劉志杰 林碩

摘要：煙草企業(yè)因?yàn)楫a(chǎn)品的特殊性，其生產(chǎn)和管理的過程比其他制造業(yè)更加嚴(yán)格。在企業(yè)管理環(huán)節(jié)，內(nèi)部審核的重要性也更高。在制造業(yè)信息化改造的過程中，煙草企業(yè)也進(jìn)行了全面的信息化升級，其中包括了內(nèi)審系統(tǒng)。文章對煙草企業(yè)內(nèi)審的環(huán)節(jié)進(jìn)行了全面的需求分析，提出主要功能模塊，并對系統(tǒng)進(jìn)行了設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)。在通過實(shí)際企業(yè)應(yīng)用后，證明了本系統(tǒng)的可用性，對煙草行業(yè)的內(nèi)審環(huán)節(jié)信息化改造提供了一定參考。

關(guān)鍵詞：煙草生產(chǎn)；內(nèi)部審核；信息化；企業(yè)管理

中圖分類號：TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號：1009-3044（2024）05-0128-03

0 引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的企業(yè)的管理模式已經(jīng)不能滿足客戶和消費(fèi)者的需求。因?yàn)樵诮K端消費(fèi)者手中的產(chǎn)品，需要不斷提高質(zhì)量和品質(zhì)，并且還要符合國家的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求[1-2]。特別是國家對于高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)和日益提高的消費(fèi)需求，陸續(xù)出臺(tái)一系列的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這對企業(yè)來說，傳統(tǒng)的管理模式，例如作坊式、家族式等模式，不能夠很快地適應(yīng)這些變化和需求。因此，需要不斷提高和改進(jìn)企業(yè)的管理模式，并且審核自己的運(yùn)營管理過程，去滿足和符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求[3-4]。

如何保證制度能夠順利地執(zhí)行，企業(yè)一般都設(shè)立專門的部門，從整個(gè)企業(yè)管理和生產(chǎn)運(yùn)營的角度，檢查每一個(gè)步驟是否符合要求，其中一部分還會(huì)采用其他系統(tǒng)或模塊的數(shù)據(jù)，對制度的執(zhí)行情況進(jìn)行判斷和分析結(jié)果。目前大型企業(yè)比較常用的就是內(nèi)審系統(tǒng)或者模塊，對整個(gè)制度或標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行進(jìn)行審核，并且對于沒有執(zhí)行的環(huán)節(jié)，指出明確具體的問題所在，提出整改意見，并且監(jiān)督修改完成。在這個(gè)過程中，所有涉及的部門都要參與其中，在審核的過程中，所有相關(guān)的人員都要參與其中，并且還要有回執(zhí)保證消息正確通暢地傳達(dá)和流通。

在我國，煙草企業(yè)因?yàn)楫a(chǎn)品的特殊性，在管理上與其他制造業(yè)有些不同，而且監(jiān)管更嚴(yán)格。特別是在產(chǎn)品質(zhì)量管理流程、企業(yè)運(yùn)營過程和人員管理等方面的要求更高，有很多的規(guī)范和準(zhǔn)則需要遵守[5]。特別是在產(chǎn)品質(zhì)量管理方面，企業(yè)更加重視質(zhì)量管理體系的要求，這使得企業(yè)在產(chǎn)品質(zhì)量管理上，能夠?qū)崿F(xiàn)一個(gè)閉環(huán)控制，更好地控制產(chǎn)品質(zhì)量[6]。因此，煙草企業(yè)在內(nèi)部審核方面，相對于其他的企業(yè)，更加需要一個(gè)信息化的內(nèi)審功能模塊或者軟件系統(tǒng)，來讓企業(yè)在質(zhì)量管理等方面能夠更好地執(zhí)行相關(guān)的規(guī)范和準(zhǔn)則[7-8]。

