摘 要：供電企業(yè)人事檔案管理面臨數字化轉型的挑戰(zhàn)，建立完善的信息系統(tǒng)成為必然趨勢。文章探討了人事檔案管理信息系統(tǒng)的設計原則和應用策略，包括安全性、可靠性和易用性等原則以及數字化存儲、自動化處理和智能化檢索等策略。研究發(fā)現，當前系統(tǒng)應用仍存在紙質檔案存儲易損耗、難保存、人工操作效率低易出錯及信息查詢耗時費力等問題。文章建議從強化系統(tǒng)安全、優(yōu)化用戶體驗和提升數據價值等方面著手，推動供電企業(yè)人事檔案現代化和智能化管理，為企業(yè)人力資源管理和決策提供有力支撐。

關鍵詞：供電企業(yè)；人事檔案管理；信息系統(tǒng)；應用策略

隨著電力行業(yè)的快速發(fā)展和信息技術的不斷革新，供電企業(yè)人事檔案管理面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)。在此背景下，建立完善的人事檔案管理信息系統(tǒng)，符合行業(yè)數字化轉型的趨勢，能夠提高人力資源管理效率。目前，許多供電企業(yè)已將人事檔案管理信息系統(tǒng)的構建列為重點項目，在系統(tǒng)開發(fā)過程中多采用符合電力行業(yè)特點的專業(yè)軟件，既能全面整合企業(yè)內部人事信息，又與上級主管部門和相關單位展開數據對接，促進人力資源信息的共享與利用。供電企業(yè)在實行人事檔案管理時，應充分認識建立專業(yè)化、智能化信息系統(tǒng)的重要性，深入分析當前系統(tǒng)應用中存在的問題，針對這些問題制定有效的解決方案，以充分發(fā)揮人事檔案管理信息系統(tǒng)在供電企業(yè)人力資源管理中的作用。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理方式的局限

1.紙質檔案存儲易損耗、難保存

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式主要依賴紙質文件存儲，這種方式暴露出諸多問題，影響了人事檔案管理的質量和效率。紙質檔案容易受到物理環(huán)境的影響而損壞。在日常存儲過程中，紙質檔案易受潮、發(fā)霉、褪色或被蟲蛀，特別是在濕熱地區(qū)或存儲條件不佳的情況下，這些問題更為突出。即使采取了一定的防護措施，隨著時間的推移，紙質檔案仍難免出現老化與脆化等現象，導致重要信息丟失。此外，紙質檔案的保存需要大量的物理空間。隨著企業(yè)規(guī)模的擴大和員工數量的增加，人事檔案數量呈幾何級數量增長，要求不斷擴大檔案存儲空間。對于大型供電企業(yè)而言，僅用于存放紙質檔案的場地就將占用大量寶貴的辦公資源，既增加了企業(yè)的運營成本，又不利于空間的有效利用。紙質檔案的更新和維護工作煩瑣并耗時。當員工信息發(fā)生變更時，需要手動修改或重新制作相關文件，容易造成信息不一致。隨著時間推移，檔案的積累導致信息更新和整理工作變得越發(fā)困難，影響人事管理的及時性和準確性。

2.人工操作效率低、易出錯

傳統(tǒng)人事檔案管理的人工操作方式存在諸多弊端，嚴重制約了人事管理工作的效率，難以滿足現代供電企業(yè)快速發(fā)展的需求。在傳統(tǒng)模式下，從檔案的收集、整理、歸檔、查詢到統(tǒng)計分析等各個環(huán)節(jié)均需要人工手動完成。這種方式不但耗費大量人力資源，而且處理速度緩慢，難以應對大量檔案信息的快速處理需求。特別是在大規(guī)模的人事調動或者年度考核等集中性工作時，人工操作的低效率問題更為突出。此外，人工操作還容易出現各種錯誤。在日常的檔案錄入、更新和維護過程中，由于人為因素的影響，很容易發(fā)生信息錄入錯誤、遺漏或重復等問題，不僅影響數據的準確性，還容易導致決策失誤，給企業(yè)帶來潛在的風險，甚至可能會在后續(xù)的工作中造成連鎖反應。人工操作難以保證數據的一致性和實時性。當需要對某一員工的信息更新時，將涉及多個文件或表格的修改，人工操作很難確保所有相關文件得到同步更新。這種信息不一致的問題會嚴重影響人事決策的準確性。人工操作也難以實現數據的實時更新和共享，各部門之間的信息傳遞往往存在時間差，影響工作協(xié)同效率。

