［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.12.038

［摘 要］企業(yè)經(jīng)營活動的正常開展離不開物資的支撐，因此保證物資采購流程順暢是企業(yè)內(nèi)部控制與管理的關(guān)鍵。但物資招標(biāo)采購工作會受到市場經(jīng)濟(jì)形勢、定價、政策等因素的影響，導(dǎo)致物資招標(biāo)采購工作面臨較大的不確定性。因此，企業(yè)在物資招標(biāo)采購活動中，應(yīng)將物資招標(biāo)采購風(fēng)險的識別與防范作為工作重點，保證采購質(zhì)量。本文圍繞企業(yè)的中長期發(fā)展規(guī)劃闡述物資招標(biāo)采購的優(yōu)點，據(jù)此分析企業(yè)的物資招標(biāo)風(fēng)險，并提出相應(yīng)的物資招標(biāo)采購風(fēng)險防控措施，以期通過完善的風(fēng)險防控措施優(yōu)化企業(yè)物資的科學(xué)配置，推動企業(yè)的健康有序發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］企業(yè)采購；物資招標(biāo)；采購風(fēng)險

［中圖分類號］F20文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

物資招標(biāo)采購能促使各類供應(yīng)商的公平競爭，在良性競爭環(huán)境中為企業(yè)獲取高質(zhì)量的物資，還能加大企業(yè)對物資采購過程的監(jiān)督力度，提高采購效率。利用物資招標(biāo)采購模式將采購流程公開化、透明化，企業(yè)可針對不合理的招標(biāo)采購環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)整，實現(xiàn)采購控制的前移，從事后審計變?yōu)槭虑邦A(yù)防，因此采用物資招標(biāo)采購是企業(yè)首選，但在采購中應(yīng)注意加強(qiáng)對采購風(fēng)險的防范。

1 物資招標(biāo)采購的優(yōu)點

第一，具有公開性。參與物資采購?fù)稑?biāo)的供應(yīng)商能獲得公開透明的采購信息，所有個體、單位都能參與采購招標(biāo)活動，這也有利于企業(yè)最大限度地挖掘市場潛力。第二，具有公平性。企業(yè)物資招標(biāo)采購模式由多家供應(yīng)商同時競爭，企業(yè)中物資的使用部門、財務(wù)部、技術(shù)部、質(zhì)檢部等多個部門綜合考評投標(biāo)方的綜合實力，最終公平地選取高性價比供應(yīng)商。第三，促使企業(yè)加強(qiáng)合規(guī)建設(shè)。物資招標(biāo)采購活動公開透明，避免企業(yè)傳統(tǒng)采購模式中的挪用資金、濫用采購資金等情況的發(fā)生。第四，降低供應(yīng)成本。物資招標(biāo)采購中每個供應(yīng)商都面臨著競爭壓力，供應(yīng)商可通過產(chǎn)品價格調(diào)整、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等方式增強(qiáng)自身的競爭力，企業(yè)能實現(xiàn)低成本拿貨，間接降低自身的經(jīng)營成本［1］。

2 企業(yè)物資招標(biāo)采購風(fēng)險

2.1 外部風(fēng)險

第一，自然風(fēng)險。天氣、路況、交通運輸政策等都是企業(yè)物資招標(biāo)采購的自然風(fēng)險，尤其是供應(yīng)商遭受地震、火災(zāi)、疫情等不可抗的自然因素時，物資招標(biāo)采購活動進(jìn)展緩慢，會嚴(yán)重影響招標(biāo)計劃的正常進(jìn)行。第二，國家政策風(fēng)險。企業(yè)若不能及時了解國家政策的變化，制訂的物資招標(biāo)采購方案極易與政策發(fā)生沖突，物資采購招標(biāo)容易中途停止。第三，產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險、履約風(fēng)險。若企業(yè)未在合同中注明質(zhì)量問題、履約問題的賠償與處理方式，在招標(biāo)工作后極易面臨上述風(fēng)險問題。第四，供應(yīng)商中標(biāo)后若不按照約定簽訂采購合約，會給企業(yè)帶來較大的風(fēng)險與損失。企業(yè)需要重新啟動一輪物資招標(biāo)采購活動，這會導(dǎo)致企業(yè)物資招標(biāo)采購成本增加，不利于企業(yè)的長久、有序發(fā)展。

