孫明焱

摘要：檔案管理信息化是當(dāng)前疾控中心管理工作的重點(diǎn)項(xiàng)目之一，管理檔案信息化有助于優(yōu)化檔案管理的系統(tǒng)程度，落實(shí)檔案信息的采集，加強(qiáng)檔案管理的利用?；诖?，本文對疾病預(yù)防控制中心檔案管理信息化建設(shè)情況進(jìn)行了分析，明確了檔案管理的新路徑，形成了更加完善的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，指出疾控中心逐步落實(shí)信息采集、信息管理和信息利用工作，可實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化與升級(jí)。

關(guān)鍵詞：疾控中心；信息化；檔案管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20241230

數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，大大推動(dòng)了疾病預(yù)防控制中心（下文簡稱“疾控中心”）的數(shù)字管理進(jìn)程，疾控中心作為疾病預(yù)防的重要機(jī)構(gòu)，在疾病監(jiān)測、預(yù)警、防控等方面扮演著極其重要的角色，通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，可以滿足防治、預(yù)測等管理需求。

一、信息化檔案管理的概念及特點(diǎn)

信息化的檔案管理就是利用信息化手段對原有的檔案進(jìn)行信息化操作，這是一種新的管理方式，其可解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的諸多問題，進(jìn)一步提升檔案管理的效率和質(zhì)量。信息化的檔案管理可以使疾控中心的檔案信息更加全面、準(zhǔn)確、可靠，從而及時(shí)提供監(jiān)測預(yù)警和防控?cái)?shù)據(jù)。同時(shí)，可以減少采集、共享信息的時(shí)間和成本，提高檔案管理的實(shí)效性和準(zhǔn)確性，從而為疾控工作提供監(jiān)督管理和指導(dǎo)。具體來說，疾控中心檔案管理的信息化就是要通過數(shù)字信息技術(shù)對原有的檔案信息進(jìn)行數(shù)字升級(jí)，通過技術(shù)的研究和應(yīng)用，加強(qiáng)檔案管理的信息共享和信息協(xié)同能力，同時(shí)不斷提高檔案管理的水平，減輕工作人員的壓力，提高疾控工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，疾控中心也需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析能力、數(shù)字應(yīng)用能力、數(shù)字可視化建設(shè)能力，提高預(yù)警和監(jiān)測水平。

從特點(diǎn)上來分析，檔案管理的信息化是疾控中心對各類檔案進(jìn)行組織、管理、保護(hù)和重新利用的一個(gè)過程。在數(shù)字化時(shí)代，疾控中心必須掌握的現(xiàn)代化管理方法，這對于檔案的信息傳遞效果、檔案管理安全以及現(xiàn)代化水平都具有重要作用。目前，檔案數(shù)據(jù)的信息化包括檔案的采集、加工、存儲(chǔ)、檢索、保護(hù)、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，涉及網(wǎng)絡(luò)的搭建、數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、數(shù)字化處理等一系列手段，是對傳統(tǒng)檔案的信息升級(jí)。

二、疾控中心檔案信息化建設(shè)的成效分析

第一，檔案管理信息化為疾病監(jiān)測提供了規(guī)范性。疾控中心利用數(shù)字檔案加強(qiáng)了對疾病的有效監(jiān)測，利用數(shù)字化的手段，對某一個(gè)地區(qū)的流行病信息進(jìn)行收集、整理分類和標(biāo)準(zhǔn)化處理，形成規(guī)范化的檔案系統(tǒng)，便于不同地區(qū)對同一時(shí)段的流行病進(jìn)行共享和互通，為疾病的科學(xué)防治提供數(shù)據(jù)支撐。同時(shí)，幫助公共衛(wèi)生管理部門實(shí)現(xiàn)疾病的動(dòng)態(tài)監(jiān)測和有效跟蹤，查找可疑人員，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，為公共衛(wèi)生提供更加精準(zhǔn)的決策依據(jù)。此外，這種信息化成果便于疾控中心制作數(shù)字化的電子病歷檔案，借助數(shù)字管理系統(tǒng)，讓醫(yī)療機(jī)構(gòu)可以在共享平臺(tái)上查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，發(fā)揮數(shù)字檔案的建設(shè)成效。

