摘 要：數(shù)字化背景下環(huán)境衛(wèi)生檔案管理迎來了重要的發(fā)展機(jī)遇期，推動了檔案管理領(lǐng)域的深度變革。同時也面臨著諸多的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)。本文以環(huán)衛(wèi)檔案為例，首先，詳細(xì)分析了環(huán)衛(wèi)檔案數(shù)字化的全過程，進(jìn)一步深入了解檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容及實(shí)現(xiàn)路徑。并從真實(shí)性、完整性、可用性和安全性四個方面，分析了數(shù)字化背景下環(huán)衛(wèi)檔案存在的主要問題及風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)。在此基礎(chǔ)上，有針對性地提出了問題的解決方案和風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)的應(yīng)對舉措，不斷提升檔案數(shù)字化管理的水平。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；真實(shí)性；完整性；可用性；安全性

概述

近年來，隨著信息技術(shù)的發(fā)展并廣泛應(yīng)用于檔案等各個行業(yè)領(lǐng)域，有力推動了檔案管理領(lǐng)域的深度變革。檔案數(shù)字化就是將原本復(fù)雜多變的檔案信息轉(zhuǎn)換為可以度量的檔案數(shù)字與數(shù)據(jù)格式，并以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型的過程，在計(jì)算機(jī)中用“0”和“1”二進(jìn)制代碼表示，進(jìn)行統(tǒng)一處理。檔案數(shù)字化適用于數(shù)字、圖像和音視頻處理。《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》均就檔案數(shù)字化做出了具體規(guī)定，明確提出“國家鼓勵和支持檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出“到2025年，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型”，把“加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”作為26項(xiàng)主要任務(wù)之一，到“十四五”末期，全國縣級以上綜合檔案館檔案數(shù)字化率要達(dá)到80%，進(jìn)一步明確了檔案數(shù)字化完成的時間表與路線圖。數(shù)字化背景下檔案管理迎來了發(fā)展機(jī)遇期，同時也面臨著諸多的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)，需要在正視問題的同時，敢于解決問題，不斷提高檔案數(shù)字化管理水平。

2020年，邵武市環(huán)境衛(wèi)生管理處更名為邵武市環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心（以下簡稱“中心”），負(fù)責(zé)全市生活垃圾無害化處理場及生活垃圾滲濾液處理站運(yùn)營和管理；負(fù)責(zé)全市“環(huán)境衛(wèi)生清掃保潔市場化運(yùn)作項(xiàng)目”等環(huán)衛(wèi)市場化外包服務(wù)項(xiàng)目的監(jiān)督考評；負(fù)責(zé)全市環(huán)衛(wèi)設(shè)施的項(xiàng)目建設(shè)及維護(hù)監(jiān)管，為全市相關(guān)環(huán)衛(wèi)業(yè)務(wù)管理工作提供指導(dǎo)與監(jiān)督；以及接受委托完成市區(qū)生活垃圾處理費(fèi)征管工作等。中心在履行環(huán)衛(wèi)工程項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)備運(yùn)營管理與外包服務(wù)項(xiàng)目考評等日常管理業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生了大量具有保存價(jià)值的環(huán)衛(wèi)業(yè)務(wù)檔案。數(shù)字化背景下要立足環(huán)衛(wèi)檔案現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，認(rèn)真分析檔案管理面臨的現(xiàn)實(shí)問題，存在的現(xiàn)實(shí)困難，在此基礎(chǔ)上提出有針對性的管理舉措，不斷提高中心檔案數(shù)字化管理水平，為中心業(yè)務(wù)發(fā)展提供“資政存史育人”的價(jià)值。

1 環(huán)衛(wèi)檔案數(shù)字化過程

目前，我國檔案數(shù)字化領(lǐng)域出臺的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）、《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T43-2009）、《檔案數(shù)字化光盤標(biāo)識規(guī)范》（DA/T52-2014）、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T62-2017）及《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等規(guī)范性文件，這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為環(huán)衛(wèi)檔案數(shù)字化管理提供了標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范保障。從這些規(guī)定來看，環(huán)衛(wèi)檔案數(shù)字化是一個循序漸進(jìn)的過程，通過過程分析，有利于全面把握檔案數(shù)字化的全貌。以環(huán)衛(wèi)紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，其數(shù)字化過程歸納起來主要包括。

