摘 要：合同管理作為高校內(nèi)部治理的重要組成部分，高效高質(zhì)的合同管理影響著高校的辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)聲譽(yù)。為加強(qiáng)高校合同管理，文章以審計項目為依托，通過發(fā)現(xiàn)問題，分析原因，并從提高風(fēng)險防控意識、健全內(nèi)部控制制度、推進(jìn)信息化建設(shè)、強(qiáng)化管理人員培訓(xùn)四方面提出意見建議，從而防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險、規(guī)范經(jīng)濟(jì)行為、完善內(nèi)部治理，進(jìn)一步推進(jìn)高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：高校 內(nèi)部審計 合同管理 存在的問題 建議

中圖分類號：F239 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）09-097-02

一、引言

合同作為高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的載體，對于保障高校事業(yè)發(fā)展、保護(hù)資金安全、優(yōu)化內(nèi)部治理起著至關(guān)重要的作用，因此合同管理顯得尤為重要。近年來，國家及各省教育廳持續(xù)開展高校各領(lǐng)域政策落實專項審計工作，廣東G高校為規(guī)范合同管理，發(fā)揮審計監(jiān)督職能，針對近兩年的經(jīng)濟(jì)合同開展合同政策落實專項審計，以項目實施為載體，檢查經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況，從高校合同管理不規(guī)范的各種行為入手，發(fā)現(xiàn)問題，查擺原因，進(jìn)一步提升風(fēng)險防控能力，完善內(nèi)部治理，促進(jìn)高?？沙掷m(xù)發(fā)展。

二、高校經(jīng)濟(jì)合同管理存在的問題

（一）合同簽訂方面

合同簽訂階段主要包括合作方審查、合同起草、合同審批、合同簽署，存在的問題主要有：一是合作方資質(zhì)審核粗糙。若未嚴(yán)格審查合作方的資質(zhì)條件及信用狀況，會影響日后提供的貨物及服務(wù)的質(zhì)量，也會造成收入類合同的收款困難。二是合同起草不嚴(yán)謹(jǐn)，存在未按民法典要求完善合同基本要素，使用制式合同時，未及時補(bǔ)充條款空白欄，未針對不同業(yè)務(wù)特點修改條款，造成在合同執(zhí)行期間，缺乏對雙方權(quán)利和義務(wù)的有效約束和規(guī)范。三是合同審批不嚴(yán)格。在使用合作方提供的合同時，需經(jīng)由財務(wù)部門和法規(guī)部門對付款條款、違約條款、追責(zé)條款等進(jìn)行審查，從專業(yè)角度和學(xué)校層面對合同進(jìn)行評估。四是合同簽署不規(guī)范。合同簽署期間多存在先簽后審、倒簽合同、簽章使用混亂、簽章不齊全、簽約日期不完整等問題。

（二）合同執(zhí)行方面

合同能否有效執(zhí)行影響著大學(xué)教學(xué)事業(yè)的健康發(fā)展和大學(xué)公共資金的安全完整，合同執(zhí)行部門和合同歸口管理部門應(yīng)給予足夠的重視，建立長效監(jiān)督機(jī)制，全過程監(jiān)督合同各方履行義務(wù)。重點應(yīng)關(guān)注是否按合同條款執(zhí)行，如是否如期足額支付質(zhì)保金，是否在約定時間內(nèi)按明細(xì)要求保質(zhì)保量提供貨物或服務(wù)，是否嚴(yán)格執(zhí)行三方驗收，是否在滿足付款條件后支付貨款，收入類合同是否存在收款不及時或長期不到款的情況，合同變更或解除是否雙方當(dāng)事人協(xié)商一致、是否按合同管理制度要求進(jìn)行處理，提前終止時是否存在對方未完成全部履行義務(wù)，是否存在未處理完成的糾紛、單方終止是否按約定進(jìn)行賠償或雙方達(dá)成并履行了違約賠償?shù)?，簽訂補(bǔ)充合同是否在標(biāo)準(zhǔn)金額范圍內(nèi)、是否按規(guī)定執(zhí)行審批程序等。

