江 滔

摘要筆者對新時期高校辦公室工作特點進行了探討,分析了新時期高校辦公室工作存在著思想觀念落后、規(guī)章制度缺失、督查催辦不力、相互交流不暢和辦公資源浪費等方面的問題,并提出了做好新時期高校辦公室工作要堅持“五抓”。

關(guān)鍵詞新時期;高校辦公室工作;主要問題;“五抓”

中圖分類號G472文獻標識碼A文章編號1673-9671-(2009)112-0081-01

新時期高校辦公室工作有著更高的期許和要求。一言以蔽之,要當好助手、搞好協(xié)調(diào)、做好服務(wù)。當好助手,就是緊緊圍繞高校中心工作和工作重點,出主意、當參謀、抓落實;搞好協(xié)調(diào),就是積極發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用,促進高校工作的和諧互補;做好服務(wù),就是全心全意為領(lǐng)導(dǎo)和師生員工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。隨著高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展和高等教育改革的不斷深化,高校辦公室的任務(wù)越來越繁重,工作越來越復(fù)雜,其地位和作用也更加突出。如何正確認識不斷變化的新形勢對高校辦公室工作的新要求,把握高校辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律,不斷提升高校辦公室工作水平,是擺在每個高校辦公室人員面前的一項重要課題。

1新時期高校辦公室工作的特點

高校辦公室作為高校的綜合管理機構(gòu),是承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的樞紐,其工作錯綜繁雜,事務(wù)性的工作如辦文、辦會、辦事很多,瑣碎零散的事應(yīng)接不暇。因此,有人認為高校辦公室只是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的辦事機構(gòu),辦公室整天就是“抄抄寫寫、收收發(fā)發(fā)、跑跑看看、忙忙碌碌”,這其實是對高校辦公室工作認識上的一種誤解。新時期高校辦公室工作責(zé)任重大,工作具體,具有如下特點:一是事務(wù)龐雜。高校辦公室工作千頭萬緒,包羅萬象,其職責(zé)是參與政務(wù)、處理事務(wù)、搞好服務(wù)。因此,公文處理、會議組織、信息調(diào)研、督查催辦、工作例會、檔案管理、蓋章用印等都是其工作的范疇。二是工作要求嚴。高校辦公室是一個單位的“窗口”,處理工作事務(wù)要求規(guī)范有序,辦公室人員的言行舉止代表著本單位的形象,容不得出半點差錯。三是信息化需求高。當前,高校結(jié)構(gòu)性調(diào)整、多校區(qū)辦學(xué),內(nèi)部體制改革、人員精簡,終身教育和遠程教育體系的建立等都需要高校實行信息化、自動化管理,以提高辦事效率和管理效能。高校辦公室必須成為高校的信息中心,全面搜集、加工和傳遞與教育相關(guān)的信息。四是服務(wù)必須主動。高校辦公室工作歸根到底就是要做好“服務(wù)”文章,而服務(wù)多屬在領(lǐng)導(dǎo)授意下去完成某事,這就難以避免處在被動狀態(tài)。

2新時期高校辦公室工作存在的問題

就目前情況來看,高校辦公室能夠發(fā)揚“敬業(yè)、求實、勤勉、高效”的工作作風(fēng),有條不紊地開展各項工作,確實保證了高校整體工作的協(xié)調(diào)推進和有序高效運作。但在看到成績的同時,也必須清醒地認識到,高校辦公室工作還存在諸多亟待解決的問題。

2.1思想觀念落后

受傳統(tǒng)思維模式的束縛,高校辦公室人員認為照抄、照搬、照轉(zhuǎn)不容易出差錯,缺乏動態(tài)思維;部分辦公室人員過多依賴傳統(tǒng)的經(jīng)驗式管理,只滿足于文件收發(fā)、會務(wù)安排、來訪接待等事務(wù)性工作的處理,缺乏主動參政意識。

2.2規(guī)章制度缺失

部分高校辦公室缺乏一整套健全完善的規(guī)章制度、嚴格規(guī)范的辦事程序和行之有效的激勵機制,造成管理上的無序和混亂,經(jīng)常出現(xiàn)工作重復(fù)、政出多門、作風(fēng)不實、人員積極性不高等現(xiàn)象。

