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基于財務(wù)共享服務(wù)中心的內(nèi)部審計探究

2024-05-22 18:23:30張智穎
今日財富 2024年12期
關(guān)鍵詞:服務(wù)平臺審計工作信息系統(tǒng)

張智穎

便捷、高效的財務(wù)共享服務(wù)中心使企業(yè)的審計方法和審計模式產(chǎn)生了重大變革。財務(wù)共享服務(wù)模式下的內(nèi)部審計優(yōu)化了傳統(tǒng)審計方法,推進審計工作高質(zhì)量發(fā)展。本文描述了這種模式下的內(nèi)部審計給企業(yè)帶來的價值,并從審計人員、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的串聯(lián)及審計系統(tǒng)的發(fā)展方面闡述了內(nèi)部審計面臨的挑戰(zhàn)。

財務(wù)共享模式是一種基于云計算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代技術(shù)的全新的企業(yè)管理模式,它簡化了企業(yè)之前重復(fù)、繁瑣的業(yè)務(wù)流程,并進行標(biāo)準(zhǔn)化處理,在云平臺中重新整合、分析數(shù)據(jù)信息,以此評估企業(yè)的業(yè)務(wù)與財務(wù)流程。財務(wù)共享服務(wù)中心是指財務(wù)管理與電子商務(wù)模式的有機結(jié)合,以財務(wù)管理為重點,服務(wù)于內(nèi)部單位和部門,并使用信息系統(tǒng)進行遠程計費、會計和報告。財務(wù)共享服務(wù)中心以規(guī)模經(jīng)濟為理論基礎(chǔ),將分布在不同地區(qū)的子公司的會計職能轉(zhuǎn)移給財務(wù)共享服務(wù)中心,從而降低因子公司所在地分散而造成的財務(wù)人員人力成本上升,管理效率低下等問題。財務(wù)共享服務(wù)平臺為企業(yè)提供了一個時空無限的監(jiān)管平臺,使內(nèi)部審計工作不再局限于傳統(tǒng)審計的現(xiàn)場檢查方式,拓展了內(nèi)部審計的方式方法和工作范圍。內(nèi)部審計信息化,不應(yīng)僅僅是審計部門出具的審計方案及審計成果的留存歸檔,還應(yīng)包含審前階段審計資料的收集、審計實施階段審計數(shù)據(jù)庫的形成,最終實現(xiàn)審計工作無紙化辦公。

一、傳統(tǒng)審計模式的弊端

集團子公司業(yè)務(wù)分布廣,地點分散,每一個子公司的財務(wù)數(shù)據(jù)均儲存在各自的會計核算系統(tǒng)中,關(guān)聯(lián)度不高,彼此之間難以有效溝通。集團以往的審計模式均為現(xiàn)場審計,審計資料的獲取需要實地獲取,耗費大量人力物力,如果想對集團某一板塊的公司進行審計,需要收集、整合及處理各子公司的審計數(shù)據(jù),工作難度較大。一旦處理不當(dāng)出現(xiàn)誤差,會影響整體的審計成果。在數(shù)據(jù)整理階段,傳統(tǒng)審計沒有利用先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行核算和統(tǒng)計,加大了審計人員處理數(shù)據(jù)的難度。既要求審計人員對不同公司的財務(wù)數(shù)據(jù)進行分類整合,還要分析數(shù)據(jù),過程繁瑣且耗時,工作效率不高。

二、財務(wù)共享服務(wù)模式下內(nèi)部審計的實施

財務(wù)共享服務(wù)模式下的內(nèi)部審計,主要是借助財務(wù)共享服務(wù)平臺,利用互聯(lián)網(wǎng)及先進的信息處理技術(shù)進行海量數(shù)據(jù)的收集和分析,實現(xiàn)非現(xiàn)場審計下審計疑點的形成,并得出審計結(jié)論。根據(jù)內(nèi)部審計的流程可知,財務(wù)共享服務(wù)模式下的內(nèi)部審計基本流程如下:

(一)審計準(zhǔn)備階段

在財務(wù)共享服務(wù)模式下,內(nèi)部審計應(yīng)選取合適的審計人員組成審計小組,審計團隊成員不僅需要懂得金融、采購、法律等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專業(yè)知識,還需要具備一定水平的計算機技能和數(shù)據(jù)處理能力。在審計準(zhǔn)備階段,審計團隊可以充分利用財務(wù)共享服務(wù)平臺的數(shù)據(jù)集中和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化優(yōu)勢,全面了解被審單位的財務(wù)狀況。基于財務(wù)共享服務(wù)模式的內(nèi)部審計,關(guān)注重點通常是衡量根據(jù)財務(wù)共享服務(wù)模式提交的財務(wù)報表是否滿足管理層的決策需要。在確定審計目標(biāo)后,審計團隊可以使用財務(wù)共享服務(wù)平臺獲取公司近年來的財務(wù)狀況和經(jīng)營業(yè)績。在對數(shù)據(jù)進行處理和分析后,可以提前評估審計風(fēng)險,并設(shè)定審計工作的重點,形成審計工作計劃。

