摘 要：隨著信息化時代的到來，檔案管理的作用和效率受到越來越多的關注。文章概述了檔案統(tǒng)計的定義、功能及其在現(xiàn)代檔案管理中的作用，系統(tǒng)梳理了如何提高檔案統(tǒng)計工作水平的對策。并以某醫(yī)院為例，以實證形式分析了檔案統(tǒng)計實施后的效果，證明檔案統(tǒng)計可顯著提升檔案管理質量，以此為相關檔案管理人員提供實踐參考。

關鍵詞：檔案管理；檔案統(tǒng)計；工作水平

檔案管理部門作為確保信息資源得到有效保存、使用和傳承的關鍵職能部門，已經日益受到高層管理人員的重視。在檔案管理眾多組成部分中，檔案統(tǒng)計是不可或缺的環(huán)節(jié)。檔案統(tǒng)計指的是量化數(shù)據(jù)支持對檔案工作的評價與決策過程，其核心在于收集、處理、分析和解釋與檔案相關的數(shù)據(jù)，如檔案數(shù)量、類型、訪問頻率以及借閱情況等信息。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案統(tǒng)計在實際應用中正面臨前所未有的挑戰(zhàn)。在此背景下，本文旨在深入探究檔案統(tǒng)計在當前檔案管理實踐中的作用，并揭示如何利用統(tǒng)計方法提高檔案統(tǒng)計工作水平。

一、檔案統(tǒng)計概述

檔案統(tǒng)計作為一種基本的管理活動，其核心在于通過收集、整理、分析和解釋數(shù)據(jù)，以此揭示檔案資源的數(shù)量分布、結構組成。幫助管理人員結合當前的利用狀況，明確相關產業(yè)的未來發(fā)展趨勢等多方面的信息。檔案統(tǒng)計是對檔案資料量化分析和系統(tǒng)總結，從其作用角度出發(fā)，有效的檔案統(tǒng)計不僅能夠準確反映出一個機構檔案工作的現(xiàn)狀，還對評估檔案管理水平和服務質量具有至關重要的作用。其所收集的統(tǒng)計數(shù)據(jù)為檔案管理人員提供了科學決策的依據(jù)，并有助于制定更加合理的檔案管理策略。

此外，檔案統(tǒng)計還包括對各項檔案工作流程的監(jiān)測，如文件收集、分類、整理、保存和提供服務等環(huán)節(jié)。管理人員通過定期統(tǒng)計不同工作流程環(huán)節(jié)相關數(shù)據(jù)的形式，可以及時發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足之處，促使管理者采取改進措施。比如，管理人員如果在統(tǒng)計中發(fā)現(xiàn)某一類文件的利用率極低，則需要進一步探究原因，并尋找提高其可檢索性和使用頻率的方法。隨著大數(shù)據(jù)和云計算技術的普及，現(xiàn)代檔案統(tǒng)計的發(fā)展已經不再是傳統(tǒng)的手工記錄和簡單的電子表格處理。多數(shù)企事業(yè)單位的檔案管理開始融入更先進的數(shù)據(jù)處理技術，如使用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)開展數(shù)據(jù)存儲和查詢操作，采用數(shù)據(jù)可視化工具來展示統(tǒng)計結果以及利用數(shù)據(jù)挖掘方法深入分析檔案信息，此類先進的數(shù)據(jù)收集處理分析技術提升了檔案統(tǒng)計的效率和準確性，也增加了數(shù)據(jù)呈現(xiàn)的直觀性。

二、檔案統(tǒng)計在檔案管理中的作用

1.有助于了解檔案的具體情況

首先，有助于檔案管理人員明確檔案資料的全面性。檔案管理人員可以掌握各種檔案資料的詳細信息。包括檔案的種類、數(shù)量、保存狀況和歷史價值等。其次，此種分類統(tǒng)計，檔案管理人員可以通過檔案的利用率、借閱頻次等數(shù)據(jù)分析，了解檔案的實際利用情況，哪些檔案被頻繁查閱，哪些鮮有人問津。最后，檔案管理人員可以有針對性地改善檔案的整理、分類和利用策略，使得檔案資源得到更合理的配置和有效利用。

2.有助于提高檔案管理效率

有效的檔案統(tǒng)計能夠直接影響檔案管理工作的質量和效率。其一，檔案管理人員通過統(tǒng)計分析檔案流轉過程中的各個環(huán)節(jié)，可以發(fā)現(xiàn)工作中的瓶頸和問題所在。其二，如果檔案管理人員統(tǒng)計分析發(fā)現(xiàn)某一環(huán)節(jié)的處理時間過長或者某些檔案類型的歸檔流程特別復雜，提示管理者應該優(yōu)化這些方面。其三，檔案統(tǒng)計還能幫助管理者分配資源和人力安排，依據(jù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示哪些檔案處理需要投入更多資源或者需要更多的專業(yè)培訓，管理者便可以根據(jù)這些信息制定決策，從而提高檔案管理的整體效率和響應速度。