本文從煙草企業(yè)對內(nèi)部審核軟件的需求出發(fā)，結(jié)合煙草企業(yè)的實(shí)際需求，設(shè)計(jì)了面向煙草企業(yè)的綜合指標(biāo)管理的內(nèi)審系統(tǒng)，對企業(yè)生產(chǎn)和運(yùn)營管理所需要的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則執(zhí)行情況進(jìn)行信息化管理，來解決煙草企業(yè)的實(shí)際問題。

1 內(nèi)部審核系統(tǒng)的需求分析

因?yàn)楫a(chǎn)品的特殊性，煙草企業(yè)在生產(chǎn)和運(yùn)用時(shí)，需要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則，所以系統(tǒng)的設(shè)計(jì)也需要圍繞這些方面展開，主要包括質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境管理標(biāo)準(zhǔn)和職業(yè)健康管理標(biāo)準(zhǔn)。其中比較重要的是質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)。

對于質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)，產(chǎn)品要求可由顧客規(guī)定，或由組織通過預(yù)測顧客的要求規(guī)定，或由法規(guī)規(guī)定。在某些情況下，產(chǎn)品要求和有關(guān)過程的要求可包含在諸如技術(shù)規(guī)范、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、過程標(biāo)準(zhǔn)、合同協(xié)議和法規(guī)要求中。質(zhì)量管理體系方法鼓勵(lì)組織分析顧客要求，規(guī)定相關(guān)的過程，并使其持續(xù)受控，以實(shí)現(xiàn)顧客能接受的產(chǎn)品。質(zhì)量管理體系能提供持續(xù)改進(jìn)的框架，以增加顧客和其他相關(guān)方滿意的機(jī)會(huì)。質(zhì)量管理體系還就組織能夠提供持續(xù)滿足要求的產(chǎn)品，向組織及其顧客提供信任。采用質(zhì)量管理體系的組織能對其過程能力和產(chǎn)品質(zhì)量樹立信心，為持續(xù)改進(jìn)提供基礎(chǔ)，從而增進(jìn)顧客和其他相關(guān)方滿意并使組織成功。

內(nèi)審系統(tǒng)的功能，需要能夠滿足煙草企業(yè)對整個(gè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行信息化管理的需求。所以在系統(tǒng)中主要包含內(nèi)審準(zhǔn)則設(shè)置、整改要求設(shè)置、內(nèi)審?fù)ㄖ?、?nèi)審問題整改、內(nèi)審歸檔和內(nèi)審查詢的功能。

2 內(nèi)審系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

根據(jù)煙草企業(yè)的實(shí)際需求，設(shè)計(jì)了相關(guān)的功能模塊，包括內(nèi)審準(zhǔn)則設(shè)置模塊、整改要求模塊、內(nèi)審?fù)ㄖK、內(nèi)審問題整改模塊、內(nèi)審歸檔模塊和內(nèi)審查詢模塊。每一個(gè)模塊的具體功能設(shè)計(jì)如下。

2.1 內(nèi)審準(zhǔn)則設(shè)置

內(nèi)審準(zhǔn)則設(shè)置模塊管理三大類別（質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境管理標(biāo)準(zhǔn)和職業(yè)健康管理標(biāo)準(zhǔn)）的內(nèi)審準(zhǔn)則。內(nèi)審準(zhǔn)則包含編號（不能重復(fù)）、類別（質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境管理標(biāo)準(zhǔn)和職業(yè)健康管理標(biāo)準(zhǔn)）、說明、創(chuàng)建時(shí)間、創(chuàng)建人、最后編輯時(shí)間、編輯人、狀態(tài)（編輯中或者已啟用）等。

在本模塊中，可以按照準(zhǔn)則類別、創(chuàng)建日期、編號、說明等條件進(jìn)行查詢，顯示準(zhǔn)則列表，并列出編號、創(chuàng)建時(shí)間、最后編輯時(shí)間、說明等信息。也可以對準(zhǔn)則進(jìn)行增加、修改、刪除等操作。因?yàn)楦黜?xiàng)準(zhǔn)則是內(nèi)審的依據(jù)，所以準(zhǔn)則也需要進(jìn)行修訂，需要提供相關(guān)功能去維護(hù)準(zhǔn)則的狀態(tài)，包括編輯中、已啟動(dòng)等，但已經(jīng)使用的準(zhǔn)則不能改回建立狀態(tài)。在刪除準(zhǔn)則時(shí)，不允許刪除已經(jīng)占用或者啟動(dòng)的準(zhǔn)則。

