摘 要：高職院校檔案管理服務(wù)質(zhì)量的提升，需要依托數(shù)字化技術(shù)整合檔案資源，形成數(shù)字檔案庫，搭建檔案利用和服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案利用的最大效益。就當(dāng)前而言，高職院校檔案管理工作面臨轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵任務(wù)，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，須識(shí)別影響檔案數(shù)字化的關(guān)鍵因素，如技術(shù)、資源、管理、制度、評(píng)價(jià)和人員保障等。在此基礎(chǔ)上，增加技術(shù)和資源方面的投入，完善與檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型相適應(yīng)的管理機(jī)制和制度規(guī)范，發(fā)揮評(píng)價(jià)機(jī)制和導(dǎo)向功能，組建高職院校檔案管理人才隊(duì)伍。

關(guān)鍵詞：高職院校；檔案管理服務(wù)；數(shù)字化；關(guān)鍵因素；路徑研究

項(xiàng)目基金：本文系2023年海南省教育廳高等學(xué)?？茖W(xué)研究自籌項(xiàng)目資助，項(xiàng)目編號(hào)：Hnkyzc2023-16。課題題目：高職院校轉(zhuǎn)型升級(jí)背景下檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的路徑研究。

高職院校檔案既是其發(fā)展的真實(shí)記錄，又是各類資源的重要載體，也是新時(shí)期服務(wù)教學(xué)、科研和學(xué)生工作的重要工具。大數(shù)據(jù)時(shí)代應(yīng)給予高職院校檔案管理服務(wù)工作足夠的重視，充分認(rèn)識(shí)到高職院校檔案管理服務(wù)的價(jià)值和作用。從現(xiàn)實(shí)情況來看，一方面，目前部分高職院校在檔案管理服務(wù)方面還存在著主觀重視程度不足的問題，高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨重重挑戰(zhàn)。另一方面，高職院校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字時(shí)代背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)高職院校檔案管理服務(wù)產(chǎn)生的深刻影響。

1 高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的現(xiàn)實(shí)訴求

高職院校管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型是提升檔案利用價(jià)值，優(yōu)化檔案工作布局，提高檔案管理效率的重要手段。新時(shí)期，高職院校在發(fā)展過程中形成的檔案類型越來越多樣化，特別是隨著數(shù)字信息技術(shù)與高職院校管理工作和教學(xué)工作的深度融合，產(chǎn)生了大量數(shù)字化檔案，這就要求高職院校檔案管理部門要主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，積極推動(dòng)高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型[1]。

從高職院校檔案管理服務(wù)的現(xiàn)實(shí)問題看，目前高職院校檔案管理由專門檔案部門負(fù)責(zé)，在具體工作開展過程中聯(lián)系人事部門、財(cái)務(wù)部門、科研部門、教學(xué)部門和學(xué)生部門等，定期收集、整理這些部門的檔案。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，這些部門產(chǎn)生的檔案既有紙質(zhì)檔案，又有電子檔案，進(jìn)一步增加了高職院校檔案管理部門的收集難度[2]。目前高職院校在檔案管理服務(wù)過程中對(duì)于離校學(xué)生的檔案服務(wù)手段相對(duì)單一，很多時(shí)候還需要學(xué)生返校借閱或復(fù)印相關(guān)檔案信息，在一定程度上增加了學(xué)生的時(shí)間成本和經(jīng)濟(jì)成本。廣大畢業(yè)生在檔案服務(wù)方面體驗(yàn)感較差，在一定程度上影響了高職院校在社會(huì)的口碑和影響力。在這一背景下，也要求高職院校檔案管理部門在服務(wù)方式和手段上大膽創(chuàng)新，通過開設(shè)某信公眾號(hào)或通過學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等方式為學(xué)生提供檔案信息服務(wù)。

