一、引言

近年來(lái)，信息技術(shù)發(fā)展迅猛，大數(shù)據(jù)時(shí)代悄然而至，隨之而來(lái)的是海量電子文件的不斷生成與繁復(fù)數(shù)據(jù)的不斷積累。促進(jìn)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高檔案管理的智能化、信息化水平，已然成為檔案管理的重要任務(wù)。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作在獲得諸多便利、迎來(lái)新發(fā)展機(jī)遇之余，無(wú)疑也面臨更多的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，復(fù)雜化、多元化趨勢(shì)愈發(fā)明顯。檔案部門唯有直面挑戰(zhàn)，才能不斷取得新突破、獲得新發(fā)展。基于此，本文主要就大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的相關(guān)要點(diǎn)展開(kāi)分析，以期為檔案管理質(zhì)量與效率的提升建言獻(xiàn)策。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）數(shù)據(jù)類型與數(shù)量的不斷增加

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作面臨海量、煩瑣、多元的數(shù)據(jù)處理，數(shù)據(jù)類型與數(shù)量的不斷增加使存儲(chǔ)、檢索、備份等基本的檔案管理事務(wù)皆面臨諸多困難。在數(shù)據(jù)類型方面，來(lái)自不同渠道、多方來(lái)源的結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，諸如文本、圖像、音頻、視頻等，皆須妥善加以處理。考慮到這些數(shù)據(jù)之間本身存在顯著差異，在實(shí)際管理工作中須基于數(shù)據(jù)類型的特征采取最適宜的存儲(chǔ)與維護(hù)方案，這便大大增加了檔案管理工作的煩瑣性與復(fù)雜性。在數(shù)據(jù)數(shù)量方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)普及之后，檔案管理的數(shù)據(jù)量不斷擴(kuò)充，這些海量龐雜的數(shù)據(jù)必須以有效手段及時(shí)組織好、存儲(chǔ)好、索引好，方能不影響后續(xù)檢索與應(yīng)用。同時(shí)，數(shù)據(jù)的質(zhì)量高低與準(zhǔn)確性也愈發(fā)受到關(guān)注，其中可能隱含錯(cuò)誤、重復(fù)、損壞的數(shù)據(jù)記錄，影響到檔案管理的質(zhì)量與效率，必須強(qiáng)化對(duì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制與管理。

（二）數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)難度大

大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)安全與隱私問(wèn)題日益成為各行各業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)，檔案管理也面臨來(lái)自多方面的數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理系統(tǒng)容易受到計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等不同網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的威脅，引發(fā)系統(tǒng)崩潰、數(shù)據(jù)損壞、信息泄露等問(wèn)題。[1]與此同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)還容易受到硬件損壞、系統(tǒng)故障、自然災(zāi)害等因素的影響，致使相應(yīng)數(shù)據(jù)永久丟失或破壞，須設(shè)置完善的備份與恢復(fù)機(jī)制。另一方面，檔案中通常涉及用戶隱私、專有技術(shù)等重要的機(jī)密信息，檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)同樣是數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)工作的重點(diǎn)。應(yīng)加強(qiáng)建設(shè)者的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)，避免未獲得授權(quán)的訪問(wèn)與使用行為。檔案中還會(huì)收錄一些敏感信息，諸如個(gè)人身份信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料等，應(yīng)通過(guò)有效措施來(lái)保證檔案的完整性與機(jī)密性，盡可能地防范檔案信息的泄露或篡改問(wèn)題。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施與人員配備不足

大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理需要以各種前沿技術(shù)工具與手段為支撐，方能妥善做好數(shù)據(jù)的挖掘、處理與分析工作。但是，一旦檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施不完善，欠缺適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境的技術(shù)工具與應(yīng)用新技術(shù)的能力，比如出現(xiàn)存儲(chǔ)容量有限、計(jì)算資源缺乏、網(wǎng)絡(luò)寬帶不足等，很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理速度緩慢、系統(tǒng)反應(yīng)不及時(shí)等一系列問(wèn)題。這同樣對(duì)檔案管理人員提出了更高要求，除了要求他們具備扎實(shí)的傳統(tǒng)檔案管理技能外，還要求他們熟練運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)。但是，就現(xiàn)階段而言，大部分檔案部門未能配備這些具有特定技能與專業(yè)背景的優(yōu)質(zhì)數(shù)字化檔案管理人才，且在人才培訓(xùn)方面不夠重視，培訓(xùn)機(jī)制的缺失，限制了員工的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)與職業(yè)發(fā)展，不利于他們提升自身的專業(yè)素養(yǎng)與綜合能力。檔案管理人員應(yīng)持續(xù)研習(xí)新知識(shí)、掌握新技術(shù)。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策

