許鳳茹

[摘 要]加快建設物資管理信息建設，一方面可以從根本上緩解現(xiàn)代化管理要求與落后技術手段之間的矛盾，大幅度提高物流管理的現(xiàn)代化水平；另一方面可以以此系統(tǒng)為基礎，實現(xiàn)物流過程的優(yōu)化和再造，充分挖掘物流效益，提高經濟效益。

[關鍵詞]物資管理 信息系統(tǒng) 建設

物資管理現(xiàn)代化，就是運用現(xiàn)代科學管理的方法和技術，合理有效地組織、指揮、詞節(jié)、監(jiān)督生產資料流通中的各項經濟活動，以最少的勞動消耗，取得最大的經濟效益。

一、系統(tǒng)建設的目標

（一）提高工作效率和質量。該系統(tǒng)借助于物資信息庫的維護和各項管理信息的高度共享，能迅速了解各項管理內容及面向供應鏈管理，它對供應鏈上的所有環(huán)節(jié)進行全方位管理和控制。包括供銷、財務、運輸、倉儲、質量、資金、投資等管理，售后服務及質量反饋等。大幅度提高了物資管理工作的效率和質量。

（二）提高管理水平，加強科學決策。用新的管理模式和業(yè)務流程改造原有的管理模式與業(yè)務流程，對本企業(yè)所有物資資源與活動分析自己進行優(yōu)化配王與效率管理。實現(xiàn)企業(yè)物資資源的合理高效利用，追求利潤最大化。

（三）減輕勞動強度。實現(xiàn)信息共享和縮短信息收集周期，把物資管理人員從繁瑣的物資登記，分類統(tǒng)計、匯總報表，檢查等工作中解放出來。

二、充分發(fā)揮信息在物資管理中的作用

信息在物資管理中的作用有以下幾點：

（一）它是物資部門決策的基礎。所謂決策，也就是確定目標，要使制定的目標合理可行，符合實際，就要以大量可靠的全面反映客觀過程的信息為基礎，掌握信息和了解情況是對決策者的起碼要求。否則，不研究信息，不重視數(shù)據(jù)分析，就會導致決策的失誤。

（二）它是物資系統(tǒng)制訂計劃的依據(jù)。物資計劃是物資工作的起點，是物資工作的一項重要內容。物資系統(tǒng)的信息包括兩個方面：一方面是物資系統(tǒng)內部的信息，如記賬憑證、統(tǒng)計資料，庫存情況及各項經濟指標的完成情況、經營管理的經驗和問題等；另一方面是物資系統(tǒng)外部的信息，如國家有關政策、法令，國民經濟計劃，上級的建議或指令，供貨單位的生產情況，用貨單位的消耗定額等。物資管理人員根據(jù)這些原始信息進行加工處理、分類比較，才會得出物資計劃的最佳方案。

（三）它是組織和控制物資供應的依據(jù)和手段。物資的流動取決于信息流，信息流對物流起控制和指揮作用。另一方面，根據(jù)物流活動中出現(xiàn)的問題，也通過信息反饋，修改或做出新的計劃、供應、倉儲方案，以保證物資管理工作的正常進行。

（四）它是保證物資系統(tǒng)各個單位各個環(huán)節(jié)協(xié)調工作的重要條件。為了使物資系統(tǒng)各層次、各環(huán)節(jié)的工作有機地聯(lián)系起來，就必須借助于一個四通八達的信息網絡來溝通，從而達到現(xiàn)代化物資管理之目的。

三、管理信息系統(tǒng)的體系和框架

管理信息系統(tǒng)的精髓在于以現(xiàn)代管理理念規(guī)范管理流程，達到“規(guī)范”和“提高”的目的。物資管理信息系統(tǒng)在體系框架上，按照管理的職能分析，應分為物資計劃管理、采購管理、庫存管理、存貨核算管理四個部分。管理以計劃為龍頭，通過計劃管理準確編制物資計劃，保證生產正常進行，又減少庫存積壓。在計劃管理引導下，實施采購管理以及時獲得生產所需的物資；通過庫存管理，實現(xiàn)物資在庫的全面控制和管理。通過存貨核算管理，控制存貨的收發(fā)、領退和保管過程，監(jiān)督存貨的資金占用情況，完成與物資相關的經濟核算，促進企業(yè)提高資金的使用效果。