(二)審計現(xiàn)場階段

基于財務(wù)共享服務(wù)模式的內(nèi)部審計的現(xiàn)場審計階段,應(yīng)主要包括數(shù)據(jù)的收集、處理和分析,編制審計情況說明表、審計問題討論表等審計工作底稿和起草審計報告。在數(shù)據(jù)收集階段,由于企業(yè)在財務(wù)共享服務(wù)模式的基礎(chǔ)上實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和形式化,集團總部和子公司的財務(wù)數(shù)據(jù)由財務(wù)共享服務(wù)中心處理并存儲在平臺上,某些特定的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)如財務(wù)共享對標(biāo)分析表、在建項目管理費統(tǒng)計表可將標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)格式上傳并保存至財務(wù)共享服務(wù)平臺,審計組只需利用專門的審計查詢賬號就可以訪問與收集數(shù)據(jù),且這些數(shù)據(jù)不需審計組重復(fù)驗證。通過財務(wù)共享服務(wù)平臺,審計人員不僅可以獲取企業(yè)的會計憑證、賬目、財務(wù)報告報表等有明確定義格式的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),還可通過影像系統(tǒng)獲取對應(yīng)的原始憑證、票據(jù)、合同等非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。審計人員從財務(wù)共享服務(wù)平臺中提取出有用的審計數(shù)據(jù)后,就可以形成審計數(shù)據(jù)資源池。

在數(shù)據(jù)處理階段,首先需要對審計數(shù)據(jù)資源池中的數(shù)據(jù)進行預(yù)處理,即數(shù)據(jù)抽取、數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)清洗和數(shù)據(jù)融合。審計人員可以將財務(wù)、非財務(wù)數(shù)據(jù)進行挖掘與分析,找出異常數(shù)據(jù),同時將財務(wù)共享服務(wù)平臺的財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián)分析,找出數(shù)據(jù)間存在的規(guī)律。通過這一過程可以過濾掉各類數(shù)據(jù)中存在沖突或需要糾正的部分,將信息一致或重復(fù)的數(shù)據(jù)合并,形成審計數(shù)據(jù)庫,進一步提高審計數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

在數(shù)據(jù)分析階段,審計人員不僅要關(guān)注在線網(wǎng)報系統(tǒng)與會計記賬系統(tǒng)之間的關(guān)系,還要審計在線網(wǎng)報系統(tǒng)中結(jié)算管理、制單、審核和歸檔等業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制。具體的分析數(shù)據(jù)的方法如下:

一是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。用于處理審計數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的自動化數(shù)據(jù)挖掘算法并識別與不同數(shù)據(jù)相關(guān)的潛在或不可預(yù)見的問題,并檢測審計疑點。

二是多維分析法。審計人員利用審計數(shù)據(jù)庫中的多維數(shù)據(jù)從不同角度總結(jié)、關(guān)聯(lián)和分類數(shù)據(jù)。多維分析法較容易找出可能存在的業(yè)務(wù)流程問題,形成審計疑點,然后通過多維數(shù)據(jù)集合體審計獲取審計證據(jù),得出審計結(jié)論。

三是數(shù)據(jù)查詢技術(shù)。使審計人員能夠使用SQL語句模糊或交叉查詢多個表單,從而識別潛在的業(yè)務(wù)問題,提出審計疑慮并得出審計結(jié)論。

(三)內(nèi)部審計報告階段與后續(xù)審計

內(nèi)部審計人員在完成問題討論表的編制與復(fù)核后,需要與被審單位溝通并結(jié)合其回復(fù)的產(chǎn)生原因、審計目標(biāo)等得出審計意見并擬定審計報告。審計團隊?wèi)?yīng)及時征求被審計單位的意見,并在充分考慮被審單位管理層的意見后出具審計報告。審計人員將審計報告與審計建議上傳至集團公司審計信息系統(tǒng)后,還需將反映審計過程的資料、審計工作底稿、審計證據(jù)等審計檔案上傳至審計信息系統(tǒng)存檔。后續(xù)審計主要包括在審計報告規(guī)定的整改時限內(nèi)跟蹤督促被審計單位及時反饋整改報告,并要求同步反饋整改支持性附件。審計組根據(jù)整改報告判斷整改措施是否切實可行,并根據(jù)整改措施及整改支持性附件判斷問題是否已落實整改,并定期監(jiān)督整改效果,確保被審計單位已采取合理行動糾偏。同時,通過風(fēng)險提示、管理建議等審計結(jié)果的反饋機制完善企業(yè)內(nèi)控制度體系,實現(xiàn)內(nèi)部審計促進企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)。