大數(shù)據(jù)時(shí)代，要求檔案管理人員在日常工作中立足本檔案部門的實(shí)際工作，探尋最佳解決對(duì)策，采取同大數(shù)據(jù)環(huán)境相適應(yīng)的管理策略與技術(shù)手段，方能更好地應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理的復(fù)雜性。與此同時(shí)，檔案管理工作也要同數(shù)據(jù)的分析與利用緊密整合，以更高質(zhì)量和效率的檔案數(shù)據(jù)管理為檔案部門提供更為堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支撐。

（一）多方面開(kāi)展好檔案信息化管理工作

要想做好大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作，首先要完善相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備好各種前沿硬件技術(shù)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，例如服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描儀等。如此，方能確保相應(yīng)檔案資料有效且安全地存儲(chǔ)與傳輸。一方面，要加大對(duì)檔案信息化設(shè)備的資金供給力度，涉及硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等方面，使相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)與維護(hù)管理可以循序漸進(jìn)。另一方面，在軟件與數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面，可以推行外包模式，設(shè)計(jì)出同本檔案部門相適應(yīng)的個(gè)性化軟件系統(tǒng)，確保其具備完善的功能，可以滿足檔案管理的信息化訴求。

其次，還須配備綜合性、針對(duì)性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性的檔案信息化管理規(guī)劃與發(fā)展戰(zhàn)略，明確檔案管理的目標(biāo)與方向，以此為相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與維護(hù)供以必要的指導(dǎo)。并加大監(jiān)管力度，健全相應(yīng)監(jiān)管措施，這些措施應(yīng)囊括數(shù)據(jù)安全管理、合規(guī)性要求等多項(xiàng)內(nèi)容，盡可能地保證檔案信息化管理的安全性與規(guī)范性。

最后，面對(duì)海量多元的檔案數(shù)據(jù)，檔案部門還應(yīng)繼續(xù)優(yōu)化并更新數(shù)據(jù)管理方案，以適應(yīng)日益復(fù)雜的數(shù)據(jù)類型多元化與數(shù)據(jù)數(shù)量海量化趨勢(shì)。比如，可以配備兼具靈活性與適應(yīng)性的數(shù)據(jù)分類與整理規(guī)范，以更好地適應(yīng)新型數(shù)據(jù)的處理要求，并提高數(shù)據(jù)組織與存儲(chǔ)的效率。具體而言，可以廣泛引入自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理技術(shù)（諸如智能文檔識(shí)別、自動(dòng)標(biāo)注技術(shù)等），此舉可大大提升數(shù)據(jù)處理的有效性與準(zhǔn)確性，減輕人力負(fù)擔(dān)。同時(shí)，還要綜合運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析與挖掘技術(shù)，針對(duì)檔案數(shù)據(jù)加以深層次分析，探尋潛藏其中的數(shù)據(jù)利用價(jià)值，提高數(shù)據(jù)利用的有效性。在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方面，選用兼具擴(kuò)展性與靈活性的存儲(chǔ)方案（諸如云存儲(chǔ)等），適應(yīng)日益增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)量需求，同時(shí)縮減開(kāi)支，降低管理成本。[2]

（二）多舉措落實(shí)好數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)

當(dāng)前形勢(shì)下，檔案管理工作面臨更為復(fù)雜的數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)問(wèn)題，檔案部門應(yīng)全面考量技術(shù)、法律等要素，擬定完善的數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)方案，方能保護(hù)好檔案數(shù)據(jù)。

