摘 要：檔案是歷史的記錄和見證，是支撐各項事業(yè)的重要依據(jù)。在衛(wèi)生監(jiān)督領(lǐng)域，檔案起著監(jiān)督衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展、保證人民群眾健康的重要作用。隨著社會不斷發(fā)展，現(xiàn)代衛(wèi)生機構(gòu)監(jiān)督的職能不斷優(yōu)化，給衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作提出了更高的要求，衛(wèi)生監(jiān)督檔案作為記錄衛(wèi)生監(jiān)督各項工作的重要依據(jù)，必須開展管理優(yōu)化?；诖?，文章對新時期衛(wèi)生監(jiān)督檔案的規(guī)范化管理展開探討，文章介紹了新時期衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理需要遵循的原則，探討了新時期衛(wèi)生監(jiān)督檔案規(guī)范化管理的具體策略，以期提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的效率和質(zhì)量，保證衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督檔案；檔案工作；衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)；規(guī)范化管理

中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，各項事業(yè)的發(fā)展都離不開檔案工作，檔案工作是經(jīng)驗得以總結(jié)、規(guī)律得以認識、歷史得以延續(xù)的重要事業(yè)。在長期的檔案事業(yè)發(fā)展中，檔案的價值日益突出，檔案工作對于各項工作的基礎(chǔ)性支撐作用越來越明顯。檔案是在工作中形成的，記錄了以往的各項信息，是決策和各項管理的重要依據(jù)。新時期，人們的生活水平顯著提高，對檔案信息的要求越來越高，各項有關(guān)檔案管理的政策性文件表明，檔案管理工作需要順應現(xiàn)代社會發(fā)展，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為人民群眾提供高效的檔案服務。衛(wèi)生監(jiān)督檔案是各衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)在行政過程中形成的對國家和社會有價值的信息資料。衛(wèi)生監(jiān)督檔案的形式可為文字、視頻、圖像以及音頻等，是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)在工作中各項業(yè)務以及執(zhí)法活動的全面與真實的記錄，是檔案監(jiān)督發(fā)展中不可缺少的部分，提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理水平，可以對衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法機構(gòu)實行有效的評估，保證各項衛(wèi)生管理工作有序開展，更好地為人民群眾服務。

一、衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理需要遵循的原則

1.統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理原則

《中華人民共和國檔案法》（2020修訂）指出，檔案工作應實行“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”的原則。具體就是國家檔案主管部門主管全國的檔案工作，統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)全國的檔案工作，對各檔案管理部門的工作制度作出了統(tǒng)一的制度規(guī)范。在國家檔案主管部門的統(tǒng)籌規(guī)劃下，下一級的檔案管理部門需要負責監(jiān)督和指導轄區(qū)內(nèi)各組織、各單位的檔案管理工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府既要負責自身的檔案工作，又要兼顧所屬組織、單位檔案工作的監(jiān)督和指導。各單位、組織、團體要做好自身的檔案工作。

2.堅持依法管理檔案原則

“全面依法治國”是我國治理國家的基本方略，“有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必究”是基本方針，一切機關(guān)、團體、組織和個人都必須遵守法律法規(guī)，依法辦事。司法機關(guān)和工作人員要嚴格按照法律法規(guī)的要求執(zhí)法，堅決維護法律的權(quán)威和尊嚴。衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)在執(zhí)法過程中形成的信息資料，要求執(zhí)法人員必須嚴格按照法律法規(guī)的規(guī)定辦事。并且，在衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理上，要按照相關(guān)的法律法規(guī)管理，以保證檔案工作的規(guī)范化與合法化。

3.堅持以人民為中心的原則

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，檔案工作要始終堅持人民立場，檔案工作要始終為人民群眾的利益服務。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人們對檔案信息的需求越來越頻繁。因此，必須加強檔案的開發(fā)利用，使檔案信息能被充分利用，凸顯檔案的服務性質(zhì)。為了方便人民群眾對檔案信息的利用，檔案管理部門應建立檔案服務體系，拓展檔案的覆蓋范圍，使檔案信息資源能夠覆蓋更多的用戶。

4.堅持安全底線原則

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》強調(diào)檔案工作對國家和人民的根本利益具有重要作用，檔案信息十分重要，必須貫徹總體國家安全觀，保護檔案的安全、完整，避免檔案信息被泄露。在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中，應保證檔案信息的安全，確保不泄露、不遺失檔案信息。衛(wèi)生監(jiān)督檔案與人民群眾的利益緊密相連，與衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，要保證衛(wèi)生監(jiān)督檔案的安全，應建立檔案的備份、應急恢復以及檔案信息訪問控制機制等，在檔案信息的開發(fā)利用過程中，應注重開放權(quán)限設(shè)置，機密信息必須嚴格保護，防止被泄露。

5.堅持改革創(chuàng)新原則

檔案是為人民服務的，是為社會的發(fā)展進步服務的。因此，檔案工作必須與時俱進，順應社會發(fā)展，提高檔案工作的效率和質(zhì)量。當今社會是信息化的社會，信息技術(shù)已經(jīng)深入人們生活的各個領(lǐng)域，給人們的生產(chǎn)生活方式帶來了翻天覆地的變化。在檔案工作中，也應充分融合創(chuàng)新性的信息技術(shù)，推動檔案工作信息化建設(shè)，提升檔案工作信息化程度，促進檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。

