摘 要：干部人事檔案數(shù)字化是適應(yīng)新時代干部人事檔案管理的現(xiàn)實需要，有利于強(qiáng)化干部人事監(jiān)管管理，實現(xiàn)干部人事檔案資源共享。首先，本文從干部人事檔案數(shù)字化工作內(nèi)容、規(guī)則和機(jī)制等方面，全面分析了干部人事檔案數(shù)字化工作的內(nèi)容；其次，從干部人事檔案實體、數(shù)據(jù)、場所、人員及技術(shù)等五個方面全面闡述了檔案數(shù)字化安全風(fēng)險內(nèi)容及隱患；最后，在深入分析的基礎(chǔ)上提出綜合防范干部人事檔案數(shù)字化安全措施，不斷提升干部人事檔案管理質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；檔案數(shù)字化；安全防范

檔案數(shù)字化是指利用計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)和高速掃描技術(shù)等手段，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化實現(xiàn)檔案管理是信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變，極大地提高了檔案管理工作的效率，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量和水平。《檔案法》及《實施條例》均提出要“開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作”“保證檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量和安全”。2018年頒布實施的《干部人事檔案工作條例》，為進(jìn)一步落實全面從嚴(yán)管理干部提供了根本保證。該《條例》也明確提出要“按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)”“將干部人事紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像和數(shù)字文本”。與傳統(tǒng)干部人事檔案管理相比，干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)、利用及管理過程中面臨著網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)完整性和訪問非法性等諸多非傳統(tǒng)安全因素威脅。因此，必須確保干部人事檔案的真實、完整和安全[1]。

1 干部人事檔案數(shù)字化工作內(nèi)容

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出，到2025年，我國“檔案信息化建設(shè)再上新臺階”“檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”“縣級以上綜合檔案館檔案數(shù)字化率達(dá)到80%”。這些詳細(xì)規(guī)定和要求，為新時代干部人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展進(jìn)一步明確了時間表、任務(wù)書和路線圖，為做好干部人事檔案數(shù)字化工作指明了發(fā)展方向，明確了工作重點(diǎn)，提供了根本遵循。

1.1 干部人事檔案數(shù)字化工作內(nèi)容

干部人事檔案數(shù)字化包括紙質(zhì)和膠片等傳統(tǒng)檔案處理和數(shù)字化處理兩個主要過程（見圖1）[2]。將紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理編碼和檔案補(bǔ)缺，然后進(jìn)行檔案數(shù)字化處理。包括數(shù)據(jù)著錄、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)復(fù)審、數(shù)據(jù)上傳和數(shù)據(jù)備份等。經(jīng)檔案數(shù)字化處理后，將數(shù)字信息上傳至干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，為檔案查詢、檢索、利用搭建平臺。從干部人事檔案數(shù)字化過程來看，主要涉及的內(nèi)容包括：數(shù)字轉(zhuǎn)化，即將傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)化為“0”“1”表示的二進(jìn)制代碼，實現(xiàn)計算機(jī)讀寫和存儲。再建立數(shù)字化檔案檢索目錄，以結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化形式存儲于干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案數(shù)字化信息內(nèi)容遷移至干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，借助局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等形式，實現(xiàn)干部人數(shù)檔案數(shù)據(jù)信息互聯(lián)互通，為干部人事檔案管理提供檢索、查詢和利用奠定基礎(chǔ)。

1.2 干部人事檔案數(shù)字化工作規(guī)則

1996年以來，國家就檔案數(shù)字化工作陸續(xù)出臺了一系列法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為新時代干部人事檔案數(shù)字化工作提供一系列科學(xué)規(guī)則保障。《檔案法》及《實施條例》提出“保證檔案數(shù)字化成果和安全”的要求；《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》規(guī)定檔案數(shù)字化服務(wù)_{IC6mM/22ih0UR9X8JolDQ1IFKgpg1QVyEH276bNkMFA=}機(jī)構(gòu)的資質(zhì)、人員、技術(shù)、設(shè)備、場所及保密檢查等安全管理要求；《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)定級工作指南》明確檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)等級劃分原則內(nèi)容，還規(guī)定檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)定級報告制度。此外，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《電子檔案單套管理一般要求》等，均就檔案數(shù)字化工作提出具體規(guī)則要求，為干部人事檔案數(shù)字化工作提供有力保證。

