在市場經(jīng)濟中，大力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展服務，是現(xiàn)代企業(yè)制度中實現(xiàn)科學管理的一項重要內(nèi)容，也是企業(yè)檔案工作的中心任務和基本目的。企業(yè)要在激烈的市場競爭中求生存、求發(fā)展、求壯大，不斷創(chuàng)造經(jīng)濟效益和物質(zhì)財富，要求科學管理、正確決策和建立科學的組織管理機制，這些都離不開對企業(yè)檔案的依賴。如何做好企業(yè)檔案工作，大力開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)各項工作和發(fā)展提供有效服務，是企業(yè)每位檔案工作者都應該思考的問題。近年來，我公司利用檔案創(chuàng)直接經(jīng)濟效益2億多元，而且還以翔實的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。

一、戰(zhàn)略管理理論對企業(yè)檔案開發(fā)利用的影響

1.企業(yè)檔案開發(fā)利用現(xiàn)狀。隨著企業(yè)對檔案開發(fā)利用重視程度的深入，我國企業(yè)在檔案開發(fā)利用的研究中取得了一定成效，數(shù)字化的檔案管理模式為企業(yè)的發(fā)展構(gòu)建了良好的平臺。如何在現(xiàn)有成果的基礎上挖掘檔案文本中潛在的有效信息還需要依靠企業(yè)戰(zhàn)略管理理念來規(guī)避風險、激活企業(yè)檔案。

2.戰(zhàn)略管理理論融入企業(yè)檔案開發(fā)利用的可行性。企業(yè)經(jīng)濟環(huán)境的不確定性以及企業(yè)間競爭的加劇要求企業(yè)管理者提高檔案管理意識，在檔案開發(fā)與利用時更加謹慎，以免一著不慎滿盤皆輸。將企業(yè)戰(zhàn)略管理思想引入檔案開發(fā)利用工作中成為企業(yè)檔案工作人員研究的重點。合理配置檔案資源，運用戰(zhàn)略思維對企業(yè)檔案的開發(fā)利用進行規(guī)劃指導，能夠有效規(guī)避企業(yè)生存發(fā)展的風險。在企業(yè)檔案管理中融入戰(zhàn)略管理理論對于檔案的開發(fā)利用工作有一定的預見性和目的性，可以在保證質(zhì)量與效率的同時避免盲目開發(fā)利用造成的浪費，提高企業(yè)檔案開發(fā)利用的績效。

二、企業(yè)檔案開發(fā)利用的戰(zhàn)略制定與實施

1.企業(yè)檔案開發(fā)利用的戰(zhàn)略環(huán)境分析。企業(yè)檔案開發(fā)利用的戰(zhàn)略環(huán)境與企業(yè)的發(fā)展目標緊密聯(lián)系，企業(yè)的市場競爭需求要求企業(yè)不斷更新內(nèi)在檔案信息、時刻關注競爭對手的情況、動態(tài)安排日常管理工作，及時調(diào)整企業(yè)內(nèi)部管理方式。企業(yè)檔案開發(fā)利用的戰(zhàn)略環(huán)境受到政治法律因素、經(jīng)濟因素、社會人文因素、資源與能力和技術(shù)因素的影響。

2.企業(yè)檔案開發(fā)利用的SWOT戰(zhàn)略分析。根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略SWOT分析方法對企業(yè)檔案開發(fā)利用進行優(yōu)勢、劣勢、機會和威脅分析，有利于企業(yè)充分掌握和利用有利條件和機遇，控制或規(guī)避風險和威脅，從而降低企業(yè)戰(zhàn)略制定的風險，在一定程度上促進了企業(yè)的經(jīng)營管理。

