摘 要：人事檔案是人事管理、服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的，反映個(gè)人政治品質(zhì)、專業(yè)素養(yǎng)、工作實(shí)績(jī)等及歷史記錄的材料。做好人事檔案管理、發(fā)揮人事檔案在干部隊(duì)伍教育培養(yǎng)、選拔任用、監(jiān)督管理和人才評(píng)鑒中的重要價(jià)值，對(duì)推進(jìn)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位人才隊(duì)伍優(yōu)化配置、高效利用等發(fā)揮著積極現(xiàn)實(shí)意義。本文以《檔案法實(shí)施條例》（以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施條例》）為背景，結(jié)合六西格瑪精細(xì)化管理理論，提出了鐵路系統(tǒng)人事檔案精細(xì)化管理思路及對(duì)策，詳細(xì)分析了鐵路系統(tǒng)人事檔案精細(xì)化管理現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上提出人事檔案精細(xì)化管理路徑，為提升鐵路系統(tǒng)人事檔案精細(xì)化管理提供有益參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案；六西格瑪；《實(shí)施條例》；精細(xì)化管理；鐵路系統(tǒng)

概述

近年來(lái)，隨著我國(guó)鐵路事業(yè)快速發(fā)展，鐵路系統(tǒng)從業(yè)人員的數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)出較快增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，人事檔案是各級(jí)黨委（黨組）、組織人事等部門在人事管理及服務(wù)過(guò)程中形成的，反映個(gè)人政治品質(zhì)、專業(yè)素養(yǎng)、工作實(shí)績(jī)、社會(huì)關(guān)系等歷史記錄材料?！陡刹咳耸聶n案工作條例》第三章規(guī)定人事檔案包括《干部履歷表》等履歷類；自傳、重要思想?yún)R報(bào)等自傳和思想類；年度考核、任（聘）期考核等考核鑒定類；學(xué)歷學(xué)位、科研成果類；《入黨志愿書》、入黨申請(qǐng)書等黨、團(tuán)類及工資、任免、表彰獎(jiǎng)勵(lì)類等十大類。2024年實(shí)施的《檔案法實(shí)施條例》明確提出機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織要建立檔案工作責(zé)任制，明確檔案管理等工作要求。因此，鐵路系統(tǒng)人事檔案管理需要認(rèn)真貫徹落實(shí)《干部人事檔案工作條例》和《實(shí)施條例》，進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案精細(xì)化管理，樹(shù)立全生命周期理論，從人事歷史記錄材料收集、整理到人事檔案歸檔、利用等實(shí)現(xiàn)全流程精細(xì)化管理，不斷提升鐵路系統(tǒng)人事檔案管理科學(xué)化水平，不斷提升人事檔案精細(xì)化、規(guī)范化管理水平[1]。

六西格瑪（6σ）作為現(xiàn)代管理理念和方法，該管理思想突出強(qiáng)調(diào)制定管理目標(biāo)、收集管理數(shù)據(jù)并分析管理結(jié)果，從而降低產(chǎn)品及服務(wù)的現(xiàn)實(shí)不足。六西格瑪管理理念和方法已從產(chǎn)品管理逐漸延伸應(yīng)用于各行各業(yè)服務(wù)管理方面，講求的是一種持續(xù)發(fā)展進(jìn)步的管理哲學(xué)，重視服務(wù)對(duì)象的現(xiàn)實(shí)需求、依賴實(shí)際數(shù)據(jù)、重視健全流程、促進(jìn)管理服務(wù)水平等，與新時(shí)代鐵路系統(tǒng)人事檔案精細(xì)化管理目標(biāo)和追求相符。因此，在《實(shí)施條例》已然實(shí)施的背景下，積極引入六西格瑪管理方法和理論，持續(xù)推動(dòng)人事檔案精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)鐵路系統(tǒng)人事檔案精細(xì)化管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 鐵路系統(tǒng)人事檔案精細(xì)化管理的主要內(nèi)容

1.1 人事檔案管理理念的精細(xì)化

作為一種先進(jìn)的管理理念，精細(xì)化管理意識(shí)貫穿于人事檔案管理全過(guò)程。人事檔案的主管領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要在思想上始終秉持精細(xì)化管理的理念，充分認(rèn)識(shí)到精細(xì)化管理理念的極端重要性、必要性和可行性，并把這種精細(xì)化管理思維理念落實(shí)到人事檔案管理的各領(lǐng)域與全過(guò)程[2]。精細(xì)化管理理念要始終做到與時(shí)俱進(jìn)，嚴(yán)格按照《檔案法》《實(shí)施條例》《干部人事檔案工作條例》中條款的規(guī)定和要求，不折不扣地抓好貫徹落實(shí)。尤其是《實(shí)施條例》中關(guān)于檔案（含人事檔案）信息化建設(shè)的具體規(guī)定，要把人事檔案精細(xì)化管理理念、標(biāo)準(zhǔn)和要求貫穿于人事檔案管理收集、歸檔、整理、檢索、利用和銷毀全過(guò)程。