2.3督查催辦不力

由于缺乏嚴格規(guī)范的督查機制,部分高校辦公室督辦工作缺乏重點,胡子眉毛一把抓,往往使得工作陷入被動局面,陷入繁雜的具體事務(wù)中去。

2.4相互交流不暢

各高校辦公室人員見面時嘴上常說:“天下辦公室是一家”,其實這“自家人”平時的確很少往來,即便是同處一個城市的高校聯(lián)系也很有限。上級主管機關(guān)安排會議太少,大家?guī)缀鯖]有見面的機會,即使偶爾隨領(lǐng)導(dǎo)出差辦事,也往往因為時間緊而少有屬于自己的活動時間。

3做好新時期高校辦公室工作的對策建議

科學(xué)發(fā)展觀是高校辦公室工作的重要指針,是做好新時期高校辦公室工作的行動指南。高校辦公室人員只有深入學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀,切實把科學(xué)發(fā)展觀的基本要求貫徹落實到辦公室工作的全過程,才能轉(zhuǎn)變觀念、開拓創(chuàng)新,才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)和師生員工服務(wù)。具體地講,做好新時期高校辦公室工作要堅持“五抓”。

3.1抓觀念,求創(chuàng)新

觀念支配行動,思路決定出路。新形勢下,高校辦公室工作內(nèi)涵不斷豐富,外延不斷擴大,不斷涌現(xiàn)的新生事物和新問題使以往的習(xí)慣做法、工作經(jīng)驗和程序規(guī)范已經(jīng)不能完全適應(yīng)形勢發(fā)展的新需求。這就要求高校辦公室人員要適應(yīng)形勢發(fā)展的需要,積極探索辦公室工作的內(nèi)在規(guī)律,解放思想,實事求是,在觀念、思路上有所更新,在方法、舉措上有所創(chuàng)新,不斷探求解決新問題的新途徑。一是強化精品意識。要以認真細致、嚴謹踏實態(tài)度,一絲不茍、精益求精的作風(fēng),善始善終做好每一項工作。做到辦文嚴絲無縫、辦會滴水不漏、辦事無可挑剔。要養(yǎng)成快中求穩(wěn)、穩(wěn)中求細、細中求好的工作習(xí)慣,力求工作做實、做細、做好、做精。二是樹立超前意識。《禮記●中庸》中說:“凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢”。而這種“預(yù)”,就是指工作的“超前意識”,也就是提前思考與謀劃。對辦公室人員來說,要突出預(yù)見性,增強工作的主動性、超前性、創(chuàng)造性,凡事想在先、干在前,提前介入,先人一步,未雨綢繆。實際工作中,應(yīng)做到“四個轉(zhuǎn)變”:從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事,又出謀劃策;從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;從單純憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理;從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。三是善于“回頭看”。漢代文帝、景帝以史資政,創(chuàng)造了“文景之治”;唐代李世民以史為鑒,成就了“貞觀之治”。這也啟示高校辦公室人員要善于認真、定時回頭盤點,總結(jié)得與失,汲取經(jīng)驗教訓(xùn),既要用事實來肯定成績,又要找出自身存在的問題與不足;既要從成功實踐中獲得新發(fā)現(xiàn)、悟出新啟迪、找到新方法,又要敢于正視工作中存在的薄弱環(huán)節(jié),堅決杜絕僅作過程性的回顧、程式性的總結(jié)。

3.2抓規(guī)范,促管理

鄧小平同志曾經(jīng)指出:“制度問題更帶有根本性、全局性、穩(wěn)定性和長期性”。高校辦公室工作的程序性、規(guī)范性很強,做好這項工作更需要遵循一套科學(xué)合理、便于操作的工作規(guī)章制度。一要在制度的建立和完善上下功夫。根據(jù)新的形勢和任務(wù)要求,不斷充實完善學(xué)習(xí)制度、報告制度、督查制度、經(jīng)費使用制度等辦公室工作制度內(nèi)容。二要重視常規(guī)制度的建設(shè)。完善公文處理、會議組織、信訪接待、督查催辦、工作例會、檔案管理、考勤考核等常規(guī)制度,做到辦公室常規(guī)工作程序化、固定化,減少因工作忙碌而出差錯。三要強化人本意識。建立既能約束又能激勵辦公室人員的競爭激勵機制,通過考核,把德才兼?zhèn)?、工作業(yè)績突出、師生員工公認的優(yōu)秀工作人員通過一定的組織程序加以提拔和使用,激勵、調(diào)動工作人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性。四要規(guī)范辦事程序。嚴格按照辦事程序進行規(guī)范管理,避免主觀隨意性,不越位、不缺位、不失位,形成用制度管人辦事的科學(xué)管理機制。五要建立保障制度落實的有效機制。建立凡事有據(jù)可查、凡事有人負責(zé)、凡事有量化標準、凡事有章可循的落實機制,確保辦公室各項工作目標明確、責(zé)任到位、落到實處、取得實效。