Strength（優(yōu)勢）分析：檔案的真實可靠性是檔案開發(fā)利用工作順利進行的保證，信息化的時代背景推動了企業(yè)檔案開發(fā)利用的工作進程，信息環(huán)境的有機聯(lián)系為檔案開發(fā)利用工作提供了有利條件，專業(yè)性軟件的研究應用使得檔案的開發(fā)利用工作日趨規(guī)范化。我公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，取得了顯著的成績，利用檔案創(chuàng)直接經(jīng)濟效益2億多元。①發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)濟和社會效益。例如徐州公司生產(chǎn)技術(shù)部電氣專業(yè)人員王某利用公司檔案。2020年12月18日，徐州公司生產(chǎn)技術(shù)部王某由于徐州公司電氣設備并網(wǎng)需要，來到檔案室要求借閱徐州公司百萬機組項目核準文件、百萬機組并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議、徐州公司營業(yè)執(zhí)照、徐州公司電力業(yè)務許可證等檔案，這包括徐州公司科技檔案和文書檔案，我熟悉檔案室館藏，精通檔案業(yè)務，迅速調(diào)出檔案案卷0400-8000-001（國華徐電2×1000MW建設工程項目核準文件及申請報告）及2011-290-3-049（徐州發(fā)電廠并網(wǎng)調(diào)度協(xié)議）等檔案，王某辦理相關檔案借閱手續(xù)后借出復印掃描，檔案為憑，檔案為保證徐州公司電氣設備并網(wǎng)發(fā)電運行提供有力保障。再如徐州公司財務部主任馬某利用公司百萬機組基建檔案。2017年8月10日，徐州公司財務部主任馬某由于徐州公司貸款等業(yè)務來到檔案室找到我，要求借閱徐州公司2×1000MW建設工程啟動并網(wǎng)鑒定書、竣工驗收鑒定書及竣工驗收報告等基建檔案。徐州公司是國有大型企業(yè)，2×1000MW建設工程于2011年投產(chǎn)發(fā)電，徐州公司科技檔案種類繁多，包括2×1000MW建設工程基建檔案、小型基建檔案、征地檔案、重大技術(shù)改造檔案、科研檔案等，是徐州公司建廠40余年來歸檔保存的珍貴歷史記錄，具有重要的憑證價值和情報價值。徐州公司科技檔案管理人員要求素質(zhì)較高，具有吃苦耐勞、任勞任怨和刻苦鉆研業(yè)務的精神。我科技檔案業(yè)務嫻熟，熟悉館藏，迅速調(diào)出0400-8080-008（國華徐電2×1000MW建設工程竣工驗收鑒定書及竣工驗收報告）等案卷15卷（件），馬某辦理檔案借閱手續(xù)后借出檔案利用并于8月18日歸還，科技檔案起到了應有的作用。又如做好徐州公司電除塵防坍塌專項排查和迎檢配合工作。按照國家能源局、江蘇省能監(jiān)辦《關于上海外高橋發(fā)電有限責任公司電除塵坍塌事故的通報》和國家能源集團《關于堅決防止火電廠電除塵坍塌事故的通知》要求，國家能源集團江蘇電力有限公司也要對徐州公司進行專項檢查，為配合江蘇公司專項排查和迎檢配合工作，2022年2月28日，徐州公司生產(chǎn)技術(shù)部脫硫?qū)I(yè)工程師梁某到檔案室要求查找施工單位浙江某公司的施工組織設計及方案類竣工資料檔案以及兩臺百萬機組電除塵器合同檔案、招投標檔案等，檔案人員熟悉館藏，業(yè)務熟練，迅速調(diào)出2016-641-146、0400-8032-030等科技檔案案卷，以便徐州公司迎檢配合江蘇公司專項檢查工作等。②提供檔案為企業(yè)經(jīng)營決策、查處經(jīng)濟案件、慣標認定、編史修志等工作發(fā)揮了積極作用。如1997年、2007年、2017年我公司編寫《徐州發(fā)電廠志》，廠編委先后調(diào)閱了綜合檔案科大量檔案資料，為廠志的順利完成立下汗馬功勞。近年來，我公司利用檔案材料創(chuàng)直接經(jīng)濟效益2億多元，創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟效益和社會效益。