二、新時期衛(wèi)生監(jiān)督檔案規(guī)范化管理策略

1.建立健全衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的各項規(guī)章制度

衛(wèi)生監(jiān)督工作是行政執(zhí)法類的工作，工作必須嚴謹與規(guī)范，在衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法過程中形成的衛(wèi)生監(jiān)督檔案，也必須嚴謹與規(guī)范。因此，相關(guān)部門必須建立健全得衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的各項規(guī)章制度，規(guī)范檔案工作人員的管理工作。我國出臺了一系列關(guān)于檔案管理的文件，有《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《檔案執(zhí)法監(jiān)督工作暫行規(guī)定》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等，但對于衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理卻缺少詳細的規(guī)定。盡管有《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》的發(fā)布，但時間較早，且其中也缺少對衛(wèi)生監(jiān)督檔案的詳細規(guī)定，導致衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的過程中缺少統(tǒng)一的標準，檔案工作人員在管理檔案時會依據(jù)自身對各項檔案管理規(guī)章制度的理解和自身經(jīng)驗開展工作，缺少統(tǒng)一的標準會降低衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的效率和質(zhì)量。

在衛(wèi)生監(jiān)督檔案的規(guī)范化管理中，必須建立健全相應的規(guī)章制度，對檔案工作的各項工作作出具體規(guī)定，使檔案管理工作更加規(guī)范和高效。因此，衛(wèi)生監(jiān)督檔案的主管部門應按照社會實際建立健全衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的規(guī)章制度，供各衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)參考執(zhí)行。例如，在衛(wèi)生監(jiān)督檔案收集方面，應建立收集制度，規(guī)定衛(wèi)生監(jiān)督檔案的收集范圍、收集方式與收集期限等內(nèi)容；在衛(wèi)生監(jiān)督檔案整理方面，應規(guī)定檔案分類的標準和范圍，可以將衛(wèi)生監(jiān)督檔案分為業(yè)務類、行政處罰類以及綜合類等分類標準；在衛(wèi)生監(jiān)督檔案的保存方面，應制定檔案保存的格式規(guī)范，數(shù)字類檔案的存儲格式要有名稱、時間以及元數(shù)據(jù)等，應制定檔案的備份與恢復機制，以防突發(fā)事件發(fā)生影響檔案安全，對于紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案應分別制定保存制度；在檔案的利用方面，應制定檔案的開發(fā)利用制度，明確檔案利用和保密的范圍、檔案信息利用的途徑等內(nèi)容；在檔案的銷毀方面，應明確檔案的保管期限以及銷毀程序，保管期限到期后鑒定檔案信息的價值，若無繼續(xù)保存的價值，則按照規(guī)定實行檔案銷毀，檔案銷毀目錄需要永久保存；在檔案的移交方面，應明確移交的程序。同時，檔案管理部門還應明確檔案工作人員的各項職責以及工作的具體流程，規(guī)章制度應由檔案保管單位根據(jù)自身的實際情況制定，保證單位的檔案工作有序、規(guī)范地開展。

此外，還要保證相關(guān)制度的貫徹落實情況，衛(wèi)生綜合監(jiān)督執(zhí)法局可以組建專門負責的領(lǐng)導小組，不定期對各單位檔案管理工作、各項制度的落實情況展開詳細調(diào)查，保證衛(wèi)生監(jiān)督檔案各項規(guī)章制度能夠切實落實。

2.提高檔案工作人員的能力素質(zhì)

檔案工作人員的素質(zhì)與檔案工作的質(zhì)量有著直接關(guān)系。在衛(wèi)生監(jiān)督檔案的規(guī)范化管理中，應注重提升檔案工作人員的能力素質(zhì)，使其扎實掌握檔案管理方面的專業(yè)知識以及衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的法律法規(guī)及各項規(guī)章制度。因此，各級衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門應組織統(tǒng)一、規(guī)范以及具有針對性的培訓。為了保證培訓的系統(tǒng)性和持續(xù)性，相關(guān)部門可制訂科學、合理的培訓計劃，包括培訓時間、培訓方式、培訓頻次、培訓人員以及授課人員等。培訓之前，相關(guān)部門可以調(diào)查培訓人員的檔案知識，明確參與培訓的人員存在哪些不足，以此制訂針對性的培訓計劃，使培訓切實可行。培訓可以采用線上和線下結(jié)合的方式。線下可由上級檔案主管部門統(tǒng)一組織，在高?；驒C關(guān)單位內(nèi)培訓，邀請專家或?qū)W者指導，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案工作人員。在線下培訓的過程中，授課人員應注意與參加培訓的學員積極互動，相互討論，吸引參與培訓人員的注意力。線上可以開通學習平臺，專家和學者可以直播講解，相關(guān)單位也可上傳視頻或圖文資料等學習資源，供檔案工作人員自行學習，特別是衛(wèi)生監(jiān)督檔案相關(guān)規(guī)章制度、信息化檔案管理系統(tǒng)的操作方式等內(nèi)容，適合檔案工作人員自主學習。