從高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的未來發(fā)展趨勢(shì)看，未來數(shù)字信息將與高職院校檔案管理與服務(wù)各項(xiàng)工作融合得更為緊密，這就要求高職院校在檔案管理和服務(wù)過程中要主動(dòng)與時(shí)代發(fā)展相結(jié)合，順應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)際需要，在管理流程和服務(wù)手段方面大膽創(chuàng)新[3]。一方面，要充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化轉(zhuǎn)型對(duì)高職院校未來檔案管理服務(wù)產(chǎn)生的深刻影響。通過數(shù)字化手段能夠更加快速、便捷地對(duì)不同類型的數(shù)字化檔案進(jìn)行收集、移交和管理，提升檔案管理效率，同時(shí)也能夠減輕檔案管理人員的業(yè)務(wù)量，使高職院校檔案管理工作向更智能化、科學(xué)化和便捷化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理服務(wù)與時(shí)代發(fā)展同向而行。另一方面，當(dāng)前國(guó)家也在積極支持檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)。高職院校推進(jìn)檔案管理與服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型符合檔案事業(yè)發(fā)展的主流趨勢(shì)。在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中有助于解決檔案信息不完整和不系統(tǒng)的問題，通過檔案管理部門系統(tǒng)平臺(tái)能夠與外界建立更為順暢的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互通有無，解決高職院校檔案“信息孤島”問題。

2 高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵因素

高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在轉(zhuǎn)型過程中技術(shù)因素、資源因素、管理因素、制度因素、人員因素和評(píng)價(jià)因素都對(duì)其產(chǎn)生重要影響。

2.1 技術(shù)與資源因素

高職院校在檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中需要多元化技術(shù)作為支撐。但在目前的實(shí)際轉(zhuǎn)型過程中，部分管理人員對(duì)于檔案管理服務(wù)的數(shù)字化信息技術(shù)了解不夠全面，難以利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深入挖掘，也無法結(jié)合教學(xué)科研需求整理檔案專題資料。在高職院校檔案管理過程中還存在著不規(guī)范與不科學(xué)的問題，在一定程度上影響了高職院校檔案管理服務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在檔案信息收集和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方面存在著明顯的滯后性，在一定程度上影響了數(shù)字檔案信息的整合和共享。高職院校受到經(jīng)費(fèi)限制，能夠用于檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的經(jīng)費(fèi)相對(duì)較少。在資源整合過程中，由于數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，難免會(huì)出現(xiàn)亂碼和錯(cuò)誤等問題，在一定程度上影響了高職院校檔案管理的質(zhì)量。

2.2 管理與制度因素

良好的管理措施和嚴(yán)密的制度機(jī)制是保障高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要前提。但目前部分高職院校在檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中沒有建立相應(yīng)的管理措施和制度機(jī)制，高職院校檔案管理人員在檔案管理過程中容易出現(xiàn)隨意性問題。相應(yīng)的制度機(jī)制落實(shí)不到位，也容易出現(xiàn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)或泄密問題。一方面，部分高職院校對(duì)于檔案管理工作重視程度不足，沒有圍繞檔案信息收集、移交、整理、管理、利用和開發(fā)等相關(guān)環(huán)節(jié)制定嚴(yán)密的制度機(jī)制。部分制度在執(zhí)行過程中存在著不全面問題，無法保障檔案管理工作科學(xué)有序地開展。另一方面，高職院校在檔案管理過程中還存在著紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案并存的現(xiàn)象。在信息時(shí)代背景下，越來越多的檔案以數(shù)字形式出現(xiàn)，相應(yīng)的，紙質(zhì)檔案管理制度已經(jīng)很難適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，高職院校檔案管理系統(tǒng)也需要與時(shí)俱進(jìn)。但目前部分管理制度沒有及時(shí)更新，導(dǎo)致部分工作缺少約束力，影響了高職院校檔案管理的質(zhì)量，也不利于高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的順利推進(jìn)。