第二，檔案管理的信息化大幅提升了疾控中心信息應(yīng)用的安全性。伴隨著技術(shù)手段的升級(jí)，信息泄露、信息篡改和信息不全已經(jīng)成為影響疾控中心日常檔案管理的重要因素。通過開展檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行全方位的安全保護(hù)。例如：應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)對數(shù)據(jù)的傳輸進(jìn)行加密和解碼，可防止數(shù)據(jù)的泄露和被惡意攻擊，必要時(shí)還能夠備份和恢復(fù)已經(jīng)被惡意攻擊的數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提高疾控中心檔案信息化的完整性和可用性。

第三，檔案管理的信息化大幅提升了疾控中心信息的整合水平，更有利于開展疾病的預(yù)警和監(jiān)測。信息化后的檔案能夠有效整合在一起，方便疾控中心實(shí)時(shí)監(jiān)測和預(yù)警，同時(shí)建立可視化的動(dòng)態(tài)監(jiān)測模型。例如：在對某一種傳染病跟蹤時(shí)，可以按照不同地區(qū)、不同年齡段、不同性別進(jìn)行差異化的圖表繪制，并建立數(shù)學(xué)預(yù)測模型，從而實(shí)現(xiàn)更加精準(zhǔn)的疾病預(yù)測和預(yù)警。這種檔案信息的數(shù)字化，也使得跨地區(qū)的監(jiān)測和預(yù)警成為可能。各地區(qū)疾控中心進(jìn)行數(shù)字共享，通過信息整合與交換，可以實(shí)現(xiàn)對某一種疾病的跨地區(qū)監(jiān)測，更加精準(zhǔn)、高效地進(jìn)行防控。這種信息化管理的成果也更有助于了解患者的具體情況，從而為其制定精準(zhǔn)的治療方案，進(jìn)一步建設(shè)更加高效的公共衛(wèi)生體系。

三、進(jìn)一步推進(jìn)疾控中心檔案管理信息化的路徑

（一）加強(qiáng)檔案管理認(rèn)知，促進(jìn)信息化建設(shè)

進(jìn)一步發(fā)揮思想指揮棒的作用，只有從思想層面、文化層面構(gòu)筑完善的體系和機(jī)制，才能夠真正促使疾控中心強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)，認(rèn)識(shí)到數(shù)字信息檔案技術(shù)的重要性，從而有效落實(shí)。

為此，疾控中心要組織相關(guān)培訓(xùn)和教育活動(dòng)，向工作人員普及檔案管理信息化的重要性和意義。可以邀請專業(yè)人士進(jìn)行培訓(xùn)講座，分享信息化檔案管理的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提升工作人員對信息化檔案管理的認(rèn)知水平。通過介紹其他地區(qū)或單位在檔案管理信息化方面取得的成績，激發(fā)工作人員的學(xué)習(xí)興趣和動(dòng)力。還可以組織學(xué)習(xí)交流會(huì)，邀請有成功經(jīng)驗(yàn)的疾控中心代表分享經(jīng)驗(yàn)做法，并討論如何在自身工作中應(yīng)用。

在頂層設(shè)計(jì)上，疾控中心需要制定和完善相關(guān)制度，明確檔案管理信息化的目標(biāo)、原則和具體要求。將信息化檔案管理融入工作流程，使之成為日常工作的一部分。領(lǐng)導(dǎo)干部要發(fā)揮積極的帶頭作用，加強(qiáng)對檔案管理信息化人員的重視，并轉(zhuǎn)變工作模式和管理手段，將信息化工作落到實(shí)處。同時(shí)，多方面籌措資金，加強(qiáng)對數(shù)字檔案信息硬件和軟件設(shè)施的投入。還需要成立專門的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)檔案管理信息化工作，團(tuán)隊(duì)成員可以來自不同崗位或部門，具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和技能。專家團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)研究、制定具體的實(shí)施方案，并提供技術(shù)支持和咨詢服務(wù)，推動(dòng)信息化檔案管理工作的順利進(jìn)行。