四、管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)結構設計

數(shù)據(jù)結構設計既要滿足常規(guī)物資管理的需要，同時又要滿足經營管理和管理控制的需要。為此，物資系統(tǒng)在數(shù)據(jù)結構上，應將物資基礎檔案劃分為倉庫檔案、存貨分類檔案、存貨檔案、收發(fā)類別檔案、供應商檔案等五類，形成清晰的基礎數(shù)據(jù)層次結構。其中，倉庫檔案是為了實現(xiàn)對倉庫基本信息的管理。存貨分類檔案是為了實現(xiàn)對存貨分類編碼、名稱等信息的管理。存貨檔案是對存貨目錄的設立和管理，應含基本信息(如物資編碼及所對應的物資名稱、規(guī)格型號等)、成本信息、控制信息(ABC分類、最高最低儲備量、安全庫存等信息)及質量要求等其它信息。收發(fā)類別檔案是為了區(qū)分物資的出入庫情況和使用方向而設置的。供應商檔案即供應商信息，籍此實現(xiàn)對供應商的管理，為今后實施先進的供應鏈管理，建立科學的供應商關系奠定基礎。

五、信息系統(tǒng)的管理

（一）物資計劃管理。物資計劃管理分為物資需求計劃管理及物資采購計劃管理兩個部分和兩個階段。企業(yè)的物資需求有兩類：

獨立需求與相關需求。獨立需求計劃是由各需求部門獨立提出的；而相關需求計劃則是根據(jù)已批準的生產及檢修計劃自動生成相應的物資需求計劃，以實現(xiàn)物資管理與生產檢修計劃管理的實時聯(lián)動。獨立需求計劃和相關需求計劃匯總后由物資管理部門分類統(tǒng)計形成物資需求計劃。以物資需求計劃為基礎，與庫存進行平衡后，形成采購計劃。所有這些流程都必須在計算機系統(tǒng)中以嚴格的用戶權限來審批完成。

（二）采購管理。采購環(huán)節(jié)的各種票據(jù)是企業(yè)物資管理與財務管理的結合點。在采購管理系統(tǒng)中，為跟蹤訂單執(zhí)行情況、按采購發(fā)票確認采購入庫成本以及準確處理采購退貨業(yè)務，采購訂單處理實現(xiàn)全程電子化是關鍵。另外，采購環(huán)節(jié)的電子化使得物資管理系統(tǒng)可與財務管理系統(tǒng)集成，這樣就能隨時掌握各項采購業(yè)務的財務情況。通過采購管理系統(tǒng)，經對各種采購訂單，發(fā)票、結算單的統(tǒng)計與對比分析，實現(xiàn)采購業(yè)務管理的事前預測、事中控制、事后分析。為規(guī)范采購訂單管理，首先必須嚴格以物資采購計劃為依據(jù)制定采購訂單，從源頭上杜絕采購的隨意性；在貨物到庫后，再以訂單核對入庫單，兩者一一對應，這樣就能準確掌握訂單執(zhí)行情況。在采購發(fā)票管理中，對已收到供貨單位的發(fā)票但尚未收到貨物的，必須對發(fā)票進行壓單處理，待貨物到達后再進行報賬結算處理。同時，為掌握在途貨物情況，也可以先將發(fā)票輸入，這樣就為企業(yè)內部準時供貨制度提供保障。物資管理工作中，對物資已入庫但因再檢驗不合格而形成的退貨業(yè)務，常給正常業(yè)務流轉帶來困擾。為此，采購管理系統(tǒng)應針對不同情況，采取以下解決辦法：對尚未結算的退貨，需填寫與入庫單相同數(shù)額的退貨單沖抵原入庫單；對結算后退貨的，還需再填制紅字發(fā)票，將退貨單與紅字發(fā)票進行結算，沖抵原入庫單數(shù)據(jù)。

（三）庫存管理。入庫過程是物資經驗收后入庫并錄入入庫單的過程；出庫過程是物資需求部門按原需求計劃提出領料申請，經物資部門校核后發(fā)料并錄入出庫單的過程。對出入庫工作的管理，關鍵是監(jiān)督機制的建立。企業(yè)財務部門應每月對所有入庫單、出庫單進行稽核，并形成財務憑證，實現(xiàn)物資管理與財務管理的結合，至此完成物資在庫全過程的管理。另外，庫存管理系統(tǒng)還需考慮對調撥、盤點業(yè)務的管理。應用庫存管理系統(tǒng)，重點在于對各種賬表的管理及利用。

物資管理是企業(yè)生產經營管理中不可缺少的組成部分。工業(yè)企業(yè)的物資管理，就是對企業(yè)生產過程中所需各種物資的采購、儲備，使用等進行計劃、組織和控制。加強物資管理，合理地組織采購、存儲、使用物資，對于促進企業(yè)生產發(fā)展，提高產品質量，降低產品成本，加強資金周轉，增強企業(yè)盈利等都具有十分重要的意義。

參考文獻

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