摘 要：文章從文書(shū)檔案入手，采用案例分析法，對(duì)文書(shū)檔案管理方面出現(xiàn)定義與實(shí)際不完全相符的問(wèn)題展開(kāi)分析，認(rèn)為造成這種情況的根源在于分類(lèi)。一是源于以文種為主的分類(lèi)邏輯，二是現(xiàn)行檔案門(mén)類(lèi)劃分的局限性，并適時(shí)審查、優(yōu)化規(guī)章與標(biāo)準(zhǔn)中有關(guān)文書(shū)檔案的定義和范圍，以提升檔案分類(lèi)的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，是檔案工作科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基本要求。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；檔案法；檔案實(shí)體分類(lèi)；定義

定義是對(duì)于一種事物的本質(zhì)特征或一個(gè)概念的內(nèi)涵和外延的確切而簡(jiǎn)要的說(shuō)明，或是透過(guò)一個(gè)事件或者一個(gè)物件的基本屬性來(lái)描述或規(guī)范一個(gè)詞或一個(gè)概念的意義。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，定義是一種人為的廣泛、通用的解釋意義。定義不清是最常見(jiàn)的邏輯錯(cuò)誤。這種錯(cuò)誤在檔案學(xué)研究中有，在檔案工作中也常有發(fā)生。檔案定義是思考和交流檔案問(wèn)題的起點(diǎn)。同一事物不同場(chǎng)景下的不同定義，極易造成誤讀誤解，既不便于交流，也會(huì)在檔案管理實(shí)踐中造成誤判，導(dǎo)致失誤。

一、問(wèn)題

文書(shū)檔案是檔案工作中出現(xiàn)較早，并為檔案人員所熟知的一類(lèi)檔案?！稒n案工作基本術(shù)語(yǔ)》中指出，文書(shū)檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。由此可知，文書(shū)檔案主要產(chǎn)生于國(guó)家的黨務(wù)、行政管理部門(mén)。關(guān)于文書(shū)檔案的范圍，《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)，以下簡(jiǎn)稱“8號(hào)令”）第七條明確規(guī)定：永久保管的文書(shū)檔案主要包括本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件，召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)形成的文件以及本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要文件材料等；第八條指出：定期保管的文書(shū)檔案主要包括本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件，如機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)和人事管理工作形成的一般性文件材料以及一般性事務(wù)管理文件等。同時(shí)，在“8號(hào)令”的附件中明確了文書(shū)檔案的保管期限，即凡在該保管期限表中的檔案均屬文書(shū)檔案。該令對(duì)指導(dǎo)機(jī)關(guān)檔案人員準(zhǔn)確判定本單位文書(shū)檔案的范圍起到了積極作用。

隨著檔案工作實(shí)踐的深入，文書(shū)檔案管理方面出現(xiàn)定義與實(shí)際不完全相符的問(wèn)題，導(dǎo)致文書(shū)檔案的真正分類(lèi)與定義不一致，即并非機(jī)關(guān)所有職能活動(dòng)或一般性事務(wù)工作產(chǎn)生的檔案都是文書(shū)檔案。這一問(wèn)題可能會(huì)給本單位檔案分類(lèi)及整理工作帶來(lái)困擾。因此，弄清原因，重新審查其歸檔范圍，并將其中不適宜作為文書(shū)檔案的文件材料及時(shí)納入其他門(mén)類(lèi)管理十分必要。