在配套機(jī)制上，建立監(jiān)測和評估機(jī)制，定期對信息化檔案管理的進(jìn)展和效果進(jìn)行評估和反饋。根據(jù)評估結(jié)果，及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)工作策略，推動(dòng)思想認(rèn)知的深化，并將信息化建設(shè)成果和應(yīng)用水平納入人員的績效評估和工作考核，進(jìn)一步提升檔案管理信息化建設(shè)的成效。

（二）全面優(yōu)化、完善疾控檔案管理體系

1.明確檔案部門的工作職能

基于目前的法律法規(guī)體系，對疾控中心檔案部門的工作職能進(jìn)行詳細(xì)調(diào)整，按照各地區(qū)疾控中心的實(shí)際情況，對檔案內(nèi)容進(jìn)行精細(xì)的劃分和歸檔，確保所有的崗位職責(zé)清晰、合理，便于檔案工作人員開展工作，具體包括：建立檔案收集和整理的標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性；建立檔案保管的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，制定檔案存儲(chǔ)的方法和措施，例如：使用特定的存儲(chǔ)設(shè)備和技術(shù)，確保檔案的長期保存和易于檢索。建立檔案檢索和利用的機(jī)制和系統(tǒng)，以便快速、準(zhǔn)確地提供所需的檔案信息；根據(jù)需求提供檔案的復(fù)制和傳遞服務(wù)，便于相關(guān)部門和個(gè)人的工作；根據(jù)檔案的價(jià)值和用途進(jìn)行評估，制定檔案審查和鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和程序，確保檔案的合規(guī)性和安全性；了解和應(yīng)用信息技術(shù)和軟件，設(shè)計(jì)開發(fā)適合需要的檔案管理系統(tǒng)，包括檔案的數(shù)字化、在線檢索和共享等功能。

總之，在疾控中心檔案信息化建設(shè)的過程中，檔案管理部門作為一個(gè)獨(dú)立部門，需要明確工作職能，包括檔案的收集和整理、保管和歸檔、檢索和利用、審查和鑒定、檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)等。通過合理組織和規(guī)范工作流程，提高檔案管理工作的有效性和信息化水平。

2.提升疾控中心對規(guī)范檔案管理的重視程度

通過各種渠道向工作人員普及檔案管理的重要性和規(guī)范要求，可以通過組織培訓(xùn)班、定期開展宣講活動(dòng)，增加工作人員的檔案管理意識(shí)。同時(shí)，制定詳細(xì)的檔案管理制度，包括檔案的歸檔、整理、檢索等方面的規(guī)定，明確責(zé)任人和流程。例如：指定一名領(lǐng)導(dǎo)分管、落實(shí)檔案管理的各項(xiàng)工作，包括硬件設(shè)施的日常維護(hù)、經(jīng)費(fèi)的籌措、協(xié)助各科室推進(jìn)檔案管理的資料搜集和規(guī)范化等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。

疾控中心應(yīng)增加對檔案管理的投入，包括提供必要的檔案管理設(shè)備和軟件、培訓(xùn)工作人員、提供足夠的時(shí)間和資源等?；鶎蛹部刂行耐狈ｉT的檔案管理人員，工作人員身兼數(shù)職，日常工作十分繁忙，為了提高檔案信息化意識(shí)和檔案信息化能力，需提高工作人員對檔案管理的重視程度。這里的支持既包括組織文化支持，也包括物質(zhì)支持，還包括必要的培訓(xùn)獎(jiǎng)勵(lì)和其他激勵(lì)措施。

疾控中心還應(yīng)建立健全檔案管理的監(jiān)督檢查機(jī)制，定期進(jìn)行檢查和評估。對于不合格的地方，要及時(shí)整改，并采取相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，引導(dǎo)工作人員重視檔案管理工作。在評估過程中，可以組織一些成功的案例和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，充分說明規(guī)范檔案管理的好處和效果，激勵(lì)工作人員廣泛參與檔案管理工作。但是，不論哪一種激勵(lì)手段，都要重點(diǎn)抓落實(shí)，將評估的結(jié)果和信息化建設(shè)的成效，嚴(yán)格地與日后的工作融合，引導(dǎo)工作人員樹立正確的檔案管理意識(shí)，承擔(dān)起自身的檔案信息化職責(zé)，保障檔案信息的完整性和安全性，不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)和技術(shù)升級(jí)，確保在符合崗位工作需求的同時(shí)，提升檔案信息化管理水平。

