摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為提升工作效率、服務(wù)質(zhì)量和信息安全的必然選擇。然而，在數(shù)字化建設(shè)的過程中，也面臨著一系列的挑戰(zhàn)和問題。為了更好地推動數(shù)字化建設(shè)的順利進行，有必要對存在的問題進行深入分析，同時尋找切實可行的實踐路徑。本文將對數(shù)字化建設(shè)中的問題進行剖析，并通過實例展示解決問題的路徑，在實踐分析中以威海市環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心為例，詳細闡述了數(shù)字化建設(shè)中的具體問題和實踐路徑。希望本文能夠為事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)提供有益的經(jīng)驗和啟示，以期為事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)提供有益的指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：新時期；事業(yè)單位；檔案數(shù)字化；建設(shè)

引言

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)字時代已經(jīng)深刻改變了事業(yè)單位檔案管理的面貌[1]。數(shù)字化建設(shè)不僅為檔案管理帶來了前所未有的便捷性和效率，還為保護文化遺產(chǎn)和知識傳承提供了新途徑[2]。在數(shù)字化浪潮的沖擊下，事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的問題已成為擺在我們面前的重要議題[3-4]。本文將著眼于新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題與實踐，以威海市環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心為例，通過具體案例分析，深入挖掘數(shù)字化建設(shè)中的痛點，并提出切實可行的實踐路徑。希望通過對這些問題的深入剖析，為事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)提供清晰的方向和可行的解決方案。在數(shù)字化時代，期待事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)在問題與實踐中蓬勃發(fā)展，迎來更加輝煌的未來。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

1.1 技術(shù)層面問題

根據(jù)調(diào)查，威海市環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心大約有30%的清潔設(shè)備已經(jīng)使用超過10年。這些設(shè)備的性能和效率無法滿足現(xiàn)代環(huán)保需求，一些舊的清潔設(shè)備可能無法有效地清理復(fù)雜的垃圾類型，而一些舊的數(shù)據(jù)分析軟件可能無法處理大量的環(huán)境數(shù)據(jù)。另外，環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心存在與現(xiàn)行環(huán)保標準不符的情況。舊的清潔方法可能不符合最新的環(huán)保標準，而舊的數(shù)據(jù)分析方法可能無法滿足新的環(huán)保要求。這可能導(dǎo)致環(huán)保工作的合規(guī)性問題，需要調(diào)整和更新工作流程。由于設(shè)備的老化，存在新的數(shù)字化系統(tǒng)與舊設(shè)備不兼容的問題，這需要投資購置新的設(shè)備或者找到解決方案以確保新舊系統(tǒng)之間的順暢協(xié)作。

1.2 管理層面問題

目前，環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心的人員嚴重短缺，尤其是在高峰期，工作人員的數(shù)量遠遠不能滿足實際的工作需求，存在組織結(jié)構(gòu)不合理的問題。單位決策層級過多，導(dǎo)致決策效率低下；職責(zé)劃分不清，導(dǎo)致工作重復(fù)或遺漏。另外，組織結(jié)構(gòu)可能不夠清晰，責(zé)任分工不明確，導(dǎo)致數(shù)字檔案管理流程混亂，難以有效協(xié)調(diào)。存在缺乏專業(yè)的數(shù)字檔案管理人才，影響組織內(nèi)部的數(shù)字化建設(shè)能力。員工未接受足夠的數(shù)字檔案管理培訓(xùn)，降低了其理解和運用數(shù)字化工具的能力。

1.3 安全性和隱私問題

根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心的數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)存在一些安全漏洞，這導(dǎo)致敏感的環(huán)保數(shù)據(jù)很容易被非法獲取。存在缺乏完善的數(shù)據(jù)安全策略，如加密、備份等，使得數(shù)字檔案容易受到惡意攻擊或丟失。數(shù)據(jù)存儲不規(guī)范，會導(dǎo)致敏感信息被泄露的風(fēng)險增加。另外，環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心在處理公眾信息時缺乏足夠的保護措施，這可能導(dǎo)致公眾的個人信息被泄露。

2 新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的要求

2.1 新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的要求涵蓋了多個方面

在技術(shù)要求上，要使用先進的數(shù)字化設(shè)備和軟件，確保其兼容性和高效性。遵循行業(yè)標準，確保數(shù)字檔案的格式和結(jié)構(gòu)一致，以便互操作性和長期保存。在管理要求上，需要建立明確的組織結(jié)構(gòu)，明確數(shù)字檔案管理的責(zé)任和權(quán)限，確保信息流暢和協(xié)調(diào)。并提供員工培訓(xùn)，使其熟悉數(shù)字檔案管理流程和技術(shù)，促進其技能不斷提升。在安全性要求上，需要實施強有力的數(shù)據(jù)安全措施，包括加密、訪問控制和備份，以保護檔案不受惡意攻擊或丟失。并遵循相關(guān)法規(guī)，確保數(shù)字檔案中的敏感信息得到妥善保護，防止非授權(quán)訪問。