2.2 內(nèi)部風(fēng)險

第一，企業(yè)物資招標(biāo)采購活動中面臨制度風(fēng)險，即目前還缺乏完善的物資招標(biāo)采購管理制度。招標(biāo)采購流程、計劃制訂、合同擬訂與簽署等工作缺乏準(zhǔn)確的制度作為依據(jù)，現(xiàn)行的管理制度存在較多漏洞，導(dǎo)致企業(yè)招標(biāo)采購標(biāo)準(zhǔn)與現(xiàn)行法律法規(guī)存在差異，采購招標(biāo)活動無法正常開展。第二，物資招標(biāo)采購計劃的風(fēng)險較高。各部門采購計劃不合理、上報時間超期等情況都會影響企業(yè)物資招標(biāo)采購的進(jìn)展；如果采購計劃上報時間超期會迫使企業(yè)縮短招標(biāo)周期，不利于企業(yè)在短時間內(nèi)選出最優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，進(jìn)而導(dǎo)致采購物資質(zhì)量的下降。同時，若與實力不足的供應(yīng)商合作則極易導(dǎo)致企業(yè)物資積壓，影響企業(yè)資金流動。第三，最高限價也是導(dǎo)致企業(yè)物資招標(biāo)采購產(chǎn)生內(nèi)部風(fēng)險的主要原因。最高限價不合理會引發(fā)招標(biāo)文件制作延遲、發(fā)售延遲、物資采購延遲等一系列問題，進(jìn)而影響企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)的正常運行，給企業(yè)帶來效益下降、資金鏈斷裂等風(fēng)險［2］。第四，一些企業(yè)物資采購的范圍大、種類多、涉及面廣，各項技術(shù)要求和質(zhì)量要求的確定存在一定困難。

3 企業(yè)物資招標(biāo)采購風(fēng)險防控措施

3.1 細(xì)化外部風(fēng)險防范措施

3.1.1 防范自然風(fēng)險和產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險

物資招標(biāo)采購活動中自然風(fēng)險、產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險是企業(yè)目前面臨的主要外部風(fēng)險，因此在招標(biāo)活動中應(yīng)加強(qiáng)對這兩類風(fēng)險的防范。招標(biāo)期間要綜合考慮招標(biāo)與中標(biāo)企業(yè)的氣候、溫度、地理特征等情況，盡量避免與自然風(fēng)險較高的中標(biāo)企業(yè)合作。例如，酒店以招標(biāo)方式選用食品類供應(yīng)商，一般會更偏重考慮同城供應(yīng)商。因為異地的長途貨運會帶來較多不確定因素，對于食品類物資來說，生產(chǎn)周期、包裝方式、貨運途中陰雨天氣等因素都可能影響到食品質(zhì)量和食品安全，異地供應(yīng)商的自然風(fēng)險更大。

物資招標(biāo)采購?fù)瓿珊螅攸c監(jiān)測物資的質(zhì)量和供貨周期，從耐用率、成交價、階段供應(yīng)量等維度綜合分析采購物資的質(zhì)量，若供應(yīng)的物資不達(dá)標(biāo)或不能按期供貨，可依據(jù)合同要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。物資運輸期間安全也由供應(yīng)商負(fù)責(zé)，在運輸中出現(xiàn)的破損、擠壓等導(dǎo)致無法使用的物資，供應(yīng)商應(yīng)補(bǔ)足對應(yīng)的物資數(shù)量。為減少運輸途中的物資損失，供應(yīng)商必須確保產(chǎn)品運輸?shù)陌踩?/p>

3.1.2 準(zhǔn)確解讀國家政策

企業(yè)物資招標(biāo)采購工作必須在國家政策及法規(guī)允許范圍內(nèi)進(jìn)行，避免采購招標(biāo)與國家法規(guī)政策沖突，影響自身物資采購活動的正常開展。當(dāng)國家發(fā)布新的政策或法規(guī)后，企業(yè)應(yīng)及時分析并解讀，通過咨詢法律顧問、構(gòu)建法律咨詢團(tuán)隊等方式提高對各項政策與法規(guī)的解讀準(zhǔn)確率，從而制訂與之契合的物資招標(biāo)采購方案［3］。