1.2 人事檔案管理過(guò)程的精細(xì)化

從人事檔案管理過(guò)程或步驟來(lái)看，主要包括人事文件資料收集、整理、保管、檢索、利用、編研、鑒定和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)，精細(xì)化管理應(yīng)體現(xiàn)在這些環(huán)節(jié)的每一個(gè)細(xì)微之處。既要嚴(yán)格把握重點(diǎn)步驟、環(huán)節(jié)的精細(xì)化，也要把握好其他環(huán)節(jié)步驟的精細(xì)化[3]。其中，收集、整理、歸檔、利用是人事檔案精細(xì)化管理的重要過(guò)程，要把《條例》的規(guī)定和要求落實(shí)到這些重要環(huán)節(jié)。以整理為例，既要按照紙質(zhì)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求做好紙質(zhì)人事檔案資料的編目、編號(hào)、裝盒和上架等，也要做好電子人事檔案資料的數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)、命名、數(shù)據(jù)傳輸與掛接等，要認(rèn)真貫徹人事檔案精細(xì)化管理過(guò)程中每一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)、任務(wù)和內(nèi)容，通過(guò)流程再造或管理過(guò)程重塑等，將零散、雜亂、復(fù)雜的文書檔案有序化、規(guī)范化，使人事檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化與數(shù)字化。

1.3 人事檔案管理內(nèi)容的精細(xì)化

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》第三章“內(nèi)容和分類”中的第十九條規(guī)定，人事檔案管理的內(nèi)容和分類包括《干部履歷表》、干部簡(jiǎn)歷等履歷類材料；自傳、重要思想?yún)R報(bào)等自傳和思想類材料；年度考核、專項(xiàng)考核及平時(shí)考核等考核鑒定類材料；職業(yè)（任職）資格、專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）、著作、論文目錄等學(xué)歷學(xué)位、教培類材料；基本信息審核認(rèn)定、任前審核登記表等政審、審計(jì)和審核類材料；入黨志愿書、入團(tuán)志愿書等黨、團(tuán)類材料；表彰、嘉獎(jiǎng)、記功與先進(jìn)事跡等表彰獎(jiǎng)勵(lì)類材料。一方面，要嚴(yán)格按照《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，確保人事檔案管理內(nèi)容的完整性。另一方面，要認(rèn)真貫徹《檔案法》《實(shí)施條例》及《歸檔文件整理規(guī)則》的嚴(yán)格要求，以人事檔案管理內(nèi)容精細(xì)化展現(xiàn)人事檔案管理的精細(xì)化。

1.4 人事檔案管理制度的精細(xì)化

人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)性工作。人事檔案精細(xì)化管理離不開(kāi)健全、可操作性強(qiáng)的管理制度保障。因此，要根據(jù)人事檔案精細(xì)化管理的現(xiàn)實(shí)需要，結(jié)合《檔案法》《實(shí)施條例》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)的規(guī)定及國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性的要求，結(jié)合人事檔案管理特點(diǎn)及規(guī)律，進(jìn)一步細(xì)化干部人事檔案的收集、整理、歸檔、利用、檢索與銷毀等制度，以完善的制度保障人事檔案管理精細(xì)化與規(guī)范化[4]。

2 《實(shí)施條例》背景下鐵路系統(tǒng)人事檔案精細(xì)化管理流程

從人事檔案管理業(yè)務(wù)流程分析（見(jiàn)圖1），人事檔案精細(xì)化管理流程始于人事資料收集，止于人事檔案統(tǒng)計(jì)，期間包括人事檔案整理、保管、鑒定、檢索、利用與編研等若干步驟和環(huán)節(jié)。其中人事檔案收集、整理、保管和利用是關(guān)鍵性核心步驟，檔案鑒定既是歸檔時(shí)的收集范圍鑒定，也包括到期后的價(jià)值鑒定，鑒定結(jié)果直接決定了人事檔案是否繼續(xù)保存。因此，人事檔案精細(xì)化管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，通過(guò)把分散于組織、人事、業(yè)務(wù)部門的人事檔案資料收集、整理與歸檔，使人事檔案管理符合國(guó)家、行業(yè)、部門標(biāo)準(zhǔn)及法律法規(guī)及規(guī)范性文件的要求。例如，以鐵路系統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案整理為例，要嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》，收集分散于各業(yè)務(wù)部門的人事檔案資料，還要根據(jù)紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案的不同進(jìn)一步做好精細(xì)化整理?；诹鞲瘳斃碚?，通過(guò)文書檔案管理流程分析，發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題，為改善工作流程、提高文書檔案管理的精細(xì)化水平，有利于文書檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