1.3 干部人事檔案數(shù)字化工作機(jī)制

根據(jù)檔案工作、人事工作及數(shù)字化工作的實際需要，干部人事檔案數(shù)字化應(yīng)堅持真實性、完整性、可用性和安全性原則，要按照全周期原則，確保干部人事檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)流程規(guī)范、合理。同時，也要堅持依法管理、分級負(fù)責(zé)、集中管理、方便利用和安全保密等具體要求，落實干部人事檔案數(shù)字化工作機(jī)制。

2 干部人事檔案數(shù)字化安全問題

《檔案法》中有24處提及“安全”，安全是做好干部人事檔案數(shù)字化工作必須要堅守的底線，也是一條絕不能突破的紅線。

2.1 干部人事檔案實體風(fēng)險

按照“存量數(shù)字化、增量電子化”原則，當(dāng)前的重點(diǎn)工作是既要做好已存儲歸檔的紙質(zhì)、膠片等實體干部人事檔案數(shù)字化，也要按照“單軌制”原則，做好新增干部人事檔案電子化。其中，實體檔案數(shù)字化過程中面臨著各種安全風(fēng)險。根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的規(guī)定，干部人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化前需要確定掃描頁、編制頁號和拆除裝訂等，在這些環(huán)節(jié)或步驟推進(jìn)與實施過程中，需要對原有的干部人事紙質(zhì)檔案進(jìn)行出庫、拆除裝訂、再裝訂和歸還入庫等，極易造成干部人事紙質(zhì)檔案紙張折疊、破損、裝訂不規(guī)范或者被遺漏等安全風(fēng)險。

2.2 干部人事檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險

干部人事檔案數(shù)字化就是將紙質(zhì)檔案或者其他載體的檔案利用計算機(jī)技術(shù)，將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號，并按照干部人事檔案管理要求進(jìn)行著錄、數(shù)據(jù)上傳和遷移等，使得干部人事檔案數(shù)據(jù)信息面臨著失泄密、被篡改或非法訪問等安全風(fēng)險。首先是信息采集不完整。未按照標(biāo)準(zhǔn)掃描、分辨率達(dá)不到要求、目錄數(shù)據(jù)庫（數(shù)據(jù)字段內(nèi)容、類型、長度）不符合規(guī)定等，導(dǎo)致采集的數(shù)據(jù)信息不能全面反映干部人事真實狀況。其次是信息數(shù)據(jù)失泄密。干部人事檔案保密性強(qiáng)，數(shù)字化安全保密要求高，但由于參與干部人事檔案數(shù)字化人員多，接觸面大，極易在數(shù)字化過程中發(fā)生失泄密風(fēng)險事故[3]。再次是信息運(yùn)行受攻擊。干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行條件要求高，斷電、磁場等都會影響網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行。

2.3 干部人事檔案場所風(fēng)險

干部人事檔案數(shù)字化運(yùn)行、管理場所也是易導(dǎo)致安全風(fēng)險的重要因素。一方面，檔案館（室）館藏的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存放于恒溫恒濕的標(biāo)準(zhǔn)庫房，存儲檔案數(shù)據(jù)信息的磁盤、光盤介質(zhì)或者網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對溫濕度、光線磁場、空氣質(zhì)量等有著具體的標(biāo)準(zhǔn)和要求，一旦溫度過高、濕度過大，超過磁場強(qiáng)度限值或空氣污染等，都會影響干部人事檔案數(shù)據(jù)信息的讀取、檢索和利用。另一方面，干部人事檔案實行專門場所管理，對消防、門禁及“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求較高，一旦達(dá)不到“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，就會容易造成干部人事檔案數(shù)據(jù)丟失、無法讀取等風(fēng)險。

2.4 干部人事檔案人員風(fēng)險

所謂人員風(fēng)險，主要是指干部人數(shù)檔案數(shù)字化面臨著人為因素的影響，導(dǎo)致干部人事檔案數(shù)據(jù)信息面臨外泄、篡改或丟失的風(fēng)險。較大規(guī)模的干部人事檔案數(shù)字化工作通常需要委托第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)輔助完成。第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)的資質(zhì)、能力，尤其是人員的政治素質(zhì)、技術(shù)能力難以有效掌握，在干部人事檔案數(shù)字化過程中極易發(fā)生人為因素導(dǎo)致的安全風(fēng)險事故。此外，干部人事檔案數(shù)字化周期長，第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)人員流動性大及人員業(yè)務(wù)素能、職業(yè)操守參差不齊，在數(shù)字化操作過程中容易導(dǎo)致干部人事檔案數(shù)據(jù)發(fā)生丟失、損毀、泄密或被篡改等[4]，引發(fā)各種安全風(fēng)險。