2.3 人員與評(píng)價(jià)因素

高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型既需要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，又需要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。馬克思主義指出，人具有鮮明的實(shí)踐性特征，在改造客觀世界過程中要不斷地調(diào)動(dòng)主觀能動(dòng)性。這就要求我們?cè)诟呗氃盒n案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中要充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性[4]。但目前部分高職院校檔案管理人員能力和素質(zhì)還很難完成檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的相關(guān)工作。一方面，高職院校的部分檔案管理人員是兼職，并非檔案或相關(guān)專業(yè)出身，對(duì)高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型認(rèn)識(shí)的不深不透，在工作過程中存在著得過且過思想，認(rèn)為自己并不屬于專業(yè)人員，在轉(zhuǎn)型過程中起到的作用十分有限。另一方面，部分高職院校檔案管理人員年齡偏大，在學(xué)習(xí)能力方面相對(duì)欠缺，對(duì)于涉及高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字轉(zhuǎn)型的大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和區(qū)塊鏈等技術(shù)了解得不深不透，難以駕馭先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，也無法勝任新時(shí)期高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的相關(guān)工作。同時(shí)在高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中需要完善的評(píng)價(jià)機(jī)制作為支撐，好的評(píng)價(jià)機(jī)制能夠發(fā)現(xiàn)高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中存在的問題。但目前部分高職院校在檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中評(píng)價(jià)機(jī)制不完善，一定程度上影響了高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成效。

3 高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)現(xiàn)路徑

新時(shí)期，高職院校在檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，一方面，要給予時(shí)代發(fā)展足夠的重視，主動(dòng)將數(shù)字化信息技術(shù)與檔案管理服務(wù)深度融合，為后續(xù)服務(wù)提供技術(shù)支撐。另一方面，要圍繞高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型完善相應(yīng)的制度機(jī)制。同時(shí)也要圍繞高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)際需要，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的流程進(jìn)行科學(xué)評(píng)價(jià)，結(jié)合評(píng)價(jià)結(jié)果指出存在的具體問題，以此作為依據(jù)，進(jìn)一步提高高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化水平。

3.1 融入數(shù)字化技術(shù)，優(yōu)化檔案管理基礎(chǔ)資源

高職院校在檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中要充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化技術(shù)的積極作用，通過數(shù)字信息技術(shù)應(yīng)用形成檔案管理服務(wù)平臺(tái)，打通不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通與高度共享。在具體實(shí)施過程中，一是高職院校領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，召開專門會(huì)議，研究當(dāng)前高職院校在檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中存在具體問題，要求相關(guān)部門要結(jié)合具體問題拿出解決方案，確保高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型順利推進(jìn)。二是要加強(qiáng)硬件環(huán)境建設(shè)。高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要依托硬件設(shè)施開展相關(guān)工作。因此，要安排專項(xiàng)資金引入必要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、終端設(shè)備和其他輔助設(shè)備，通過硬件設(shè)施建設(shè)，為高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。三是要加強(qiáng)軟件系統(tǒng)建設(shè)[5]。在信息時(shí)代背景下，檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型很大程度上依賴先進(jìn)的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和其他軟件。因此，在轉(zhuǎn)型過程中應(yīng)將軟件系統(tǒng)建設(shè)作為重點(diǎn)，不斷提高軟件系統(tǒng)的智能化水平，為優(yōu)化檔案管理基礎(chǔ)資源創(chuàng)造有利條件。四是要加強(qiáng)高職院校檔案信息資源的整合。要對(duì)高職院校當(dāng)前紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，存儲(chǔ)到檔案數(shù)據(jù)庫，并分門別類，形成專題檔案數(shù)據(jù)庫，為高職院校學(xué)生服務(wù)、科研和教學(xué)等相關(guān)工作提供檔案信息支持。