3.提高檔案管理人員的信息化技能

對管理人員進(jìn)行更加完善的信息化技能培訓(xùn)，包括掃描、文檔識(shí)別、分類整理等內(nèi)容，以提高檔案數(shù)字化管理的效率和質(zhì)量。同時(shí)，包括數(shù)據(jù)分析、人工智能、云計(jì)算等，使人員深入了解前沿技術(shù)，正確處理和保護(hù)敏感數(shù)據(jù)，防止信息的泄露和濫用。此外，培訓(xùn)人員應(yīng)掌握如何在多個(gè)部門或機(jī)構(gòu)之間共享和協(xié)同工作，以提高信息共享與協(xié)同管理的能力。

為了提高培訓(xùn)的實(shí)效，疾控中心應(yīng)采取多元化的培訓(xùn)方法，盡可能結(jié)合管理人員的年齡、性別、興趣愛好以及自身的知識(shí)水平和認(rèn)知結(jié)構(gòu)，選擇適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)方式。邀請行業(yè)專家舉辦講座，介紹最新的信息化技術(shù)和趨勢。組織實(shí)際案例演練，讓人員親自操作實(shí)際情境，提高技能的應(yīng)用能力。同時(shí)，構(gòu)建在線學(xué)習(xí)平臺(tái)，提供各種技術(shù)培訓(xùn)課程，讓人員根據(jù)自身需求自主學(xué)習(xí)。此外，可建立各疾控中心間的檔案管理交流平臺(tái)，定期舉辦檔案管理經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)、座談會(huì)等，促進(jìn)各地區(qū)之間的學(xué)習(xí)和借鑒。通過分享成功的案例和經(jīng)驗(yàn)，提高疾控中心對檔案管理的認(rèn)知和重視程度。

最重要的是，將培訓(xùn)評估的結(jié)果整合在一起，合理衡量人員的工作水平，與其職位的晉升和工作績效的考核充分結(jié)合。通過在線測試或考核作業(yè)，評估參訓(xùn)人員對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握情況。培訓(xùn)后，應(yīng)發(fā)放問卷，了解培訓(xùn)效果和改進(jìn)建議，并安排參訓(xùn)人員應(yīng)用所學(xué)知識(shí)解決實(shí)際問題，評估其能力和實(shí)際應(yīng)用效果。同時(shí)，定期跟蹤參訓(xùn)人員的工作情況，了解持續(xù)其學(xué)習(xí)和提升情況。

（三）完善疾控中心檔案管理的信息化工作流程

根據(jù)《歸檔范圍和保管期限表》的相關(guān)內(nèi)容，建立完善的預(yù)立卷制度，在匯總、積累、整理和歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)都具備明確的崗位責(zé)任制。

在檔案信息的搜集階段，按照檔案領(lǐng)取—任務(wù)分配—分類排序—頁碼編制—檔案掃描的流程，對所有的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并形成檔案數(shù)字圖像。管理人員應(yīng)對獲得的數(shù)字圖像進(jìn)行質(zhì)檢，錄制單機(jī)模式和多機(jī)模式，完成數(shù)據(jù)采集和質(zhì)量檢驗(yàn)工作，并形成標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)圖譜，建設(shè)數(shù)據(jù)庫生成案卷目錄。同時(shí)，還要做好數(shù)據(jù)備份，避免數(shù)據(jù)的丟失和被其他內(nèi)容覆蓋，并完成卷內(nèi)目錄的繪制。最終，進(jìn)行檔案裝訂—檔案裝盒—檔案歸還，形成完整的工作流程。

此外，還需要確保檔案管理工作的質(zhì)量，不斷提升歸檔率和完整率。在加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，還要引入多種數(shù)字化的管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案檢索、統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)對比、分析的高效化。

四、結(jié)語

綜上所述，疾控中心需要高度重視檔案管理的信息化工作，結(jié)合數(shù)字手段、智能化手段實(shí)現(xiàn)檔案信息化的規(guī)范發(fā)展，深入挖掘檔案的價(jià)值，建立完善的工作流程，并培訓(xùn)一批具有高素質(zhì)、高技能、高水平的檔案信息化管理人員。

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