摘要：科研檔案管理信息化建設(shè)既是數(shù)字化時代優(yōu)化檔案管理流程、提升檔案管理效率的重要舉措，同時也能實現(xiàn)科研檔案資源的共享與整合，進(jìn)而挖掘檔案資源的利用價值，更好地服務(wù)于科研工作的開展、支持科研事業(yè)的發(fā)展。科研檔案管理部門要在深刻認(rèn)識信息化建設(shè)對檔案管理工作多方面、深層次影響的基礎(chǔ)上，立足于實際剖析現(xiàn)階段科研檔案管理信息化建設(shè)過程中面臨的問題，分別從轉(zhuǎn)變思維觀念、構(gòu)建長效投入機(jī)制、打造復(fù)合型高素質(zhì)檔案管理隊伍以及搭建科研檔案信息資源共享平臺等方面采取綜合措施，以期提升科研檔案管理的信息化水平。

關(guān)鍵詞：科研檔案；信息化；資源共享

中圖分類號：F323文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1005-6432（2024） 29-0107-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.29.027

科研檔案生成于科研工作，最終也要服務(wù)于科研工作。傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理模式下，科研檔案存在管理效率低、開發(fā)難度大等問題，因此檔案管理普遍存在“重保存輕開發(fā)”的問題。進(jìn)入數(shù)字化時代，在大數(shù)據(jù)、人工智能等信息技術(shù)的加持下，科研檔案管理部門積極推動信息化建設(shè)，提升科研檔案管理的智慧化水平，在減輕一線員工工作壓力的同時，也能為科研檔案的開發(fā)利用提供便利條件，最終反哺科研事業(yè)的發(fā)展。當(dāng)然，科研檔案管理信息化建設(shè)不可避免地會面臨內(nèi)部壓力或外部阻力，這就需要檔案管理人員必須從實際出發(fā)采取相應(yīng)的措施穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)，助力新時期科研檔案管理工作的高質(zhì)量開展。

1推進(jìn)科研檔案管理信息化建設(shè)的價值

1.1有利于保證科研檔案的完整性與安全性

從科研檔案的來源上看，在科研工作中產(chǎn)生的文件、資料，經(jīng)過收集、篩選后具有留存價值，以檔案形式保存下來以供借閱人員使用。因此，科研檔案本身具有重要的利用價值，在檔案管理中對于保證科研檔案的完整性、安全性有極其嚴(yán)格的要求。在數(shù)字化背景下，由于科研工作中大力提倡“無紙化辦公”，紙質(zhì)檔案數(shù)量減少，電子檔案的比重不斷上升，如何保證電子檔案的完整與安全成為科研檔案管理人員必須要考慮的問題。推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，能夠發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢營造安全的檔案管理環(huán)境，讓科研檔案在保存、傳輸、使用等過程中始終處于相對安全的狀態(tài)。例如，使用訪問認(rèn)證技術(shù)對所有訪問科研檔案管理信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行身份認(rèn)證，對于未注冊用戶不允許登錄系統(tǒng)，從而杜絕惡意訪問或非法訪問造成科研檔案信息泄露的問題。在科研檔案的遠(yuǎn)程傳輸過程中采用區(qū)塊鏈加密技術(shù)，利用區(qū)塊鏈不可篡改、不可偽造的特點保證科研檔案不會被第三方攔截和竊取，切實保證了科研檔案的安全。

1.2有利于提升科研檔案的管理效率

科研檔案具有來源廣、種類多等特點，無論是前期的科研資料收集歸檔還是后期的科研檔案查找利用都屬于較為繁重的工作。在以人工為主的檔案管理模式下，需要安排許多員工和花費(fèi)大量時間完成科研檔案的收集歸檔、真?zhèn)舞b定、精細(xì)分類等工作，科研檔案管理的成本較高、效率偏低。將信息技術(shù)應(yīng)用到科研檔案管理中，能夠發(fā)揮大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等信息技術(shù)的優(yōu)勢，以技術(shù)代替人工，大幅度提升科研檔案管理的效率。例如，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案是科研檔案管理人員的一項重要任務(wù)，多功能掃描儀和ORC智能識別技術(shù)的應(yīng)用一方面可以將文字、圖片等不同類型的科研資料快速轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案，另一方面還能最大程度上保證內(nèi)容的準(zhǔn)確性[1]。同樣的，以云存儲代替硬件存儲，在降低科研檔案存儲成本的同時，還能進(jìn)一步提高檔案內(nèi)容的安全性。而云服務(wù)器提供的自動備份功能也能解決檔案管理人員忘記備份的問題，對提高科研檔案管理的效率與質(zhì)量有很大幫助。

