摘 要：檔案不僅是歷史記錄以及各類(lèi)知識(shí)的綜合載體，還是關(guān)鍵且不可或缺的信息資源。在新形勢(shì)下，受各類(lèi)發(fā)展因素的影響和限制，為保證各級(jí)公立醫(yī)院順利實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)，大力開(kāi)展檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。當(dāng)前，雖然多數(shù)公立醫(yī)院意識(shí)到了落實(shí)檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作的重要性，也相應(yīng)地采取了一系列建設(shè)措施，但其體現(xiàn)的成效卻不顯著，普遍存在一些需要完善的問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的規(guī)范化建設(shè)腳步?；诖耍恼箩槍?duì)新形勢(shì)下公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)展開(kāi)研究，深入分析檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性以及現(xiàn)階段存在的建設(shè)問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)科學(xué)、有效的建設(shè)策略，以期為相關(guān)工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；公立醫(yī)院；檔案管理；規(guī)范化建設(shè)

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

檔案管理主要是指各級(jí)單位的檔案室對(duì)各類(lèi)檔案資料以及信息開(kāi)展直接性管控工作，并在此基礎(chǔ)上提供多樣性使用服務(wù)，以此為各類(lèi)業(yè)務(wù)運(yùn)行提供參考依據(jù)。檔案管理工作環(huán)節(jié)主要涵蓋檔案信息的獲取整理、存儲(chǔ)保管、鑒定分析和利用等，能夠?yàn)楦骷?jí)公立醫(yī)院的可持續(xù)建設(shè)發(fā)展提供助力。在國(guó)務(wù)院頒布并實(shí)施的《關(guān)于推動(dòng)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見(jiàn)》中，不僅為公立醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展方向提供了重要指導(dǎo)，還明確了檔案管理屬于公立醫(yī)院管理體系中的核心組成部分。由此可見(jiàn)，檔案管理工作的高效落實(shí)與推進(jìn)，對(duì)公立醫(yī)院提高綜合管理水平以及實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展有著極強(qiáng)的促進(jìn)作用，所以各級(jí)公立醫(yī)院為切實(shí)保證自身的發(fā)展，應(yīng)積極開(kāi)展檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作，并對(duì)其給予高度重視，確保檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作能夠真正落實(shí)。

一、新形勢(shì)下公立醫(yī)院落實(shí)檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作的重要性

1.切實(shí)維護(hù)檔案信息的安全與完整

公立醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中會(huì)涉及和生成海量的數(shù)據(jù)信息，為使這些信息可以被妥善保管且方便后續(xù)使用，相關(guān)人員會(huì)對(duì)其整理并編制成檔案資料，導(dǎo)致公立醫(yī)院的檔案體量呈現(xiàn)出持續(xù)增多的趨勢(shì)。同時(shí)，針對(duì)這些檔案的管理步驟也逐漸復(fù)雜。在此情況下，受檔案資料眾多的影響，一旦某個(gè)管控步驟產(chǎn)生問(wèn)題或出現(xiàn)異常行為，便會(huì)顯著提高檔案資料遺失、損壞、被惡意篡改等事件的發(fā)生概率，從而難以保證檔案資料的完整性以及安全性，還會(huì)限制檔案服務(wù)價(jià)值的體現(xiàn)。但是，在高效落實(shí)檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作后，不僅可以嚴(yán)格規(guī)范工作人員的檔案管理行為，還可以規(guī)范檔案使用行為，讓一切檔案活動(dòng)均在規(guī)范化制度的監(jiān)控下，規(guī)避上述問(wèn)題的產(chǎn)生，切實(shí)維護(hù)檔案信息的安全與完整。

2.保證各項(xiàng)檔案管理工作順利落實(shí)

公立醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容主要涵蓋信息資料獲取、鑒別分析、整理歸檔、分類(lèi)儲(chǔ)存以及開(kāi)發(fā)利用等，且每一項(xiàng)內(nèi)容都對(duì)應(yīng)著專(zhuān)門(mén)的工作流程與方法，互相之間具備緊密的聯(lián)系，如果某一工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題或執(zhí)行不到位，便會(huì)造成一系列連鎖反應(yīng)，從而嚴(yán)重影響后續(xù)檔案管理工作的順利落實(shí)，拉低公立醫(yī)院的檔案管理水平。但是，在科學(xué)落實(shí)檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作后，上述問(wèn)題便可迎刃而解，規(guī)范化的管理工作能夠保證每一項(xiàng)檔案管理工作環(huán)節(jié)受到監(jiān)督約束，使其只有在真正滿足工作目標(biāo)的情況下，才被允許開(kāi)展下一項(xiàng)管理工作，可以切實(shí)保證各項(xiàng)檔案活動(dòng)的運(yùn)行均具備科學(xué)性、標(biāo)準(zhǔn)性以及規(guī)范性，從而真正提升公立醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，助力醫(yī)院檔案管理水平的提高。

