摘 要：現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段的飛速發(fā)展與進步，帶動了檔案數(shù)字化管理的發(fā)展，促使其成了一種全新的社會發(fā)展趨勢。相關(guān)部門可以根據(jù)以往檔案管理工作中相對單一的模式，尋找和制定更為有針對性的解決對策，從多個層面提升我國在檔案管理方面的各項實力?；诖耍恼掠嗅槍π缘貜耐七M檔案管理數(shù)字化的必要性、檔案數(shù)字化安全控制的原則以及檔案安全管理體系創(chuàng)建措施三個層面展開了細致的分析，為新時代背景下我國檔案數(shù)字化管理工作的可持續(xù)發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；安全管理；體系構(gòu)建；路徑

中圖分類號：G270.7 文獻標(biāo)識碼：A

檔案管理是現(xiàn)代社會發(fā)展中一種非常重要的信息資源整合方式，在一定的層面上能促進社會的進步，改變傳統(tǒng)社會相對單一的檔案工作模式。檔案管理工作人員為了更好地順應(yīng)社會趨勢，應(yīng)積極加強對數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，使檔案數(shù)字化管理與社會潮流相契合，在引導(dǎo)社會朝著全新方向發(fā)展的同時，更好地為人民群眾提供全面且高質(zhì)量的服務(wù)。

一、推進檔案管理數(shù)字化的必要性

1.提高檔案的利用率

傳統(tǒng)的檔案大多是以紙張為主要載體，占空間，查找不便。為進一步滿足新時代背景下檔案管理工作的多樣化需求，相關(guān)工作人員應(yīng)該進一步將數(shù)字化信息技術(shù)手段融入其中，體現(xiàn)檔案管理工作的便捷性，提升檔案管理工作整體質(zhì)量，促進檔案管理工作的開展。數(shù)字化檔案管理在新興技術(shù)手段應(yīng)用階段不僅能及時歸檔，使檔案迅速得到整理和提供利用，還能準確反映檔案當(dāng)前的情況。數(shù)字化檔案查找工作的順利開展，可以幫助利用者不受時間、空間等因素限制，提高了檔案資源的利用效率。檔案管理數(shù)字化工作的有效落實，在促進檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理的同時，也能夠從利用者便利的角度出發(fā)為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.加強檔案實體保護

檔案管理作為社會信息資源中的重要組成部分，能夠為國家經(jīng)濟建設(shè)、發(fā)展科學(xué)文化事業(yè)等提供更為完善的基礎(chǔ)引導(dǎo)與支撐。在新時代背景下，檔案管理工作質(zhì)量的提升需要相關(guān)工作技術(shù)人員針對檔案工作的實際情況以及社會發(fā)展的基本需求，加強對檔案資源的實體保護，進而帶動新時代背景下我國檔案管理工作質(zhì)量與價值的提升。檔案數(shù)字化管理工作的順利開展，能夠帶動我國檔案管理的標(biāo)準統(tǒng)一，為我國在檔案管理領(lǐng)域綜合實力與影響力的提升奠定了良好的發(fā)展基礎(chǔ)。

將紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化處理轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，在之后利用的過程中就不用再提供檔案原件，很大程度上減少了使用過程中檔案的磨損與破壞，能夠?qū)n案原件起到保護作用。

3.提高檔案管理工作的水平

新時代，數(shù)字化檔案建設(shè)作為提升檔案管理工作質(zhì)量的重要措施，能夠提高工作效率，并更好地為決策服務(wù)。為進一步順應(yīng)社會的多樣化發(fā)展需求，相關(guān)部門工作人員在具體的檔案管理工作活動中，應(yīng)該結(jié)合檔案數(shù)字化安全管控工作開展的實際情況，從多個層面強化其基本工作，確保有效落實檔案的安全備份、長期保存以及數(shù)字化處理等，從而促進檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，提高檔案管理水平。

二、檔案數(shù)字化安全控制的原則

首先，以利用者為中心原則。檔案數(shù)字化安全管理體系的構(gòu)建是對檔案信息用戶需求與希望的進一步體現(xiàn)。專業(yè)的檔案工作管理與決策人員應(yīng)該在工作開始前明確利用者的基本需求，并且有針對性地優(yōu)化檔案數(shù)字化管理的基本形式，能為新時代背景下檔案管理系統(tǒng)用戶信息反饋模塊的建立提供基礎(chǔ)支撐。這種檔案數(shù)字化安全管理體系構(gòu)建工作的全面推進是將用戶作為檔案管理與服務(wù)的中心，進而有效強化用戶的滿意度以及相互之間溝通與交流的能力。在以用戶為中心的原則下構(gòu)建檔案數(shù)字化安全管理體系，將會進一步維持用戶與檔案管理人員之間的和諧關(guān)系。比如，檔案管理人員可以維護用戶個人利益，以此為核心，不斷契合用戶的檔案資源使用預(yù)期，從而展現(xiàn)檔案數(shù)字化安全管理體系構(gòu)建的價值。