2.2 需要確保數(shù)字檔案系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的良好互操作性

以便實現(xiàn)信息共享和集成設(shè)計系統(tǒng)來確保長期穩(wěn)定運行，包括定期更新和升級，以適應(yīng)技術(shù)和需求的變化。遵循數(shù)據(jù)保護法規(guī)、檔案管理法規(guī)等，定期進行合規(guī)性審計，確保數(shù)字檔案管理的合規(guī)性和透明度。通過數(shù)字化建設(shè)減少對紙質(zhì)檔案的依賴，推動綠色、可持續(xù)的檔案管理[5-6]。這些要求有助于確保事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)能夠高效、安全、合規(guī)地進行，同時促進信息的可持續(xù)管理。

3 新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)實踐路徑

3.1 確定數(shù)字化建設(shè)目標，根據(jù)需求確定檔案建設(shè)規(guī)劃

確定數(shù)字化建設(shè)目標并制定檔案建設(shè)規(guī)劃是數(shù)字化建設(shè)的重要步驟，有助于明確組織需求、提高工作效率和優(yōu)化資源利用。明確發(fā)展方向，避免盲目投入資源。通過規(guī)劃，可以合理分配資源，提高檔案管理和服務(wù)的效率，避免不必要的投資，降低數(shù)字化建設(shè)成本，建立可持續(xù)的數(shù)字化檔案管理體系，適應(yīng)未來需求。在新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中，可以通過建立SWOT分析，分析組織的優(yōu)勢、劣勢、機會和威脅，為數(shù)字化建設(shè)制定符合實際情況的目標。在威海市環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心，通過面對面會議、問卷調(diào)查、定期溝通等方式，與相關(guān)部門和人員深入交流，了解員工對數(shù)字化建設(shè)的期望和需求。通過調(diào)查，獲得了各部門對檔案管理的期望，在與各部門和人員的交流基礎(chǔ)上，進行SWOT分析，明確組織的優(yōu)勢、劣勢、機會和威脅。（1）優(yōu)勢：擁有豐富的行業(yè)經(jīng)驗可以使組織更好地理解環(huán)保領(lǐng)域的需求和挑戰(zhàn)，為數(shù)字檔案管理提供更準確的指導(dǎo)。擁有強大的人才隊伍意味著組織可以依靠具有專業(yè)知識和技能的人員來推動數(shù)字化建設(shè)和解決相關(guān)問題。（2）劣勢：使用過時的檔案管理系統(tǒng)可能導(dǎo)致效率低下、數(shù)據(jù)安全性降低等問題，需要投入資源進行系統(tǒng)升級。缺乏數(shù)字化人才可能限制了組織在數(shù)字檔案管理方面的創(chuàng)新和發(fā)展，需要加強培訓(xùn)和引進人才。（3）機會：隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，有機會引入先進的技術(shù)來提高檔案管理效率，實現(xiàn)更智能化的服務(wù)。通過數(shù)字化建設(shè)，有機會提高服務(wù)效率，更好地滿足環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)的需求，提高服務(wù)水平。（4）威脅：在數(shù)字化管理過程中，數(shù)據(jù)被泄露可能成為威脅，需要采取有效的安全措施來防范和應(yīng)對。技術(shù)變化的不確定性可能導(dǎo)致投資的技術(shù)在未來可能過時，需要謹慎規(guī)劃和靈活應(yīng)對未來的技術(shù)變化。

單位可以組織工作坊、座談會等形式，讓各級管理人員、工作人員等利益相關(guān)方參與目標制定，提高共識度。同時，收集各級管理人員和工作人員對數(shù)字化建設(shè)的看法，包括期望、擔(dān)憂等。結(jié)合需求調(diào)查、SWOT分析和利益相關(guān)方參與的數(shù)據(jù)，制定符合實際情況的數(shù)字化建設(shè)目標。制定目標如在一年內(nèi)提高檔案檢索速度20%，降低紙質(zhì)檔案使用頻率30%。

3.2 升級數(shù)字化設(shè)備和軟件，制定檔案格式技術(shù)標準

先進的設(shè)備和軟件通常具有更高的處理速度和性能，可以加速數(shù)字檔案的處理和管理。更新軟件和設(shè)備有助于填補安全漏洞，提高系統(tǒng)的安全性，防范潛在的風(fēng)險。使用最新的設(shè)備和軟件版本有助于確保系統(tǒng)的兼容性和互操作性，避免數(shù)據(jù)格式不一致的問題。在新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中，可以建立定期審查制度，檢查數(shù)字化設(shè)備和軟件的運行狀態(tài)。關(guān)注設(shè)備和軟件廠商的更新建議，遵循其推薦的升級策略；進行技術(shù)評估，了解市場上最新的數(shù)字化設(shè)備和軟件，選擇適合組織需求的產(chǎn)品。

以威海市環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案數(shù)字化系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)使用的設(shè)備是舊款掃描儀和軟件版本為5年前的檔案管理系統(tǒng)。為了升級設(shè)備和軟件，具體步驟如圖1所示。

