于 藍(lán)／文

為了適應(yīng)新的社會(huì)發(fā)展趨勢，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對檔案的管理需要投入更多的精力，尤其是在人事檔案方面。同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)在信息化管理的基礎(chǔ)上不斷發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的優(yōu)勢，將傳統(tǒng)和現(xiàn)代兩種管理方式不斷融合，加以改進(jìn)，讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理方式變得多元化和現(xiàn)代化，提升管理質(zhì)量和效率，最終讓信息化建設(shè)服務(wù)于人事檔案管理體系，讓其發(fā)揮相應(yīng)的價(jià)值。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想對工作中產(chǎn)生的各種文書進(jìn)行整理，為今后的發(fā)展提供相關(guān)的理論基礎(chǔ)和依據(jù)，需要結(jié)合相關(guān)的技術(shù)來進(jìn)行分類存放和管理。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案具有一定的復(fù)雜性，為了使檔案得到妥善保存，相關(guān)人員需要與時(shí)俱進(jìn)，這給相關(guān)人員帶來了巨大的挑戰(zhàn)，部分檔案甚至因?yàn)榇娣盘枚霈F(xiàn)破損和丟失等情況，影響了檔案的完整性。在具體工作實(shí)施的過程中，要充分應(yīng)用現(xiàn)行的信息技術(shù)，讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作更上一層樓，這樣才能充分體現(xiàn)新時(shí)期人事檔案管理工作的先進(jìn)行和時(shí)代性，同時(shí)讓檔案管理工作成為單位的代表性工作，也能更真實(shí)地記錄機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員的工作事跡，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人才建設(shè)提供可靠的保障，對相關(guān)單位今后的發(fā)展也具備重要價(jià)值。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)和必要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位作為國家重要組成部分之一，相較于企業(yè)而言，具有公益性、非盈利性的特征，這也導(dǎo)致其人事檔案信息具有一定的復(fù)雜性，相應(yīng)地，檔案管理要求也更加嚴(yán)格和規(guī)范。機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理涉及人事變動(dòng)、工作紀(jì)要等，相關(guān)人員在管理時(shí)要做到嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，否則將對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事管理造成不利影響。隨著信息化進(jìn)程的不斷加速，紙質(zhì)文檔管理的模式已經(jīng)不能滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的需求，推進(jìn)檔案信息化管理無疑是節(jié)約人力物力的重要方式。同時(shí)，隨著無紙化辦公時(shí)代的到來，相關(guān)工作在各個(gè)方面均會(huì)發(fā)生變化，對此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理制度需要除舊納新，管理類型也要作出相應(yīng)調(diào)整，這對單位未來的發(fā)展有積極作用。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

一是讓人事檔案管理更加安全。傳統(tǒng)檔案管理工作大部分采用紙質(zhì)管理，隨著時(shí)間的推移，檔案難免會(huì)因保存不當(dāng)而出現(xiàn)紙張破損、信息丟失的情況。一旦信息丟失，對單位的檔案管理工作就會(huì)造成嚴(yán)重影響，進(jìn)而導(dǎo)致正常工作受到阻礙。在這些工作中引入現(xiàn)代信息技術(shù)，能一改以往紙質(zhì)檔案管理的繁雜、冗長，將文檔變成電子形式，結(jié)合數(shù)字化無紙辦公技術(shù)，不只儲(chǔ)存規(guī)模變得更大，也使檔案更不容易丟失，對于長期管理而言，這種方式的安全性更高。此外，在不同的機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，人事檔案的機(jī)密性不同，面對需要嚴(yán)格保密的文件，信息化管理則能對文檔進(jìn)行加密，實(shí)現(xiàn)更加穩(wěn)妥的儲(chǔ)存，并確保嚴(yán)格保密。

二是讓管理工作更加高效。在相關(guān)的管理工作中，材料數(shù)量巨大，工作人員每天要面臨各種不同類型的文件。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，想要實(shí)現(xiàn)對某種檔案的快速查找，十分費(fèi)力且耗時(shí)巨大。同時(shí)，這類單位涉及的工作內(nèi)容十分復(fù)雜，其中包含大量的文獻(xiàn)資料，這給相關(guān)人員的工作造成了更多挑戰(zhàn)。為了減輕相關(guān)人員的工作壓力，可對海量文獻(xiàn)資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，不斷壓縮文檔，為管理人員節(jié)約時(shí)間和精力。

三是減輕檔案管理人員的工作壓力。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員日常需要將復(fù)雜的檔案進(jìn)行分類整理和存放，這類工作通常需要消耗大量精力和時(shí)間，工作人員自身壓力也很大。通過信息化建設(shè)，工作人員在整理的過程中會(huì)更加方便迅速，也更加方便各個(gè)部門查閱，其工作壓力也會(huì)隨之降低。