二、原因分析

1.以文種為主的分類(lèi)方法是導(dǎo)致該問(wèn)題的直接原因

陳民、靳秉強(qiáng)在《行政管理學(xué)》中指出，行政管理是國(guó)家行政機(jī)關(guān)依法行使法定行政權(quán)力，管理國(guó)家事務(wù)、社會(huì)公共事務(wù)和機(jī)關(guān)內(nèi)部事務(wù)，維護(hù)公共利益，提供公共服務(wù)的活動(dòng)。由該定義可知，行政管理的客體分為兩部分——外部行政和內(nèi)部行政。外部行政主要包括國(guó)家事務(wù)和社會(huì)公共事務(wù)；內(nèi)部行政則主要指機(jī)關(guān)內(nèi)部事務(wù)。這就意味著行政機(jī)關(guān)開(kāi)展的所有的工作都屬于行政管理活動(dòng)，黨務(wù)機(jī)關(guān)情況與之類(lèi)似。相應(yīng)的，黨務(wù)和行政管理活動(dòng)中相伴而生的所有檔案都應(yīng)屬于文書(shū)檔案。但實(shí)際上機(jī)關(guān)的財(cái)務(wù)管理、人事管理及科學(xué)研究等工作中產(chǎn)生的檔案并未作為文書(shū)檔案管理，而是將其作為會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等專業(yè)檔案實(shí)施管理。比如，“8號(hào)令”第九條明確規(guī)定：機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門(mén)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。言外之意，這幾類(lèi)檔案與文書(shū)檔案有一定差異，在“8號(hào)令”中不再進(jìn)一步規(guī)范。同時(shí)，《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》也體現(xiàn)出實(shí)際分類(lèi)與定義的矛盾。“機(jī)關(guān)檔案是按專業(yè)類(lèi)別劃分的”，也就是說(shuō)，實(shí)際工作中并非把所有的行政管理活動(dòng)檔案都作為文書(shū)檔案，而只是將其中通用類(lèi)檔案作為文書(shū)檔案管理。這一解釋既明確指出了機(jī)關(guān)產(chǎn)生科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案以及專業(yè)檔案等應(yīng)各自獨(dú)立成類(lèi)，與文書(shū)檔案有所區(qū)別，又引申出二者之間差異的一個(gè)判斷標(biāo)準(zhǔn)。丁德勝在“《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》的十大看點(diǎn)——《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》解讀之一”一文中指出，為實(shí)現(xiàn)門(mén)類(lèi)扁平化，壓縮門(mén)類(lèi)級(jí)次，將機(jī)關(guān)檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案和專業(yè)檔案等。這一分類(lèi)是按照“通用”和“專業(yè)”劃分的?！巴ㄓ谩钡狞h務(wù)、行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案才能作為文書(shū)檔案，“專業(yè)”的黨務(wù)和行政管理活動(dòng)產(chǎn)生的檔案應(yīng)劃為非文書(shū)檔案。由此帶來(lái)一個(gè)新問(wèn)題，通用和專業(yè)的界限在哪里。即什么樣的業(yè)務(wù)屬通用業(yè)務(wù)，什么樣的業(yè)務(wù)屬專業(yè)業(yè)務(wù)？在檔案行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)中似乎沒(méi)有明確界定。從一個(gè)單位的部門(mén)構(gòu)成來(lái)說(shuō)，一般由綜合部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)構(gòu)成。是否可以認(rèn)為綜合部門(mén)開(kāi)展的業(yè)務(wù)屬于通用業(yè)務(wù)，專業(yè)部門(mén)開(kāi)展的業(yè)務(wù)屬于專業(yè)業(yè)務(wù)，顯然這一假設(shè)也不盡合理，在實(shí)際工作中大量作為文書(shū)檔案保存的文件是由專業(yè)部門(mén)印發(fā)的，可能在文號(hào)上會(huì)體現(xiàn)為綜合部門(mén)。同時(shí)，即使作為綜合部門(mén)，如果分管本單位房建等工作，此類(lèi)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的檔案也需作為基建檔案而非文書(shū)檔案保存。因此，部門(mén)不是區(qū)分通用和專業(yè)的關(guān)鍵。而部門(mén)背后代表著各自的業(yè)務(wù)分工，不同部門(mén)產(chǎn)生的部分文件均可能成為文書(shū)檔案，意味著專業(yè)或者文件的內(nèi)容也不是區(qū)分二者的關(guān)鍵。由此可知，文書(shū)檔案與其他類(lèi)別檔案的區(qū)別可能更多地體現(xiàn)在形式上，從這個(gè)角度出發(fā)，筆者認(rèn)為文種可能是一份文件成為文書(shū)檔案的關(guān)鍵。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中指出，黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(shū)。主要包括決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函和紀(jì)要等。從實(shí)際工作來(lái)看，文書(shū)檔案中的文件確實(shí)主要為上述文種的公文。當(dāng)然，在其他類(lèi)別的檔案中也有上述文種公文存在的情況，如國(guó)有單位保存的基建檔案前期文件中存在大量的文書(shū)檔案。這也意味著，關(guān)于文書(shū)檔案“通用”和“專業(yè)”的區(qū)分主要以文種為主，但又并非嚴(yán)格以文種作為一個(gè)涇渭分明的標(biāo)準(zhǔn)。而這一現(xiàn)象的存在，其根本原因在于檔案分類(lèi)的歷史局限性。