三、財務(wù)共享服務(wù)模式下進行內(nèi)部審計的優(yōu)勢

(一)改變內(nèi)部審計方式

集團以往的年度審計計劃大部分是人力資源部委托的離任審計和所屬單位上報的結(jié)決算審計。這些均為事后審計,往往采用現(xiàn)場審計的形式,無法實現(xiàn)審計的適時性。許多審計發(fā)現(xiàn)問題已成事實無法整改,發(fā)生的損失亦無法追回,導(dǎo)致審計效果大打折扣。另外,由于集團所屬單位眾多且分散,現(xiàn)有審計人員力量不足,導(dǎo)致采用現(xiàn)場審計的方式難以做到審計全覆蓋。財務(wù)共享服務(wù)模式下的內(nèi)部審計,利用非現(xiàn)場審計的方式首先找出審計關(guān)注點及風(fēng)險,再有針對性地進行現(xiàn)場審計,使得內(nèi)部審計可以貫穿于公司財務(wù)信息發(fā)生的全過程,將內(nèi)部審計工作融入事前、事中以及事后,這使內(nèi)部審計始終處于主動和及時的狀態(tài)。同時,利用財務(wù)共享模式獲取更加全面的數(shù)據(jù)信息,對涉及單位的經(jīng)營活動進行跟蹤、分析和評價,從中找尋審計風(fēng)險及審計疑點,通過暴露的審計風(fēng)險探索集團經(jīng)營管理是否存在可以優(yōu)化完善的部分,實現(xiàn)了審計方式的轉(zhuǎn)變。從事后審計轉(zhuǎn)變?yōu)槿^程審計,從抽樣審計轉(zhuǎn)變?yōu)檎w審計,除了可以全面掌握加入共享服務(wù)的所屬單位的經(jīng)營活動,同時可以反映出集團在經(jīng)營管理方面是否存在漏洞,對經(jīng)營管理提出建設(shè)性意見,提升企業(yè)價值。

(二)降低審計成本

集團傳統(tǒng)的審計需要審計人員到現(xiàn)場工作,且取得的審計數(shù)據(jù)均為紙質(zhì)數(shù)據(jù),不但在查閱時不方便,在落實審計發(fā)現(xiàn)需要存檔、審計數(shù)據(jù)時也不方便。審計人員需要將審計數(shù)據(jù)掃描復(fù)印并存檔,耗費大量人力物力,增加了審計工作的強度?;谪攧?wù)共享服務(wù)模式的內(nèi)部審計,各子公司只需指定一名專人負責(zé)原始文件的收集、掃描和稽核,其他任務(wù)如審查原始票據(jù)、起草會計分錄和編制財務(wù)報表、分析財務(wù)數(shù)據(jù)和進行風(fēng)險評估,全部由財務(wù)共享服務(wù)中心按照標(biāo)準(zhǔn)化的要求統(tǒng)一執(zhí)行,這在大幅節(jié)約人力成本的前提下實現(xiàn)了跨區(qū)域的數(shù)據(jù)整合處理。同時,財務(wù)共享服務(wù)中心云平臺的建設(shè)能有效地將企業(yè)內(nèi)部與外部的信息進行集中整合管理。審計人員不但可以遠程查閱、存檔審計數(shù)據(jù),還可以利用云平臺采集相關(guān)的外部審計數(shù)據(jù),大幅降低了企業(yè)內(nèi)部審計的人工成本和數(shù)據(jù)收集成本。

(三)提升內(nèi)部審計質(zhì)量

財務(wù)共享服務(wù)中心對各子公司的財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)流程進行了統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化集成,形成了通用的操作標(biāo)準(zhǔn)和相同的會計模型,降低了數(shù)據(jù)錄入錯誤風(fēng)險,提高了數(shù)據(jù)的真實性和可用性,節(jié)省了審計人員提取數(shù)據(jù)并整理數(shù)據(jù)的時間。通過基于財務(wù)共享服務(wù)平臺實施的非現(xiàn)場審計,可以實時發(fā)現(xiàn)審計疑點和線索,能夠大大拓展審計的范圍以及及時性和準(zhǔn)確性,同時減輕審計人員的工作強度,提升審計人員捕捉審計可疑點及風(fēng)險的能力,從而提高內(nèi)部審計管理水平。

四、財務(wù)共享服務(wù)模式下內(nèi)部審計面臨的挑戰(zhàn)