3.信息查詢耗時費力、操作煩瑣

在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，信息查詢過程存在諸多問題，不但耗時費力，而且操作煩瑣，嚴重影響了人力資源管理工作的效率和決策的及時性。傳統(tǒng)的紙質檔案查詢方式極為耗時。當需要檢索某個員工的具體信息時，工作人員往往需要在大量的檔案中逐一翻找，需要耗費大量時間。特別是對于大型供電企業(yè)而言，隨著員工數量的增加和檔案資料的積累，查找所需信息的時間成本呈指數級增長。信息檢索過程費力且易出錯，在紙質檔案堆中尋找特定信息不僅需要體力勞動，還需要高度集中注意力，長時間的查找工作容易導致工作人員疲勞，增加遺漏或誤讀重要信息的風險。由于缺乏有效的索引系統(tǒng)，查找效率嚴重依賴于檔案管理人員的經驗和記憶，進一步增加了出錯的可能性。多維度的信息統(tǒng)計和分析變得異常煩瑣。在傳統(tǒng)模式下，如果需要跨部門、跨時間段的人員信息統(tǒng)計或者復雜的數據分析，往往需要手動翻閱大量檔案，數據整理極為煩瑣，不僅耗費大量時間和精力，還難以保證統(tǒng)計結果的準確性。

二、人事檔案管理信息系統(tǒng)的設計原則

1.安全性原則

安全性是供電企業(yè)人事檔案管理信息系統(tǒng)設計中的重要原則，它直接關系企業(yè)核心人力資源信息的保護。在設計過程中，必須從多個層面嚴格貫徹安全性原則。首先，系統(tǒng)應建立嚴格的訪問控制機制。根據不同用戶的職責和權限，實施細粒度的角色分配和權限管理。例如，普通員工只能查看和修改自己的基本信息，而人事管理人員則可以根據職責范圍訪問相應的檔案信息。對于敏感操作，如批量數據導出和重要信息修改等，應實施多重授權機制；其次，在數據傳輸和存儲過程中，必須采用強加密措施。所有的數據傳輸都需要使用SSL/TLS等安全協(xié)議加密，確保數據在網絡傳輸過程中不被竊取或被篡改。對于存儲在數據庫中的敏感信息，如員工身份證號和薪資等，應采用高強度的加密算法實施保護；再次，系統(tǒng)要建立完善的日志記錄和審計跟蹤機制。詳細記錄所有對系統(tǒng)的訪問和操作，包括操作人、操作時間和操作內容等信息。這樣做可以及時發(fā)現和追溯潛在的安全威脅，為后續(xù)的責任追究提供了依據；最后，要注重系統(tǒng)的物理安全。需要把存儲核心數據的服務器放置在安全可控的機房中，實施嚴格的物理訪問控制，如生物識別和門禁系統(tǒng)等。同時，要做好防火、防水及防電磁干擾等綜合防護措施。

2.可靠性原則

可靠性原則能夠確保系統(tǒng)持續(xù)穩(wěn)定運行，為企業(yè)提供可靠的人事信息服務。在系統(tǒng)設計過程中，必須從多個方面貫徹可靠性原則。系統(tǒng)的硬件架構應采用高可用性設計，包括使用冗余服務器、負載均衡技術和分布式存儲等方案。例如，可以采用主從服務器架構，在主服務器發(fā)生故障時，從服務器能夠立即接管工作，確保系統(tǒng)的連續(xù)運行。軟件設計應注重容錯性和異常處理能力，系統(tǒng)應能高效處理各種可能出現的異常情況，如網絡中斷和數據庫連接失敗等。對于關鍵操作，應實施事務管理機制，確保數據的一致性和完整性。還應設計自動恢復機制，使系統(tǒng)在遇到故障時能夠自動修復。建立完善的數據備份和恢復機制，包括定期的全量備份，實施增量備份和實時數據同步。根據數據的重要性和變化頻率細化備份策略，定期對數據恢復演練，確保在需要時能夠快速恢復數據。此外，系統(tǒng)應具備良好的可維護性，包括模塊化的系統(tǒng)架構設計、清晰的代碼注釋以及完整的技術文檔等。良好的可維護性有助于快速定位和解決問題，為系統(tǒng)的后續(xù)升級提供了便利。

