李 祺

摘要高職院校的教學(xué)工作有別于普通高校,教務(wù)管理的面相對來說要復(fù)雜一些。加強高職院校的教務(wù)管理,提高教育教學(xué)質(zhì)量,是提升高職院校辦學(xué)水平的重要環(huán)節(jié)。文章從教務(wù)管理中運用現(xiàn)代信息技術(shù)輔助教務(wù)管理得到一些體會,從而指出發(fā)揮其優(yōu)勢的必要性。

關(guān)鍵詞高職院校教務(wù)管理信息技術(shù)計算機應(yīng)用

中圖分類號:G434文獻標識碼:A

在高校,教學(xué)管理是學(xué)校運作的中心樞紐,教學(xué)管理的質(zhì)量直接關(guān)系到一所高校在當代社會競爭中的地位甚至生存與發(fā)展。當今時代,計算機信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用,為高校教學(xué)管理提供了有力手段。一所高等學(xué)校,尤其是我院這樣一所高職院校,要走在時代的先進行列,實現(xiàn)教學(xué)管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化,其關(guān)鍵就在于要運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立計算機教學(xué)管理系統(tǒng),實現(xiàn)管理的電腦化。

1 高職院校教務(wù)管理需要引入計算機信息技術(shù)管理

高等職業(yè)教育經(jīng)過近20年的發(fā)展,辦學(xué)規(guī)模迅速壯大。截止2008年底,獨立設(shè)置的高職學(xué)校數(shù)量為1300多所;高職院校招生人數(shù)超過了普通本科招生人數(shù);在校生人數(shù)已達到普通本科在校生人數(shù)。加強高職院校內(nèi)涵建設(shè),提高辦學(xué)質(zhì)量刻不容緩。在衡量一所高職院校辦學(xué)水平的指標體系中,教務(wù)管理是其中最重要的一環(huán)。

在當前的形勢下,隨著社會的不斷進步與發(fā)展,教育的現(xiàn)代化、規(guī)范化和管理現(xiàn)代化的步伐也不斷加快。教育的現(xiàn)代化要求教務(wù)工作也應(yīng)當現(xiàn)代化、規(guī)范化。管理現(xiàn)代化既包括管理思想、管理體制的現(xiàn)代化,也包括管理方法、管理手段的現(xiàn)代化。管理手段現(xiàn)代化主要是指計算機在管理中的應(yīng)用。

由于近幾年來高職院校教學(xué)管理體制和學(xué)生培育機制的不斷改革和調(diào)整,辦學(xué)形式更加多樣化,高職院校的教務(wù)部門對各種教學(xué)信息的處理與分析工作越來越繁重和復(fù)雜,傳統(tǒng)的教務(wù)管理方式已不能適應(yīng)高職院校教育管理形勢的發(fā)展和工作的需要。因此,必須運用計算機及其網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),摸索出一條高職院校教務(wù)管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化的模式。

在教務(wù)管理中引入現(xiàn)代信息技術(shù)輔助管理,可以提高管理質(zhì)量,規(guī)范管理行為,大大節(jié)約管理成本,減少人為的失誤。引入現(xiàn)代信息技術(shù)輔助管理的要求:構(gòu)建校園網(wǎng)絡(luò)平臺,建立教務(wù)管理信息動態(tài)數(shù)據(jù)庫,普及計算機并與互聯(lián)網(wǎng)連接,教務(wù)管理軟件的運用與開發(fā)。

高職院校教務(wù)管理的內(nèi)容主要涵蓋:教學(xué)管理制度與運行管理、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系的構(gòu)建。具體管理范圍為:教師教學(xué)業(yè)務(wù)的管理(包括教學(xué)任務(wù)的下達、教學(xué)常規(guī)管理、排課、教材教輔預(yù)定與下發(fā))、教學(xué)督導(dǎo)、教學(xué)資源的共享、教材管理、學(xué)生選修與重修、考試與補考、學(xué)生學(xué)業(yè)成績、證書考試報名及發(fā)證、教學(xué)資料管理等方面的工作。

2 計算機技術(shù)在教務(wù)管理工作的應(yīng)用

隨著高職院校教學(xué)工作的巨大變革,教務(wù)管理手段必須有相應(yīng)的突破,才能適應(yīng)新形勢下教學(xué)管理工作的發(fā)展。高職院校應(yīng)依托計算機建立教務(wù)管理系統(tǒng),對各種信息數(shù)據(jù)進行科學(xué)、客觀、全面、實時的定性分析。