首先，要制訂細(xì)致、可行的數(shù)據(jù)安全管理方案，涉及數(shù)據(jù)分類、信息加密、網(wǎng)絡(luò)安全以及存儲(chǔ)、備份、恢復(fù)等不同方面的細(xì)則，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的全覆蓋與強(qiáng)管理。強(qiáng)化數(shù)據(jù)加密保護(hù)，對(duì)檔案當(dāng)中的敏感內(nèi)容與隱私信息須做好加密處理，提高檔案數(shù)據(jù)在傳輸與存儲(chǔ)期間的安全性，減少外泄的可能性。為保證檔案管理系統(tǒng)的安全性，還要推進(jìn)定期性的安全審計(jì)與漏洞評(píng)估管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛藏的數(shù)據(jù)安全隱患并采取針對(duì)性的應(yīng)對(duì)之策。

其次，要設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、完善有序的訪問(wèn)控制機(jī)制。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息傳輸高度發(fā)達(dá)，用戶所面臨的數(shù)據(jù)與隱私泄露以及違規(guī)訪問(wèn)風(fēng)險(xiǎn)也愈發(fā)提升。在檔案管理中，應(yīng)采取綜合措施，諸如訪問(wèn)控制、身份驗(yàn)證、權(quán)限管理、審計(jì)跟蹤等，盡可能地避免敏感數(shù)據(jù)的泄露以及違規(guī)訪問(wèn)等問(wèn)題。[3]繼續(xù)加大網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)力度，以多元技術(shù)手段，諸如設(shè)置好防火墻、配備好入侵監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、落實(shí)好網(wǎng)絡(luò)流量監(jiān)控等，確保檔案管理系統(tǒng)不會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊或者惡意程序的入侵。最后，檔案管理中難免涉及一些隱私等敏感信息，對(duì)此，管理人員必須謹(jǐn)記同隱私保護(hù)相關(guān)的法律法規(guī)，確保檔案管理工作同其要求相適應(yīng)，落實(shí)針對(duì)性措施，盡可能地保障用戶的隱私權(quán)。同時(shí)，還要重視對(duì)員工的數(shù)據(jù)安全意識(shí)教育，依托數(shù)據(jù)安全教育活動(dòng)，增強(qiáng)員工的數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)意識(shí)，創(chuàng)設(shè)全員投身于檔案數(shù)據(jù)安全維護(hù)的良好氛圍。

（三）多角度加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

專業(yè)技術(shù)人才的不足是制約檔案管理工作循序推進(jìn)、高效運(yùn)作的一大主因，對(duì)此，相關(guān)部門必須將檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)置于重要位置。大數(shù)據(jù)引領(lǐng)下，需要擁有嫻熟的數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘、信息管理等技術(shù)素養(yǎng)的綜合性優(yōu)質(zhì)技術(shù)人才，負(fù)責(zé)處理煩瑣、多元的檔案管理事務(wù)。而要想配備一支職責(zé)觀念強(qiáng)烈、技術(shù)素養(yǎng)扎實(shí)的優(yōu)質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍，就要求相關(guān)部門做好如下工作。

首先要健全崗位體系，摒棄以往“檔案管理等同于庫(kù)房管理”的固化觀念，基于檔案管理的具體需求、工作細(xì)節(jié)等對(duì)崗位體系加以優(yōu)化，明確各個(gè)崗位的具體職責(zé)與要求。同時(shí)基于崗位需求分析，推進(jìn)后續(xù)的人才招聘工作，引進(jìn)更多具備檔案信息化管理能力與經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)質(zhì)人才。在人才招聘過(guò)程中，還應(yīng)形成國(guó)際化思維，特別是針對(duì)檔案管理中可能涉及的國(guó)際數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與合規(guī)性要求等問(wèn)題，要求相應(yīng)人員掌握針對(duì)性的知識(shí)技能與從業(yè)經(jīng)驗(yàn)。

其次要強(qiáng)化內(nèi)部管理，制訂可行的內(nèi)部人才培養(yǎng)規(guī)劃，緊抓對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與管理技能培訓(xùn)，盡可能地為其提供更多的教育與培訓(xùn)機(jī)會(huì)。引導(dǎo)員工進(jìn)行持續(xù)性學(xué)習(xí)，依托內(nèi)部培訓(xùn)、行業(yè)會(huì)議等途徑，為員工提供多元化的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，確保他們可以習(xí)得檔案管理的新技術(shù)與新知識(shí)。