3.易用性原則

易用性原則直接影響系統(tǒng)的使用效率和用戶滿意度，在系統(tǒng)設計過程中，必須從多個角度考慮和實施易用性原則。系統(tǒng)界面設計應簡潔明了、直觀易懂。采用清晰的布局和層次結構，確保用戶能夠快速找到所需功能。色彩搭配應適度，避免過于花哨或單調，應突出顯示重要功能和常用操作，減少用戶的操作步驟。例如，可以在首頁設置快捷入口，讓用戶一目了然地找到常用功能。操作流程設計應符合用戶的思維習慣和工作流程。系統(tǒng)應盡可能減少用戶的學習成本，采用符合直覺的操作方式。對于復雜的操作，可以提供向導式的引導，幫助用戶逐步完成操作。還應提供操作撤銷和重做功能，允許用戶糾正誤操作。系統(tǒng)應具備強大而易用的搜索功能，考慮人事檔案信息的復雜性，搜索功能應支持多條件組合查詢，并提供模糊搜索、智能提示等功能，幫助用戶快速定位所需信息。搜索結果的展示應清晰合理，便于用戶快速瀏覽和篩選。系統(tǒng)應提供完善的幫助和提示機制，包括上下文相關的幫助信息、操作指南、常見問題解答等。對于復雜的功能或可能出現的錯誤，系統(tǒng)應提供清晰的提示信息，指導用戶正確操作或解決問題。

三、人事檔案管理信息系統(tǒng)的應用策略

1.數字化存儲確保信息安全長久

數字化存儲是確保信息安全長久的關鍵舉措，通過將傳統(tǒng)紙質檔案轉化為電子形式，可以有效解決物理存儲的局限性，大幅提升檔案的安全性和保存周期。實施全面的檔案數字化轉換，制定詳細的數字化方案，包括檔案掃描、圖像處理以及文字識別等環(huán)節(jié)。對于歷史紙質檔案，應采用高分辨率掃描設備，確保圖像的清晰度，對于新增檔案，則直接采用電子表單錄入。在轉換過程中，要建立嚴格的質量控制機制，確保數字化信息的準確性和完整性。建立多層次的數據備份機制。采用“本地存儲+異地備份+云端存儲”的三重保護策略。定期開展全量備份，并實施增量備份和實時同步，確保數據的時效性。異地備份應選擇地理位置較遠且安全可靠的場所，以應對可能發(fā)生的自然災害或其他突發(fā)事件。實施嚴格的數據加密和訪問控制。對存儲的檔案信息高強度加密，特別是對敏感信息，如員工個人隱私、薪酬數據等信息，應采用更高級別的加密算法。建立基于角色的訪問控制系統(tǒng)，根據不同用戶的職責和權限，嚴格控制其對檔案信息的訪問范圍和操作權限。建立完善的數據生命周期管理機制。根據檔案的重要性和相關法規(guī)要求，制定合理的數據保存周期。對于需要長期保存的重要檔案，可以采用特殊的長期數字保存技術，如定期數據遷移和格式轉換等，以應對技術更新和軟硬件淘汰帶來的挑戰(zhàn)。定期開展系統(tǒng)安全評估和數據完整性檢查，聘請專業(yè)的信息安全團隊，定期對系統(tǒng)開展安全漏洞掃描和滲透測試，及時發(fā)現并修復潛在的安全隱患。通過數據校驗和審計等手段，定期檢查檔案信息的完整性，確保數據不被篡改或丟失。