（三）合同歸檔方面

目前高校大部分合同執(zhí)行部門普遍不重視合同檔案的歸檔工作，存在不規(guī)范的現(xiàn)象。主要包括：一是未安排專人負(fù)責(zé)。各合同執(zhí)行部門普遍存在誰承辦合同誰留存的現(xiàn)象，不利于對部門合同的統(tǒng)一管理，容易因為崗位變動或離職等情況未及時交接造成合同丟失，不利于對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行進(jìn)行持續(xù)性管控。二是歸檔資料不齊全。合同歸檔資料應(yīng)包括合同文本及附件、審核文件、往來函件、補(bǔ)充合同、會議紀(jì)要、付（收）款流水與發(fā)票以及其他與合同訂立、履行、解除等材料，但大部分合同執(zhí)行部門僅歸檔合同，對其余材料缺乏歸檔意識，對于日后可能出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)糾紛缺少支撐材料。三是未建立健全合同臺賬。合同執(zhí)行部門多存在未建立合同臺賬、臺賬更新不及時和臺賬要素不齊全的情況，不利于實現(xiàn)對合同執(zhí)行的全過程跟蹤管理。

三、高校合同管理存在問題的原因

（一）風(fēng)險管理意識缺失

合同的執(zhí)行效果會為高校帶來經(jīng)濟(jì)利益，但潛在的法律風(fēng)險也不容忽視，不良的執(zhí)行結(jié)果不僅會帶來經(jīng)濟(jì)糾紛，甚至影響學(xué)校的聲譽(yù)，但目前大部分高校對合同管理的風(fēng)險意識較為淡薄。一是，審核及會簽部門崗位職責(zé)發(fā)揮不充分。合同審核是在合同擬定后由歸口管理部門從業(yè)務(wù)的風(fēng)險點和薄弱環(huán)節(jié)對合同內(nèi)容的再次核查，但現(xiàn)實中，大部分歸口管理部門僅根據(jù)合同金額明確簽字人和專用章類別即將合同流轉(zhuǎn)至簽章程序，合同審核流于形式。合同的會簽部門應(yīng)分別從財務(wù)層面和學(xué)校層面規(guī)避經(jīng)濟(jì)風(fēng)險和法律風(fēng)險，但在會簽過程中，會簽部門僅根據(jù)合同內(nèi)容進(jìn)行會簽，無法獲得前期調(diào)研資料，導(dǎo)致風(fēng)險管理端口前移效果不理想。二是，合同承辦部門領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。目前，高校多數(shù)部門領(lǐng)導(dǎo)存在重資金支付和業(yè)績達(dá)標(biāo)、輕合同管理的情況，有些部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為合同管理工作就是合同簽字環(huán)節(jié)，缺乏風(fēng)險防控意識，甚至存在為了財務(wù)報銷補(bǔ)簽合同的現(xiàn)象，為法律糾紛留下了隱患。

（二）內(nèi)部控制制度不健全

內(nèi)部控制制度是為了實現(xiàn)組織特定目標(biāo)而在組織內(nèi)部實施的一系列控制措施，目的在于保護(hù)組織的資產(chǎn)安全和確保組織運營的效率與有效性。目前，高?；窘⒘撕贤芾碇贫?，但仍存在一些問題。一是未健全合同歸口管理機(jī)制。目前仍有高校未根據(jù)合同類型進(jìn)行歸口管理或未建立健全歸口管理制度，未針對合同管理全流程進(jìn)行制度建設(shè)，如未明確合同審批、合同檔案管理和合同專用章使用范圍，缺少合同檔案管理內(nèi)容，合同歸口管理制度制定不及時，業(yè)務(wù)部門在進(jìn)行合同簽訂時無相關(guān)規(guī)章制度作依據(jù)，無具體的職能部門作指導(dǎo)，導(dǎo)致合同內(nèi)容審核不嚴(yán)格，審批流程混亂，簽章使用錯誤等問題。二是合同管理制度條款不清晰。存在歸口管理部門未根據(jù)業(yè)務(wù)特點細(xì)化制度條款或制度條款規(guī)定不明晰的情況，讓合同承辦部門在合同流轉(zhuǎn)過程中缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，造成審核不嚴(yán)格、簽章混亂等問題。三是合同歸口管理單位職責(zé)權(quán)限交叉不清。實施合同歸口管理是為了實現(xiàn)權(quán)責(zé)清晰、統(tǒng)一高效的精細(xì)化管理的有效途徑。但歸口管理部門在劃分業(yè)務(wù)時未能進(jìn)行準(zhǔn)確的分類，就會造成業(yè)務(wù)部門在執(zhí)行時混亂無序。