3.3抓督辦,保落實

督辦工作就其實質(zhì)來說,是實施決策、落實批示的一項后續(xù)保證工作,也是高校辦公室的一項重要工作內(nèi)容。領(lǐng)導(dǎo)目標的實現(xiàn)和計劃的完成, 關(guān)鍵在于落實?！安贾枚?、檢查少”是長期以來高校辦公室工作的薄弱環(huán)節(jié)。做好督辦工作,要把握好以下四個方面:一要圍繞中心工作抓好督查。對涉及全局的重要問題以及領(lǐng)導(dǎo)、師生員工關(guān)注的熱點、難點問題,要跟蹤督查,緊抓不放,既查工作進度,又查實際成效。二要抓好專項督查。對上級部門交辦的專項工作,要強化責(zé)任,督查人員既要親自參與,又要督促有關(guān)單位認真落實。三要改進督查方法。要科學(xué)安排、詳細制定督查工作計劃和方案,對督查工作情況定期進行通報,提高督查實效。四要嚴肅辦事紀律。要嚴格按政策辦事,把政策作為辦公室工作的生命線;要依法辦事,督查過程中必須學(xué)法、懂法、守法,嚴格按照法律法規(guī)來開展工作;要按組織原則辦事,堅持民主集中制原則,堅持一級對一級負責(zé),對經(jīng)辦的事情要做到事事有回音,件件有落實,真正做到一以貫之、一絲不茍、一著不讓地遵循、細化落實督查工作。

3.4抓交流,謀提高

交流是學(xué)習(xí)經(jīng)驗、開闊眼界、轉(zhuǎn)變觀念、拓寬思路的有效辦法,也是收集各種信息、掌握現(xiàn)行政策以及教育改革新舉措的有效途徑,是提高辦公室工作層次和工作水平的重要途徑,有利于各高校辦公室之間的相互交流、取長補短和共同提高,也有利于營造院校發(fā)展的良好內(nèi)外環(huán)境。一要加強交流培訓(xùn)。荀子曰:“假輿馬者,非利足也,而致千里;假舟楫者,非能水也,而絕江河。君子生非異也,善假于物也”。辦公室工作地位特殊,作用關(guān)鍵,要有所作為、有大作為,僅靠自身力量是不夠的,必須學(xué)會“借”術(shù),善于利用外部資源,整合各方力量,變他勢為我所乘,變他機為我所用,變他題為我所借,變他力為我所使。因此,要盡可能地安排辦公室人員分批分次到其他院校或企事業(yè)單位考察、學(xué)習(xí),達到增進友誼、增強互動與合作交流目的;安排辦公室人員參加學(xué)歷或非學(xué)歷的短期培訓(xùn),提高其理論水平和業(yè)務(wù)知識,實現(xiàn)辦公室人員的知識化和專業(yè)化。二要定期召開辦公系統(tǒng)研討會。辦公室工作是一個職業(yè),有其科學(xué)的內(nèi)涵。通過定期開展工作交流和業(yè)務(wù)研討活動,不僅可以傳達黨的有關(guān)文件、方針、政策,還可以在部門之間架起一套完善的信息網(wǎng)絡(luò),為辦公室人員系統(tǒng)廣泛學(xué)習(xí)、研究和交流創(chuàng)造有利條件。

參考文獻

[1]楊洪青,趙彥軍,徐嘉一.論加強高校辦公室工作[J].河北科技師范學(xué)院學(xué)報(社會科學(xué)版),2004,2:68.

[2]王忠山.新時期提升高校辦公室工作水平的幾點思考[J].濰坊學(xué)院學(xué)報,2008,5:149.

[3]羅志民.辦公室工作要善用“借”功[J].領(lǐng)導(dǎo)科學(xué),2008,19:37.

[4]米寶昌,韓寶軍.高校辦公室工作研究與創(chuàng)新[J].職業(yè)時空,2006,22:17.