3.1.3 防范履約風(fēng)險

企業(yè)應(yīng)當(dāng)在前期的招標(biāo)需求中盡可能詳細(xì)列明對貨物參數(shù)、規(guī)格、外觀、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，并要求投標(biāo)單位給予相應(yīng)的承諾，以此減少中標(biāo)方不按招標(biāo)要求履約、降低產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的情況。企業(yè)招標(biāo)完成后與中標(biāo)方簽訂招標(biāo)采購合同，簽訂過程中要充分考慮市場價格的影響：第一，企業(yè)確定合理的競標(biāo)價格，通過合理定價吸引更多優(yōu)質(zhì)投標(biāo)方參與投標(biāo)，幫助企業(yè)選擇性價比最高的供應(yīng)商。第二，企業(yè)與中標(biāo)單位的合同盡量在招標(biāo)完成后及時簽訂，避免因合同簽訂時間延遲過長，造成供應(yīng)商提出調(diào)價的情況。對于市場確實存在較大價格波動，可考慮在合同中注明“經(jīng)過雙方供應(yīng)商市場詢價，按照市場價格波動將物資單價上調(diào)/下調(diào)合同價格”，雙方確定調(diào)價范圍，保證雙方利益最大化。但調(diào)整合同價格屬于修改了招標(biāo)關(guān)鍵內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)盡量避免。簽訂合同后，雙方必須嚴(yán)格執(zhí)行合同內(nèi)容，若企業(yè)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商履約不及時或存在不履約行為應(yīng)及時提醒，若有必要可采用法律手段維護(hù)自身權(quán)益。反之，物資供應(yīng)商也有監(jiān)督企業(yè)的權(quán)利，確保企業(yè)采購款項能夠及時匯入。第三，合同執(zhí)行期間某一方出現(xiàn)違約行為，另一方可依據(jù)法律條款要求賠償，扣除履約保證金。

3.1.4 加強(qiáng)物資招標(biāo)采購監(jiān)督

企業(yè)物資招標(biāo)采購活動中應(yīng)構(gòu)建“事前—事中—事后”監(jiān)督體系，提高采購監(jiān)督質(zhì)量。首先，企業(yè)要做好物資招標(biāo)采購前的準(zhǔn)備與監(jiān)督工作。成立專門的招標(biāo)工作小組，物資招標(biāo)采購前應(yīng)羅列詳細(xì)的物資招標(biāo)清單，包括技術(shù)類、服務(wù)類、設(shè)備類等需求明細(xì)表，以及與供貨或工程相關(guān)的各項服務(wù)要求等。對于招標(biāo)控制價、投標(biāo)人資格、供貨周期、付款方式、評分方式等關(guān)鍵內(nèi)容必須采用小組討論通過的方式作出決定。其次，加強(qiáng)物資招標(biāo)采購事中的監(jiān)督，企業(yè)紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)當(dāng)對采購流程、進(jìn)場投標(biāo)方、投標(biāo)流程等做好監(jiān)督，特別在評標(biāo)環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的監(jiān)督員，負(fù)責(zé)事中監(jiān)督工作，監(jiān)督評標(biāo)過程中打分、評定等環(huán)節(jié)，并做好全程錄像。最后，加強(qiáng)物資招標(biāo)采購事后的監(jiān)督。企業(yè)財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)監(jiān)督與中標(biāo)方簽訂合同前的履約保證金及時繳納，監(jiān)督項目經(jīng)辦部門嚴(yán)格按照合同內(nèi)容執(zhí)行采購、付款等工作，保障采購合同執(zhí)行效率，以及采購工作流轉(zhuǎn)期間各類信息的公開性與透明性。