2.5 干部人事檔案技術(shù)風(fēng)險

干部人事檔案數(shù)字化應(yīng)用到計算機(jī)、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫、信息技術(shù)、局域網(wǎng)和軟件系統(tǒng)等各種技術(shù)，這些技術(shù)在運(yùn)用過程中也會給干部人事檔案數(shù)字化帶來潛在技術(shù)風(fēng)險隱患。如檔案數(shù)字化采集，數(shù)據(jù)格式不兼容；信息存儲設(shè)備受強(qiáng)磁、強(qiáng)光或強(qiáng)震影響，影響存儲數(shù)字信息讀??；干部人數(shù)檔案管理系統(tǒng)軟件版本較低，系統(tǒng)未及時升級，影響信息管理系統(tǒng)的正常訪問；計算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊、非法訪問等，也會給計算機(jī)信息技術(shù)帶來損壞。

3 干部人事檔案數(shù)字化安全防范

安全是干部人事檔案數(shù)字化的底線，要始終堅持安全第一、預(yù)防為主的原則，綜合分析影響干部人事檔案數(shù)字化安全隱患的具體方面、因素和表現(xiàn)形式，為進(jìn)一步提升干部人事檔案數(shù)字化安全管理工作指明方向、明確管理重點(diǎn)，切實增強(qiáng)干部人事檔案工作科學(xué)化、信息化、規(guī)范化和安全化水平。認(rèn)真貫徹落實《檔案法》等法律法規(guī)，按照“增量電子化、存量數(shù)字化”“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分步實施、安全高效”的工作原則，穩(wěn)步推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)和管理，同步做好各項安全防范工作，為組織部門加強(qiáng)干部人事管理提供有力支撐[5-6]。

3.1 組織保障，嚴(yán)把安全“基礎(chǔ)關(guān)”

根據(jù)干部人事檔案數(shù)字化管理的安全需要，高效統(tǒng)籌抓好安全防范建設(shè)的各項基礎(chǔ)工作。嚴(yán)格按照檔案數(shù)字化規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，堅持高標(biāo)準(zhǔn)推進(jìn)，在干部人事檔案數(shù)字化人員配備、資金保障和場地安排等方面，嚴(yán)格按照安全規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，持續(xù)發(fā)力，把干部人事檔案數(shù)字化安全防范工作作為檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容，召開檔案數(shù)字化安全建設(shè)與管理會議，做好安排部署。根據(jù)單位實際，研究制定《干部人事檔案數(shù)字化安全防范實施辦法》。將檔案數(shù)字化安全保障所需的資金列入財政預(yù)算，加大經(jīng)費(fèi)支持力度，配置業(yè)務(wù)素能精、政治素質(zhì)好的專職人員，負(fù)責(zé)干部人事檔案數(shù)字化安全防范工作。狠抓檔案數(shù)字化安全各項基礎(chǔ)工作，嚴(yán)把檔案數(shù)字化前的各項查缺和材料補(bǔ)充“關(guān)口”，把干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)同干部人事檔案審核結(jié)合起來，不斷提升干部人事檔案的質(zhì)量。按照“增量電子化”原則，為單軌制的實施提供良好條件，加強(qiáng)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的實時更新，做到數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案歸檔聯(lián)動更新，維護(hù)和更新干部檔案管理信息系統(tǒng)，確保干部“三齡兩歷一身份”、職務(wù)變動等信息真實、準(zhǔn)確和完整[7]。

3.2 全程監(jiān)督，嚴(yán)把安全“質(zhì)量關(guān)”

堅持全生命周期理念，嚴(yán)把干部人事檔案數(shù)字化安全全過程監(jiān)督。嚴(yán)把機(jī)構(gòu)資質(zhì)審核關(guān)。需要委托第三方協(xié)助做好干部人事檔案數(shù)字化工作，要從源頭把控，嚴(yán)格執(zhí)行政府采購各項程序，確保選擇的第三方機(jī)構(gòu)資質(zhì)齊全、經(jīng)驗豐富、質(zhì)量過硬。同時，要嚴(yán)格按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，積極采購干部人事檔案數(shù)字化所需的涉密專用軟硬件設(shè)備，嚴(yán)格審核數(shù)字化工作人員資質(zhì)、做好背調(diào)，防止出現(xiàn)技術(shù)失誤。嚴(yán)把檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)關(guān)[8]。按照《干部人事檔案工作條例》的具體規(guī)定和要求，提前與檔案數(shù)字化實施機(jī)構(gòu)的項目經(jīng)理確定整理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范工作流程，按照檔案出庫、整理、目錄錄入、檔案質(zhì)檢、掃描、原始圖像處理、優(yōu)化圖像處理、掛載裝訂、數(shù)據(jù)審核和數(shù)據(jù)備份等環(huán)節(jié)處理干部人事檔案工作，確保檔案數(shù)字化滿足相關(guān)規(guī)定和要求。嚴(yán)把檔案數(shù)字化成果驗收關(guān)。將干部人事檔案數(shù)字化成果與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求逐一對照，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，切實增強(qiáng)檔案數(shù)字化質(zhì)量。