二、新形勢(shì)下公立醫(yī)院在檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作中存在的問(wèn)題

1.檔案管理規(guī)范化建設(shè)意識(shí)薄弱

從公立醫(yī)院檔案管理角度分析，檔案管理人員應(yīng)具備一定的組織能力，可以對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的落實(shí)以及全部業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利推進(jìn)起到輔助作用。但是，多數(shù)公立醫(yī)院的檔案管理人員都未充分體現(xiàn)出自身的價(jià)值，認(rèn)為檔案管理只是收納和整理各類(lèi)資料，并未對(duì)其給予一定關(guān)注，嚴(yán)重限制了檔案服務(wù)價(jià)值的發(fā)揮，導(dǎo)致上述問(wèn)題出現(xiàn)的主要原因是公立醫(yī)院檔案管理人員沒(méi)有對(duì)檔案管理規(guī)范化建設(shè)形成深刻且正確的認(rèn)知，不了解檔案管理規(guī)范化建設(shè)的意義，沒(méi)有具備相應(yīng)的建設(shè)意識(shí)，在日常工作期間被動(dòng)執(zhí)行各項(xiàng)工作，并沒(méi)有主動(dòng)發(fā)掘自身承擔(dān)以及應(yīng)該履行的職責(zé)，從而使得公立醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作一直未取得顯著成效。

2.檔案管理制度落后，不具備規(guī)范化屬性

當(dāng)前，盡管多數(shù)公立醫(yī)院已制定檔案管理制度，科學(xué)規(guī)范檔案管理人員的工作行為，但受公立醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展覆蓋面的持續(xù)擴(kuò)增以及醫(yī)療服務(wù)項(xiàng)目不斷添加的影響，檔案管理類(lèi)型和數(shù)量也呈現(xiàn)出明顯的上升趨勢(shì)，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理制度難以實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下公立醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)目標(biāo)，管理理念和模式也無(wú)法滿足現(xiàn)階段的檔案管理需求，加之部分公立醫(yī)院的制度革新以及規(guī)范化建設(shè)意識(shí)薄弱，未積極優(yōu)化和整改管理制度，使得現(xiàn)階段開(kāi)展的檔案管理工作不具備科學(xué)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)合理的制度支持，嚴(yán)重阻礙公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)腳步。

3.檔案信息化管理力度不足

在科學(xué)信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，通過(guò)引入先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)積極開(kāi)展信息化建設(shè)工作，不僅能夠有效推動(dòng)公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，還能顯著提高公立醫(yī)院的檔案管理水平，促進(jìn)公立醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。但是，從實(shí)際角度分析，多數(shù)公立醫(yī)院的檔案管理人員不具備信息化建設(shè)意識(shí)，也未對(duì)檔案信息化管理給予高度重視，即便開(kāi)展了信息化建設(shè)工作，也只是基于部分軟件落實(shí)表面工作，使得檔案管理工作的信息化發(fā)展緩慢。不僅如此，還有部分公立醫(yī)院的檔案管理人員認(rèn)為，信息化管理只是簡(jiǎn)單且基礎(chǔ)的工作，并不需要具備專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力，僅憑各類(lèi)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的使用即可實(shí)現(xiàn)信息化管理目標(biāo)，不僅不具備正確的信息化管理意識(shí)，還未保持熱情的管理態(tài)度，即便開(kāi)展了信息化管理工作也會(huì)因落實(shí)不到位而無(wú)法取得相應(yīng)的成效，嚴(yán)重阻礙了公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)腳步。