Weakness（劣勢）分析：檔案的分散性擴大了管理范圍、加重了企業(yè)檔案開發(fā)利用的負擔，信息的回溯性影響了企業(yè)檔案開發(fā)利用的效率，企業(yè)網(wǎng)絡化、信息化水平及設備設施的缺乏制約了企業(yè)的檔案開發(fā)利用。當然，檔案工作人員知識技能水準的偏低對企業(yè)檔案的開發(fā)利用起到桎梏作用。我們徐州發(fā)電公司的做法是：建廠初期，我廠一直處于邊生產(chǎn)邊基建狀態(tài)，建設工期長達10余年，一度檔案管理體制不健全，制度不完善，資料不完整，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營工作造成很大困難。實踐中的教訓和隨著《檔案法》的實施，使全廠各級人員對檔案工作及檔案資源的重要性有了全新的認識。1987年，我們將檔案管理作為企業(yè)管理的一項基礎性工作，納入了《廠長任期目標》和企業(yè)升級達標規(guī)劃之中，建立檔案機構(gòu)，充實管理人員，健全管理制度，使企業(yè)檔案管理工作步入了制度化、規(guī)范化、科學化的軌道，并采取了一系列措施保證檔案工作正常開展。一是領導重視。廠領導一直重視檔案管理的現(xiàn)代化工作，始終把檔案管理納入企業(yè)發(fā)展整體目標，把檔案管理的現(xiàn)代化工作落實到創(chuàng)一流規(guī)劃中，親自過問并切實幫助解決檔案管理工作中存在的困難和問題，多次安排檔案人員到兄弟單位收資、學習、調(diào)研。二是充實檔案管理隊伍，完善檔案管理體系。在多次體制改革中，我廠在管理機構(gòu)和人員大幅度精簡的情況下，仍然堅持檔案管理只能加強、不能削弱的原則，不但強化了檔案工作的領導，而且調(diào)整充實了檔案人員，同時還健全了全廠檔案管理網(wǎng)絡，明確了各單位檔案工作分管領導和兼職檔案員，使檔案工作進一步加強。三是加大資金投入，加快檔案管理硬件建設。我廠每年列有10萬元檔案資料專項費用，用于檔案資料的收集和補充。1990年以來，又先后投資60多萬元，統(tǒng)一了檔案裝具，配備了微機、除濕機、吸塵器、滅蟲殺菌機等專用設備。一個完整的、現(xiàn)代化檔案室，應配齊密集架、防磁柜、微機、復印機、錄像機、掃描儀、溫濕度計等。檔案管理的現(xiàn)代化不僅是設備配置的現(xiàn)代化，還包括管理技術(shù)、管理思想的現(xiàn)代化和管理標準的統(tǒng)一化，而這一切，都與科學技術(shù)的現(xiàn)代化息息相關?，F(xiàn)代化的管理離不開現(xiàn)代化的設備，而工作標準化、規(guī)范化則是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提。在企業(yè)檔案設備配置上，既要考慮先進性，又要著眼適用性，一般來講，購置軟件時，要著重考慮兼容性、擴展性、容錯性及是否便于升級的問題，如我公司新近投資購置了清華紫光工程圖檔管理系統(tǒng)，包括繪圖儀、激光打印機、掃描儀、瀏覽器、軟件等設備。企業(yè)檔案干部要求既懂生產(chǎn)專業(yè)知識，又具備檔案專業(yè)知識。企業(yè)檔案干部應精通外語及計算機知識。比如生產(chǎn)專業(yè)知識，企業(yè)檔案干部要求既懂生產(chǎn)專業(yè)知識，又具備檔案專業(yè)知識。科技檔案工作很重要的一個目的，是使儲存的科技檔案充分地得到利用。這就要求科技檔案部門迅速、準確地向利用者提供所需要的科技檔案。要做到這一點，我的體會是：一要“家底”清；二要工具全；三要懂生產(chǎn)專業(yè)知識。熟悉檔案室所藏科技檔案，做好咨詢服務工作，編制各種得心應手的檢索工具，實現(xiàn)科技檔案的有效利用，這是檔案干部的一項重要工作。近年來，我公司累計利用檔案材料創(chuàng)直接經(jīng)濟效益達2億元，而且還以翔實的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益，為企業(yè)發(fā)展作出了應有的貢獻。

再如外語，掌握了英語，其收獲至少有以下方面：方便了檔案的整理。由于在檔案整理中有時有外文資料。如果檔案干部不懂外語，只能有求于翻譯先翻文件標題，再由檔案干部整理。這樣不但工作效率低，手續(xù)繁瑣，而且在日常查找利用時遇到語言障礙還得有求于別人翻譯，十分不便。如今我們自己翻譯，就能融翻譯與整理工作于一體，獨立作業(yè)既快又好，而且在提供利用中，當遇到利用者不懂外語時，我們還能為他們提供翻譯咨詢，從而更有效地達到利用的目的。在各級領導的關心和支持下，在自己的不斷努力下，熟悉并掌握科技檔案工作所需要的業(yè)務知識，能熟練運用《神華集團公司（電力板塊）檔案管理業(yè)務手冊》對相關專業(yè)文件材料進行科學分類和整理，并能熟練運用清華紫光圖檔管理系統(tǒng)的各種功能，進行科技檔案管理的各種工作，圓滿完成各項工作任務。科技檔案分類科學，組卷合理。工作勤勤懇懇、任勞任怨，受到領導的好評?？萍加⒄Z水平和計算機水平有較大提高，利用業(yè)余時間較全面、系統(tǒng)地學習并掌握科技檔案基礎理論和專業(yè)知識，工作得心應手，具有很高的電力科技檔案管理水平。在《現(xiàn)代企業(yè)》《城建檔案》《辦公自動化》等期刊雜志上面發(fā)表檔案學術(shù)論文200余篇。曾榮獲中國檔案學會第六次檔案學優(yōu)秀成果檔案學術(shù)論文類三等獎，徐州市檔案學會2007、2008、2009、2010、2011、2012年度檔案學術(shù)優(yōu)秀論文三等獎。徐州市檔案學會2014、2015年度檔案學術(shù)優(yōu)秀論文獎。51篇檔案學術(shù)論文評為中國檔案學會全國檔案工作者年會優(yōu)秀學術(shù)論文、入選學術(shù)論文。