1.3有利于挖掘科研檔案的利用價值

在科研檔案管理工作中，收集和保存檔案的最終目的是挖掘檔案資源的潛在價值，從而更好地服務(wù)科研工作的開展，提高科學(xué)研發(fā)的成功率和加速科研成果的產(chǎn)出。因此，科研檔案能否服務(wù)于科研工作，是評價科研檔案管理成效的重要因素。推進(jìn)科研檔案管理信息化建設(shè)，將互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)應(yīng)用到科研檔案的前期收集、中期保存、后期開發(fā)中，實現(xiàn)科研檔案資源的整合，從而全方位地滿足新時期科研工作的開展需要。在數(shù)字化背景下，科研檔案的數(shù)量不斷增加，種類也變得更加豐富，傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理模式下很容易造成科研檔案的閑置和浪費(fèi)。通過推進(jìn)科研檔案管理的信息化建設(shè)，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，精準(zhǔn)把握檔案借閱者的使用需求，然后從檔案資源庫中選擇符合需求的科研檔案進(jìn)行精準(zhǔn)推薦，滿足了借閱者個性化的檔案借閱需求，這對于提高科研檔案的利用率是大有裨益的[2]。

2科研檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

2.1檔案管理部門的信息化建設(shè)意識不強(qiáng)

長期以來，科研檔案存在重管理輕利用的問題，將收集和保存科研檔案作為核心任務(wù)，而沒有投入足夠多的時間和精力進(jìn)行科研檔案的開發(fā)和利用。在這種傳統(tǒng)思維的影響下，科研檔案管理部門對信息化建設(shè)的重視程度不夠，沒有深刻認(rèn)識到信息化建設(shè)的緊迫性和必要性。也有一些檔案管理部門雖然緊跟數(shù)字化時代發(fā)展趨勢開展了信息化建設(shè)，但是未能從科研工作的實際需求出發(fā)，也沒有充分考慮檔案使用者的現(xiàn)實需要，信息化建設(shè)存在盲目跟風(fēng)的問題。這種為了信息化而信息化的情況不僅會造成資金、資源的浪費(fèi)，而且也不利于科研檔案管理信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)。檔案管理信息化建設(shè)的復(fù)雜性、長期性和專業(yè)性決定了如果沒有形成科學(xué)的認(rèn)識、沒有制定詳細(xì)的方案，必然會在推進(jìn)信息化建設(shè)的過程中面臨諸多困難。能否轉(zhuǎn)變思維觀念，充分認(rèn)識到信息化建設(shè)對提升科研檔案管理效率與開發(fā)科研檔案資源價值的重要作用，成為決定科研檔案管理信息化建設(shè)最終成效的關(guān)鍵因素。

2.2檔案管理信息化建設(shè)的投入力度不夠

推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，需要從硬件和軟件方面提供必要的支持，因此科研檔案管理部門要提供充足的預(yù)算用于購置軟硬件，夯實檔案管理信息化的基礎(chǔ)。從整體上看，近幾年科研檔案管理部門緊跟數(shù)字化時代發(fā)展趨勢，在信息化建設(shè)方面的投入呈現(xiàn)出了逐年遞增的趨勢，客觀上為提升檔案管理信息水平起到了保障作用。但是也必須認(rèn)識到，科研檔案管理信息化建設(shè)是一項長期性、系統(tǒng)性的工程，除了前期投入資金購置硬件設(shè)備、安裝軟件系統(tǒng)外，后期也需要花費(fèi)資金用于硬件的維護(hù)、軟件的升級。調(diào)查表明，許多科研檔案管理部門只注重前期投入，由于經(jīng)費(fèi)緊張以及認(rèn)識不足等原因，檔案管理信息化建設(shè)的后續(xù)投入未能及時跟進(jìn)。這種情況下由于預(yù)算不足導(dǎo)致信息化進(jìn)程停滯，無法發(fā)揮信息技術(shù)對科研檔案管理與檔案資源開發(fā)的支撐作用。從這一角度來看，未能建立長效投入機(jī)制，無法保證后續(xù)的資金支持，成為科研檔案管理信息化建設(shè)過程中面臨的重要問題。