其次，全員參與原則。檔案數(shù)字化管理工作是現(xiàn)階段社會發(fā)展進程中，確保人力資源管理工作質(zhì)量提升的前提條件。檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)階段，應(yīng)該將滿足利用者的檔案信息需求作為基本目標(biāo)，進而充分發(fā)揮檔案信息的價值。檔案數(shù)字化管理工作以全員參與作為基本的原則之一，能進一步為檔案管理體系建設(shè)階段員工的團結(jié)以及構(gòu)建和諧工作模式提供支撐。長此以往，全員參與原則也將會進一步促進檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)。管理者通過為相關(guān)人員明確自身崗位職責(zé)，合理分工的方式，合理編制數(shù)字化檔案加工操作規(guī)程，以保密原則確保檔案管理過程的安全性，從而由專門的檔案管理人員負責(zé)完成檔案的保管、接收和利用等工作，采用數(shù)字化工作模式，完成數(shù)字存儲、加工、備份、恢復(fù)和檔案資源利用等工作，確保每一個環(huán)節(jié)都能有明確的責(zé)任分工。

再次，系統(tǒng)管理原則。系統(tǒng)管理原則作為檔案現(xiàn)代化管理體系建設(shè)中比較基礎(chǔ)且重要的組成部分，需要專業(yè)的工作人員從檔案數(shù)字化管理的組織框架、職能部門與其他部門關(guān)系以及權(quán)限等層面開展更為系統(tǒng)的檔案存儲、記錄等工作，能夠為現(xiàn)階段實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理目標(biāo)提供支撐。檔案數(shù)字化體系在系統(tǒng)化管理原則下工作，能夠在互聯(lián)網(wǎng)平臺對檔案信息展開更為完善的管理與開發(fā)，帶動現(xiàn)代化企業(yè)朝著可持續(xù)健康的方向發(fā)展。

最后，持續(xù)優(yōu)化原則。持續(xù)優(yōu)化原則是檔案數(shù)字化管理中不斷優(yōu)化工作內(nèi)容的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化安全管理工作人員在服務(wù)管理活動中，應(yīng)該積極順應(yīng)社會發(fā)展趨勢，尋找革新自身發(fā)展模式，強化社會影響力的重要突破口，為強化檔案數(shù)字化管理中各崗位工作人員的工作意識、服務(wù)意識和改進意識等提供支撐，提升了新時代背景下檔案數(shù)字化管理工作的質(zhì)量。

三、檔案安全管理體系創(chuàng)建措施

1.加強制度體系建設(shè)

（1）加強外包制度管理

外包制度管理是現(xiàn)階段檔案安全管理工作中比較常見且重要的工作內(nèi)容之一。專業(yè)的檔案安全管理體系創(chuàng)建工作人員在檔案數(shù)字化管理體系構(gòu)建工作中，為了能夠更進一步降低傳統(tǒng)檔案管理中的資金成本支出，應(yīng)該積極提高檔案管理工作的效率。與此同時，檔案安全管理體系創(chuàng)建階段，項目工作負責(zé)人應(yīng)該針對傳統(tǒng)檔案管理以及現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理工作的實際情況，精準評估紙質(zhì)檔案數(shù)字化部門的技術(shù)能力、服務(wù)能力和綜合工作水平等，并且在符合雙方基本要求的前提條件下簽訂保密協(xié)議，明確工作人員的保密義務(wù)與責(zé)任，避免在后續(xù)檔案管理工作中出現(xiàn)不合理因素。與此同時，工作人員還應(yīng)該及時將檔案原件歸還，保證數(shù)字化檔案管理工作整體質(zhì)量的有效提升，帶動新時代背景下檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。管理人員可以選擇聘請第三方服務(wù)機構(gòu)的方式，與業(yè)務(wù)單位完成工作對接，也可成立專門的檔案資源協(xié)調(diào)部門，采用信息化手段，整理檔案，完成檔案的錄入、使用和后期調(diào)閱等工作。要求機構(gòu)加強對檔案資源的審查，設(shè)置專人全程監(jiān)督信息化實操活動內(nèi)容，做好技術(shù)交底工作，為工作人員告知各項風(fēng)險，以確保員工在懂法執(zhí)法和守法的基礎(chǔ)上，有序地實行檔案數(shù)字化工作。確保員工可以做到增強自身對檔案安全管理工作的重視，在遇到問題時與管理人員共同商討，有效優(yōu)化外包制度管理工作內(nèi)容。此外，加強管理人員對員工的保密資格審查工作，確保其參與項目前能夠開展保密交易工作，經(jīng)過系統(tǒng)化的保密條款、檔案知識和信息化知識培訓(xùn)后，有效提升檔案管理數(shù)字化工作的水平。