2.檔案門(mén)類(lèi)劃分的歷史局限性是其根本原因

馮惠玲、張輯哲主編的《檔案學(xué)概論》（第二版）中認(rèn)為，文書(shū)檔案、科技檔案與專門(mén)檔案是中國(guó)檔案界及社會(huì)上應(yīng)用最為普遍的三個(gè)檔案種類(lèi)概念。其中，文書(shū)檔案實(shí)際上是指行政管理檔案，即在社會(huì)的行政管理活動(dòng)中直接形成的一個(gè)檔案門(mén)類(lèi)，其實(shí)質(zhì)突出強(qiáng)調(diào)了行政性或政治性檔案在檔案大家族中的主導(dǎo)地位。其與科技檔案和專門(mén)檔案并非一次劃分的結(jié)果，而是人們自然而然逐漸形成的三個(gè)概念，其在邏輯上劃分標(biāo)準(zhǔn)并非很一致、很?chē)?yán)格。只是由于這三個(gè)概念被人們普遍使用，有較好的理論涵蓋功能而被保存并使用至今。對(duì)于科技檔案，由于在近現(xiàn)代檔案大家族中異軍突起，越來(lái)越重要，才在人們的觀念中形成“科技檔案”的概念。而專門(mén)檔案是機(jī)關(guān)從事某些專業(yè)性活動(dòng)中為實(shí)現(xiàn)相關(guān)的職能目標(biāo)而制作和使用、具有比較穩(wěn)定的文種和記錄目的。雖然，此類(lèi)檔案也有明顯的行政管理性質(zhì)，但與主要由官方正式文件轉(zhuǎn)化而成的文書(shū)檔案相比，具有極強(qiáng)的自我獨(dú)立性和規(guī)律性，是一個(gè)由若干具體檔案種類(lèi)構(gòu)成的集合概念。由上述內(nèi)容不難看出，檔案類(lèi)別的劃分具有典型的時(shí)代特征和認(rèn)識(shí)不斷深化的特點(diǎn)。從新中國(guó)成立至今，檔案工作發(fā)展逐步成熟，檔案分類(lèi)也在不斷發(fā)展變化。當(dāng)在科技工作中認(rèn)識(shí)到所產(chǎn)生的文件與文書(shū)檔案的差異后，就新增了科技檔案門(mén)類(lèi)；當(dāng)在人事管理和財(cái)務(wù)管理等專業(yè)活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)所產(chǎn)生的文件與科技檔案和文書(shū)檔案的差異后，就再次新增了專業(yè)檔案門(mén)類(lèi)，直至今天擴(kuò)展出十多個(gè)門(mén)類(lèi)，且還有繼續(xù)擴(kuò)張之勢(shì)。

《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第二十三條對(duì)機(jī)關(guān)檔案展開(kāi)了詳細(xì)的門(mén)類(lèi)設(shè)定，反映出人們對(duì)檔案分類(lèi)認(rèn)識(shí)的深化。但是，在門(mén)類(lèi)不斷擴(kuò)張的過(guò)程中，忽略了重新審視文書(shū)檔案的劃分邏輯和涵蓋范圍。雖然文書(shū)檔案門(mén)類(lèi)出現(xiàn)最早，最為人們熟知，但同時(shí)也意味著文書(shū)檔案門(mén)類(lèi)的劃分可能粒度最粗。該門(mén)類(lèi)是在新中國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展初期，在對(duì)檔案工作的規(guī)律、分類(lèi)的邏輯沒(méi)有太多實(shí)踐成果的基礎(chǔ)上劃分出來(lái)的，其科學(xué)性、邏輯性必然缺少長(zhǎng)時(shí)間的檢驗(yàn)。因此，在檔案事業(yè)發(fā)展成熟、穩(wěn)定的今天，有必要重新審視文書(shū)檔案分類(lèi)的合理性和科學(xué)性。2021年，新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》頒布實(shí)施，是我國(guó)檔案法治建設(shè)的重要里程碑，是檔案工作走向依法治理、走向開(kāi)放和走向現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。在為新時(shí)代檔案工作提供了政治和法治保障的同時(shí)，還需要及時(shí)審查檔案管理的制度和方法是否需同步改進(jìn)。作為機(jī)關(guān)最為常見(jiàn)的文書(shū)檔案，其管理制度及方法的文文相符與文實(shí)相符性審查應(yīng)囊括其中。