3.有助于促進單位長遠發(fā)展

對于醫(yī)院而言，其發(fā)展離不開過往經驗的總結與未來戰(zhàn)略的規(guī)劃，而檔案資料便總結了這些寶貴的經驗。首先，檔案統(tǒng)計可以幫助管理層了解歷史檔案的保管情況和利用頻度，進而分析醫(yī)院發(fā)展中的歷史趨勢和規(guī)律。其次，管理人員可以通過檔案統(tǒng)計分析出歷年來的業(yè)務發(fā)展狀況、政策變化等信息，為決策提供依據(jù)。最后，檔案統(tǒng)計在醫(yī)院風險管理中也發(fā)揮著重要作用。通過對歷史檔案的統(tǒng)計分析，能夠幫助管理人員預見潛在的法律風險以及內部管理的漏洞，從而采取相應的預防措施。

三、檔案管理中提高檔案統(tǒng)計工作水平的對策

1.正確認識檔案統(tǒng)計

提高檔案統(tǒng)計工作水平的對策需要從正確認識檔案統(tǒng)計、明確檔案統(tǒng)計的目標和功能開始。首先，檔案管理人員應將檔案統(tǒng)計視為衡量檔案工作成效、指導檔案管理決策的關鍵工具，為檔案統(tǒng)計工作制定詳盡的統(tǒng)計指標體系。其次，應細化指標體系。該指標體系不僅能夠反映數(shù)量，還要涵蓋質量、效率等多個維度，以此全面評估檔案工作的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)潛在問題，并提供改進的方向。最后，通過對指標體系內多維度指標的分析，使檔案管理人員認識到統(tǒng)計上述指標數(shù)據(jù)的價值在于支持決策。并且，每個維度指標均指向如何提高檔案工作管理效率，在該指標體系的指導下，統(tǒng)計工作能夠精準反映檔案工作的實際情況，并為未來發(fā)展趨勢提供預測。

2.做好統(tǒng)計人員培訓

在檔案管理領域，加強統(tǒng)計人員培訓是確保檔案統(tǒng)計工作能夠更好地服務于檔案工作整體開展的前提。（1）制訂計劃。管理人員應結合企事業(yè)單位檔案管理實際，制訂專業(yè)培訓計劃，根據(jù)統(tǒng)計人員的工作特點和需求，設計符合其職責的培訓課程。（2）細化課程。該課程應涵蓋數(shù)據(jù)收集、整理、分析以及報告編寫等方面的技巧和知識，能夠更有效地開展工作。（3）入職培訓。對新進人員開展系統(tǒng)的入職培訓，使其盡快熟悉崗位職責，掌握基本的統(tǒng)計技能。（4）實踐演練?；诰唧w課程強化實戰(zhàn)演練的環(huán)節(jié)，定期舉行模擬統(tǒng)計活動。讓統(tǒng)計人員在實踐中運用所學的理論知識，鼓勵他們在實戰(zhàn)中發(fā)現(xiàn)問題，并積極尋找解決方案，以不斷實踐和反思的形式，深入理解檔案統(tǒng)計的重要性，進而提高自身的工作效率。（5）建立激勵機制。管理人員應結合企事業(yè)單位內部建立完善的激勵機制，設立優(yōu)秀統(tǒng)計人員獎項，表彰在工作中表現(xiàn)出色的員工，為優(yōu)秀人員提供晉升通道，使他們看到自身職業(yè)發(fā)展的可能性，激發(fā)統(tǒng)計人員的工作熱情，促使他們更加專注于提升自身的專業(yè)技能。（6）建立持續(xù)學習的企業(yè)文化。在企事業(yè)單位內部提倡持續(xù)學習的企業(yè)文化，定期組織內部分享會。通過會議使統(tǒng)計人員有機會交流經驗、學習新知識或利用此類分享會提供一些學習資源。例如專業(yè)書籍、在線課程等，鼓勵他們自我進修。