1.1 檔案出庫、入庫

紙質(zhì)檔案數(shù)字化前要做好紙質(zhì)檔案出庫時的調(diào)取、清點(diǎn)并做好登記工作。出庫要提交申請，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理出庫手續(xù)。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化完成后，需要將拆裝的檔案重新裝訂，恢復(fù)原貌，并做好清點(diǎn)，歸還入庫，辦理入庫手續(xù)。

1.2 數(shù)字化前處理

出庫檔案正式掃描前需要做好數(shù)字化前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。首先是確定掃描頁。原則上，出庫的紙質(zhì)檔案都要掃描，以保證紙質(zhì)檔案的完整性。確有無需掃描的，應(yīng)根據(jù)要求在頁面處標(biāo)注。其次是編制頁號。主要是就待掃描的無頁號或頁號標(biāo)注不準(zhǔn)確的紙質(zhì)檔案，先行編制頁號，要確保頁號不得壓蓋紙質(zhì)檔案內(nèi)容。遇到破損或缺頁等特殊情況，要及時做好登記。再次是目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。按照《檔案著錄規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，進(jìn)一步規(guī)范紙質(zhì)檔案目錄字段長度、內(nèi)容要求和著錄項(xiàng)，需要標(biāo)記的及時做好標(biāo)記。第四是拆除裝訂。根據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的實(shí)際需要，確定是否需要拆除裝訂。確需拆除裝訂的，既要保證紙質(zhì)檔案的安全，也要根據(jù)實(shí)際需要將排序不準(zhǔn)確的重新排序。最后是技術(shù)修復(fù)。因破損或其他原因無法掃描的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先行技術(shù)修復(fù)、壓平等技術(shù)處理后再行數(shù)字化。

1.3 檔案掃描

檔案掃描又叫檔案數(shù)字化加工，包括文檔掃描和圖像處理，就是融合OCR、CCD和文檔管理技術(shù)，將紙介質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化文本、影像，實(shí)現(xiàn)信息高速檢索管理。首先是確定掃描設(shè)備。根據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的目的、規(guī)模和存儲條件等，選擇相應(yīng)參數(shù)的掃描設(shè)備，同時要做好掃描期間設(shè)備的維保，確保功能正常。其次是選擇色彩模式。原則上全部采用彩色模式掃描。如紙質(zhì)檔案中的頁面只有黑白兩色的，根據(jù)其字跡是否清楚和有無插圖等，選擇黑白二值或灰度模式掃描。再次是確定掃描分辨率。根據(jù)紙質(zhì)檔案掃描后的清晰度與完整性確定具體的掃描分辨率，但不得小于200dpi。需要COM輸出或仿真復(fù)制的紙質(zhì)檔案，掃描分辨率不得小于300dpi或600dpi。最后是確定存儲格式并做好圖像命名。其中，紙質(zhì)檔案存儲格式主要有TIFF、JPEG、OFD、PDF等?？傊?，不論選擇何種存儲格式，同一批檔案應(yīng)選擇相同的存儲格式。紙質(zhì)檔案掃描成圖像后，還需要命名，以檔號為基礎(chǔ)，兼顧圖像流水號。圖像命名還要體現(xiàn)檔案的存儲路徑。

1.4 圖像處理

紙質(zhì)檔案掃描結(jié)束后，需要對圖像采取拼接、旋轉(zhuǎn)、糾偏、裁邊、去污和質(zhì)量檢查等各道工序。其中分幅掃描的數(shù)字圖像需要拼接處理，使其形成完整的圖像；偏斜或者不符合閱讀方向的要做好糾偏或旋轉(zhuǎn)處理；掃描后仍然有污點(diǎn)、黑邊或污線的，需要對其進(jìn)行去污處理。最后，要對掃描圖像處理進(jìn)行質(zhì)量檢查，達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求的，需要對其進(jìn)行重新掃描。

1.5 建立數(shù)據(jù)庫

按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）建立紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，包括字段內(nèi)容、長度和類型等，選擇通用格式數(shù)據(jù)庫。目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要基礎(chǔ)和前提[1]。認(rèn)真落實(shí)《檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作規(guī)程》（DB32/T1894-2011），確保目錄數(shù)據(jù)庫能夠反映檔案信息，便于后期檔案檢索與查詢。