三、解決方法

一方面，適時(shí)修訂完善文書(shū)檔案的定義。文書(shū)檔案雖然存在科技與專業(yè)等門(mén)類(lèi)的檔案分類(lèi)邏輯不盡一致的情況，但考慮到實(shí)際工作中對(duì)歸屬文書(shū)檔案的文件劃分并無(wú)太大差錯(cuò)，對(duì)工作亦無(wú)明顯影響。因此，適時(shí)對(duì)涉及文書(shū)檔案定義的相關(guān)規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)加以修訂即可。例如，將《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》中文書(shū)檔案的定義“目前黨務(wù)、行政管理過(guò)程中產(chǎn)生的檔案”改為在“部分黨務(wù)、行政管理過(guò)程中產(chǎn)生的檔案”之類(lèi)的表述，以體現(xiàn)出并非所有的黨務(wù)、行政管理工作產(chǎn)生的檔案都是文書(shū)檔案。

另一方面，審查修訂文書(shū)檔案歸檔范圍。對(duì)不適宜作為文書(shū)檔案的文件材料重新分類(lèi)，如行政執(zhí)法檔案。

“8號(hào)令”中將行政執(zhí)法類(lèi)檔案作為文書(shū)檔案的組成部分，在其附件《文書(shū)檔案保管期限表》8.7中規(guī)定，行政執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)、整改通知以及20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證和資格證等審批和管理文件，重要的行政處罰、處分、復(fù)議以及國(guó)家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募栌谰帽９?。?duì)于此類(lèi)檔案，筆者認(rèn)為宜作為一類(lèi)專業(yè)檔案實(shí)行管理。原因在于行政執(zhí)法類(lèi)檔案涉及行政檢查、行政許可、行政強(qiáng)制、行政處罰、行政復(fù)議和行政訴訟等內(nèi)容。門(mén)類(lèi)較多，且行政處罰后續(xù)可能涉及行政復(fù)議和行政訴訟等內(nèi)容，導(dǎo)致一件案子辦理周期較長(zhǎng)，與該案件相關(guān)的檔案生成周期也就較長(zhǎng)。按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理，不易體現(xiàn)文件之間的關(guān)聯(lián)性，破壞同一案件文件之間的有機(jī)聯(lián)系，且行政執(zhí)法檔案中部分內(nèi)容與《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄（第一批）》中人民法院訴訟檔案性質(zhì)相同，針對(duì)這部分檔案，國(guó)家檔案局明確將其列入專業(yè)檔案范疇。因此，將行政執(zhí)法類(lèi)檔案作為一類(lèi)專業(yè)檔案管理，更易于體現(xiàn)文件間的關(guān)聯(lián)性。此外，從文種角度來(lái)看，行政執(zhí)法過(guò)程中產(chǎn)生的文件大多不屬于《條例》中的文種，而是有其自身的文件形式具有較強(qiáng)的獨(dú)立性。因此，也適于與文書(shū)檔案有所區(qū)分，單獨(dú)作為一類(lèi)檔案展開(kāi)管理?？傊?，通過(guò)上述兩種方式逐步優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作，將有助于檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。

四、延展思考

從檔案工作實(shí)踐和實(shí)際出發(fā)，遵循從實(shí)踐中來(lái)到實(shí)踐中去的原則，在依據(jù)規(guī)范層、執(zhí)行交流層和研究思考層三個(gè)層面，厘清法定定義、標(biāo)準(zhǔn)定義和學(xué)理定義，對(duì)類(lèi)似問(wèn)題全面系統(tǒng)地加以更新和完善。

1.依據(jù)規(guī)范層：完善法定定義

法定定義是依據(jù)層面的定義。所謂法定定義是指由國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定定義與概念。法定定義具有法定性、準(zhǔn)確性、普適性、規(guī)定性、權(quán)威性和穩(wěn)定性特性。新《中華人民共和國(guó)檔案法》頒布后，全國(guó)檔案系統(tǒng)迅速掀起學(xué)習(xí)、宣傳、研究、貫徹新《中華人民共和國(guó)檔案法》的熱潮。隨之，全國(guó)檔案法律法規(guī)和規(guī)章進(jìn)入全面修訂時(shí)期。在修訂過(guò)程中，重點(diǎn)關(guān)注各種法定定義的修改與完善，在明確內(nèi)涵定義的前提下，尤其要?jiǎng)澢甯鱾€(gè)定義的外部邊界，以保證各檔案、檔案工作及檔案事業(yè)相關(guān)定義的準(zhǔn)確和穩(wěn)定。

