王士卿 紀(jì)正尚

摘要 目前,高校辦公離不開自動(dòng)化建設(shè),許多高校都依照各自的需求及具備的軟、硬件條件建立了自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。本文根據(jù)我校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理的經(jīng)驗(yàn),旨在提高辦公效率,合理利用網(wǎng)絡(luò)資源。

關(guān)鍵詞 高校 辦公自動(dòng)化

中圖分類號(hào):G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

提高辦公自動(dòng)化程度是人們對(duì)辦公自動(dòng)化最為關(guān)注的問題。雖然計(jì)算機(jī)的普及給高校辦公帶來一場(chǎng)新的技術(shù)革命,對(duì)人們以前的辦公模式有了不同程度的改革。在很大程度上,對(duì)整個(gè)高校教育的管理及教學(xué)的改革都是一場(chǎng)信息風(fēng)暴,甚至隨著辦公自動(dòng)化程度的提高,人們對(duì)自動(dòng)化辦公的依賴性會(huì)越來越強(qiáng)。但是,基于各個(gè)高校的管理方法不一,所運(yùn)用的自動(dòng)化辦公平臺(tái)設(shè)計(jì)差異,人們?cè)谑褂米詣?dòng)化辦公的同時(shí),對(duì)某些硬件和軟件的管理都提出了新的要求,這就需要充分利用網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)與網(wǎng)絡(luò)通訊相結(jié)合,提供一個(gè)安全、可靠、簡(jiǎn)便、快捷的信息網(wǎng)絡(luò)的辦公自動(dòng)化、信息管理電子運(yùn)用平臺(tái),為管理部門提供日?？焖俸糜玫木C合信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)高校檔案管理、圖書館管理,以提高辦公效率和管理水平,實(shí)現(xiàn)高校工作的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化,實(shí)現(xiàn)信息的在線查詢、借閱,最終實(shí)現(xiàn)高效便捷的無紙化辦公目的。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)任務(wù)目標(biāo)

高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng))的目標(biāo)就是提高工作效率,增強(qiáng)同事間交流,提高同事之間協(xié)同工作效率,實(shí)現(xiàn)無紙化辦公,節(jié)能環(huán)保等都具有重要意義。具體達(dá)到如下目的。

首先,工作流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化。高校辦公中常見的公文處理和各項(xiàng)需要審核簽字的工作都可以建立相應(yīng)的工作流程,達(dá)到工作流轉(zhuǎn)的網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公。對(duì)于收文處理、發(fā)文處理、工作請(qǐng)示匯報(bào)、工作聯(lián)系、出差申請(qǐng)、采購申報(bào)預(yù)算等都可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線處理。流轉(zhuǎn)監(jiān)控功能使各級(jí)主管可以對(duì)工作的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控管理。普通工作人員也可以運(yùn)用流轉(zhuǎn)跟蹤了解工作的后續(xù)處理情況,達(dá)到信息自上而下及部門與部門之間的信息暢通,協(xié)調(diào)一致,提高各部門的工作辦事效率,在某種程度達(dá)到工作內(nèi)部透明化,分工明確化,各司其職,對(duì)傳達(dá)執(zhí)行情況能有及時(shí)反饋。

第二,實(shí)現(xiàn)文件共享和知識(shí)管理的自動(dòng)化。同一文件下發(fā)及傳達(dá),可以一文多傳實(shí)現(xiàn)各類公文和知識(shí)的有序存儲(chǔ)歸檔,并按編號(hào)分配權(quán)限進(jìn)行共享的級(jí)別限制以及對(duì)于特殊內(nèi)容的機(jī)密檔案保密局限范圍。

第三,實(shí)現(xiàn)信息發(fā)布平臺(tái)。高校作為一個(gè)教學(xué)培養(yǎng)教育機(jī)構(gòu),其工作內(nèi)容有許多可以用內(nèi)部的電子公告或者電子報(bào)刊等豐富多彩的電子版內(nèi)容進(jìn)行各種信息發(fā)布。具有發(fā)布容易、傳播快速,有著具體的針對(duì)目標(biāo)。傳播的內(nèi)容形式可以是純文本,也可以是WORD格式、音像視頻的等內(nèi)容?？梢愿鶕?jù)各個(gè)工作人員的工作特點(diǎn),對(duì)不同內(nèi)容,下載細(xì)看,或?qū)崟r(shí)在線收看等,使師生能即時(shí)了解學(xué)校內(nèi)部動(dòng)態(tài)信息。

第四,建立內(nèi)部通訊網(wǎng)絡(luò)。提供內(nèi)部電子郵件、在線短信等通訊手段,尤其是對(duì)于較大的文件內(nèi)容具有傳播速度快速,不受外網(wǎng)各種因素限制。還可以根據(jù)實(shí)際情況建立各學(xué)院甚至各系的論壇,為所有同學(xué)院同學(xué)科員工提供一個(gè)開放自由的信息交流社區(qū),加強(qiáng)思想溝通和學(xué)生學(xué)習(xí)或生活需求等方面交流討論的空間,為學(xué)校管理人員也提供一個(gè)信息收集反饋的另一種交流工具。

第五,建立公文傳閱及審批制度的安全機(jī)制。為了實(shí)現(xiàn)特殊文件的保密安全傳輸,可以利用網(wǎng)絡(luò)安全及數(shù)字簽名技術(shù),保證所發(fā)文件的有效準(zhǔn)確性,對(duì)待審批的文件進(jìn)行安全管理措施,逐步實(shí)現(xiàn)文件數(shù)字簽名、電子公章、數(shù)據(jù)加密解密。