在升級流程中，首先需要進行原設(shè)備狀態(tài)評估，威海市環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案數(shù)字化系統(tǒng)掃描儀型號為ABC-2000，分辨率1200dpi，速度20頁/分鐘。評估結(jié)果顯示，ABC-2000掃描儀性能仍可，但不支持最新的數(shù)字檔案處理需求。新設(shè)備選擇XYZ-5000掃描儀，分辨率2400dpi，速度為40頁/分鐘。XYZ-5000支持更高分辨率和更快的掃描速度，更適應(yīng)當前和未來的數(shù)字檔案處理需求。之后，需要培訓(xùn)使用人員，培訓(xùn)計劃包括培訓(xùn)時間表、培訓(xùn)資料和在線培訓(xùn)資源。培訓(xùn)內(nèi)容包括使用XYZ-5000掃描儀的操作、維護以及數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的新功能。

另外，需要進行軟件審查，檔案管理系統(tǒng)新軟件選擇DigitalArchiver軟件，版本V3.0，新增人工智能OCR功能。DigitalArchiver V3.0提供更高效的OCR技術(shù)，支持智能檢索和語義分析。數(shù)據(jù)遷移培訓(xùn)計劃包括備份、轉(zhuǎn)換和驗證步驟，要向工作人員介紹新軟件的功能、界面以及與新掃描儀的集成。通過以上升級實踐，威海市環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心能夠提高數(shù)字檔案處理效率，適應(yīng)日益增長的數(shù)字化需求。

3.3 建立完善的數(shù)據(jù)安全策略，制定明確的隱私保護政策

有效的數(shù)據(jù)安全策略和隱私保護政策有助于保護機構(gòu)檔案中的敏感信息，防范數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險。在新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)中，可以研究并遵循與檔案數(shù)字化相關(guān)的法規(guī)，如個人信息保護法、檔案法等。進行數(shù)據(jù)安全風(fēng)險評估，識別潛在的威脅和漏洞。部署安全技術(shù)，如加密、身份驗證和訪問控制，以確保數(shù)字檔案的安全性。為員工提供關(guān)于數(shù)據(jù)安全和隱私保護的培訓(xùn)，強調(diào)保密性和合規(guī)性的重要性。

在數(shù)字檔案管理的實踐中，為了確保數(shù)據(jù)的安全性和保護用戶隱私，威海市環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心可以采取一系列措施，在數(shù)據(jù)安全方面，可以建立如表1中的策略。

通過這些數(shù)據(jù)安全策略，威海市環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心可以確保數(shù)字檔案管理的安全性和用戶隱私的保護。法規(guī)遵循確保在處理個人身份信息時符合相關(guān)法規(guī)，風(fēng)險評估有助于及時應(yīng)對潛在威脅，技術(shù)安全措施采用先進的加密技術(shù)保障數(shù)據(jù)的安全存儲和傳輸，員工培訓(xùn)則強調(diào)員工對安全性和合規(guī)性的重視以及對社會工程學(xué)攻擊的警覺性。這一系列措施有助于建立完善的數(shù)字檔案管理體系，形成一個全面的數(shù)字檔案管理安全體系，保障了數(shù)據(jù)的安全性，確保了用戶的隱私權(quán)利，具體的隱私保護政策如表2所示。

通過這些詳細的措施和政策內(nèi)容，威海市環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心可以確保數(shù)字檔案的安全性和用戶隱私的保護。旨在確保威海市環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心在數(shù)字檔案管理過程中充分尊重用戶隱私權(quán)。

結(jié)束語

綜上所述，通過對新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)問題與實踐的深入分析，可以深刻認識到數(shù)字化建設(shè)的重要性和緊迫性。在解決技術(shù)、管理、安全和隱私等問題的過程中，需要不斷創(chuàng)新、加強溝通與合作，確保數(shù)字化建設(shè)的順利進行。威海市環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心的實踐路徑為新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化的建設(shè)提供了寶貴經(jīng)驗，可供其他事業(yè)單位借鑒。希望通過共同努力，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的全面提升，更好地服務(wù)社會和公眾。

參考文獻

[1]馬麗.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下基層機關(guān)單位檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)與探索[J].陜西檔案，2023（06）：35-37.

[2]李莎莎.數(shù)字化背景下推進事業(yè)單位檔案管理工作提升的策略[J].四川勞動保障，2023（12）：12-13.

[3]代麗華.精細化理念在事業(yè)單位檔案管理中的運用[J].蘭臺內(nèi)外，2023（36）：52-53+56.

[4]趙文玉.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作路徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2023（24）：18-20.

[5]劉靜.新形勢下信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探索[J].蘭臺內(nèi)外，2023（35）：28-30.

[6]周愛榮.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案信息化管理路徑思考[J].黑龍江檔案，2023（05）：274-276.

[7]崔榮星.數(shù)字化轉(zhuǎn)型視域下文書檔案數(shù)字化的有效管理策略探究[J].蘭臺內(nèi)外，2023（35）：7-9.

[8]史健.數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)檔案信息資源共享服務(wù)保障體系建設(shè)研究——以烏海能源為例[J].蘭臺內(nèi)外，2023（33）：5-7.

作者簡介：于波（1972.10—），男，大學(xué)學(xué)歷，威海市環(huán)翠區(qū)環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心副研究館員，研究方向：事業(yè)單位檔案研究。