【摘 要】高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理是高校管理的重要組成部分，教學(xué)檔案是學(xué)院教學(xué)管理中的重要信息資料，是反映教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理水平的重要憑證和教學(xué)研究的客觀依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】二級(jí)學(xué)院 教學(xué)檔案 管理

1 教學(xué)檔案管理的類型和內(nèi)容

1.1綜合管理類檔案

包括上級(jí)部門下達(dá)的教學(xué)指導(dǎo)材料；學(xué)校教學(xué)管理；學(xué)院教學(xué)會(huì)議記錄；教學(xué)管理制度；教師教研活動(dòng)；教學(xué)工作計(jì)劃；專業(yè)建設(shè)規(guī)劃；師資隊(duì)伍建設(shè)情況；教學(xué)管理隊(duì)伍情況等。

1.2專業(yè)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類檔案

包括實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的材料及實(shí)驗(yàn)室的論證、評(píng)估、申報(bào)及審批材料、儀器設(shè)備的購置計(jì)劃、報(bào)告、安裝調(diào)試、保修單、移交文件、檢修使用故障記錄、使用情況統(tǒng)計(jì)等。

1.3教學(xué)與實(shí)踐類檔案

包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱；教學(xué)日歷；教案、多媒體課件；教學(xué)任務(wù)書；課表、學(xué)生測(cè)評(píng)；試卷管理；調(diào)課記錄；期末考試安排；學(xué)生成績(jī)；畢業(yè)論文；畢業(yè)實(shí)習(xí)考核表等。

1.4學(xué)生管理類檔案

包括專業(yè)學(xué)生名冊(cè)；學(xué)籍更改；各門課程成績(jī)冊(cè)；學(xué)生個(gè)人檔案，學(xué)位清冊(cè)；就業(yè)指導(dǎo)；畢業(yè)生去向；畢業(yè)生調(diào)查等。

2 教學(xué)檔案的作用

2.1查考與憑證作用

教學(xué)檔案是高校教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作狀態(tài)的記載。它是全體師生員工在教學(xué)活動(dòng)中直接形成的。因此，在查考材料和處理問題時(shí)，它可以為人們提供無可質(zhì)疑的證明材料。高校在開展教學(xué)研究活動(dòng)、編寫校史、查閱學(xué)生情況等都起著重要的歷史憑證作用。

2.2為提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)

一所學(xué)校和學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量如何，這些都與教學(xué)檔案息息相關(guān)。有完整的教學(xué)檔案也就有了比較多的經(jīng)驗(yàn)和成果，并加以完善和提高，為教學(xué)活動(dòng)提供借鑒和分析，才有可能提高教學(xué)質(zhì)量。

2.3為加強(qiáng)教學(xué)管理提供參考

教學(xué)管理水平在很大程度上得依靠教學(xué)檔案。通過對(duì)教學(xué)檔案中有關(guān)內(nèi)容的分析、總結(jié)、從宏觀上明確學(xué)校的發(fā)展方向，制定教學(xué)計(jì)劃，更好地安排師資，并可根據(jù)實(shí)際需要制定短期規(guī)劃和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。

2.4教學(xué)檔案是教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流的有利工具

學(xué)校要發(fā)展，有時(shí)需要接受兄弟院校的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，要了解學(xué)校的規(guī)劃、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱等等。將這部分檔案進(jìn)行科學(xué)地集中統(tǒng)一管理后，勢(shì)必方便兄弟院校間的經(jīng)驗(yàn)交流，促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展。

3 二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問題

3.1教學(xué)檔案材料收集不全面

二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案工作規(guī)范程度低，層級(jí)歸檔機(jī)制不明，師生員工的檔案意識(shí)不強(qiáng)，不少教學(xué)檔案散存于部門或個(gè)人手中，沒有定時(shí)收集整理；檔案材料不歸、漏歸現(xiàn)象嚴(yán)重。

3.2數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，材料不規(guī)范

統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)繁多，相互間不一致現(xiàn)象嚴(yán)重。諸如學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)、畢業(yè)論文答辯、科研獲獎(jiǎng)統(tǒng)計(jì)、歷年考研學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)等各類數(shù)據(jù)出處甚多，相互不一；有的教學(xué)檔案未按檔案歸檔要求進(jìn)行規(guī)范。

3.3教學(xué)檔案服務(wù)方式落后

當(dāng)今的時(shí)代是一個(gè)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全新時(shí)代，但很多學(xué)院的教學(xué)檔案信息仍停留在運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，信息化管理手段明顯滯后。

4 二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理策略

4.1樹立正確的教學(xué)檔案管理思想

教學(xué)檔案的管理應(yīng)由主管教學(xué)的院長(zhǎng)具體領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。加強(qiáng)教學(xué)檔案工作應(yīng)從幾個(gè)方面著手:一是要建立教學(xué)檔案室，按照集中統(tǒng)一管理的原則，把分散在教學(xué)部門和個(gè)人手里應(yīng)歸檔保存的教學(xué)文件材料集中起來，進(jìn)行統(tǒng)一管理；二是要配備專職教學(xué)檔案管理人員；三是要把教學(xué)檔案工作真正納入學(xué)院教學(xué)工作計(jì)劃，把教學(xué)檔案工作作為教學(xué)管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓。

4.2建立健全完善合理的教學(xué)檔案管理制度

制定嚴(yán)格的制度，使檔案管理能夠做到按章辦事。將教學(xué)材料的歸檔工作同年終考核及職務(wù)晉升、職稱評(píng)聘等掛鉤，從而增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任感和歸檔的積極性。教學(xué)檔案要確定保管價(jià)值與保管年限，同時(shí)要從長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)，不斷依據(jù)變化了的實(shí)際情況對(duì)庫存資料、分類原則、目錄編碼等進(jìn)行調(diào)整，使教學(xué)檔案在數(shù)量與質(zhì)量?jī)煞矫姹３謩?dòng)態(tài)平衡，以便于開發(fā)利用。

4.3提高教學(xué)管理人員素質(zhì)與水平

教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作質(zhì)量的好壞，檔案人員不僅要精通檔案管理業(yè)務(wù)，還要了解所涉及的專業(yè)知識(shí)；不僅要熟悉手工管理方式，還要掌握檔案現(xiàn)代化管理的基本技能；不僅要會(huì)立卷歸檔保管，還要有科學(xué)管理、主動(dòng)服務(wù)、有效提供信息資源的意識(shí)。為此，就要加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，以掌握新的檔案管理技能和方法。

4.4教學(xué)檔案信息化管理，提高工作效率

充分利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的編目管理，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索，提高查詢效率。建立了一批電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫。另外要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案材料的遠(yuǎn)程檢索與鑒定利用，真正實(shí)現(xiàn)資源共享，從而提高教學(xué)檔案的利用價(jià)值。

二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理是高校管理的重要組成部分，它是改進(jìn)教學(xué)工作、促進(jìn)教學(xué)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的信息資源。

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作者簡(jiǎn)介：江洪軍（1970-），男，遼寧喀左人，學(xué)士，沈陽大學(xué)助理研究員，主要從事高等教育管理。

（作者單位：沈陽大學(xué)體育學(xué)院）