2.3科研檔案管理人員的信息素養(yǎng)參差不齊

科研檔案管理的信息化建設(shè)融合了大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈以及人工智能等多項前沿信息技術(shù)，是一項專業(yè)性極強(qiáng)的系統(tǒng)化工程。要想順利完成信息化目標(biāo)，除了要求科研檔案管理部門投入大量的資金，提供完備的軟件和硬件設(shè)施外，還必須打造一支檔案管理經(jīng)驗豐富且熟練掌握信息技術(shù)、具備互聯(lián)網(wǎng)思維的復(fù)合型檔案管理隊伍[3]。從調(diào)查情況來看，現(xiàn)階段科研檔案管理部門的大多數(shù)工作人員有著豐富的科研檔案管理經(jīng)驗，能夠熟練掌握科研檔案的接收制度、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、保存方法等。但是信息素養(yǎng)參差不齊，無法滿足數(shù)字化時代下科研檔案管理信息化建設(shè)的需要。例如，科研檔案管理部門購置了智慧檔案管理系統(tǒng)后，許多檔案管理人員對系統(tǒng)的運(yùn)行模式、主要功能、維護(hù)方法等缺乏了解。由于不能熟練操作，也就無法發(fā)揮智慧檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢。除此之外，在數(shù)字化背景下需要檔案管理人員運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)進(jìn)行科研檔案資源的開發(fā)。如果檔案管理人員的信息技能不過關(guān)，也會制約科研檔案資源的價值發(fā)揮。

2.4科研檔案資源的共建共享能力有待提升

進(jìn)入數(shù)字化時代，推進(jìn)科研檔案信息化建設(shè)既是時代發(fā)展的必然趨勢，同時也是挖掘檔案資源價值、更好服務(wù)當(dāng)代科研工作的重要舉措。在科研工作中通過查詢科研檔案的方式，借鑒前人的科研經(jīng)驗或科研成果，可以達(dá)到少走彎路、縮短研發(fā)周期的效果。由此可見，資源共享水平在一定程度上決定了科研檔案的利用價值。在科研檔案管理信息化建設(shè)過程中，信息技術(shù)與檔案管理的融合打破了部門之間的信息屏障，客觀上為資源共享創(chuàng)造了便利條件。但是在科研檔案管理的具體實踐中，一方面是由于部分科研檔案管理人員的共享意識不足，存在“重管理輕服務(wù)”和“重保存輕開發(fā)”的傳統(tǒng)思維，導(dǎo)致許多珍貴的科研檔案資料被束之高閣，未能得到充分開發(fā)利用；另一方面則是科研資料產(chǎn)生部門與科研檔案管理部門、科研檔案使用人員之間的配合不到位，在科研檔案種類和數(shù)量不斷增多的背景下，真正得到開發(fā)和利用的檔案占比偏低。所以，如何提升科研檔案資源的開發(fā)和利用水平成為信息化建設(shè)中必須要解決的問題之一。

2.5科研檔案在保存與利用中面臨安全風(fēng)險

科研檔案是對科研活動的真實記錄，無論是在保存期間還是使用過程中，都必須要保證科研檔案的完整性和安全性?，F(xiàn)階段檔案管理部門對于紙質(zhì)版的科研檔案已經(jīng)形成了比較完備的管理制度，例如通過門禁制度避免無關(guān)人員接觸科研檔案，利用通風(fēng)和除濕設(shè)備營造良好的檔案保存環(huán)境等。但是在推進(jìn)科研檔案管理信息化建設(shè)過程中，對于電子檔案在保存和利用中的安全管理仍然存在諸多漏洞，使得科研檔案存在丟失、泄露、損壞等風(fēng)險。例如，沒有采取必要的加密措施，在遠(yuǎn)程訪問或在線傳輸科研檔案時面臨被第三方攔截、竊取的風(fēng)險；檔案管理人員沒有嚴(yán)格執(zhí)行異地容災(zāi)備份制度，科研檔案備份不及時并且沒有將備份檔案進(jìn)行異地存儲，一旦檔案原件遭到破壞或丟失，將會造成不可逆的損失。因此，在推進(jìn)科研檔案管理信息化建設(shè)的過程中，必須要始終將保證檔案本身的完整與安全擺在首要位置，這也成為信息化建設(shè)的基本任務(wù)。

