栗 想

（漯河市住房公積金管理中心檔案科，河南 漯河 462000）

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，整個社會已經(jīng)全面進入了大數(shù)據(jù)時代和云計算時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)深入到人們生活的各個方面，同時信息技術(shù)的發(fā)展也促使檔案管理工作邁向新的高度，這就要求各個單位的檔案管理部門積極利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)，推動檔案管理的數(shù)據(jù)化、現(xiàn)代化建設(shè)，使現(xiàn)代檔案管理符合社會發(fā)展的需求，對推動國家經(jīng)濟社會發(fā)展做出積極貢獻。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的作用

大數(shù)據(jù)技術(shù)的主要特征表現(xiàn)為大量、高速、多樣、價值和真實性［1］。這說明在大數(shù)據(jù)時代，信息職能單位可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將原來復(fù)雜多樣的具有固定性、流動性的傳統(tǒng)檔案管理工作轉(zhuǎn)變成可以利用計算機處理的簡單的工作。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，幫助檔案管理部門按照科學(xué)的序列進行檔案的擺放，幫助工作人員在查找檔案時更加迅速，在檔案轉(zhuǎn)移時能夠及時、快速地傳送到使用單位，并且通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)保證檔案整理和傳送過程中的安全性，從而提高辦事效率。在個人利用方面，信息化技術(shù)可以幫助借閱人在搜索資料時更加方便快捷。借助于計算機技術(shù)，檔案的保存、傳輸和利用節(jié)省了大量人工成本，使檔案的保存內(nèi)容和保存方式也發(fā)生了改變，更好地滿足了數(shù)據(jù)儲存的需要［2］。

二、檔案管理信息化建設(shè)過程中的問題

（一）檔案管理的觀念問題

在人們的傳統(tǒng)觀念中，總是把使用紙質(zhì)檔案作為首選，在檔案的建立、分類、管理等方面都是以紙質(zhì)檔案作為教學(xué)、科研和工作的主要方式。紙質(zhì)檔案盡管可以進行有效的記錄，但紙質(zhì)檔案存在很大的缺陷，在檔案管理過程中缺乏準(zhǔn)確性［3］。傳統(tǒng)檔案工作人員認(rèn)為還是紙質(zhì)檔案比較靠譜，他們對檔案管理信息化建設(shè)缺乏積極性、主動性，在利用信息技術(shù)進行檔案管理工作中有一種心理上的畏懼感，從思想上抵制利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理工作，從而影響了利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理和檔案信息化建設(shè)的進程。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)問題

把檔案管理的理念和功能需求滲透至電子文件生成、傳輸和歸檔階段，以保證電子文件的真實可靠性和長期可讀性［4］。利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案管理，必然要對原先的檔案管理工作空間進行改造，在硬件設(shè)施方面需要投入大量資金；同時更需要專業(yè)的管理人員特別是信息技術(shù)人員對大量的數(shù)字化檔案信息進行科學(xué)歸類和處置。這些硬件設(shè)施和人員配備，對一些規(guī)模較大的檔案管理單位來說，可以申請專項資金進行處理；而對一些基層單位來說，這些改造資金占用本單位資金的數(shù)額較大，致使單位主要領(lǐng)導(dǎo)感覺不劃算，進而影響了檔案管理工作信息化建設(shè)的進程。

（三）檔案管理過程中的網(wǎng)絡(luò)信息安全問題

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，新的網(wǎng)絡(luò)問題層出不窮，網(wǎng)絡(luò)攻擊的形式特別是網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊模式也各不相同，從而使檔案庫的具體數(shù)據(jù)受到剽竊、破壞等和各種各樣的安全威脅不斷出現(xiàn)［5］。面對這些檔案管理中可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)信息安全問題，大的檔案管理單位可以利用自己雄厚的資金、技術(shù)及人才優(yōu)勢，從容應(yīng)對。但對于一些基層檔案管理單位來說，在人員、技術(shù)、資金、設(shè)備等方面都處于非常薄弱的地位，很難應(yīng)對日益復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)安全局面，從而影響工作的整體運行。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人才

人才是社會發(fā)展的基礎(chǔ)，是整個社會前進的動力。“人才是第一生產(chǎn)力”這一觀念已經(jīng)得到社會的普遍認(rèn)可。但在具體的檔案管理工作方面，通過近幾年各個高校的系統(tǒng)培訓(xùn)，我們國家確實培養(yǎng)了一批檔案管理人才，對推動檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展具有積極的推動作用。但是在基層單位，這些具有相關(guān)技術(shù)的復(fù)合型人才是相對缺失的，這在一定程度上影響了基層單位檔案信息化建設(shè)的進程。

三、推進檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）轉(zhuǎn)變觀念，樹立檔案信息化發(fā)展理念