2.執(zhí)行交流層：充實(shí)標(biāo)準(zhǔn)定義

標(biāo)準(zhǔn)定義則是執(zhí)行和行動(dòng)層面的定義。標(biāo)準(zhǔn)定義是寫(xiě)入國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中的各個(gè)檔案定義概念，具有簡(jiǎn)捷性、易懂性、通俗性、交流性和口語(yǔ)化特性?！稒n案工作基本術(shù)語(yǔ)》是執(zhí)行和行動(dòng)層面的交流定義群。檔案術(shù)語(yǔ)是指檔案專業(yè)領(lǐng)域中使用的、具有單義性和單參照性的專門(mén)語(yǔ)言符號(hào)（詞或詞組）的總稱。檔案術(shù)語(yǔ)體系是指檔案領(lǐng)域使用的一套相互聯(lián)系、相互補(bǔ)充和相互印證的層次性詞匯概念結(jié)構(gòu)。我國(guó)檔案術(shù)語(yǔ)基本上處于知曉度偏低、運(yùn)用率不高、內(nèi)容有缺失、長(zhǎng)久未更新、俗語(yǔ)及學(xué)術(shù)概念相混雜的狀態(tài)。正是由于檔案術(shù)語(yǔ)的不普及，導(dǎo)致檔案界至今未能建立一整套檔案專業(yè)語(yǔ)境，致使專業(yè)層面交流溝通困難，交流成本增加，不僅嚴(yán)重影響專業(yè)交流的順暢，造成誤讀誤解，還影響了檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的建立與解讀，影響檔案工作的正確決策與實(shí)施。因此，在新《中華人民共和國(guó)檔案法》系統(tǒng)完善法定定義的基礎(chǔ)上，充實(shí)標(biāo)準(zhǔn)定義時(shí)，最重要、最緊迫的是針對(duì)《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》標(biāo)準(zhǔn)的修改和充實(shí)。

3.研究思考層：慎用學(xué)理定義

學(xué)理定義是研究思考層面的定義。所謂學(xué)理定義是指理論界對(duì)檔案、檔案工作與檔案事業(yè)相關(guān)概念的學(xué)術(shù)表達(dá)，具有嚴(yán)謹(jǐn)性、繁縟性、個(gè)體性、多元性和新穎性的特性。所謂慎用學(xué)理定義，不是不用學(xué)理定義，而只是在檔案實(shí)踐工作中慎用學(xué)理定義。學(xué)理定義是檔案學(xué)研究基本要素，不可或缺。沒(méi)有對(duì)同一研究對(duì)象的不同定義，就無(wú)法開(kāi)展學(xué)術(shù)研究與爭(zhēng)鳴，學(xué)術(shù)研究也就失去了動(dòng)力和活力。但是，在實(shí)踐工作中，學(xué)術(shù)定義的上述特點(diǎn)卻不一定有益，甚至有“害”。輕者造成認(rèn)知混亂，重者產(chǎn)生分歧，造成負(fù)面影響。因此，在越來(lái)越多科班出身的新人不斷大量進(jìn)入檔案工作一線的形勢(shì)下，有必要提醒大家，注意定義使用的場(chǎng)合。在實(shí)際工作場(chǎng)合多用或只用法定定義和標(biāo)準(zhǔn)定義，慎用甚至不用學(xué)理定義。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上，定義不清是實(shí)際工作和研究工作共同的“常見(jiàn)病、多發(fā)病”，十分有害，必須給予“治療”。從檔案工作實(shí)踐和實(shí)際出發(fā)，遵循從實(shí)踐中來(lái)到實(shí)踐中去的原則，在依據(jù)規(guī)范層、執(zhí)行交流層和研究思考層三個(gè)層面，厘清法定定義、標(biāo)準(zhǔn)定義和學(xué)理定義，適時(shí)對(duì)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)中有關(guān)檔案與檔案工作的相關(guān)定義、范圍展開(kāi)審查和優(yōu)化，以提升檔案定義的科學(xué)性和準(zhǔn)確性或是一個(gè)值得嘗試的“治療方案”。

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作者單位：河南省南陽(yáng)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測(cè)中心

作者簡(jiǎn)介：沙柳（1983—），女，回族，河南鎮(zhèn)平人，文學(xué)碩士，館員，研究方向：檔案管理。