2.2 整改要求設(shè)置

整改要求模塊是將內(nèi)審的審核結(jié)果反饋給被審核方，包括對照的準(zhǔn)則內(nèi)容、存在的問題和可能存在的問題都記錄下來。這樣被審核對象可以知道如何整改，并且知曉違反了哪些準(zhǔn)則和要求。

因?yàn)樵诟鞣N部門的實(shí)際工作流程中，問題的種類比較多樣，所以該模塊需要有較高的自由度，在操作中使用者能夠?qū)栴}有較大的描述空間。在設(shè)計(jì)上，界面可能會(huì)比較簡單，能夠固定的內(nèi)容只有選擇涉及的相關(guān)準(zhǔn)則。所以這個(gè)模塊的功能可能看起來簡單，但是非常重要。

2.3 內(nèi)審?fù)ㄖ?/p>

在進(jìn)行內(nèi)部審核之前，首先需要通知到審查對象，并且在通知中應(yīng)該能夠詳細(xì)地通知審核的時(shí)間、范圍、內(nèi)容和對象。在這一模塊中，需要給審查對象提供詳細(xì)的信息。信息包括但是不限于內(nèi)審標(biāo)題和編號、參照的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則、審核的類型、審核的目的、審核時(shí)間、審核的范圍和對象，以及相關(guān)聯(lián)的人員信息。對于以上信息，在錄入時(shí)，需要將系統(tǒng)中已有的相關(guān)信息進(jìn)行選擇，審核的要求則需要詳細(xì)描述，參照的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則需要準(zhǔn)確。在整個(gè)審核的流程中的人員，也需要記錄在其中。因?yàn)檫@個(gè)模塊記錄的信息，是審核的重要部分，其結(jié)果可以幫助改正企業(yè)管理流程中的問題，也可以證明企業(yè)管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。

同時(shí)，內(nèi)審?fù)ㄖ畔ⅲ残枰邆湟话阈畔⑾到y(tǒng)的增刪改查等功能，方便信息的讀取和修改。因?yàn)閷徍说臅r(shí)候需要參照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則，所以這部分內(nèi)容必須通過點(diǎn)選完成，而不是手動(dòng)輸入，可以保證信息的準(zhǔn)確和嚴(yán)謹(jǐn)。在確認(rèn)填寫的信息無誤后，可以發(fā)布給相關(guān)的用戶，通知其在規(guī)定時(shí)間完成審核流程。

2.4 內(nèi)審問題整改

在完成審核后，需要將內(nèi)審的結(jié)論反饋給審核對象，特別是對于不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的方面，需要提交不符合報(bào)告，記錄問題，并且提出整改措施，使其在整改后能夠符合準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)的要求。內(nèi)審問題整改模塊，需要記錄審核中發(fā)現(xiàn)的不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的內(nèi)容，并且結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)提出改進(jìn)措施。所以，在不符合報(bào)告中需要記錄對審查內(nèi)容的描述，特別是不符合要求的方面，也要選擇不符合的準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)名稱和條目清單。同時(shí)，也要對不符合的部分提出整改意見，讓其能夠盡快符合相關(guān)要求。

內(nèi)審問題整改也需要對記錄的信息實(shí)現(xiàn)查詢和增加修改功能，作為企業(yè)管理的關(guān)鍵信息，提交給管理人員，用于后期數(shù)據(jù)分析和定期總結(jié)。

2.5 內(nèi)審歸檔

內(nèi)審歸檔模塊，負(fù)責(zé)將內(nèi)審?fù)ㄖ蛢?nèi)審整改通知等內(nèi)審文檔進(jìn)行歸檔，方便未來的總結(jié)和數(shù)據(jù)分析。通過選擇文檔類型，可以查詢不同類型的內(nèi)審文檔，也可以設(shè)置更多的查詢條件。將需要?dú)w檔的內(nèi)審文件進(jìn)行歸檔操作。