3.積極引進信息技術

積極引進信息技術是提高檔案統(tǒng)計工作水平的關鍵手段。整合現(xiàn)代信息技術與檔案統(tǒng)計工作，不僅可以提升統(tǒng)計效率和準確度，還能促進檔案管理的現(xiàn)代化進程。（1）確立信息技術引進和應用的框架。管理人員應制定詳盡的信息技術發(fā)展規(guī)劃，明確信息化建設的目標、步驟、時間表和質量標準。（2）該框架應圍繞檔案統(tǒng)計工作的實際需求開展。確保所引進的技術能夠有效解決檔案統(tǒng)計中存在的問題。在明確實際需求的情況下再選擇合適的硬件和軟件資源。（3）軟硬件配置。在硬件方面，配備能夠支持大數(shù)據(jù)處理和復雜統(tǒng)計分析的計算機等設備設施。軟件方面則應重點考慮能夠提供強大數(shù)據(jù)分析工具的統(tǒng)計軟件，如采用SPSS、SAS等專業(yè)統(tǒng)計軟件，支持多種統(tǒng)計模型。（4）在該系統(tǒng)中，管理人員還應考慮到軟件的兼容性、可擴展性以及用戶友好性，保證軟件可以被檔案管理工作者有效使用。（5）構建和完善電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。管理人員可利用數(shù)據(jù)挖掘技術支持檔案統(tǒng)計和分析工作。（6）細化系統(tǒng)。該系統(tǒng)應包含檔案電子目錄管理、數(shù)字化檔案的存儲與檢索以及統(tǒng)計分析模塊等功能。（7）提升安全性。應考慮檔案信息的安全性，確保系統(tǒng)的安全性，采取數(shù)據(jù)備份、防病毒和防黑客等措施，保護檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（8）組織針對性培訓?；诰唧w電子檔案管理系統(tǒng)的操作流程，應組織檔案管理人員開展系統(tǒng)性的培訓，使檔案工作者掌握必要的計算機操作技能和專業(yè)統(tǒng)計軟件的使用方法。具體培訓內容應包括數(shù)據(jù)管理、電子檔案系統(tǒng)操作、統(tǒng)計分析方法及軟件操作技巧等。

4.優(yōu)化檔案統(tǒng)計流程

（1）全面審查分析。此階段管理人員應對現(xiàn)有流程全面審查和分析，識別瓶頸環(huán)節(jié)和冗余操作。重新設計檔案統(tǒng)計流程，簡化步驟，明確各環(huán)節(jié)責任人，實現(xiàn)步驟間的無縫對接。以數(shù)據(jù)收集環(huán)節(jié)為例，管理人員可以通過設置標準化表單和模板來規(guī)范信息錄入，降低人為錯誤率。在數(shù)據(jù)審核環(huán)節(jié)，則需要建立嚴格的質控機制，確保輸入數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。（2）融入信息化手段。管理人員應根據(jù)檔案統(tǒng)計流程，采用先進技術手段，引入OCR（光學字符識別）技術將紙質檔案轉換為電子格式，以便于數(shù)據(jù)的快速檢索與處理。（3）構建數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。管理人員應集中存儲和管理統(tǒng)計資料，提升數(shù)據(jù)查詢和分析的效率，并利用大數(shù)據(jù)分析工具深度挖掘歷史檔案數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)潛在價值，并支持決策制定。（4）保障措施。為保障流程再造后的實施效果，管理人員可以設立質量監(jiān)控體系，確保統(tǒng)計過程符合既定標準。同時，制定反饋機制來及時修正偏差。根據(jù)外部環(huán)境變化靈活調整流程設置，并結合實際成效實現(xiàn)優(yōu)化，確保統(tǒng)計流程的有效性。

5.豐富檔案統(tǒng)計方法

（1）評估問題。管理人員應評估目前使用的統(tǒng)計方法在實際操作過程中出現(xiàn)的問題和局限性，再通過優(yōu)化或者替換來提升統(tǒng)計效果。如果發(fā)現(xiàn)單純的數(shù)量統(tǒng)計無法滿足檔案管理的需求，則需要引入更復雜的統(tǒng)計方法，如相關性分析、回歸分析等，揭示檔案數(shù)據(jù)之間的內在聯(lián)系。（2）采用新技術。管理人員可嘗試探索利用最新的統(tǒng)計技術和工具開展檔案統(tǒng)計，使用數(shù)據(jù)挖掘技術對檔案數(shù)據(jù)深度分析，預測未來的數(shù)據(jù)變化。還可以使用人工智能和機器學習技術，如聚類分析、決策樹和神經網絡等，處理復雜的檔案數(shù)據(jù)，此種高級統(tǒng)計方法可以幫助檔案管理人員從海量數(shù)據(jù)中提取有用信息，極大地擴展了檔案統(tǒng)計的可能性。（3）借鑒其他領域。檔案管理人員可借鑒其他領域的成功統(tǒng)計方法創(chuàng)新檔案統(tǒng)計。比如，質量管理中的六西格瑪管理原則可被用于檔案統(tǒng)計的質量控制，以確保統(tǒng)計結果的精確度和可靠性。將其他領域的方法引入檔案統(tǒng)計，不僅有助于解決特定的統(tǒng)計問題，還可以幫助檔案管理部門開拓新的統(tǒng)計思路。