3.2 優(yōu)化內(nèi)部風(fēng)險防范措施

3.2.1 建立招標(biāo)采購制度

企業(yè)物資招標(biāo)采購工作期間，構(gòu)建并完善招標(biāo)采購制度是內(nèi)部防范采購風(fēng)險的重要措施，制度構(gòu)建可從以下方面進(jìn)行完善：第一，做好頂層設(shè)計，完善招標(biāo)采購程序的管理制度。根據(jù)企業(yè)實際情況設(shè)置合理的招標(biāo)采購金額起點。目前，國有企業(yè)常用的招標(biāo)金額起點多數(shù)為10萬元到20萬元以上。并根據(jù)招標(biāo)金額不同，設(shè)置不同的招標(biāo)方式，如金額達(dá)到100萬以上，要求必須通過大型國有招標(biāo)平臺；100萬元以下的，可以自行組織。第二，招標(biāo)管理制度與企業(yè)預(yù)算制度相結(jié)合，一定金額以上的大宗采購、資產(chǎn)采購、工程改造等，必須先報預(yù)算審批，再報采購審批。第三，根據(jù)采購金額和采購內(nèi)容設(shè)置不同的招標(biāo)方式，包括公開招標(biāo)、競爭性磋商、競爭性談判、比價等。招標(biāo)方式的不同主要在于公告時間和評標(biāo)方法，其中公開招標(biāo)方式的公告期不得少于20天，一般采用綜合評分法，適用于重點、大型、要求較高的招標(biāo)項目。例如，對于酒店行業(yè)來說，通常金額達(dá)到100萬元以上的可要求必須采用公開招標(biāo)方式；20萬元以上的要求必須采用磋商、談判等方式；20萬元以下的項目較小，可采購簡單快捷的比價方式。第四，持續(xù)完善采購部門的管理制度。部門負(fù)責(zé)人按照物資招標(biāo)采購的需求，合理分配招標(biāo)文件、合同的擬訂、市場信息收集、標(biāo)底編制、選擇供應(yīng)商、評標(biāo)辦法的制定等工作，各崗位工作人員嚴(yán)格遵守崗位制度完成相關(guān)工作［4］。每月底分析各崗位人員的物資招標(biāo)采購工作情況，將物資招標(biāo)采購工作完成度與員工績效掛鉤，提高員工的工作積極性。

3.2.2 提前準(zhǔn)備，做好預(yù)判

第一，招標(biāo)采購部門按照企業(yè)年度總計劃制訂年度采購計劃，將各項采購計劃落實到企業(yè)經(jīng)營、行政、營銷等各個部門，在年初即制訂當(dāng)年預(yù)計需要招標(biāo)的項目清單。對于酒店行業(yè)來說，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)酒店經(jīng)營的淡旺季，合理安排招標(biāo)工作，特別是工程改造類項目進(jìn)度，應(yīng)避免因工程影響到正常的客房、餐廳使用。對于一些大規(guī)模的改造項目，甚至提前一到兩年就要開始進(jìn)行規(guī)劃。第二，采購或招標(biāo)部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購制度完成物資招標(biāo)采購計劃的編制，從市場調(diào)查、清單編制、招標(biāo)條件等多方面入手編制招標(biāo)采購方案，并在采購活動中根據(jù)實際情況合理調(diào)整采購方案。方案編制常常涉及多個部門，招標(biāo)小組應(yīng)充分發(fā)揮組織協(xié)調(diào)功能，及時溝通，合理安排。第三，招標(biāo)項目的各項報批報審工作要盡可能提前完成，對于國有企業(yè)來說，大型項目往往還要上報主管單位審批，都需要提前預(yù)留出報批和審批的時間。

3.2.3 加強(qiáng)物資招標(biāo)管理

企業(yè)物資招標(biāo)采購風(fēng)險防范過程中，加強(qiáng)物資招標(biāo)管理能有效降低采購風(fēng)險。物資招標(biāo)管理的優(yōu)化可從以下方面入手：第一，為企業(yè)物資招標(biāo)采購營造良好、穩(wěn)定的內(nèi)外部環(huán)境。內(nèi)部環(huán)境的構(gòu)建從企業(yè)內(nèi)控制度、管理制度、工作流程等方面入手，保證企業(yè)經(jīng)營活動的各項工作有序開展。外部環(huán)境從法律、政策、市場等角度入手，企業(yè)合理利用法律與政策的優(yōu)惠降低物資招標(biāo)采購成本，企業(yè)根據(jù)市場經(jīng)濟(jì)形勢制訂合理的物資招標(biāo)采購方案，在招標(biāo)采購過程中根據(jù)市場動態(tài)實時調(diào)整招標(biāo)采購方案，進(jìn)而降低企業(yè)物資招標(biāo)采購的風(fēng)險。第二，選擇規(guī)范化的物資招標(biāo)平臺。通過規(guī)范化平臺保障物資招標(biāo)采購的公開性、共享性，利用透明化的招標(biāo)手段提高物資招標(biāo)效率，進(jìn)而實現(xiàn)企業(yè)的規(guī)范化管理。第三，做好企業(yè)物資招標(biāo)采購過程中的自律管理，保障招標(biāo)活動的合法性、合理性、合規(guī)性。