計算機在教務(wù)管理應(yīng)用的表現(xiàn)就是教務(wù)管理信息系統(tǒng)的建立。這個大的教務(wù)管理信息系統(tǒng)包括教學(xué)教務(wù)管理中計算機系統(tǒng)的建立和教學(xué)研究管理工作中的計算機輔助系統(tǒng)的建立。

教學(xué)教務(wù)管理中的計算機輔助管理系統(tǒng),包括招生信息管理系統(tǒng)、學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)、課表編排與選課管理、教材信息與建設(shè)管理系統(tǒng)、實驗教學(xué)與設(shè)備管理系統(tǒng)、考試安排與管理系統(tǒng)與學(xué)生成績管理系統(tǒng)等等。這些系統(tǒng)可以將教務(wù)管理中的各項基本工作納入計算機管理,這是實現(xiàn)教務(wù)管理計算機化的最基本、最重要一步。

教學(xué)研究管理工作中的計算機輔助系統(tǒng),有教學(xué)計劃管理系統(tǒng)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與評估系統(tǒng)、課程建設(shè)質(zhì)量評估系統(tǒng)、專業(yè)辦學(xué)水平評估系統(tǒng)、試題庫建設(shè)與管理系統(tǒng)、試題質(zhì)量分析系統(tǒng)等,這是教務(wù)管理的重要輔助,也是教務(wù)管理質(zhì)量的保證與監(jiān)督機制。將這些系統(tǒng)輔以計算機管理,能大大提高教學(xué)管理的質(zhì)量和水平,是利用計算機進行教學(xué)管理的更高層次的形式。

在大力提倡計算機技術(shù)服務(wù)于教務(wù)管理工作之前,我們必須對教務(wù)管理信息系統(tǒng)有全面的正確的認識,而正確的認識則首先來自于對管理信息系統(tǒng)的認識。教務(wù)管理就是合理協(xié)調(diào)利用現(xiàn)有的辦學(xué)資源,達到既定的人才培育目標,實現(xiàn)預(yù)期的社會效益與經(jīng)濟效益。

3 運用計算機信息技術(shù)手段輔助師生工作與學(xué)習(xí)

3.1教師教學(xué)常規(guī)及教學(xué)過程管理

學(xué)期中期,教務(wù)部門將教師下一學(xué)期的教學(xué)任務(wù)下達,利用綜合教務(wù)管理系統(tǒng)以系部為單位公布在網(wǎng)絡(luò)平臺上,教師自行下載。教師通過網(wǎng)絡(luò)定教材、教輔資料。學(xué)期末,公布課程具體安排表。同時,教師的課程授課計劃、課程教案、課程PPT、課程實訓(xùn)實作計劃等文件,在規(guī)定的時間內(nèi)通過網(wǎng)絡(luò)上傳至教務(wù)處網(wǎng)頁上的專門文件柜。超過時限,數(shù)據(jù)庫自行關(guān)閉。教師在學(xué)期中因病(事)需要課程調(diào)換,須部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,做出調(diào)整,發(fā)布到綜合教務(wù)系統(tǒng)平臺上。教師參加教研活動情況、進修情況、發(fā)表學(xué)術(shù)論文及課題研究、重點專業(yè)申報及建設(shè)、課程改革、教師參與市場或行業(yè)調(diào)研等方面的情況均可以記錄在教務(wù)管理數(shù)據(jù)庫中。綜合教務(wù)管理系統(tǒng)與圖書館、科研圖情處、相關(guān)教學(xué)資料查詢網(wǎng)站鏈接,為教師提供較為豐富的教學(xué)信息資源,為教師提供資料查詢的廣闊平臺。

3.2教學(xué)輔助管理

教務(wù)管理人員將教師上傳的課程授課計劃、課程教案、課程PPT、教師課堂教學(xué)錄像按專業(yè)大類,分課程公布在綜合教務(wù)管理系統(tǒng)上。學(xué)生利用學(xué)號和密碼進入系統(tǒng)查閱觀看。對于在校外參加教學(xué)實習(xí)的畢業(yè)班級學(xué)生更具有現(xiàn)實作用。