3數(shù)字化背景下科研檔案管理信息化建設(shè)路徑

3.1轉(zhuǎn)變思維觀念，深化信息技術(shù)與檔案管理融合

科研檔案管理人員要在思維層面上認(rèn)識到信息化建設(shè)對科研檔案的收集、鑒定、保存、開發(fā)等各項工作帶來的深刻影響，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)造有利條件為信息技術(shù)與檔案管理的深度融合提供支持。要圍繞科研工作需要，把服務(wù)科研工作開展作為推進(jìn)科研檔案管理信息化建設(shè)的最終歸宿。在明確了總目標(biāo)后，還要制定更加詳細(xì)、可行的方案，指導(dǎo)信息化建設(shè)工作的具體開展。例如，在信息技術(shù)的幫助下實現(xiàn)了科研檔案從收集到鑒定，再到分類和保存的一站式辦理[4]。但是在電子檔案的傳輸和保存過程中容易出現(xiàn)操作不規(guī)范，甚至造成科研檔案丟失、損壞的情況。科研檔案管理部門要結(jié)合信息化流程編制相應(yīng)的規(guī)章制度，明確科研檔案管理各項工作的流程、規(guī)范，對具體工作的開展起到約束和保障作用。在推進(jìn)信息技術(shù)與檔案管理融合的過程中，既要拓展融合的寬度，又要增進(jìn)融合的深度，把信息技術(shù)轉(zhuǎn)化成提升科研檔案管理效率、挖掘科研檔案深層價值的有力工具，最終服務(wù)于科研檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

3.2設(shè)置專項預(yù)算，構(gòu)建信息化建設(shè)長效投入機(jī)制

科研檔案管理信息化建設(shè)不僅減輕了一線工作人員的壓力、顯著提升了科技檔案管理效率，而且還能在檔案資源的整合與開發(fā)等方面提供技術(shù)支持，讓科研檔案更好地服務(wù)科研工作的開展。由此可見，無論是從完成科研檔案管理工作本身，還是從推動科研工作開展角度，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)都勢在必行?？蒲袡n案管理部門在深刻認(rèn)識信息化建設(shè)重要價值的前提下，要設(shè)置合理預(yù)算、提供經(jīng)費(fèi)支持，建立常態(tài)化的資金投入機(jī)制[5]。首先，立足于本部門的實際情況，制定科研檔案管理信息化建設(shè)方案，并根據(jù)該方案確定軟硬件的投入；其次，劃撥專項經(jīng)費(fèi)用于購置軟硬件，初步搭建科研檔案管理信息系統(tǒng)；最后，根據(jù)不同時期科研檔案管理面臨的新形勢、遇到的新需求，依托長效投入機(jī)制提供相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)，讓科研檔案管理信息系統(tǒng)的硬件得到定期維護(hù)、軟件得到及時升級，從而始終滿足科研檔案管理與開發(fā)的需要。為提高資金利用率，科研檔案管理部門還可以設(shè)置監(jiān)督制度或公示制度，保證專項預(yù)算能夠切實投入到檔案管理信息化建設(shè)中。

3.3加強(qiáng)隊伍建設(shè)，打造復(fù)合型高素質(zhì)檔案管理隊伍無論是從科研檔案管理信息化建設(shè)角度，還是從科研檔案資源的開發(fā)與利用角度，都必須充分發(fā)揮“人”的主觀能動性，因此打造一支具有互聯(lián)網(wǎng)思維、熟練掌握信息技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才隊伍，成為推進(jìn)科研檔案管理信息化建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。具體來說可以采取以下措施：第一，采取“對內(nèi)培養(yǎng)”與“對外引進(jìn)”相結(jié)合的方式，對內(nèi)培養(yǎng)是面向本部門的在職人員，特別是挑選一些創(chuàng)新能力強(qiáng)的年輕員工，開展以信息化為主的常態(tài)化培訓(xùn)。幫助科研檔案管理人員掌握信息技能、增強(qiáng)信息意識，從而在推進(jìn)科研檔案管理信息化建設(shè)過程中始終保持較強(qiáng)的崗位勝任力；對外引進(jìn)是面向優(yōu)秀的高校畢業(yè)生，招聘專業(yè)對口且具有互聯(lián)網(wǎng)思維的年輕人才，通過注入新鮮血液實現(xiàn)科研檔案管理隊伍的更新?lián)Q代，為檔案管理信息化建設(shè)提供人才支撐。第二，采取科學(xué)的考核激勵機(jī)制，將信息化建設(shè)成效納入科研檔案管理人員的績效指標(biāo)體系中，與個人的薪資績效掛鉤，通過這種方式倒逼科研檔案管理人員積極投身于信息化建設(shè)，同時根據(jù)個人表現(xiàn)給予相應(yīng)的獎懲激勵。始終把復(fù)合型檔案管理人才作為推動科研檔案管理信息化建設(shè)的根本動力，才能讓數(shù)字化時代的科研檔案管理向著信息化和智慧化的方向發(fā)展。