(一)信息化審計人員缺乏

審計師不僅需要掌握專業(yè)的財務(wù)、采購、銷售和法律知識,還需要具備一定的信息技術(shù)水平和數(shù)據(jù)處理能力。例如能夠熟練地使用信息平臺進行數(shù)據(jù)收集、分析和處理,了解財務(wù)共享服務(wù)平臺或數(shù)據(jù)庫的知識和實施情況,并了解信息系統(tǒng)中的風(fēng)險預(yù)防。傳統(tǒng)的審計人員忙于日常的審計任務(wù),想要實現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)模式下的內(nèi)部審計,需通過多種培訓(xùn)學(xué)習(xí)提升知識與技能,應(yīng)對審計信息化帶來的挑戰(zhàn)。目前信息化審計人員缺乏,必定對實施財務(wù)共享服務(wù)模式下的內(nèi)部審計進程帶來影響。

(二)業(yè)務(wù)系統(tǒng)相對獨立給內(nèi)部審計的實施帶來困難

目前集團財務(wù)共享服務(wù)平臺的財務(wù)記賬系統(tǒng)和網(wǎng)上報銷系統(tǒng)尚不能自動過賬,人為干預(yù)多。財務(wù)共享服務(wù)模式下的內(nèi)部審計在審前調(diào)查階段,審計人員需要從記賬系統(tǒng)調(diào)取被審計單位的賬表,財務(wù)收支、業(yè)務(wù)狀況和經(jīng)營成果方面的信息,再從網(wǎng)上報銷系統(tǒng)調(diào)取影像憑證,然后通過對數(shù)據(jù)集中處理分析出來的審計疑點進行初步評價和記錄。

統(tǒng)一信息處理標(biāo)準(zhǔn),實現(xiàn)各子公司、各業(yè)務(wù)模塊信息的高效對接是內(nèi)部審計向信息化、無紙化辦公轉(zhuǎn)變的前提。目前的信息系統(tǒng)各自為政,使得企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)形成了數(shù)據(jù)孤島,給內(nèi)部審計的信息化實施帶來困難。目前集團財務(wù)共享服務(wù)模式下的數(shù)據(jù)大部分為財務(wù)數(shù)據(jù),內(nèi)部審計信息化的實施應(yīng)優(yōu)先考慮各信息系統(tǒng)的串聯(lián)再考慮審計信息系統(tǒng)的開發(fā)與利用。應(yīng)先提升信息系統(tǒng)的串聯(lián)程度如開發(fā)能連接各信息系統(tǒng)的接口,再開發(fā)新的信息系統(tǒng)功能。

(三)缺乏與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成的持續(xù)審計系統(tǒng)

雖然各類數(shù)據(jù)集中在云平臺,但是當(dāng)審計人員按照需求調(diào)取所需數(shù)據(jù)時,往往缺乏相應(yīng)的信息系統(tǒng)作為數(shù)據(jù)接收方,無法將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)取的碎片化數(shù)據(jù)加以整合,增加了審計時間,降低了審計效率。面對大量財務(wù)數(shù)據(jù)以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),要構(gòu)建完善的內(nèi)部審計信息化體系,履行審計“經(jīng)濟體檢”的職能,就必須依托先進完善的信息化管理平臺。目前審計軟件市場尚不成熟,缺乏功能齊全的通用軟件。持續(xù)審計系統(tǒng)的功能可考慮如下方面:一是實現(xiàn)與現(xiàn)有各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動抽取和實時交互的功能。利用先進的數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù),實現(xiàn)內(nèi)部審計數(shù)據(jù)來源自動化、實時化、可視化。二是建立拓展性強、部署靈活、配置便捷的內(nèi)部審計信息系統(tǒng),更好地適應(yīng)企業(yè)內(nèi)審實踐的優(yōu)化、變更和完善。

基于財務(wù)共享服務(wù)模式下的內(nèi)部審計促使審計人員從現(xiàn)場審計任務(wù)中分離出來,從而可以將較多的時間和資源集中在企業(yè)的核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域,實現(xiàn)從現(xiàn)場審計、事后審計向全過程監(jiān)督審計的轉(zhuǎn)型,提高審計支持高層業(yè)務(wù)決策的能力。財務(wù)共享服務(wù)模式的出現(xiàn)推動了內(nèi)部審計信息化的發(fā)展,擴展了內(nèi)部審計的工作范圍和內(nèi)容,推動了審計工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進程,實現(xiàn)了審計質(zhì)效雙提升。加強內(nèi)部審計信息化建設(shè),除了需在統(tǒng)計、審計作業(yè)管理數(shù)據(jù)和存檔方面加以完善外,還要求審計信息系統(tǒng)與企業(yè)整體信息化進程相聯(lián)系,達成各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的集成串聯(lián),從而實現(xiàn)審計的無紙化辦公,節(jié)約審計成本,提升內(nèi)部審計質(zhì)量。

(作者單位:中海石油氣電集團有限責(zé)任公司)

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