為了保證培訓的有效落實，檔案管理部門應建立針對衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作人員的考核激勵制度，將檔案工作人員的工作表現(xiàn)、工作效果以及服務態(tài)度等作為考核指標，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案工作人員應給予相應的表彰，如頒發(fā)表彰證書、通報表揚以及提供獎金福利等獎勵，發(fā)揮優(yōu)秀檔案工作人員的榜樣作用。對于考核成績靠后的檔案工作人員，應繼續(xù)加強培訓，不斷提升其綜合素質(zhì)。通過系統(tǒng)、持續(xù)的培訓，可以使檔案工作人員嚴格遵守衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的各項規(guī)章制度，對待檔案工作嚴謹、認真、有耐心，保證衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的規(guī)范性和嚴肅性。

3.建設(shè)檔案安全保障體系

衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)承擔著各單位、各組織的衛(wèi)生監(jiān)督工作，如醫(yī)療衛(wèi)生監(jiān)督、消毒衛(wèi)生監(jiān)督以及學校衛(wèi)生監(jiān)督等，都與人們的健康息息相關(guān)。衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)工作過程的全面記錄，衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息具有重要的意義，部分檔案信息甚至具有一定的機密性。因此，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門要建立檔案安全保障體系，保證檔案信息安全。檔案工作人員要定期對檔案庫以及后備檔案庫開展全面的安全檢查，包括物理存儲空間以及線上存儲空間，對于存在安全隱患的存儲空間應及時整改。上級檔案主管部門可以開展檔案存儲空間的評估工作，指出檔案存儲環(huán)境的安全隱患，指導下級檔案管理部門及時開展檔案存儲空間的整改。對于檔案庫，應建立安全管理制度及應急預案，特別是針對物理檔案的存儲空間實行精細化管理，保證檔案的安全。在衛(wèi)生監(jiān)督檔案安全管理方面，相關(guān)檔案管理單位應建立檔案安全管理責任制度，將檔案安全保障中的各項工作落實到具體的工作人員身上，并經(jīng)常開展檔案信息保密教育，增強檔案工作人員的保密意識。在檔案安全管理中，可以引入信息技術(shù)，提高數(shù)字檔案管理的設(shè)備水平，健全檔案信息系統(tǒng)，完善數(shù)字化的安全保密體系，做好檔案的數(shù)字化備份工作，在檔案信息備份的過程中安全監(jiān)控。在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，應引入防火墻、訪問日志、訪問權(quán)限控制以及信息傳輸數(shù)字加密等安全保障技術(shù)，防止數(shù)字檔案信息被泄露。

4.加強檔案信息的開發(fā)利用

衛(wèi)生監(jiān)督檔案具有顯著的應用價值，檔案主管部門可以積極開發(fā)利用衛(wèi)生監(jiān)督檔案，充分發(fā)揮衛(wèi)生監(jiān)督檔案對國家和社會的價值。在檔案開放利用的過程中，檔案主管部門應建立檔案信息審核機制，避免機密檔案被泄露。衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息可以通過管理部門的門戶網(wǎng)站公布，建立檔案信息目錄，并支持檔案全文在線查閱、下載的功能，方便人民群眾查閱使用，提升檔案利用的便捷性，有利于檔案利用率的提高。檔案主管部門應引導各級衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門深入挖掘檔案資源，為衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)及上級部門的決策提供經(jīng)驗參考。檔案工作人員可以編研出版檔案信息，一方面，可以作為相關(guān)的決策依據(jù)；另一方面，部分的編研成果還可以作為高校教學資源使用。同時，也可以作為相關(guān)人員繼續(xù)教育的教學資源，充分發(fā)揮檔案信息的教育作用。檔案信息可以在各種重要的時間節(jié)點開放，通過舉辦展覽活動、新聞播報及短視頻發(fā)布等方式開放檔案信息，進一步提高檔案信息的利用率，擴大檔案信息的影響力，充分發(fā)揮檔案信息的各方面價值。

三、結(jié)語

實現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案的規(guī)范化管理，要堅持中央的統(tǒng)一領(lǐng)導，堅持以人民為本的立場、堅持檔案管理推陳出新、依法治檔，注重保障檔案信息安全。衛(wèi)生監(jiān)督檔案的規(guī)范化管理以完善的規(guī)章制度為基礎(chǔ)，國家檔案管理部門應建立健全衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的各項規(guī)章制度，使檔案工作人員有章可循、有法可依。檔案管理人員也應不斷提升自身工作素質(zhì)，保證各項規(guī)章制度的有效執(zhí)行。在衛(wèi)生監(jiān)督檔案的規(guī)范化管理過程中，應注重信息安全的規(guī)范化保障和信息資源的規(guī)范化利用，充分發(fā)揮衛(wèi)生監(jiān)督檔案信息的作用，提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理水平。

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作者單位：霞浦縣衛(wèi)生健康監(jiān)督所

作者簡介：鄭其武（1974—），男，漢族，福建霞浦人，本科，館員，研究方向：檔案管理。