六西格瑪精細(xì)化管理理念的核心是流程化，即從管理流程的每一個(gè)步驟、環(huán)節(jié)來(lái)界定、測(cè)量、分析、改進(jìn)與控制，從而使人事檔案管理精細(xì)化，不斷提升人事檔案管理的質(zhì)量和水平。

2.1 界定

人事檔案屬于檔案的重要組成部分，有其自身的行業(yè)特點(diǎn)和發(fā)展規(guī)律，包括人事文件資料的收集、歸檔、整理、保管、檢索利用、信息編研、鑒定和統(tǒng)計(jì)等八個(gè)步驟，包含了人事檔案從產(chǎn)生至統(tǒng)計(jì)的全周期。從每個(gè)步驟的內(nèi)涵、功能界定來(lái)看，基礎(chǔ)是“人事文件資料的收集”、關(guān)鍵是“人事文件資料的整理”、目的是“人事檔案資料的利用”，發(fā)揮人事檔案價(jià)值。六西格瑪理論的運(yùn)用，首先就是要界定人事檔案若干步驟及每個(gè)步驟在整個(gè)管理流程中的價(jià)值和意義，為后面各階段的貫徹落實(shí)提供指導(dǎo)。

2.2 測(cè)量

測(cè)量，通過(guò)定性或定量及定性與定量相結(jié)合的方式，全面評(píng)估人事檔案每個(gè)管理環(huán)節(jié)的質(zhì)量。如紙質(zhì)人事檔案案卷質(zhì)量（見(jiàn)表1），需要從完整性、系統(tǒng)性、有效性、規(guī)范性、封面、目錄、卷盒和備考表等若干領(lǐng)域全面評(píng)估人事檔案案卷質(zhì)量，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步分析當(dāng)前人事檔案管理流程的科學(xué)性，為下一步分析提供科學(xué)數(shù)據(jù)支撐。

2.3 分析

根據(jù)“測(cè)量”結(jié)果，利用PDCA循環(huán)理論分析影響鐵路系統(tǒng)人事檔案精細(xì)化管理的各個(gè)因素，并通過(guò)定性或定量分析影響人事檔案精細(xì)化管理的內(nèi)容，分清主次原因及主次原因的主次方面，為后續(xù)持續(xù)改進(jìn)提升提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)。

2.4 改進(jìn)

按照六西格瑪理論，圍繞鐵路系統(tǒng)人事檔案精細(xì)化管理目標(biāo)與要求，結(jié)合人事檔案精細(xì)化管理的八個(gè)步驟、流程及《實(shí)施條例》中的相關(guān)規(guī)定和要求，持續(xù)改進(jìn)人事檔案管理流程中的短板弱項(xiàng)，要重點(diǎn)解決人事檔案資料收集、整理及利用中的弊端和不足，持續(xù)改進(jìn)業(yè)務(wù)流程內(nèi)容，不斷提升檔案精細(xì)化管理水平。

表1：紙質(zhì)人事檔案案卷質(zhì)量評(píng)價(jià)因素及內(nèi)容

評(píng)價(jià)因素 因素內(nèi)容

完整性 將體現(xiàn)人事業(yè)務(wù)內(nèi)容、具有查考價(jià)值的資料收集與移交歸檔，確保應(yīng)收集盡收集、應(yīng)歸檔盡歸檔。

系統(tǒng)性 以紙質(zhì)人事檔案為例，落實(shí)《歸檔文件整理規(guī)則》，按照系統(tǒng)性原則及要求整理人事檔案。

有效性 以電子人事檔案為例，落實(shí)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，使其能夠被檢索、呈現(xiàn)或理解。

規(guī)范性 以人事檔案案卷格式為例，要求人事檔案整理裝卷的案卷卷皮、卷盒規(guī)格與填寫等符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

封面 硬、軟卷（件）皮封面項(xiàng)全宗、名稱、題名、保管期限、檔號(hào)編制、件和頁(yè)數(shù)等填寫科學(xué)規(guī)范。

目錄 目錄用紙幅面尺寸、頁(yè)邊與文字區(qū)尺寸、卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目、卷內(nèi)文件目錄填寫方法。