信息化技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

提高檔案信息的傳遞速度并保障其安全性

相關(guān)工作要想穩(wěn)步開展，對財(cái)力、物力及人力的消耗較大，檔案在傳遞過程中也會(huì)面臨一定損耗，這對人事檔案管理工作造成了一定阻礙。將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化成電子文檔進(jìn)行傳輸，不光傳輸速度能得到提升，檔案被盜取的可能性也會(huì)降低，還能最大限度節(jié)約傳輸成本，防止文檔丟失。

讓管理更加高效

結(jié)合現(xiàn)行相關(guān)人事檔案管理工作的變化，需要結(jié)合其變化趨勢對管理工作進(jìn)行調(diào)整。這種調(diào)整及維護(hù)利用本身就是一項(xiàng)巨大而艱難的工作，管理工作更是十分復(fù)雜，這是導(dǎo)致管理效率低下的原因之一。由此可見，將信息技術(shù)引入機(jī)關(guān)事業(yè)單位中十分有必要。有了信息技術(shù)的加持，能迅速解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理難題，并建立起人事檔案管理的專業(yè)信息平臺(tái)，提升相關(guān)工作的時(shí)效性，不光能簡化工作，更加能讓檔案管理質(zhì)量邁上新臺(tái)階，工作人員也能變得更加輕松。

提高檔案保存的穩(wěn)定性

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于長期存放，難免出現(xiàn)紙張缺失，甚至檔案丟失事件。要想這些檔案得到更加長久的存放，應(yīng)充分利用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行備份和儲(chǔ)存，使文檔變得更加安全可靠，也為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)工作添磚加瓦。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化的影響因素專業(yè)的管理人才的影響

結(jié)合現(xiàn)行的管理狀態(tài)，部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作仍然延用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的方式，很多檔案管理人員是臨近退休的老人，他們對于信息化管理技術(shù)的接受能力有限，同時(shí)在這方面的專業(yè)人才比較匱乏，這在一定程度上對單位的人事檔案管理造成了制約。為了提升相關(guān)工作的效能，促使管理工作不斷優(yōu)化，管理人員需要具備極高的專業(yè)技能，需要不斷深造學(xué)習(xí)，同時(shí)大量引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才，提升人事檔案管理工作效率。

本文提出了基于磁開關(guān)的近方波脈沖Marx發(fā)生器技術(shù)路線，摒棄了傳統(tǒng)發(fā)生器中的氣體開關(guān)與觸發(fā)系統(tǒng)，利用磁開關(guān)磁場的同步控制，保證各級開關(guān)同步導(dǎo)通。同時(shí)，基于多倍頻電壓脈沖的疊加原理，使得發(fā)生器具備輸出方波脈沖的能力。

檔案信息化數(shù)據(jù)庫完善程度的影響

隨著信息技術(shù)的普及，人們對其的接受程度也在不斷提升，并且組建了相應(yīng)的信息資源庫，但是在設(shè)備方面仍需加強(qiáng)，這樣最終才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的二次利用。同時(shí)，完善人事檔案信息庫，更能促進(jìn)相關(guān)檔案的有效使用和流通。

領(lǐng)導(dǎo)層檔案管理信息化意識(shí)的影響

隨著智能化辦公模式的推廣，大部分人員均在逐漸接受這種新的工作方式，但仍然存在部分領(lǐng)導(dǎo)對于信息化的理解不夠透徹，簡單理解為只要將相關(guān)人事檔案錄入電腦就能形成信息化管理，對信息化的接受程度存在偏差，這種偏差會(huì)導(dǎo)致認(rèn)知的局限性，在一定程度上對人事檔案管理有所阻礙。這就需要領(lǐng)導(dǎo)層在日常的工作中不斷強(qiáng)化自身意識(shí)，讓人事檔案管理工作受到應(yīng)有的重視，逐漸融入信息化管理技術(shù)，最終讓該項(xiàng)工作的效益得到質(zhì)的提升。

檔案管理信息化工作經(jīng)費(fèi)影響

人事檔案管理要想實(shí)現(xiàn)信息化管理，就需要建設(shè)相關(guān)系統(tǒng)，但由于單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對該項(xiàng)工作的重視，沒有給予足夠的資金支持，所以檔案管理設(shè)備設(shè)施比較匱乏，這也對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作造成了一定阻礙。只有積極關(guān)注，投入更多經(jīng)費(fèi)，方能促進(jìn)人事檔案的信息化建設(shè)水平得到提升。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的辦法和建設(shè)路徑

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的辦法

1.提升信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事信息化管理是一項(xiàng)需要高端技術(shù)支撐的工作，這就需要引進(jìn)更多先進(jìn)人才，提升相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)，不斷加強(qiáng)科技人才管理。一是要對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)。二是加大技術(shù)人才引進(jìn)力度，并在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部培養(yǎng)更多懂得管理和信息化技術(shù)的復(fù)合型人才，打造高質(zhì)量人事檔案管理系統(tǒng)，提高人事檔案信息化管理程度。