3.2.4 健全物資采購鏈條

企業(yè)在完成物資招標(biāo)采購?fù)稑?biāo)、合同簽訂等工作后，應(yīng)快速構(gòu)建系統(tǒng)化的物資采購鏈條，從而保證采購活動的順利開展。第一，明確采購特點、采購工作目標(biāo)，以此為基礎(chǔ)開展供應(yīng)商資質(zhì)調(diào)查工作，從資產(chǎn)、信用、償債能力多方面入手綜合評估供應(yīng)商的綜合實力，企業(yè)選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商并與之達(dá)成合作。第二，企業(yè)與供應(yīng)商簽訂合作合同后，應(yīng)在合同中明確任一方未按約履行需要承擔(dān)的違約責(zé)任和補(bǔ)救措施，構(gòu)建雙方都認(rèn)可的管理機(jī)制，強(qiáng)化合同執(zhí)行期間對供需雙方的約束。第三，企業(yè)可根據(jù)自身情況借助信息化平臺用于物資采購管理，信息平臺重點對采購管理的招標(biāo)、投標(biāo)、合同簽訂、物資運轉(zhuǎn)等重點環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)測，及時預(yù)警不合理的采購環(huán)節(jié)并進(jìn)行調(diào)整、優(yōu)化，提高采購管理效率。第四，企業(yè)設(shè)置單獨的物資招標(biāo)采購管理部門，負(fù)責(zé)采購招標(biāo)、市場調(diào)研、不定期抽查采購管理等工作，同時負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的接洽、談判等工作，實現(xiàn)供需雙方的良好銜接。

3.2.5 完善供應(yīng)商管理機(jī)制

第一，構(gòu)建市場化機(jī)制。在國家法規(guī)及政策允許的范圍通過公開透明的物資招標(biāo)采購流程提高采購效率，尤其是在大型物資采購活動中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范性的流程，以建立更加穩(wěn)定的市場機(jī)制。第二，企業(yè)選用統(tǒng)一化的招標(biāo)信息平臺，采購物資招標(biāo)透明化，面向社會擴(kuò)大可選擇范圍，形成良性的供應(yīng)商競爭環(huán)境。第三，加強(qiáng)對供應(yīng)商的考核評價管理。企業(yè)通過單獨的物資招標(biāo)采購部門考核供應(yīng)商，包括對售后、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)等的考核，約束供應(yīng)商以提升其業(yè)務(wù)水平［5］。若企業(yè)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的物資不合格，有權(quán)依據(jù)合同要求供應(yīng)商做出賠償。第四，企業(yè)應(yīng)建立完善的付款信用機(jī)制，在與供應(yīng)商協(xié)商階段，最大化爭取延遲付款帶來的收益，但是付款周期一旦雙方商定，應(yīng)當(dāng)共同遵守。良好的信用會給招標(biāo)企業(yè)在市場上爭取到更多的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。

4 結(jié)語

物資招標(biāo)采購作為現(xiàn)階段企業(yè)采購的新模式，能為企業(yè)篩選出優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，但招標(biāo)采購也存在較大風(fēng)險，不做好招標(biāo)采購的風(fēng)險管控工作，會嚴(yán)重影響企業(yè)的正常運營。因此，本文從物資招標(biāo)采購的風(fēng)險點著手，論述物資招標(biāo)采購的優(yōu)點與風(fēng)險點，通過內(nèi)部、外部風(fēng)險防范措施構(gòu)建物資招標(biāo)采購風(fēng)險防控的雙重保障。通過多元化的物資招標(biāo)采購措施，有效降低企業(yè)的物資招標(biāo)采購風(fēng)險，提高企業(yè)管理效率。

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［作者簡介］范佳予，女，安徽合肥人，安徽天鵝湖大酒店，中級會計師，本科，研究方向：酒店財務(wù)管理、酒店內(nèi)控管理。