卷盒 存儲(chǔ)人事檔案卷盒尺寸、卷脊格式、填寫內(nèi)容符合規(guī)范要求。

備考表 卷內(nèi)備考表項(xiàng)目?jī)?nèi)容、卷內(nèi)備考表外形尺寸及頁(yè)邊與文字區(qū)尺寸、卷內(nèi)備考表填寫要符合標(biāo)準(zhǔn)。

2.5 控制

控制，即選擇合適的管理手段，持續(xù)推進(jìn)鐵路系統(tǒng)人事檔案精細(xì)化管理水平，包括持續(xù)改進(jìn)歸檔文件資料的收集方法與路徑，把控好人事檔案精細(xì)化管理的方式方法，把流程改進(jìn)與流程管理融入人事檔案全過(guò)程。

3 基于《實(shí)施條例》實(shí)施下的鐵路系統(tǒng)人事檔案精細(xì)化管理對(duì)策

3.1 界定階段

圍繞鐵路系統(tǒng)人事檔案精細(xì)化管理現(xiàn)實(shí)要求，從紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案兩個(gè)方面準(zhǔn)確界定人事檔案精細(xì)化管理的步驟、階段及其內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和要求，要把《檔案法》《條例》《歸檔文件整理規(guī)則》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》及《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》等法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求落實(shí)到鐵路系統(tǒng)的人事檔案精細(xì)化管理全過(guò)程[5]。

3.2 測(cè)量階段

根據(jù)定性、定量?jī)蓚€(gè)方面，按照鐵路系統(tǒng)人事檔案精細(xì)化管理的各個(gè)方面，評(píng)估人事檔案精細(xì)化管理的重點(diǎn)、難點(diǎn)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)及步驟，測(cè)算出影響人事檔案精細(xì)化管理的主次要因素，為后期精細(xì)化改進(jìn)與控制奠定基礎(chǔ)。

3.3 分析階段

通過(guò)影響鐵路系統(tǒng)人事檔案精細(xì)化管理主次要因素分析，并根據(jù)賦予其權(quán)重大小進(jìn)行測(cè)量，根據(jù)測(cè)量的結(jié)果進(jìn)一步分析影響人事檔案精細(xì)化管理的內(nèi)容、情形和現(xiàn)狀，為后期制定改進(jìn)措施、提出控制方案提供有力參考。

3.4 改進(jìn)階段

界定是確定人事檔案精細(xì)化管理的范圍，測(cè)量是定量分析人事檔案精細(xì)化管理的現(xiàn)狀，而分析則是確定精細(xì)化管理的重點(diǎn)領(lǐng)域。最終的落腳點(diǎn)是改進(jìn)，通過(guò)影響人事檔案精細(xì)化管理的因素分析，持續(xù)做好人事檔案管理工作。例如，圍繞鐵路系統(tǒng)人才管理核心業(yè)務(wù)，根據(jù)不同身份群體，細(xì)化鐵路系統(tǒng)不同人員人事檔案收集歸檔范圍，明確歸檔文件收集的重點(diǎn)，并提出歸檔文件收集、管理、利用的質(zhì)量控制方案。進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案移交工作的流程，從人事檔案移交的全面性、完整性與可操作性等方面，持續(xù)推動(dòng)并優(yōu)化鐵路系統(tǒng)人事檔案移交的范圍和重點(diǎn)等。健全人事檔案管理的規(guī)章制度，從制度上不斷完善人事檔案管理規(guī)定，增強(qiáng)制度的執(zhí)行力。通過(guò)搭建平臺(tái)、開(kāi)通線上線下相結(jié)合的方式，切實(shí)增強(qiáng)人事檔案的服務(wù)水平。

3.5 控制階段

把鐵路系統(tǒng)人事檔案工作成效納入中心業(yè)績(jī)考核范疇，根據(jù)考核結(jié)果及時(shí)兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲。按照《實(shí)施條例》中的信息化、安全保密等規(guī)定和要求，評(píng)估人事檔案歸檔質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。記錄工作日志，定期總結(jié)改進(jìn)效果及有待繼續(xù)完善的環(huán)節(jié)，把持續(xù)改進(jìn)落實(shí)于人事檔案精細(xì)化管理的始終。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：趙知妍（1990.10—），大學(xué)學(xué)歷，邵武市鐵路建設(shè)發(fā)展中心館員，主要從事鐵路建設(shè)檔案管理研究。