四、案例分析

1.醫(yī)院概況

某綜合醫(yī)院成立于2005年，占地面積約2萬平方米，作為一家三級甲等綜合性醫(yī)院，其擁有先進的醫(yī)療設備設施、高素質的專業(yè)人員以及全方位的服務體系，該醫(yī)院擁有30個臨床科室和15個技術輔助部門，其中包括內科、外科、婦產科、兒科、急診科和康復科等主要臨床部門以及檢驗科、放射科、藥劑科等輔助部門。其中，心血管中心、神經外科和腫瘤治療中心等特色科室在國內享有盛譽。醫(yī)療團隊由100名專業(yè)醫(yī)師與200多名護理及技術人員組成，該醫(yī)院配備有128排螺旋CT、3.0T MRI和數(shù)字化X光機等國際領先的診斷設備設施，手術室配備達芬奇手術機器人系統(tǒng)等高端手術設施。此外，還有完善的信息管理系統(tǒng)和電子健康檔案系統(tǒng)，確保了高效和安全的數(shù)據(jù)管理。

2.醫(yī)院檔案統(tǒng)計方案

基于案例綜合醫(yī)院的概況，作為一家三級甲等綜合性醫(yī)院，不僅要處理大量的患者醫(yī)療記錄，還需要管理內部運營數(shù)據(jù)、財務記錄、人力資源檔案以及研究數(shù)據(jù)等，為提高管理效率、確保信息安全并支持醫(yī)院的長遠發(fā)展，管理人員實施了一套綜合的檔案統(tǒng)計方案。首先，引入了先進的檔案管理系統(tǒng)，確保所有檔案都能被數(shù)字化和電子化管理，不僅包括電子病歷管理，還涵蓋了人事檔案、財務記錄等。其次，基于該系統(tǒng)通過集成大數(shù)據(jù)分析工具，實時監(jiān)控與分析檔案數(shù)據(jù)，確保及時識別和響應任何異常情況。再次，醫(yī)院設立了專門的統(tǒng)計部門，負責定期編制和審查統(tǒng)計報告。這些報告覆蓋了從患者滿意度到財務狀況、藥品庫存等多方面的數(shù)據(jù)。最后，醫(yī)院定期培訓所有涉及檔案管理工作的員工，以提升他們的專業(yè)知識和操作技能，保證檔案統(tǒng)計工作的專業(yè)性和高效性。

3.檔案統(tǒng)計效果

第一，案例醫(yī)院數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的實施使得醫(yī)療檔案的檢索準確率達到了99.9%，減少了由于檔案誤放或系統(tǒng)卡頓導致的檢索錯誤。第二，實時數(shù)據(jù)監(jiān)控減少了數(shù)據(jù)被泄露的發(fā)生，自引入系統(tǒng)以來，未發(fā)現(xiàn)任何數(shù)據(jù)被泄露事件。第三，數(shù)據(jù)備份的成功率提升至99.99%，即使在極端情況下也能確保數(shù)據(jù)的完整性。第四，提高統(tǒng)計報告的準確度，使醫(yī)院能夠在資源配置上做出更有根據(jù)的決策。例如，在過去的一年中，通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)心血管中心人流高峰時段，通過調整人力資源配置，減少了患者平均等待時間。第五，通過有針對性地培訓統(tǒng)計相關技能，使員工檔案統(tǒng)計能力有了顯著提高?？己撕细衤蕪?0%提升至95%以上，編寫和分析報告的時間縮短了30%。

五、結語

綜上所述，在信息化快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的統(tǒng)計方法需結合新興技術開展創(chuàng)新與革新。在此理念指導下，經過探索與深入分析，本文明確了檔案統(tǒng)計在優(yōu)化文件管理流程、提升用戶體驗以及輔助決策制定方面發(fā)揮著至關重要的作用。還強調了利用數(shù)字化工具和智能化技術開展數(shù)據(jù)采集與分析的必要性，檔案管理工作人員應結合現(xiàn)代信息技術提高自身工作水平。未來應致力于探索更先進的統(tǒng)計方法，以更好地適應電子檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)，并加強跨領域協(xié)作，促進檔案管理領域知識與技能的融合，確保檔案統(tǒng)計質量不斷提升。

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作者單位：寧德市閩東醫(yī)院

作者簡介：林英華（1975—），女，漢族，福建寧德人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。