2.強(qiáng)化檔案管理人員的基本技能

要想從根源上提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理效率，首先要從管理層入手，提升其專業(yè)認(rèn)知，進(jìn)而降低其工作難度，這就要求相關(guān)人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷推動(dòng)人事檔案管理工作的發(fā)展。基于以上背景，相關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)技能訓(xùn)練，比如促使相關(guān)人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作技能，使其掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)及技能，為檔案管理信息化建設(shè)提供關(guān)鍵人才。

3.加大人事檔案管理信息化資金投入

建設(shè)相關(guān)系統(tǒng)離不開充足的資金，需要加大資金投入力度，購買先進(jìn)的設(shè)備和設(shè)施，從各個(gè)方面加以強(qiáng)化，為檔案信息化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，要充分發(fā)揮相關(guān)社會(huì)資源的效用，不斷加強(qiáng)相關(guān)利益的聯(lián)系。

4.加大人事檔案信息化建設(shè)力度

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要想迅速實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)，需要羅列重點(diǎn)，分清主次，并對相關(guān)工作加以引導(dǎo)。首先，要逐漸將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，對現(xiàn)有文件進(jìn)行升級處理，并根據(jù)文檔類型進(jìn)行分類，采用專業(yè)表格來進(jìn)行管理，提升文件檢索效率。其次，提升相關(guān)人員的網(wǎng)絡(luò)素養(yǎng)，讓檔案管理更加安全。最后，建立健全信息化系統(tǒng)，對所有信息進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，讓信息利用變得更加高效。

5.提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的信息化意識(shí)

目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要不斷提升信息化意識(shí)，不斷推動(dòng)人事檔案管理工作向信息化領(lǐng)域發(fā)展，并倡導(dǎo)單位人員對信息化建設(shè)給予足夠支持。同時(shí)，要在全單位開展信息化建設(shè)工作，部門之間應(yīng)該協(xié)同合作，及時(shí)溝通和交流，真正保證信息化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)。必要的情況下，可在單位實(shí)施獎(jiǎng)懲制度，不斷激勵(lì)員工積極上進(jìn)，主動(dòng)參與到信息化建設(shè)工作中，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單的信息化建設(shè)水平不斷提升。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化的建設(shè)路徑

1.與信息技術(shù)研發(fā)公司協(xié)作，研發(fā)機(jī)關(guān)事業(yè)單位適用的管理

軟件

目前，國家的信息化進(jìn)程不斷加速，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理信息化建設(shè)將面臨更多挑戰(zhàn)。不同單位在信息檔案方面的差異十分明顯，因此各個(gè)單位需要選擇適合各自單位情況的檔案管理軟件。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在建立人事檔案系統(tǒng)時(shí)，需要對單位人事檔案體系進(jìn)行詳細(xì)拆解，不斷完善相關(guān)問題?？梢砸揽咳ブ行幕夹g(shù)將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變成為電子文檔，同時(shí)建立起專業(yè)的文檔機(jī)制，或者另外聘請專業(yè)的技術(shù)人員，建立一套相應(yīng)的檔案識(shí)別系統(tǒng)；還可結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)采集技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)檔案的智能化和電子化管理。

2.提高檔案信息化水平，加快搭建規(guī)模較大的檔案管理信息化系統(tǒng)

良好的軟件和硬件系統(tǒng)是機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案系統(tǒng)升級的重要條件，就當(dāng)下的管理?xiàng)l件而言，軟硬件的升級是十分有必要的。相關(guān)單位要重點(diǎn)將資金集中在這一方面，對人事檔案管理工作給予充分支持。為了防止文檔遺失和損害，需要提高電子文檔的安全性能，同時(shí)要對已經(jīng)儲(chǔ)存的信息進(jìn)行深加工，實(shí)現(xiàn)對檔案的有效保管和利用。比如，在相關(guān)區(qū)域進(jìn)行文檔的備份和升級、對相關(guān)資料進(jìn)行加密處理，同時(shí)對需要儲(chǔ)存的文件進(jìn)行科學(xué)審核，不斷擴(kuò)充信息庫，形成規(guī)模較大的人事檔案管理信息化系統(tǒng)。

3.強(qiáng)化檔案管理信息化理念，組建專業(yè)的檔案管理信息化人才隊(duì)伍

第一，加大檔案管理部門的人力、物力和資金投入，提高人員的綜合素質(zhì)。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對人事檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，鼓勵(lì)工作人員主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，提高自身的人事檔案管理信息化能力，并盡快實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的人事檔案管理人員向信息化管理人才轉(zhuǎn)型，將檔案管理信息化工作提高到一個(gè)新的水平。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息化建設(shè)過程中，管理人員的信息化觀念尤為重要，是實(shí)現(xiàn)管理信息化的重要保證。同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要制訂相應(yīng)的短期、中期和中長期計(jì)劃，確保檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)具有規(guī)劃性，還要對專門的檔案工作人員進(jìn)行全面的監(jiān)督和指導(dǎo)，不斷提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效性。