Opportunity（機會）分析：電子商務環(huán)境為檔案開發(fā)利用帶來契機，網(wǎng)絡環(huán)境加速企業(yè)各部門信息交流，檔案數(shù)據(jù)庫的廣泛普及打造了一個完善的檔案信息資源開發(fā)利用系統(tǒng)，以戰(zhàn)略眼光在現(xiàn)有企業(yè)檔案開發(fā)利用工作的基礎上，制定切實可行的總體規(guī)劃和具體措施，為檔案的開發(fā)利用提供更為廣闊的空間。我公司新近投資購置了清華紫光圖檔管理系統(tǒng)，清華電子檔案管理系統(tǒng)是一個功能齊全的綜合檔案管理系統(tǒng)，是一套處于領先地位的優(yōu)秀的檔案管理軟件，它采用客戶機/服務器方式，實現(xiàn)計算機對信息管理的網(wǎng)絡化。更主要的是它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)無縫連接，避免了檔案人員對現(xiàn)在管理系統(tǒng)中已有數(shù)據(jù)的再次輸入。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用我公司現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動化LOTUS NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動對應，網(wǎng)絡用戶在WINDOWS環(huán)境下，應用瀏覽器方便靈活的實現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。我公司在公司內(nèi)部網(wǎng)頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進行檔案的全息查詢和檢索。

Threat（威脅）分析：我國現(xiàn)階段企業(yè)檔案意識還比較淡薄，企業(yè)的檔案開發(fā)利用力度不夠，檔案資源的開發(fā)利用過程存在潛在的安全隱患。檔案管理是一個系統(tǒng)工程，不僅要有一支過硬的檔案管理隊伍，而且需要全公司廣大職工特別是各級領導都具有強烈的檔案意識。我們確立了“普及檔案知識，增強全員意識，健全考核機制，發(fā)揮檔案作用”的檔案管理工作思路，我公司還將檔案管理進行指標分解，納入經(jīng)濟責任制，對完成情況進行考核，有效增強了各級領導檔案管理的責任感。要利用企業(yè)內(nèi)部的各類新聞媒體，大力宣傳檔案法律法規(guī)、規(guī)章制度，弘揚檔案工作先進人物的事跡，宣傳利用檔案所創(chuàng)經(jīng)濟效益或節(jié)約開支等貢獻。適時利用社會公共新聞媒體，大力培養(yǎng)對外宣傳人員，建立激勵機制，搞好對外宣傳。

3.企業(yè)檔案開發(fā)利用的戰(zhàn)略實施。組織企業(yè)檔案開發(fā)利用的戰(zhàn)略設計工作需從以下幾方面入手：①對企業(yè)的戰(zhàn)略意圖進行全面分析，從企業(yè)生產(chǎn)需求、工作需求、各類工作之間的聯(lián)系與所需人員專業(yè)知識技能的要求，指導檔案信息的分類；②整合企業(yè)信息資源相關部門對企業(yè)經(jīng)營管理活動及日常工作需求做出掌控；③通過企業(yè)戰(zhàn)略目標分析，制定檔案開發(fā)利用的工作標準及規(guī)范制度，形成科學的檔案開發(fā)利用工作模式；④在企業(yè)檔案開發(fā)利用戰(zhàn)略實施中設計合理的考核激勵模式，保證檔案開發(fā)利用工作的穩(wěn)定性和可靠性。⑤利用企業(yè)信息系統(tǒng)建立檔案開發(fā)利用數(shù)據(jù)庫，確保企業(yè)戰(zhàn)略的實施和執(zhí)行。

三、結(jié)語

企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴財富，深度發(fā)掘企業(yè)檔案所蘊含的信息價值、合理的開發(fā)利用檔案資源，對于企業(yè)的績效及企業(yè)一系列的經(jīng)營管理活動有著重要的價值。展望企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢，在企業(yè)戰(zhàn)略管理理念的指導下將企業(yè)檔案開發(fā)利用工作納入企業(yè)資源開發(fā)的范疇，定位于把企業(yè)檔案開發(fā)與知識管理有機融合的戰(zhàn)略層次，使其朝著科學合理的方向發(fā)展，進而提升企業(yè)競爭力。

（作者單位：國家能源集團江蘇電力有限公司國能徐州發(fā)電有限公司檔案室）