（2）做好培訓(xùn)機構(gòu)和現(xiàn)場管理

檔案數(shù)字化培訓(xùn)機構(gòu)是現(xiàn)階段檔案管理工作中，促進制度體系建設(shè)最為基礎(chǔ)的工作內(nèi)容之一。根據(jù)我國在國際市場競爭中綜合地位與影響力提升的實際情況分析，可以了解到已經(jīng)有越來越多的檔案數(shù)字化培訓(xùn)機構(gòu)形成了相對規(guī)范的制度管理體系，為后續(xù)檔案數(shù)字化管理工作質(zhì)量提升帶來了前所未有的促進作用。以浙江省檔案教育培訓(xùn)中心為例，其在研究規(guī)劃培訓(xùn)過程中，不僅開設(shè)了紅色檔案資源培訓(xùn)班，還涵蓋了多個地區(qū)的歷史文化發(fā)展內(nèi)容，為現(xiàn)代化檔案管理工作效能提升帶來了良好的促進作用。

檔案數(shù)字化現(xiàn)場管理工作的落實，需要相關(guān)工作人員借助現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施開展相應(yīng)的人力資源管理，有效避免檔案數(shù)字化管理工作中因現(xiàn)場管理工作不到位而出現(xiàn)不合理的因素。

（3）加強檔案數(shù)字化從業(yè)人員的安全保密管理

新時代檔案數(shù)字化管理工作的有效推進，需要相關(guān)技術(shù)人員積極將新興技術(shù)手段融入檔案工作中，為檔案數(shù)字化工作質(zhì)量的提升提供引導(dǎo)。檔案數(shù)字化從業(yè)人員需要具有過硬的綜合素質(zhì)能力，并在順應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展趨勢過程中不斷革新檔案數(shù)字化的工作內(nèi)容，在后續(xù)檔案數(shù)字化管理工作階段，確保檔案信息的保密性與安全。與此同時，基層崗位的檔案數(shù)字化管理人員還應(yīng)該根據(jù)自身工作的實際情況，做好相應(yīng)的保密報備工作，避免在檔案數(shù)字化管理工作中檔案信息內(nèi)容的完整性受到破壞。

（4）制定詳細的檔案數(shù)字化工作流程

制定詳細的工作流程是檔案管理工作中非常重要的內(nèi)容。在從事檔案數(shù)字化工作時，工作人員需要嚴格按照檔案數(shù)字化工作流程開展。首先，檔案的出庫準備就是對檔案材料展開更為詳細的登記、盤點、核對和移交等工作；其次，核查檔案資料，確保能將不同類型的檔案信息精準分類，完成整理工作；最后，將檔案文件內(nèi)容上傳到數(shù)字化系統(tǒng)，制作電子目錄并校對，可以避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息誤差。同時，還應(yīng)在電子設(shè)備應(yīng)用階段對檔案信息內(nèi)容進行存儲備份，確保數(shù)據(jù)信息內(nèi)容的安全。

2.加快檔案數(shù)字化人才培養(yǎng)

（1）從專業(yè)角度出發(fā)，培養(yǎng)復(fù)合型人才隊伍

人才培養(yǎng)是現(xiàn)代社會發(fā)展進程中，提升檔案數(shù)字化管理工作質(zhì)量的重要手段，能夠為提升各項工作效能提供基礎(chǔ)的人才支持。在信息技術(shù)應(yīng)用范圍日益廣泛的背景下，檔案管理工作的科技含量不斷提升，檔案數(shù)字化管理人員也需要進一步提高自身的綜合素質(zhì)能力，踐行新時代社會發(fā)展的基本理念，確保在后續(xù)各個階段工作中檔案信息化管理建設(shè)工作的有效落實。從專業(yè)的角度出發(fā)，培養(yǎng)復(fù)合型人才隊伍，需要針對檔案管理工作的實際情況，加強其對專業(yè)理論與技能知識的培訓(xùn)，進而提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力，順應(yīng)新時代的多樣化發(fā)展趨勢。