3.2 健全檔案管理服務(wù)數(shù)字化管理制度

完善的制度機(jī)制是高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要保障。因此，高職院校有必要將檔案服務(wù)數(shù)字化管理制度建設(shè)作為重點(diǎn)。一是要重視檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。要結(jié)合高職院校檔案處理數(shù)據(jù)格式、信息資源標(biāo)識(shí)和信息資源管理等相關(guān)要求，形成標(biāo)準(zhǔn)化的制度規(guī)范，進(jìn)而更好地對(duì)高職院校檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)。二是要明確檔案管理部門和相關(guān)部門的業(yè)務(wù)職能。雖然檔案管理部門作為高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的主力，但是無法單獨(dú)完成此項(xiàng)工作的，需要其他部門的協(xié)作。在協(xié)作過程中一定要明確各自責(zé)任，實(shí)現(xiàn)部門之間的協(xié)同互動(dòng)，確保重要的檔案信息及時(shí)歸檔，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)利用和服務(wù)工作提供豐富的檔案數(shù)據(jù)資源。三是要圍繞信息技術(shù)制定相應(yīng)制度規(guī)范。要結(jié)合多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)和區(qū)塊鏈技術(shù)形成相應(yīng)的制度規(guī)范，確保這些技術(shù)在融入檔案管理過程中能夠真正地為檔案事業(yè)所用。并不是為了運(yùn)用技術(shù)而運(yùn)用技術(shù)，進(jìn)而影響檔案數(shù)據(jù)的安全。四是要完善檔案管理內(nèi)部制度。檔案管理部門也要形成相應(yīng)的內(nèi)部制度，在檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中涉及范圍廣，工作復(fù)雜，這時(shí)就需要完善的內(nèi)部制度作為依據(jù)，確保各項(xiàng)工作開展得井然有序，進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率。

3.3 為檔案管理提供評(píng)價(jià)機(jī)制與人員支撐

高職院校在檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中既要明確具體問題，又要找到合理化路徑。高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在具體工作推進(jìn)過程中要始終堅(jiān)持以人為本原則，只有充分調(diào)動(dòng)高職院校檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，才能夠?yàn)榇隧?xiàng)工作的推進(jìn)提供扎實(shí)的人才保障。因此，一方面，高職院校要明確檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性。為高職院校檔案管理部門提供必要的場(chǎng)所、編制和人員，確保高職院校檔案管理工作由專人負(fù)責(zé)，進(jìn)一步提升高職院校檔案管理服務(wù)的專業(yè)性，盡量避免因借調(diào)或兼職人員影響高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作推進(jìn)。另一方面，重視檔案管理人員的技術(shù)職稱及加大人才引進(jìn)力度，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型也提出了新的要求。這就需要一些既精通檔案管理知識(shí)又具備專業(yè)技術(shù)的復(fù)合型人才，通過提高本校檔案管理人員技術(shù)職稱及對(duì)外人才引進(jìn)的方式，將這些人才充實(shí)到高職院校檔案管理隊(duì)伍之中，進(jìn)一步提高高職院校檔案管理隊(duì)伍的整體質(zhì)量，為后續(xù)高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供扎實(shí)的人才保障。要注重高職院校檔案管理人員的教育培訓(xùn)，不斷更新檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的能力素質(zhì)與具體工作相匹配。同時(shí)還要完善相應(yīng)的評(píng)價(jià)機(jī)制。要結(jié)合高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的具體要求，對(duì)評(píng)價(jià)手段、評(píng)價(jià)方式和評(píng)價(jià)內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，結(jié)合高職院校檔案管理服務(wù)轉(zhuǎn)型的具體環(huán)節(jié)形成系統(tǒng)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)存在問題要提出合理化建議，結(jié)合具體建議，對(duì)不足之處加以改進(jìn)，為高職院校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供完善的評(píng)價(jià)保障。

總而言之，高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型事關(guān)高職院校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，高職院校主要領(lǐng)導(dǎo)要給予此項(xiàng)工作足夠的重視，主動(dòng)推進(jìn)管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，從人才引進(jìn)、思想觀念、制度機(jī)制和保障措施等層面入手，為高職院校檔案管理服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供必要的支持和幫助，更好地推進(jìn)高職院校檔案事業(yè)的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：卓小柳（1985—），研究生學(xué)歷，碩士學(xué)位，海南政法職業(yè)學(xué)院副研究館員，研究方向：檔案學(xué)。