高職院校的教材管理難度較大,教材種類繁多,涉及到技能指導(dǎo)類、實習(xí)實作類輔導(dǎo)資料多,一部分指導(dǎo)類書籍由任課教師編寫,教務(wù)處還要負責(zé)聯(lián)系出版社、印刷廠。同時,由于選修課程的存在,學(xué)生領(lǐng)書情況千差萬別,給經(jīng)費結(jié)算帶來影響。引入現(xiàn)代信息技術(shù)手段輔助后可減輕負擔。學(xué)生書費由教務(wù)綜合系統(tǒng)提供學(xué)年總成績表所列科目,進行個人結(jié)算。

3.3學(xué)生個人信息平臺構(gòu)建

3.3.1學(xué)生錄取進校后,圖像、家庭住址、家庭成員、家庭經(jīng)濟情況及家長聯(lián)系電話、個人聯(lián)系電話、學(xué)業(yè)檔案均進入數(shù)據(jù)庫。在大學(xué)階段的表現(xiàn)情況、個人獎懲情況等及時掃描、錄入數(shù)據(jù)庫。學(xué)生在申請國家助學(xué)金、貸款、畢業(yè)工作推薦等方面可以調(diào)閱參考。畢業(yè)后將相關(guān)情況匯總至學(xué)生個人檔案。

3.3.2學(xué)生選課。學(xué)院開設(shè)了全院公選、專業(yè)選修共幾百門的選修課程。學(xué)生可以在綜合教務(wù)系統(tǒng)上了解到選修課程介紹、學(xué)分設(shè)置、主講教師情況。學(xué)生根據(jù)需要進行網(wǎng)絡(luò)選課、選任課教師。

3.3.3學(xué)習(xí)成績查詢。學(xué)期末,教師將學(xué)生考試考查成績提交至綜合教務(wù)管理系統(tǒng)。學(xué)生自行查詢考試結(jié)果。若學(xué)期考試不合格,在綜合教務(wù)系統(tǒng)報名參加下一學(xué)期初的補考。若考試仍不合格,則報名參加該門課程的重修。系統(tǒng)提供學(xué)生學(xué)分獲得的統(tǒng)計報表和學(xué)年成績總表,包括實習(xí)成績、畢業(yè)設(shè)計(論文)成績等。若有疑問,可提出書面申請備查。

3.3.4學(xué)生學(xué)年獎學(xué)金的發(fā)放,主要以數(shù)據(jù)庫中學(xué)生的成績數(shù)據(jù)和學(xué)生管理系統(tǒng)出具的德育學(xué)分相結(jié)合,列出獲獎名單。

3.3.5證書報名及考試。學(xué)生在校期間要求取得計算機、英語、普通話、職業(yè)資格鑒定等方面的證書,學(xué)生采用網(wǎng)絡(luò)報名、現(xiàn)場人像采集的方式組織報名考試工作。

3.3.6學(xué)生對任課教師的教學(xué)意見采用學(xué)生座談和網(wǎng)絡(luò)打分相結(jié)合。學(xué)生在綜合教務(wù)系統(tǒng)上對教師的量化評分。學(xué)生的姓名和IP地址只有管理員有權(quán)限知曉,杜絕不必要的事故發(fā)生。

3.3.7在教務(wù)管理平臺上增設(shè)這一欄目,通過學(xué)生的言論可以了解學(xué)生的思想和學(xué)生中的思潮,有針對性地開展教育和管理工作。理性處理學(xué)生在留言板上對教師的各種評價。對于學(xué)生反映的熱點問題要充分重視,管理員要及時回復(fù)學(xué)生的提問,并對反映的問題及時歸類匯總,反映的問題待學(xué)院有關(guān)部門實地調(diào)研后,再著手處理,并在相關(guān)平臺上發(fā)布處理公告。

3.4計算機信息技術(shù)手段輔助教學(xué)資料管理

工作考評環(huán)節(jié),主要以教務(wù)處教學(xué)運行動態(tài)數(shù)據(jù)庫提供的一線數(shù)據(jù)作為考評依據(jù),用數(shù)據(jù)說話,得出考評成績。教師評優(yōu)評先參照此辦法執(zhí)行,獎懲兌現(xiàn)。

與教學(xué)相關(guān)的其他資料數(shù)據(jù)錄入和原始資料保存。包括校園文化建設(shè)過程記錄;企業(yè)、行業(yè)專家聘為學(xué)院客座教授或者講師指導(dǎo)或參與教學(xué)的過程記錄;企業(yè)、行業(yè)及用人單位對畢業(yè)學(xué)生的跟蹤和評價記錄;學(xué)生參加行業(yè)實習(xí)、實踐的記錄;學(xué)生在校實訓(xùn)實作原始記錄;教師和學(xué)生參加各類比賽、競賽的獲獎證書、參賽記錄等。

