互間可以直接調(diào)用對方的信息資源。一方面，可以加強(qiáng)檔案信息在各類管理服務(wù)和決策中的應(yīng)用；另一方面，也可以使檔案信息系統(tǒng)獲得來自其他系統(tǒng)實時更新的結(jié)構(gòu)化信息，有利于檔案信息的積累。

第二，檔案信息系統(tǒng)與相關(guān)外部系統(tǒng)互聯(lián)互通。除了組織內(nèi)部相關(guān)系統(tǒng)之間的對接，檔案信息系統(tǒng)也要通過標(biāo)準(zhǔn)化接口與政府部門信息系統(tǒng)、社會公共信息平臺等實現(xiàn)互聯(lián)互通，有助于擴(kuò)大檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用范圍，提高其開放度和服務(wù)水平。

第三，系統(tǒng)功能不斷擴(kuò)展、綜合。除傳統(tǒng)的檔案信息管理功能外，檔案信息系統(tǒng)還需要具備數(shù)據(jù)分析服務(wù)功能和信息咨詢服務(wù)功能，能夠?qū)n案信息展開多維度分析，并為用戶提供精準(zhǔn)的綜合信息服務(wù)，進(jìn)一步挖掘檔案信息價值，方便用戶便捷利用。

2.向智能化方向發(fā)展

智能化是指利用先進(jìn)的信息技術(shù)，如人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算等賦予檔案管理系統(tǒng)智能化的數(shù)據(jù)處理、分析和應(yīng)用能力，從而實現(xiàn)檔案管理工作的智能化、自動化以及精細(xì)化。

檔案管理向智能化方向發(fā)展，體現(xiàn)在智能化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用。傳統(tǒng)的檔案管理往往依賴人工處理和管理，工作效率低下，容易出現(xiàn)錯誤。而智能化的檔案管理系統(tǒng)采用人工智能技術(shù)，如自然語言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)、數(shù)據(jù)挖掘等，實現(xiàn)對檔案信息的智能化處理和管理。例如，利用自然語言處理技術(shù)，實現(xiàn)對檔案文檔的智能化分類和標(biāo)引。利用機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，實現(xiàn)對檔案信息的智能化分析和推薦。利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，實現(xiàn)對檔案信息的智能化挖掘和應(yīng)用，能夠大幅提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為檔案管理工作提供科學(xué)依據(jù)和決策支持。

檔案管理向智能化方向發(fā)展，還體現(xiàn)在智能化的檔案服務(wù)模式。智能化的檔案服務(wù)模式可以利用先進(jìn)的信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計算以及物聯(lián)網(wǎng)等，實現(xiàn)對檔案信息的智能化管理和服務(wù)。例如，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對用戶需求實行智能化分析和預(yù)測，實現(xiàn)個性化的檔案信息推送和服務(wù)。利用云計算技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的跨平臺、跨設(shè)備共享和同步，提供全天候的在線檔案查詢和服務(wù)。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)對檔案信息的智能化監(jiān)測和管理，保障檔案信息的安全和可靠，可以滿足用戶多樣化、個性化的檔案管理需求，提高檔案管理服務(wù)的水平和效果。

此外，檔案管理向智能化方向發(fā)展還需要加強(qiáng)智能化技術(shù)人才隊伍建設(shè)和智能化管理模式創(chuàng)新。檔案管理信息化的智能化建設(shè)需要具備一定的技術(shù)力量和管理經(jīng)驗，需要加強(qiáng)智能化技術(shù)人才隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的智能化技能和水平。同時，還需要不斷創(chuàng)新智能化管理模式，探索適合檔案管理智能化發(fā)展的管理機(jī)制和運(yùn)行模式，促進(jìn)檔案管理信息化向智能化方向持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

3.向云技術(shù)方向發(fā)展

檔案管理信息化的發(fā)展趨勢以向云技術(shù)方向發(fā)展最為突出，這一趨勢源自云計算技術(shù)的快速發(fā)展和普及以及對檔案管理需求的不斷增長。云技術(shù)作為一種新型的信息技術(shù)，具有高效、靈活以及可擴(kuò)展等特點，為檔案管理提供了全新的解決方案和發(fā)展機(jī)遇。首先，是構(gòu)建混合多云架構(gòu)。公共檔案、開放數(shù)據(jù)等大量非保密信息適合先行上云，放在成本較低的公有云環(huán)境，以彈性計算資源實現(xiàn)海量信息存儲與高效處理。而涉密檔案與關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)則可構(gòu)建私有云，加強(qiáng)數(shù)據(jù)隔離管控。公有云與私有云可通過混合云管理平臺實現(xiàn)互聯(lián)互通、靈活調(diào)度與管理。此外，多云架構(gòu)也是重要選擇，可根據(jù)檔案類型與業(yè)務(wù)需要選擇最適宜的云服務(wù)提供商，以提升業(yè)務(wù)適應(yīng)力；其次，加速推進(jìn)業(yè)務(wù)云上遷移，全面進(jìn)入云時代。采用云原生技術(shù)實施業(yè)務(wù)改造，實現(xiàn)業(yè)務(wù)組件和服務(wù)的容器化打包，按需彈性部署，快速構(gòu)建面向未來的云架構(gòu)體系。在這個過程中，可以依托云平臺豐富計算存儲資源，大力發(fā)展機(jī)器學(xué)習(xí)、語義理解、知識圖譜等前沿技術(shù)應(yīng)用，建設(shè)智慧檔案解決方案。同時，提升自動化和智能化水平，讓創(chuàng)新成果更快落地；最后，持續(xù)強(qiáng)化云安全管理水平。加大云上訪問權(quán)限、管理操作審計力度，利用大數(shù)據(jù)分析手段檢測異常情況，防止內(nèi)部人員泄密?？梢远ㄆ陂_展安全監(jiān)測與評估，評估現(xiàn)有防護(hù)措施效力，補(bǔ)齊系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)安全的薄弱環(huán)節(jié)。此外，可以建立完善的應(yīng)急響應(yīng)方案，并能夠熟練掌握，以便發(fā)生安全事故后可以快速、有效地定位和處置。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理信息化的發(fā)展趨勢是多元化、開放化和智能化的。未來，檔案管理將依托信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化和開放共享，為檔案管理工作的現(xiàn)代化和科學(xué)化提供更加堅實的基礎(chǔ)。同時，我們也期待檔案管理信息化能夠更好地服務(wù)于社會發(fā)展和文化傳承，為構(gòu)建數(shù)字時代的文明新風(fēng)貌做出更大的貢獻(xiàn)。

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作者單位：香格里拉市檔案館

作者簡介：和學(xué)紅（1976—），男，納西族，云南香格里拉人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理