（2）加強在崗檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

在新時代背景下，檔案管理人員是檔案數(shù)字化管理的踐行者，人才的綜合素質(zhì)能力能夠直接影響檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。因此，相關(guān)部門人員應(yīng)該在崗位技能培訓(xùn)活動中，以轉(zhuǎn)變基層崗位員工的工作意識為基礎(chǔ)，確保在信息技術(shù)手段飛速發(fā)展的背景下，檔案工作人員能夠在新思維理念引導(dǎo)下進一步解決檔案管理工作中的各種問題，并加強對檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)以及崗位技能知識培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)能力，為檔案數(shù)字化管理工作整體效能的提升奠定良好的發(fā)展基礎(chǔ)。

（3）定期對在崗檔案管理人員進行業(yè)務(wù)考核

在有效落實檔案數(shù)字化人才培養(yǎng)以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作后，還應(yīng)該定期對在崗的檔案數(shù)字化工作人員開展更為有針對性的業(yè)務(wù)考核，確保其專業(yè)能力可以更好地順應(yīng)社會發(fā)展趨勢，改變以往檔案管理工作中相對單一的工作模式。應(yīng)以檔案數(shù)字化管理工作的發(fā)展方向與工作內(nèi)容為依據(jù)，對在崗檔案管理人員進行更有針對性的知識技能考核，為新時代檔案數(shù)字化管理工作整體效能的提升提供支持。

3.多措并舉，杜絕檔案數(shù)字化安全事故

檔案數(shù)字化管理是針對電子檔案信息展開更為全面的數(shù)據(jù)信息管理。但是，在實際的檔案數(shù)字化管理工作環(huán)境中，經(jīng)常會受到各種外界因素的限制，使得在后續(xù)工作中很容易出現(xiàn)安全事故，影響檔案數(shù)字化管理工作效能的提升。為此，相關(guān)部門的工作人員應(yīng)該多措并舉，從源頭上避免出現(xiàn)檔案數(shù)字化工作中的安全問題。因為電子檔案內(nèi)容豐富、形式多樣，所以在信息存儲與整合中經(jīng)常會依賴現(xiàn)代化的新型設(shè)備設(shè)施，容易發(fā)生檔案數(shù)字化管理安全問題。只有結(jié)合檔案數(shù)字化管理工作在各個階段的實際情況，展開更為全面的安全事故預(yù)防與處理，才能夠確保檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升。檔案數(shù)字化安全管理工作的順利開展，需要檔案工作人員從不同的層面進行系統(tǒng)的管理，只有在計算機設(shè)備、庫房環(huán)境、線路等安全的前提條件下，才能開展相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息存儲與整理。

另外，還需保障網(wǎng)絡(luò)運營環(huán)境的安全。工作人員需要定期檢查網(wǎng)絡(luò)運營環(huán)境并對檔案數(shù)據(jù)進行備份，可以安裝金山毒霸、安全衛(wèi)士等殺毒軟件，避免計算機病毒出現(xiàn)導(dǎo)致檔案信息被泄露或損毀。同時，管理人員可以加強對檔案信息化的探索，保證從業(yè)人員能夠做好作業(yè)登記工作，采用“黑名單”“白名單”制度，監(jiān)管用戶信用，確保在用戶查閱檔案信息時能夠等級備案，運用實名制的管理方式，杜絕發(fā)生檔案數(shù)字化安全事故。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案數(shù)字化安全管理體系的有效構(gòu)建，在一定的層面上能夠提升檔案管理工作整體的質(zhì)量，改變了相對單一的檔案管理工作模式。因為現(xiàn)階段我國數(shù)字化管理體系建設(shè)仍然存在諸多不足之處，所以檔案管理部門應(yīng)該在提高自身認知的同時，加強對數(shù)字化檔案安全管理體系的構(gòu)建，著重加強制度體系建設(shè)、加快檔案數(shù)字化人才培養(yǎng)，多措并舉，杜絕檔案數(shù)字化安全事故，營造更加符合現(xiàn)代社會發(fā)展趨勢的檔案數(shù)字化管理工作的環(huán)境。

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作者單位：北京市城市建設(shè)檔案館

作者簡介：王晨（1993—），女，漢族，北京人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。