1.6 數(shù)據(jù)掛接

紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)掛接，就是將成品的數(shù)字檔案輸入至檔案管理系統(tǒng)并最終提供數(shù)據(jù)利用的過程[2]。要全過程、高質(zhì)量地做好數(shù)據(jù)掛接。數(shù)據(jù)掛接前要認(rèn)真檢查目錄條目是否完整、內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確；掛接時可采取批量、在線方式加載至服務(wù)器，然后借助軟件實(shí)現(xiàn)目錄信息對其關(guān)聯(lián)圖像的批量掛接，生成檔號；檔案數(shù)據(jù)掛接完成后，還要逐一進(jìn)行檢查，確保掛接圖像與紙質(zhì)檔案掃描成品相一致，圖像格式及色彩等參數(shù)符合要求。

1.7 數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交

紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)掛接完成后，還需要進(jìn)一步檢查驗(yàn)收數(shù)字化成果，驗(yàn)收合格后再移交，并履行移交手續(xù)。

2 環(huán)衛(wèi)檔案數(shù)字化管理面臨的主要問題

2.1 真實(shí)性的危險(xiǎn)

檔案真實(shí)性是指檔案是社會實(shí)踐活動真實(shí)的歷史記錄[3]。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，使傳統(tǒng)意義上的“檔案的真實(shí)性”受到威脅[4]。威脅數(shù)字檔案真實(shí)性的原因主要有：一是數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，使電子文件復(fù)制件與原件“一致”成為現(xiàn)實(shí)，從數(shù)字技術(shù)上難以區(qū)分電子文件與原件復(fù)制件的內(nèi)容、格式和載體。二是數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，使電子檔案內(nèi)容信息與原載體完全“分離”成為現(xiàn)實(shí)，電子文件保存介質(zhì)的載體相對脆弱及信息技術(shù)迭代升級需要，存儲于其間的信息可以且必須實(shí)現(xiàn)“無限”遷移。三是數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，電子文件增刪無法逆向恢復(fù)，“無痕”且難辨別。復(fù)制的電子文件載體、格式、內(nèi)容與原件“一致”。綜上，在數(shù)字背景下，傳統(tǒng)判別檔案真實(shí)性的依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)無法應(yīng)用于電子文件真實(shí)性的判斷和認(rèn)定。

2.2 完整性的缺失

環(huán)衛(wèi)電子檔案“原始記錄性”的依據(jù)是要體現(xiàn)其完整性，也是保證電子檔案與紙質(zhì)檔案同等效力的關(guān)鍵。電子檔案的易改動性、易出錯性、易消失性和易受攻擊性[5]直接威脅著環(huán)衛(wèi)電子檔案的完整性，使電子檔案中的檔案數(shù)據(jù)缺失、錯誤和不一致，影響數(shù)據(jù)的完整性。由于數(shù)字化檔案來自紙質(zhì)文檔、數(shù)據(jù)庫、電子文檔、掃描文件及不同組織、部門或系統(tǒng)，數(shù)據(jù)源的不同也是影響檔案完整性的重要因素。此外，數(shù)據(jù)清洗工具、校驗(yàn)算法、質(zhì)量管理軟件可靠性和準(zhǔn)確性也會影響數(shù)字化檔案信息的完整性[6]。

2.3 可用性缺陷

可用性是指文件可被查找、檢索、顯示及說明[7]。數(shù)字化背景下影響環(huán)衛(wèi)電子檔案可用性的風(fēng)險(xiǎn)主要來自物理設(shè)備、系統(tǒng)軟件和應(yīng)用程序等。其中物理設(shè)備影響電子檔案的可用性主要是指存儲電子檔案的光盤、磁盤或磁帶因撞擊、摩擦、磁場或老化等影響設(shè)備功能，導(dǎo)致無法查找、檢索及讀取電子檔案信息。系統(tǒng)軟件的風(fēng)險(xiǎn)則是指Windows操作系統(tǒng)、FAT32、NTFS文件系統(tǒng)及Office辦公軟件系統(tǒng)功能異常，或者系統(tǒng)不兼容與不穩(wěn)定，都會影響環(huán)衛(wèi)電子檔案的正常應(yīng)用。應(yīng)用程序的風(fēng)險(xiǎn)主要是讀取電子檔案信息后交其他Word、PDF等程序編輯顯示，由于擴(kuò)展名不同而無法編輯等。

2.4 安全性的風(fēng)險(xiǎn)