最后要緊抓團(tuán)隊(duì)管理，設(shè)置暢通有效的溝通與反饋機(jī)制，鼓勵(lì)并引導(dǎo)檔案管理團(tuán)隊(duì)成員踴躍提出問(wèn)題，主動(dòng)分享經(jīng)驗(yàn)，積極商討對(duì)策，以期提升整個(gè)團(tuán)隊(duì)的管理效率與向心力。在平時(shí)的檔案管理工作中，團(tuán)隊(duì)協(xié)作與專業(yè)分工是重中之重，因而，檔案部門還應(yīng)制訂跨部門的協(xié)作機(jī)制，推進(jìn)合理有效的專業(yè)分工。可以定期召開(kāi)專門的團(tuán)隊(duì)會(huì)議或者組織一些交流活動(dòng)，推動(dòng)員工之間的信息共享、經(jīng)驗(yàn)交流與團(tuán)隊(duì)協(xié)作，形成融洽的團(tuán)隊(duì)氛圍與良好的協(xié)作關(guān)系。[4]

（四）致力于“文檔一體化”管理

依托“文檔一體化”管理，檔案部門可以高效整合并應(yīng)用各式各樣的數(shù)據(jù)信息，大大提高檔案管理的有效性，為檔案部門的決策制訂與運(yùn)營(yíng)管理提供有力的信息支撐。與此同時(shí)，還有助于全面彰顯大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)，做到高質(zhì)量的信息化檔案管理。

其一，應(yīng)致力于數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與格式的統(tǒng)一性，確保檔案管理系統(tǒng)同一體化信息平臺(tái)在同一套數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與格式下運(yùn)行。以此為不同模塊之間的資源共享與信息交互提供更多便利，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的一致性與集成性，如此同樣有助于檔案數(shù)據(jù)的后續(xù)歸檔與利用。

其二，對(duì)于檔案管理系統(tǒng)與一體化信息平臺(tái)的對(duì)接管理，必須強(qiáng)調(diào)集成性與互操作性，使不同模塊中的數(shù)據(jù)內(nèi)容能夠無(wú)縫對(duì)接、方便共享。對(duì)此，必須綜合考慮系統(tǒng)間的交互形式，做好數(shù)據(jù)傳輸接口的優(yōu)化設(shè)計(jì)，確保數(shù)據(jù)交換、信息共享的暢通性與便捷性。

其三，將電子文件管理的具體要求與相應(yīng)細(xì)則納入辦公系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)中，致力于實(shí)現(xiàn)電子文件的全生命周期管理。將電子文件的創(chuàng)建、審核、歸檔、存儲(chǔ)、檢索、利用等相應(yīng)環(huán)節(jié)逐一考慮在內(nèi)，提高文檔管理的全面性與有效性。

其四，注重知識(shí)管理，將數(shù)字檔案館建設(shè)視為知識(shí)管理系統(tǒng)的重要一環(huán)，采取多元手段打造更全面細(xì)致的知識(shí)管理系統(tǒng)。比如，可以整合現(xiàn)行的信息反饋系統(tǒng)、新建數(shù)字檔案館等，以此為檔案部門的生產(chǎn)管理、協(xié)同設(shè)計(jì)等子系統(tǒng)提供豐富多元的數(shù)據(jù)信息支持。[5]

其五，在檔案信息的收集方面，配備定期性的信息收集機(jī)制，定期就近期的重要檔案信息加以收集、整理與歸檔，可以利用信息化工具，如電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)等。將檔案信息記錄并管理好，盡量保證信息的完整性與準(zhǔn)確性，并配備完善的流程與操作規(guī)范，確保檔案信息可以及時(shí)建檔、歸檔。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，在給檔案管理工作帶來(lái)諸多便利之余，也使其面臨大量新挑戰(zhàn)。隨著數(shù)據(jù)量的增加與復(fù)雜性的提升，相關(guān)部門必須投入更多的人力、物力、財(cái)力資源強(qiáng)化檔案管理?；诂F(xiàn)階段面臨的諸多新挑戰(zhàn)，應(yīng)從多角度入手強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，多措并舉落實(shí)好數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)，緊抓檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

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[4]高媛，任雅欣.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的影響和思考[J].機(jī)電兵船檔案，2021（06）：51-53.

[5]劉碧璇.大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)路徑分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2023（10）：13-15.

（作者簡(jiǎn)介：鄶正正，女，本科，山東港口煙臺(tái)港集團(tuán)有限公司，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張?jiān)埔荩?/p>