4 管理應(yīng)用計算機技術(shù)所具有的優(yōu)點

現(xiàn)代化管理手段是實現(xiàn)科學(xué)化管理的前提,是提高管理效率所不可缺少的條件。計算機技術(shù)在現(xiàn)代管理中的應(yīng)用,有助于建立起高效靈敏的管理信息系統(tǒng),使決策科學(xué)化、民主化、定量化,提高管理的準確性、及時性、可靠性、綜合性,最終達到提高管理水平和效率的目的。目前,已有一些比較成熟的計算機教務(wù)管理軟件開發(fā)了出來,不僅應(yīng)用于一些基本的教務(wù)管理工作,還應(yīng)用于教學(xué)研究方面的工作。

教務(wù)管理就是對學(xué)校教學(xué)的各方面綜合信息資源進行管理與控制,以維持學(xué)校教學(xué)工作正常運行的培育人才的服務(wù)。教學(xué)教務(wù)管理的各類信息和數(shù)據(jù),是分析教學(xué)狀態(tài)、評價教學(xué)質(zhì)量,制定教學(xué)管理決策的重要依據(jù),需要全面加以存儲和科學(xué)處理。處理這樣繁雜海量的數(shù)據(jù)傳統(tǒng)工作難以為繼,而計算機技術(shù)則能輕松實現(xiàn),教務(wù)管理手段現(xiàn)代化就體現(xiàn)在計算機的應(yīng)用上。應(yīng)用計算機技術(shù)引入高校教務(wù)管理,至少有如下幾個優(yōu)點:

其一,有利于提高管理工作效率。采用計算機管理學(xué)校教學(xué)基本資源、學(xué)生基本學(xué)籍信息和成績數(shù)據(jù),組織課務(wù)管理和考務(wù)管理,進行教學(xué)評估與質(zhì)量監(jiān)控,改善或替代了傳統(tǒng)的手工管理,節(jié)省了大量的人力與物力,成倍地提高了高校教學(xué)管理的效率。

其二,有利于校內(nèi)各部門的教學(xué)管理數(shù)據(jù)橫向聯(lián)系。便于教務(wù)系統(tǒng)各部門相互進行數(shù)據(jù)傳遞與共享,如學(xué)生信息、教學(xué)計劃、課程與教材、成績數(shù)據(jù)等等。尤其是通過計算機網(wǎng)絡(luò),很多教學(xué)管理的數(shù)據(jù)與信息都可以直接通過計算機進行交流,直至可以通過計算機直接向院領(lǐng)導(dǎo)實時反映,為領(lǐng)導(dǎo)與決策提供數(shù)據(jù)依據(jù),為教務(wù)工作節(jié)省了大量的時間。

其三,有利于教學(xué)資料存儲和數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析。大量的數(shù)據(jù)源的存儲,高速計算速度與精確的計算結(jié)果,為觀測教學(xué)狀態(tài)與效果提供了科學(xué)有效的平臺,這不僅方便、快速,還減少數(shù)據(jù)計算的失誤。

總而言之,高職院校教學(xué)管理的各個領(lǐng)域,都可以充分利用計算機進行管理。在教育走向現(xiàn)代化的今天,只有充分利用計算機的幫助,才能建立高效靈敏的教學(xué)管理信息系統(tǒng),提高管理的準確性、實時性、可靠性、綜合性,從而提高管理效率。

5 小結(jié)

運用現(xiàn)代信息技術(shù)輔助高職院校的教務(wù)管理,可以節(jié)約管理成本,能夠?qū)嵤┙虅?wù)的標準化管理。可以克服人為因素帶來的管理中的不利因素,可實施性較強,在高職院校質(zhì)量建設(shè)中起到了積極作用。計算機技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代教務(wù)管理工作,是一項艱巨、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。教務(wù)信息管理電腦化建立和完善,將使教學(xué)管理部門擺脫“事務(wù)型”、“經(jīng)驗型”的舊管理框架,對保證教學(xué)管理的高效率、高質(zhì)量、規(guī)范化、現(xiàn)代化都將有重大的意義。這無異于高職院校傳統(tǒng)教務(wù)管理工作的一次新革命。