數(shù)字化背景下影響環(huán)衛(wèi)電子檔案安全性的因素主要有檔案管理人員安全意識不強(qiáng)；存儲電子檔案載體損毀導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；木馬程序、黑客入侵或病毒攻擊等網(wǎng)絡(luò)安全隱患，惡意篡改、竊取和非法訪問檔案信息，導(dǎo)致檔案損壞或信息被泄露；操作系統(tǒng)的技術(shù)缺陷也會導(dǎo)致電子檔案信息出現(xiàn)被竊取、篡改等安全風(fēng)險(xiǎn)。

3 環(huán)衛(wèi)檔案數(shù)字化管理的對策與措施

3.1 保護(hù)真實(shí)性

在數(shù)字化背景下，要保證環(huán)衛(wèi)檔案真實(shí)性，需要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)。真實(shí)的電子文件信息應(yīng)該是“信息完整、未經(jīng)修改的文件”，且“元數(shù)據(jù)完備、不變”，及時做好背景信息、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、處置、權(quán)利利用和標(biāo)識等元數(shù)據(jù)封裝，使電子檔案只能“讀取”。此外，還要通過完善法律法規(guī)，細(xì)化“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的具體標(biāo)準(zhǔn)，以法律法規(guī)確權(quán)的方式進(jìn)一步認(rèn)定電子檔案真實(shí)性的標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案保管者要承擔(dān)起環(huán)衛(wèi)檔案真實(shí)性維護(hù)的責(zé)任。此外，利用信息技術(shù)，設(shè)置電子文件存儲功能及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，防止電子檔案系統(tǒng)被篡改或攻擊。

3.2 完善完整性

在數(shù)字化背景下，要從管理與技術(shù)兩個方面協(xié)同發(fā)力，重點(diǎn)是要做好環(huán)衛(wèi)檔案數(shù)字化移交歸檔工作（見圖2[8]），確保環(huán)衛(wèi)檔案的完整性。嚴(yán)格落實(shí)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），明確環(huán)衛(wèi)電子檔案歸檔范圍與形式等，同時采取有效措施做好電子檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并做好電子檔案捕獲與登記、移交檢驗(yàn)和審計(jì)跟蹤等，利用日志信息技術(shù)維護(hù)電子文件的完整性。

3.3 增強(qiáng)可用性

要在思想上高度重視環(huán)衛(wèi)電子檔案可用性問題，一方面，要做好電子檔案的復(fù)制，采取雙備份制，選擇自主操作系統(tǒng)，自主研發(fā)或改進(jìn)開源操作系統(tǒng)，有效保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可用性。此外，要做好頂層規(guī)劃設(shè)計(jì)，確定電子檔案格式標(biāo)準(zhǔn)，在《版式電子文件長期保存格式需求》基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)文件格式標(biāo)準(zhǔn)的要求，并逐步延展至視頻、音頻等環(huán)衛(wèi)電子檔案領(lǐng)域，明確正式數(shù)據(jù)文件格式的標(biāo)準(zhǔn)。同時，要與時俱進(jìn)，做到與國際接軌，借鑒國際標(biāo)準(zhǔn)化組織發(fā)布的有關(guān)電子檔案、檔案數(shù)字化等標(biāo)準(zhǔn)和要求，吸收借鑒，為我所用，確保電子檔案的可用性。

3.4 強(qiáng)化安全性

需要從人防、物防和技防等方面全面織緊電子檔案安全的防護(hù)網(wǎng)，切實(shí)做好數(shù)字化背景下環(huán)衛(wèi)電子檔案的安全。首先是人防。要加強(qiáng)《保密法》《國家安全法》《檔案法》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算及計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實(shí)增強(qiáng)檔案從業(yè)者的安全防護(hù)意識，應(yīng)對安全風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)的能力和水平。其次是物防。按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，做好環(huán)衛(wèi)電子檔案場所建設(shè)和管理，存儲檔案的計(jì)算機(jī)要與互聯(lián)網(wǎng)隔離，添置防磁柜、恒溫機(jī)等設(shè)備，為電子檔案存儲營造安全穩(wěn)定的條件。再次是技防。要注重保密技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的應(yīng)用，如數(shù)字簽名、區(qū)塊鏈、密鑰、數(shù)字指紋、防火墻、身份認(rèn)證、漏洞掃描和入侵檢測等，切實(shí)提高電子檔案安全防護(hù)的現(xiàn)代技術(shù)水平。

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作者簡介：湯莉萍（1977.4—），大專學(xué)歷，邵武市環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心助理館員，主要從事檔案管理研究。