2.6 內(nèi)審查詢

在內(nèi)審歸檔模塊，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了內(nèi)審查詢的部分功能，在內(nèi)審查詢模塊還需要能夠查詢其他類型的內(nèi)審文檔和記錄，例如內(nèi)審?fù)ㄖ取Ａ硗?，在?nèi)審查詢模塊中，不需要?dú)w檔功能，需要的是內(nèi)審顯示功能，將查詢的內(nèi)審文檔顯示出來。雖然內(nèi)審查詢模塊和內(nèi)審歸檔模塊部分功能重疊，但是并不能完全地覆蓋，所以需要用2個(gè)模塊去分別實(shí)現(xiàn)。

3 系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

本文的面向煙草企業(yè)的綜合指標(biāo)管理的內(nèi)審系統(tǒng)，是對企業(yè)進(jìn)行信息化管理改進(jìn)，所以系統(tǒng)建立時(shí)，需要企業(yè)有一定的信息化基礎(chǔ)。那么本系統(tǒng)可以建立在現(xiàn)有信息化平臺(tái)上，或者與企業(yè)現(xiàn)有的信息化管理系統(tǒng)結(jié)合，對部分?jǐn)?shù)據(jù)統(tǒng)一管理，防止企業(yè)在信息化建設(shè)上出現(xiàn)數(shù)據(jù)冗余和不一致的情況。

本系統(tǒng)可以獨(dú)立開發(fā)，也可以基于現(xiàn)有系統(tǒng)的架構(gòu)開發(fā)。在實(shí)際應(yīng)用中，人們在某煙草企業(yè)中設(shè)計(jì)并開發(fā)了綜合指標(biāo)管理的內(nèi)審系統(tǒng)。其內(nèi)審?fù)ㄖK界面如圖2所示。

4 結(jié)論

本文針對煙草企業(yè)的信息化改造需求，對其內(nèi)審系統(tǒng)進(jìn)行信息化升級，將現(xiàn)有的人工審核方式提升為企業(yè)信息管理平臺(tái)的一部分，而且將各個(gè)審核的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則集中到一起，大大提高了企業(yè)內(nèi)審的效率，并且審核報(bào)告更全面，更易于用戶查閱和分析。通過對實(shí)際企業(yè)的開發(fā)和部署，證明了這一系統(tǒng)的可用性和高效性，對煙草行業(yè)展開更廣泛的信息化、智能化提升有著實(shí)際的意義。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張艮水，郭子國，蘭志超，等.數(shù)字化管理下的煙草生產(chǎn)管理升級與轉(zhuǎn)型[J].上海輕工業(yè)，2023（3）：99-101.

[2] 趙坤.煙草生產(chǎn)企業(yè)基于信息化系統(tǒng)的全員全過程全系統(tǒng)設(shè)備運(yùn)維管理探討[J].中國設(shè)備工程，2022（14）：23-25.

[3] 王武林，常建，曹珊.職業(yè)健康安全管理體系與煙草企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化融合運(yùn)行研究[J].中小企業(yè)管理與科技，2022（6）：170-172.

[4] 楊鈞源.煙草企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)實(shí)踐與思考[J].中國市場，2021（27）：77-78.

[5] 楊鈞源.煙草企業(yè)安全生產(chǎn)管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].中國管理信息化，2021，24（10）：90-91.

[6] 盧建平.淺談煙草企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)[J].科技資訊，2021，19（4）：93-95.

[7] 鐘琳，程思軍，沈軍，等.基于大數(shù)據(jù)拓?fù)湓O(shè)計(jì)的煙草生產(chǎn)全流程質(zhì)量智慧追溯系統(tǒng)設(shè)計(jì)[J].微型電腦應(yīng)用，2022，38（8）：66-69.

[8] 楊銳.煙草生產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)銷存精益管理研究[D].北京：北京化工大學(xué)，2023.

【通聯(lián)編輯：梁書】