3.3 安全保密，嚴(yán)把安全“紀(jì)律關(guān)”

強(qiáng)化檔案數(shù)字化參與人員、檔案管理人員的安全保密意識。嚴(yán)守“安全”底線與紅線，嚴(yán)格按照干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的標(biāo)準(zhǔn)與要求，結(jié)合機(jī)關(guān)干部人事檔案管理工作的實際需要，進(jìn)一步細(xì)化完善干部人事檔案數(shù)字化安全保密制度，組織全員學(xué)習(xí)《干部人事檔案工作條例》和《檔案法》《安全法》《保密法》等法規(guī)，明確干部人事檔案數(shù)字化安全管理工作職責(zé)、崗位職責(zé)和工作紀(jì)律。組織檔案管理人員、檔案數(shù)字化工作人員簽訂《保密承諾書》，增強(qiáng)安全保密意識和責(zé)任意識。加強(qiáng)檔案場所監(jiān)管。按照“八防”標(biāo)準(zhǔn)和要求，做好干部人事檔案數(shù)字化運(yùn)行場所建設(shè)，采取先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，采取人防、物防和技防相結(jié)合[9]，織密干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的“安全網(wǎng)”。

3.4 服務(wù)保障，嚴(yán)把安全“應(yīng)用關(guān)”

干部人事檔案數(shù)字化是手段，加強(qiáng)應(yīng)用、發(fā)揮干部人事檔案作用是關(guān)鍵。為此，要嚴(yán)把干部人事檔案數(shù)字化應(yīng)用安全關(guān)。出臺嚴(yán)格的干部人事檔案查詢、檢索、利用及銷毀安全守則，實行干部人事檔案數(shù)據(jù)雙備份、身份認(rèn)證和密碼登錄等措施，確保應(yīng)用環(huán)節(jié)安全。依托干部人事檔案平臺和辦公OA系統(tǒng)平臺實時更新干部人事信息，及時維護(hù)更新干部信息系統(tǒng)和公務(wù)員管理系統(tǒng)信息，做好分級查閱和保護(hù)隱私。

結(jié)語

安全工作無小事。干部人事檔案數(shù)字化安全防范是做好干部人事檔案工作的根本保障。要始終堅持安全第一、預(yù)防為主，認(rèn)真分析影響干部人事檔案安全的風(fēng)險隱患，綜合施策，從組織保障、全程監(jiān)督、安全保密和服務(wù)保障等各方面、全過程、寬領(lǐng)域地做好干部人事檔案數(shù)字化安全防范工作，切實守牢干部人事檔案數(shù)字化安全防范底線，為干部人事工作提供科學(xué)保障。

參考文獻(xiàn)

[1]陳純艷.數(shù)字化干部人事檔案管理的安全風(fēng)險與對策[J].檔案天地，2019（7）：41-42，12.

[2] 段玉玲，侯德山.數(shù)字化人事檔案的信息安全保障研究[J].無線互聯(lián)科技，2019（22）：13-14.

[3]張雪軍.檔案數(shù)字化工作中的安全風(fēng)險和防范措施[J].科技視界，2024（12）：55-59.

[4]丁振偉，劉偲偲.論數(shù)字化人事檔案安全防范策略[J].蘭臺世界，2017（24）：33-35.

[5]郭曉華.干部人事檔案數(shù)字化管理的模式分析[J].蘭臺內(nèi)外，2024（21）：40-42.

[6]田戈.新形勢下干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的問題與提升路徑研究[J].辦公自動化，2024（6）：73-76.

[7]李婷.信息安全背景下人事檔案的數(shù)字化管理對策分析[J].時代人物，2024（13）：45-47.

[8]何冠熠，白旭東，陳曉翔.高職院校檔案數(shù)字化管理的信息安全問題研究[J].北京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2024（2）：121-124.

[9]謝毅.檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下檔案信息安全全過程管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2024（7）：21-23.

作者簡介：王茂敏（1981—），大學(xué)學(xué)歷，濟(jì)南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院館員，主要從事人事檔案管理、信息化建設(shè)研究。