（三）信息化建設(shè)不配套

目前大部分高校已開發(fā)智慧校園服務(wù)功能，但距離實現(xiàn)數(shù)字化校園治理仍存在較大的差距。一是合同管理系統(tǒng)功能單一。目前，高校各類板塊的信息化建設(shè)都已陸續(xù)開展，包括合同、財務(wù)、科研、采購等，但系統(tǒng)功能相對單一。其中大部分高校的合同管理系統(tǒng)僅包含審批程序，要求上傳的電子材料為合同，自動生成合同審批表，未要求上傳合作方資質(zhì)材料、預(yù)算材料、單位內(nèi)部審核材料、學(xué)?！叭匾淮蟆鄙蠒牧系?。合同執(zhí)行過程中，也未要求上傳驗收材料、付款材料、合同終止材料等。同時不利于對合同檔案進(jìn)行電子化管理，僅能從系統(tǒng)中提取合同文本及合同審批材料，其余資料未能有效實現(xiàn)電子化備份。二是各類管理系統(tǒng)未有效銜接。高校各板塊管理系統(tǒng)存在各自為政的現(xiàn)象，如：財務(wù)、科研、采購、合同等各管理系統(tǒng)之間未建立端口互通，未實現(xiàn)有效銜接，數(shù)據(jù)資料無法共享，不僅會讓業(yè)務(wù)部門將資料在不同平臺重復(fù)上傳，也不利于職能部門對業(yè)務(wù)進(jìn)行全過程跟蹤管理。

（四）管理人員專業(yè)度不高

合同管理想要實現(xiàn)統(tǒng)一的專業(yè)化管理，管理人員的基本素質(zhì)發(fā)揮著重要作用，從分管領(lǐng)導(dǎo)到工作人員，都要高度重視并具備專業(yè)的管理知識與技能，但目前高校的合同管理人員勝任能力的現(xiàn)狀不容樂觀。一是，缺少專職合同管理人員。目前高校二級單位合同管理人員多為兼職，需在完成原有工作業(yè)務(wù)量的同時從事合同管理工作，因此從精力和時間方面，無法很好地兼顧合同管理工作。二是，缺少復(fù)合型人才。合同管理工作涉及財經(jīng)、法律、數(shù)據(jù)分析等專業(yè)知識，需要復(fù)合型專業(yè)背景人員從事該項工作，但合同管理人員多為單一專業(yè)背景或單一崗位工作經(jīng)歷，無法對合同進(jìn)行專業(yè)化管理，也無法對合同承辦部門實施專業(yè)性指導(dǎo)。三是，缺乏合同管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。高校的合同包括采購合同、科研合同、教研合同、非學(xué)歷教育合同、涉外合同等，不同合同的歸口管理部門不同，所對應(yīng)的合同風(fēng)險點、合同審批流程不同，合同管理人員缺乏對歸口管理部門業(yè)務(wù)的了解，會出現(xiàn)將業(yè)務(wù)錯誤匹配合同歸口管理部門，導(dǎo)致審批流程和簽章使用錯誤。

四、高校合同管理的意見建議

（一）提高風(fēng)險防控意識

學(xué)校各部門應(yīng)結(jié)合當(dāng)前形勢，深入學(xué)習(xí)習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想及教育部關(guān)于依法治校工作的政策法規(guī)，提高政治站位，深刻領(lǐng)悟新時代對依法治校的新要求和新任務(wù)，以依法治校為理念，強(qiáng)化法律底線思維，提高風(fēng)險防控能力，確保經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合法合規(guī)。合同管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和學(xué)校制度要求，執(zhí)行合同簽署的全過程管理工作，嚴(yán)格落實合同管理中的主體責(zé)任，不過度下放權(quán)力，不過度簡化審批流程，并對涉及業(yè)務(wù)的風(fēng)險點進(jìn)行預(yù)測，前移風(fēng)險防控窗口，加強(qiáng)合同執(zhí)行過程的監(jiān)督，時刻關(guān)注合作方的履約意愿和履約進(jìn)度，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決問題，堅決避免重資金支付輕合同管理的思想。同時，學(xué)校應(yīng)定期開展法律知識普及，聘請法律專業(yè)人士開展專題講座，提高管理人員的法律專業(yè)素養(yǎng)和風(fēng)險感知敏銳度。審計紀(jì)委部門應(yīng)定期對合同管理工作開展檢查，針對發(fā)現(xiàn)問題編制風(fēng)險清單和合作對象黑名單，進(jìn)一步提高合同管理的風(fēng)險防控能力，規(guī)范經(jīng)濟(jì)活動，完善內(nèi)部控制水平，推進(jìn)大學(xué)治理體系和治理能力現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）健全內(nèi)部控制制度