三、新形勢(shì)下公立醫(yī)院檔案規(guī)范化建設(shè)策略

1.科學(xué)革新檔案管理人員的工作模式

第一，各級(jí)公立醫(yī)院應(yīng)該積極制定針對(duì)性較強(qiáng)且滿足新形勢(shì)需求的檔案管理制度，加大管控力度，主動(dòng)開(kāi)展專(zhuān)業(yè)人才培訓(xùn)教育工作。具體來(lái)講，在革新檔案管理工作模式期間，醫(yī)院應(yīng)該引導(dǎo)檔案管理人員高度關(guān)注管控內(nèi)容，主動(dòng)且快速研習(xí)和探索科學(xué)先進(jìn)的檔案管理理念與模式，利用科學(xué)完整、合理有效的規(guī)范化檔案管理制度，不斷深化檔案管理人員的規(guī)范化建設(shè)意識(shí)，提高其管理能力，并制定公立醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展戰(zhàn)略方案，建立健全醫(yī)院管理體系。不僅如此，公立醫(yī)院檔案管理人員還需要具備優(yōu)化以及改進(jìn)檔案管理細(xì)節(jié)的能力，保證各項(xiàng)檔案管理工作均可被落到實(shí)處，真正加快規(guī)范化建設(shè)腳步。

第二，在科學(xué)信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，公立醫(yī)院檔案管理人員還應(yīng)該積極研習(xí)有關(guān)科學(xué)技術(shù)的理論知識(shí)以及實(shí)踐技巧，熟練掌握各類(lèi)軟件以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的操作方法，并基于此制定信息化管理制度，有效豐富檔案管理模式的革新內(nèi)容并加大革新力度，從而為公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，促進(jìn)規(guī)范化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.建立健全規(guī)范化檔案管理制度

第一，在新形勢(shì)背景下，各級(jí)公立醫(yī)院需要對(duì)現(xiàn)階段的檔案管理制度予以整改和優(yōu)化，使其具備更強(qiáng)的規(guī)范性。公立醫(yī)院可以制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)檔案資料均可被規(guī)范化儲(chǔ)存以及使用。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)該全面貫徹落實(shí)真實(shí)、公平的理念，積極參與培訓(xùn)教育工作，熟練掌握統(tǒng)一的檔案歸檔模式，防止檔案管理工作出現(xiàn)良莠不齊的現(xiàn)象。

第二，提前完成規(guī)劃工作，優(yōu)化檔案管理工作體系。具體來(lái)講，公立醫(yī)院可以根據(jù)我國(guó)檔案局頒布并實(shí)施的“十四五”戰(zhàn)略規(guī)劃，制定有針對(duì)性的醫(yī)院檔案管理規(guī)范化方案，掌握公立醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與需求。公立醫(yī)院可以參考《中華人民共和國(guó)檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等內(nèi)容，打造院級(jí)檔案管理規(guī)范化體系，以此有效維護(hù)檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。例如，相關(guān)管理人員可以在制度制定階段明晰差異性檔案資料的基礎(chǔ)規(guī)格，清楚掌握電子檔案的訪問(wèn)瀏覽步驟和相關(guān)系統(tǒng)操作需求。

第三，公立醫(yī)院可以對(duì)檔案資源的立卷歸檔予以嚴(yán)格管控，依照檔案資料的種類(lèi)，明晰其相應(yīng)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)與方式，以此實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理。首先，依照《中華人民共和國(guó)檔案法》《全國(guó)文書(shū)檔案分類(lèi)編目指南》等要求以及公立醫(yī)院實(shí)際情況，制定科學(xué)、合理的規(guī)范化檔案分類(lèi)制度，對(duì)全部檔案資源精細(xì)劃分和歸檔；其次，依照檔案資源的種類(lèi)，開(kāi)展針對(duì)性的存儲(chǔ)工作，如把紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)且獨(dú)立的檔案柜中，并進(jìn)行封裝處理，防止其受到外界因素的破壞或者把電子檔案存儲(chǔ)在公立醫(yī)院指定的服務(wù)器中，從而切實(shí)維護(hù)醫(yī)院檔案資源的安全；最后，清楚掌握并熟練操作檔案的立卷歸檔基礎(chǔ)形式以及步驟，以此保證全部檔案資料均被合理規(guī)范的儲(chǔ)存，促進(jìn)公立醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

第四，公立醫(yī)院應(yīng)該明確劃分檔案管理部門(mén)各職能崗位的職責(zé)權(quán)限，界定各崗位人員應(yīng)該承擔(dān)和履行的職責(zé)以及權(quán)力。同時(shí)，還需要合理打造完善的管理體系，組建專(zhuān)項(xiàng)檔案規(guī)范化管理團(tuán)隊(duì)，且該團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該綜合考慮醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)發(fā)展實(shí)況和檔案管理實(shí)況，積極召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議，激發(fā)工作人員的責(zé)任感，從而確保每一項(xiàng)檔案管理工作均能夠被規(guī)范落實(shí)，且取得相應(yīng)的成效。