推動檔案的信息化建設(shè)，對于提高檔案的資源利用率，提高檔案管理的工作效率，都具有積極的意義，這是任何人都否定不了的。在此基礎(chǔ)上，轉(zhuǎn)變觀念，樹立檔案信息化發(fā)展理念勢在必行。具體從以下幾個方面來做：首先，在領(lǐng)導(dǎo)層面，檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)，特別是基層檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)，一定要跟上時代發(fā)展的步伐，認(rèn)識到在社會信息化發(fā)展的今天，應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化信息化技術(shù)，轉(zhuǎn)變自己的工作觀念。我們知道，5G 技術(shù)已經(jīng)深入發(fā)展，這些肯定對我們的生活造成影響，對檔案管理來說也會造成深入的影響。領(lǐng)導(dǎo)者一定要首先轉(zhuǎn)變自己的觀念，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才能推動單位檔案管理工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。其次，對于基層的工作人員來說，一定要適應(yīng)社會的發(fā)展。只有適應(yīng)社會的發(fā)展，你才能在這個社會上立足，不能因為自己沒有掌握先進的科學(xué)技術(shù)，就拒絕接受先進的科學(xué)技術(shù)，拒絕接受時代的改變，要充分認(rèn)識到：只有接受新技術(shù)的熏陶，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)才能更好地推進自己的工作，從而推進檔案管理的信息化建設(shè)工作。通過近幾年政府檔案管理發(fā)展的變化，特別是一些地方政府，不斷開展使用專項資金，采用招標(biāo)的方式，借助第三方技術(shù)公司進行檔案信息化建設(shè)，包括紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)、檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化建設(shè)等。另外，一些專業(yè)的公司也在通過技術(shù)推廣不斷推進檔案信息化的發(fā)展進程。相信隨著信息化建設(shè)的進一步發(fā)展和各行各業(yè)各個角度的信息化進程，我們一定能夠轉(zhuǎn)變觀念，建立檔案信息化建設(shè)的科學(xué)氛圍。

（二）推進檔案管理信息化的硬件設(shè)施建設(shè)

檔案管理本身就是一個費時、費力、費資金的工作，尤其是在現(xiàn)代信息化社會，一些網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件設(shè)施都很昂貴，在檔案信息化建設(shè)方面無疑是一個攔路虎，一定程度上影響了檔案信息化建設(shè)的進程。鑒于此，檔案主管部門特別是基層檔案的主要領(lǐng)導(dǎo)，一定要重視本單位檔案管理的現(xiàn)代化和技術(shù)化建設(shè)，不能因為檔案管理需要更多的資金和技術(shù)就對檔案部門有成見，甚至不愿意投入資金去推進檔案管理工作。檔案管理工作部門一方面要申請財政資金的支持，特別是利用國家每年下?lián)艿膶ｍ椊?jīng)費推進項目建設(shè)及本單位檔案管理的基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)；另一方面，也要和單位主要領(lǐng)導(dǎo)搞好關(guān)系，通過述職、引薦、工作匯報等方式發(fā)揮自己的主觀能動性，向單位領(lǐng)導(dǎo)介紹檔案管理的重要性，得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，爭取將檔案管理的資金列入本單位的信息化建設(shè)預(yù)算中，解決預(yù)算經(jīng)費不足的問題。相信只要資金到位，檔案部門的信息化建設(shè)就能得到很好的發(fā)展，從而推動其他工作的有序開展。

（三）多措并舉，加強對人才的引進和培養(yǎng)

人力資源特別是頂尖人才，決定著一個單位的信息化發(fā)展方向。對于檔案管理工作來說，現(xiàn)在信息技術(shù)的應(yīng)用、檔案資源的數(shù)字化、檔案網(wǎng)絡(luò)運行、檔案服務(wù)器管理、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面都需要專業(yè)人才進行評估和研究并推動工作進程。如果沒有一個合適的人才管理機制，要想推動檔案管理的信息化建設(shè)簡直是不可能的。鑒于此，我們可以從以下幾個方面進行著手：首先，對于一些大的檔案管理單位，可以通過人才引進來吸引各方面專業(yè)人才，通過工作待遇、工作機制、資金分配等各個方面對檔案管理的頂尖人才進行傾斜，使我們能夠引進人才，留住人才；其次，對一些基層的檔案管理工作者來說，可以通過系統(tǒng)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)進修、自我學(xué)習(xí)等方式提高自己的檔案管理水平。不論是大的單位還是小的單位，都應(yīng)該為檔案管理人才提供繼續(xù)學(xué)習(xí)的平臺，使他們增長學(xué)識、豐富技能，幫助他們實現(xiàn)自身的愿望，提高自身的技能，進而為本單位的檔案管理工作做出他們應(yīng)有的貢獻［6］。

（四）未雨綢繆，加強檔案管理的制度化建設(shè)

沒有規(guī)矩不成方圓，制度決定著工作的規(guī)范性，對檔案管理工作尤其如此。我國在檔案管理方面頒布了一系列的法律和規(guī)章制度，各個單位結(jié)合本單位實際情況，制定本單位的檔案管理細(xì)則，在檔案保存、開發(fā)、利用等環(huán)節(jié)建立一系列的工作臺賬和工作制度，推進檔案管理的規(guī)范化、自動化建設(shè)。同時，面對信息化發(fā)展的需求，建立對我們發(fā)展有利的規(guī)章制度，幫助檔案管理人員更好地開展工作，有針對性地推動基層單位的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

檔案管理的信息化是社會發(fā)展的必然要求，檔案管理的信息化對推動檔案的利用、提高檔案管理的效率、推動我國的政治建設(shè)、推動地方政府的經(jīng)濟建設(shè)都具有積極的意義。我們黨從建立之初就非常重視檔案管理工作，隨著習(xí)近平總書記提出“互聯(lián)網(wǎng)+”等一系列政策體系，將檔案管理的信息化、科學(xué)化建設(shè)也推向了一個嶄新的階段，我們一定要把握住這個千載難逢的發(fā)展機遇，把握住我們所處的光榮時代，推動檔案管理的信息化、科學(xué)化建設(shè)。同時，各單位要結(jié)合自己的特點和發(fā)展方向，確立自己的信息化發(fā)展方向，建立相應(yīng)的制度保障和激勵政策，在人員管理、社會發(fā)展、檔案開發(fā)等方面做出自己積極的貢獻，最終實現(xiàn)基層單位檔案管理工作與信息化的結(jié)合，推動檔案管理體制的整體運行和科學(xué)發(fā)展。