1.健全合同歸口管理部門制度。合同歸口管理部門應(yīng)對合同授權(quán)審批、簽署權(quán)限、印章使用范圍和檔案管理等事項進(jìn)一步細(xì)化。明確合同審批流程，各科室及單位負(fù)責(zé)人在合同審批過程中的崗位職責(zé)和審批權(quán)限，確保不相容崗位相互分離；明確合同簽署權(quán)限和印章使用范圍，明確合同歸口管理部門負(fù)責(zé)人、合同承辦單位負(fù)責(zé)人的起簽金額，明確合同專用章和部門公章的具體使用范圍，尤其涉及各合同歸口管理部門的交叉業(yè)務(wù)，需加強(qiáng)溝通，理清各自負(fù)責(zé)簽署及用印的合同類型；明確歸檔材料，細(xì)化需歸檔的合同相關(guān)材料。明確合同管理制度的條款，使合同承辦部門在合同管理過程中有據(jù)可依。

2.理清合同管理機(jī)制體制。高校對合同應(yīng)施行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級負(fù)責(zé)”的管理體制，進(jìn)一步理清合同統(tǒng)管部門、歸口管理部門、合同承辦部門、監(jiān)督部門的職責(zé)權(quán)限，各司其職，協(xié)同聯(lián)動，共同推進(jìn)合同管理的有序高效。

（三）推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程

合同管理信息化建設(shè)是實現(xiàn)數(shù)字化校園治理的重要組成部分，也是提高合同管理效率和效能的有效途徑。高校應(yīng)當(dāng)建立健全合同管理系統(tǒng)，完善系統(tǒng)功能，不應(yīng)僅有合同審批功能，還應(yīng)兼顧合同起草、合同執(zhí)行、合同存檔等功能，實現(xiàn)自動化的管理模式，提高合同管理效率，有效實現(xiàn)合同檔案的電子化存儲，減少紙質(zhì)資源使用，同時避免合同相關(guān)資料的丟失，保證合同資料的安全性與完整性，為日后可能出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)糾紛提供充足的依據(jù)支撐。自動生成的合同臺賬可有效避免漏登、錯登等登記混亂的情況，進(jìn)一步規(guī)范合同管理，便于實現(xiàn)合同履行的統(tǒng)計分析、實時監(jiān)控和風(fēng)險評估。與此同時，各高校應(yīng)將合同管理系統(tǒng)與采購、財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行端口銜接，同步采購執(zhí)行結(jié)果、采購驗收、財務(wù)預(yù)算、資金支付進(jìn)度等信息資源，形成一體化監(jiān)督管理平臺，便于合同承辦部門、歸口管理部門、審計紀(jì)委監(jiān)督部門對合同的全流程進(jìn)行管理和監(jiān)督。

（四）強(qiáng)化管理人員培訓(xùn)

1.開展合同相關(guān)制度培訓(xùn)。定期對學(xué)校中層干部、合同管理相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，組織開展《中華人民共和國民法典》（合同部分）、大學(xué)合同管理制度、歸口部門合同管理制度的學(xué)習(xí)，提高中層干部及合同管理相關(guān)人員的專業(yè)水平，提升合同承辦單位的主體責(zé)任意識和歸口部門的監(jiān)督意識，強(qiáng)化對合同管理的指導(dǎo)。

2.開展相關(guān)業(yè)務(wù)管理制度培訓(xùn)。加強(qiáng)職能部門對二級單位的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展針對財務(wù)、法律、采購等相關(guān)管理制度的解讀，明確合同所涉及業(yè)務(wù)的辦事流程，強(qiáng)化合同管理人員的綜合技能和管理水平。

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（作者單位：廣東外語外貿(mào)大學(xué) 廣東廣州 510080）

（責(zé)編：趙毅）