3.加大檔案信息化管理力度，維護(hù)檔案信息安全

首先，加大硬件網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)力度。為保證公立醫(yī)院檔案管理工作具備完善的管理設(shè)備設(shè)施，應(yīng)盡可能地為每位檔案管理人員配備內(nèi)、外網(wǎng)臺(tái)式計(jì)算機(jī)、筆記本電腦以及移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)施等。同時(shí)，還要保證內(nèi)、外網(wǎng)設(shè)備設(shè)施均可獨(dú)立運(yùn)轉(zhuǎn)，互不干擾。此外，還應(yīng)該科學(xué)打造專(zhuān)門(mén)獨(dú)立的電子檔案儲(chǔ)存室，升級(jí)電腦內(nèi)存，擴(kuò)大容量，加快其運(yùn)行速度，并安裝光纖，構(gòu)建覆蓋面廣、運(yùn)行速度快以及安全且穩(wěn)定的辦公網(wǎng)絡(luò)。

其次，重視檔案資料的安全管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，并在保密規(guī)范的約束下落實(shí)各項(xiàng)管理工作，以此有效規(guī)避檔案信息被泄露、丟失等問(wèn)題。同時(shí)，針對(duì)檔案資料的借閱，管理人員需要嚴(yán)謹(jǐn)對(duì)待并執(zhí)行有關(guān)手續(xù)，借出的檔案資料必須及時(shí)登記并歸檔、核實(shí)。不僅如此，離開(kāi)檔案室時(shí)還需要封閉檔案柜，并做好安全防范措施。在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中，必須登記造冊(cè)且需要在監(jiān)管人的陪同下辦好簽字手續(xù)。

最后，檔案室應(yīng)妥善完成防塵、防高溫以及防強(qiáng)光等安全保護(hù)工作，切實(shí)維護(hù)檔案資料的安全。

4.加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)與考核

為推動(dòng)公立醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，應(yīng)從多方面著手加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)與考核。首先，醫(yī)院要建立常態(tài)化的檔案管理培訓(xùn)機(jī)制，根據(jù)崗位需求及人員能力，制定有針對(duì)性的年度培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案管理的基本理論、法律法規(guī)、業(yè)務(wù)流程以及信息化應(yīng)用等方面，同時(shí)，還要緊跟檔案管理領(lǐng)域的前沿動(dòng)態(tài)，適時(shí)開(kāi)展新知識(shí)、新技能的培訓(xùn)。其次，創(chuàng)新培訓(xùn)形式，采取集中授課、案例分析、實(shí)操演練以及經(jīng)驗(yàn)交流等多樣化方式，提高培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)效性。再次，醫(yī)院要將培訓(xùn)與考核相結(jié)合，定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)能力測(cè)試，客觀評(píng)估培訓(xùn)成效。考核結(jié)果應(yīng)作為員工職稱(chēng)晉升、績(jī)效評(píng)定的重要依據(jù)強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任心與使命感。最后，醫(yī)院還應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)，積極參加行業(yè)協(xié)會(huì)、專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)交流活動(dòng)，不斷拓寬視野、更新知識(shí)和提升能力。持之以恒地加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)與考核，才能鍛造一支高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，為新形勢(shì)下公立醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的人才保障。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新形勢(shì)背景下，檔案管理是各級(jí)公立醫(yī)院綜合管理體系中的重要組成部分，其不僅可以為醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供參考依據(jù)，保證其順利、穩(wěn)定運(yùn)行，還能夠有效推動(dòng)公立醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展，從而助力醫(yī)院真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)建設(shè)目標(biāo)。因此，積極落實(shí)公立醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)工作至關(guān)重要且勢(shì)在必行。鑒于此，各級(jí)公立醫(yī)院管理人員應(yīng)高度重視檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，主動(dòng)革新管理理念與模式，綜合考慮自身管理實(shí)況、發(fā)展經(jīng)營(yíng)實(shí)況、發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)以及社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)等因素，制定出針對(duì)性較強(qiáng)且科學(xué)、全面的檔案管理規(guī)范化建設(shè)方案，確保各項(xiàng)建設(shè)工作落到實(shí)處并取得成效，以此有效提高公立醫(yī)院的檔案管理規(guī)范化建設(shè)效率與質(zhì)量，促進(jìn)公立醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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作者單位：福州大學(xué)附屬省立醫(yī)院

作者簡(jiǎn)介：何麗鋒（1979—），女，漢族，福建永泰人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。