3.4注重資源共享，搭建科研檔案信息資源共享平臺面對海量的科研檔案，一方面要從科研工作的實際需要出發(fā)，另一方面又要實現(xiàn)檔案資源的共享和整合，從而深入挖掘科研檔案價值，達(dá)到縮短研發(fā)周期、加速研發(fā)成果產(chǎn)出的目的。檔案管理部門必須把檔案資源的共建共享共用作為科研檔案管理信息化建設(shè)的出發(fā)點與落腳點，同時融合互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)，搭建集接收、鑒定、分類、保存、開發(fā)等多項功能于一體的科研檔案資源共享平臺[6]。與此同時，科研檔案管理人員要強(qiáng)化服務(wù)意識和開發(fā)意識，主動了解科研工作需求，在把握需求的前提下進(jìn)行科研檔案的精準(zhǔn)推送，把工作重心從“保管”向“開發(fā)”轉(zhuǎn)變，切實提高科研檔案資料的利用率。堅持需求導(dǎo)向創(chuàng)建特色資源數(shù)據(jù)庫，將海量的科研檔案進(jìn)行分類管理，降低檔案檢索的時間成本，優(yōu)化檔案借閱者的體驗，進(jìn)一步夯實科研檔案資源共享共用的基礎(chǔ)。另外，科研檔案的生產(chǎn)部門、管理部門與使用部門（人員）應(yīng)加強(qiáng)橫向合作，以檔案管理信息系統(tǒng)為載體，讓科研檔案實現(xiàn)從收集到保存再到利用的一站式辦理。讓科研檔案在利用中彰顯價值，才能促使科研檔案管理部門持續(xù)不斷地投入更多的人力、物力和財力，最終實現(xiàn)科研檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)。

3.5增強(qiáng)安全意識，多措并舉保障科研檔案隱私安全科研檔案管理部門必須要強(qiáng)化安全意識，利用信息化建設(shè)的契機(jī)采取多項措施保證科研檔案的隱私與安全。第一，啟用權(quán)限認(rèn)證機(jī)制，在搭建科研檔案信息資源共享平臺的基礎(chǔ)上，所有登錄該平臺的用戶都必須進(jìn)行身份認(rèn)證，平臺根據(jù)用戶的注冊信息識別其具備的權(quán)限，保證用戶在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行操作。例如，未注冊用戶只有瀏覽權(quán)限，不能查看科研檔案的詳細(xì)內(nèi)容；已注冊的普通用戶可以搜索并查看科研檔案的具體內(nèi)容，支持科研檔案的下載；管理員則具有科研檔案的備份、添加、刪除等高級權(quán)限。這樣就杜絕了越權(quán)操作造成科研檔案信息泄露的問題，從而保障了科研檔案的完整以及內(nèi)容的安全。第二，落實異地容災(zāi)備份制度，科研檔案管理人員必須嚴(yán)格落實本部門的規(guī)章制度，定期做好檔案備份，保證備份與原件的內(nèi)容一致，確保在原件丟失或損壞后能夠啟用備份進(jìn)行代替。同時，對于科研檔案的備份應(yīng)進(jìn)行異地存儲，或者是上傳至云端。云存儲不僅安全性更高，而且能夠根據(jù)檔案使用需求隨時下載，節(jié)約存儲空間、降低存儲成本。第三，采取檔案加密措施，目前常用的檔案加密技術(shù)有數(shù)字簽名認(rèn)證、區(qū)塊鏈加密算法等。在傳輸科研檔案前使用加密算法進(jìn)行加密使其變成密文，在接收科研檔案后再使用解密算法進(jìn)行解密還原成明文。這樣就保證了科研檔案在遠(yuǎn)程傳輸過程中不會出現(xiàn)泄密情況，從而保護(hù)了科研檔案的隱私安全。

4結(jié)論

近年來，科研檔案管理部門在信息化建設(shè)方面給予了高度重視，并且從規(guī)章制度、硬件設(shè)施等方面給予了大力支持，信息化建設(shè)成效初顯。與此同時，信息技術(shù)日新月異，以及科研工作對檔案利用需求的不斷提升，決定了必須要持續(xù)推動科研檔案管理的信息化建設(shè)。在這一背景下，檔案管理部門要從實際出發(fā)，堅持需求導(dǎo)向和問題導(dǎo)向，針對當(dāng)前信息化建設(shè)中遇到的問題采取有效的應(yīng)對策略。從實踐來看，檔案管理部門要重點從轉(zhuǎn)變思維觀念、設(shè)置專項預(yù)算、加強(qiáng)隊伍建設(shè)、增強(qiáng)安全意識等方面采取措施，在穩(wěn)步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上為科研事業(yè)發(fā)展提供必要的保障。

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[基金項目]高?？蒲袡n案管理策略研究（項目編號：HGDK2023-17）。

［作者簡介］王立群（1978—），漢族，黑龍江大慶人，碩士研究生，工程師，研究方向：數(shù)據(jù)分析和信息處理。