2.自動化處理提高管理效率，減少差錯

自動化處理是提高效率和減少差錯的核心舉措，通過引入智能化的自動處理機制，可以有效解決傳統(tǒng)人工操作中效率低下和易出錯的問題，顯著提高人事檔案管理的效率和質量。實施智能化數據采集和錄入。利用光學字符識別（OCR）技術，自動識別和提取紙質文檔中的關鍵信息，減少人工輸入的工作量。對于新入職員工或信息更新，可以采用電子表單與系統(tǒng)直接對接的方式，實現數據的自動采集和錄入。設置智能化的數據校驗規(guī)則，自動檢查和糾正常見的輸入錯誤。建立自動化的檔案分類和歸檔系統(tǒng)，根據預設的規(guī)則，系統(tǒng)能自動識別檔案類型，并將其歸入相應的類別中。例如，根據文件內容、格式或關鍵字，自動將檔案分類為“教育背景”“工作經歷”“培訓記錄”等不同類別，提高分類的準確性，節(jié)省人工分類的時間。實施自動化的數據更新和同步機制，當員工信息發(fā)生變更時，系統(tǒng)能夠自動更新相關聯的所有檔案記錄，確保信息的一致性。例如，當員工職位發(fā)生變動時，系統(tǒng)會自動更新職位信息，并同步到相關的薪酬與考核等模塊中，避免因人工操作不及時或遺漏導致信息不一致的問題。建立自動化的提醒和預警系統(tǒng)，系統(tǒng)可以自動跟蹤員工的合同期限、職稱評定時間以及培訓計劃等關鍵的時間節(jié)點，并在適當的時候發(fā)送提醒通知相關人員，確保重要事項不被遺漏，提升人事管理的前瞻性和主動性。引入自動化的報表生成和數據分析功能，系統(tǒng)能夠根據預設的模板，自動生成各類人事報表和統(tǒng)計分析報告，如員工流動分析和人才結構報告等，減少人工統(tǒng)計和分析的工作量，提升數據分析的準確性，為管理決策提供有力支持。

3.智能化檢索實現快速精準查找

智能化檢索是實現快速精準查找的關鍵，通過引入先進的搜索技術和算法，可以有效解決傳統(tǒng)檔案查詢耗時費力、效率低下的問題，提升信息獲取的速度。（1）構建多維度的檢索索引體系，根據人事檔案特點，建立包括姓名、工號、部門、職位、專業(yè)以及學歷等多個維度的索引，不僅支持單一條件查詢，還能實現復雜的組合查詢，滿足不同層次的檢索需求。（2）采用倒排索引技術，提升檢索速度，實現毫秒級的響應。（3）引入全文檢索技術，對檔案中的文本內容展開全文索引，使用戶能夠通過關鍵詞在整個文檔內容中搜索。這一功能適用于查找特定事項或經歷，如某項特殊培訓或重要項目經歷等。（4）采用語義分析技術，提升檢索的智能性，確保系統(tǒng)能夠理解用戶的搜索意圖。（5）實施智能化的模糊搜索和糾錯機制?？紤]用戶可能對某些信息的記憶不準確，系統(tǒng)應支持模糊搜索功能。例如，通過拼音首字母、近似拼寫等方式查找。系統(tǒng)能夠自動識別和糾正常見的拼寫錯誤，提高檢索的容錯能力。（6）開發(fā)個性化的智能推薦功能，系統(tǒng)能夠根據用戶的歷史搜索行為和工作職責，智能推薦可能需要的檔案信息。例如，對于常用的檢索條件，系統(tǒng)可以自動保存并在適當時候推薦，提高用戶的工作效率。（7）構建可視化的檢索結果展示界面。采用圖表、關系網絡等直觀方式展示檢索結果，使用戶能夠快速把握信息的整體概況。（8）提供靈活的篩選和排序功能，便于用戶精確查找所需信息。對于復雜的查詢需求，系統(tǒng)還可以提供交互式的查詢構建工具，引導用戶逐步細化搜索條件。

四、結語

“十四五”規(guī)劃提出了“加快數字化發(fā)展，建設數字中國”的戰(zhàn)略目標，供電企業(yè)的人事檔案管理工作正面臨前所未有的機遇與挑戰(zhàn)。在此背景下，人事檔案管理信息系統(tǒng)的應用不僅是技術升級，還是管理理念和方法的革新。通過采用數字化存儲、自動化處理以及智能化檢索等策略，供電企業(yè)能夠全面提高人事檔案管理的效率、準確性和安全性。這一轉變能夠解決傳統(tǒng)檔案管理中的諸多問題，為企業(yè)的人力資源開發(fā)和戰(zhàn)略決策提供強有力的數據支撐。

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作者單位：吉林蛟河抽水蓄能有限公司

作者簡介：李雪（1993—），女，滿族，吉林通化人，碩士研究生，助理工程師，研究方向：檔案管理；顧昕（1978—），女，漢族，山東肥城人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。