第六,隨著高校OA系統(tǒng)的運(yùn)用成熟,可以分步驟分階段把各部門的業(yè)務(wù)管理工作都加放到自動(dòng)化辦公平里。比如,教學(xué)服務(wù)、科學(xué)研究、教師和職工人力資源管理、實(shí)驗(yàn)室監(jiān)管、校舍住房管理、財(cái)務(wù)管理、學(xué)生收費(fèi)管理、學(xué)生檔案管理、公積金管理、圖書館管理、餐食管理等加入到OA系統(tǒng)中,利用自有的高校管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)高校各部門的有機(jī)管理,相關(guān)數(shù)據(jù)可以隨時(shí)調(diào)出,對(duì)某些共享資源可以有效充分利用。不會(huì)因?yàn)樾畔⒉粫惩?造成不必要的資源浪費(fèi)。對(duì)于反饋的信息,也促使學(xué)校能很快有相應(yīng)管理改進(jìn),對(duì)整個(gè)學(xué)校的管理手段也是一次管理技能的提升。

2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)內(nèi)容

(1)數(shù)據(jù)描述。靜態(tài)數(shù)據(jù)包括:部門信息、用戶信息等一些最基本的信息;公共信息:電子公告、電子刊物、通訊錄、規(guī)章制度等;基本數(shù)據(jù):文本、圖片、動(dòng)畫、圖表等。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)有:在線人數(shù);監(jiān)控信息;用戶動(dòng)作命令:登錄、上傳、下載、瀏覽等。數(shù)據(jù)庫有:數(shù)據(jù)源參數(shù)、數(shù)據(jù)庫傳輸?shù)淖兞俊?/p>

(2)結(jié)構(gòu)功能模板本系統(tǒng)包括收文處理、發(fā)文處理、電子公章管理、基礎(chǔ)信息管理、系統(tǒng)管理的5個(gè)基本功能模板。

收文處理包括收文審批流程設(shè)定、簽批收文、查閱等待簽批的收文、查閱已經(jīng)簽批的收文、刪除收文的5個(gè)功能。這塊主要是完成文件的接收工作,可以在接收后由專人負(fù)責(zé)指定相應(yīng)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行多級(jí)審批,迅速完成各級(jí)各部門間文件處理,對(duì)需要打印存檔的進(jìn)行相應(yīng)操作處理。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在審批公文時(shí)根據(jù)公文不同,可以加蓋電子公章或個(gè)人簽字確認(rèn)審閱,并且可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示,將公文發(fā)往指定的管理部門處理,使公文流轉(zhuǎn)進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節(jié)中。

收文審批流程設(shè)定:在發(fā)出文件的部門發(fā)出公文后,可以根據(jù)內(nèi)容需要進(jìn)行相應(yīng)工作處理設(shè)置,接受公文的職能部門可先在此功能菜單里找到已經(jīng)收到的文件,同時(shí)對(duì)收到文件內(nèi)容大致了解后,在此欄中將到達(dá)的公文需要傳送到哪個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批處理。對(duì)于要簽發(fā)文件使負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)能隨時(shí)查收或等待審批的收件內(nèi)容(收文),在查閱后還要進(jìn)行報(bào)送相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)蓋章生效。也可以根據(jù)實(shí)際內(nèi)容需要進(jìn)行提出本部門相關(guān)意見,并且根擾發(fā)文的設(shè)置有權(quán)決定是不是進(jìn)入下一項(xiàng)相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批,或者完成審批環(huán)節(jié)后決定讓公文傳達(dá)下一級(jí)相關(guān)部門。查閱等待簽發(fā)的批文主要用來查看哪些是正在等待簽批的文件,而此項(xiàng)目中并沒有傳送到下一級(jí)部門的文件。也可以是本部門作為送達(dá)文件的最后環(huán)節(jié)但還沒有被指定領(lǐng)導(dǎo)審批通過的公文內(nèi)容。

查閱已經(jīng)簽批的收文主要用來顯現(xiàn)已經(jīng)完成簽發(fā)審核批準(zhǔn)的公文,也可以是完成了流轉(zhuǎn),也可以指在本部門通過到達(dá)了下一部門。刪除收文則表示可以對(duì)已經(jīng)傳達(dá)到目標(biāo)部門的公文進(jìn)行刪除處理,并且已經(jīng)被所有需要審批的負(fù)責(zé)人審看過的公文內(nèi)容。

發(fā)文處理板塊包括發(fā)文字號(hào)管理、撰寫發(fā)文稿紙、修改發(fā)文稿紙、設(shè)定公文核簽人員、發(fā)文流程設(shè)定、審核發(fā)文、查閱審核未通過公文、查閱未審核公文、查閱已核公文、刪除公文、發(fā)文狀態(tài)查詢的11項(xiàng)功能。發(fā)文處理功能主要完成公文的編輯撰寫,需要發(fā)送的部門挑選,對(duì)于編寫的公文需要哪個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)審批,還有發(fā)出文件對(duì)此文件的跟蹤查看流轉(zhuǎn)情況,負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)發(fā)文進(jìn)行審批并加蓋電子印章(或簽名)生效,對(duì)發(fā)出的公文進(jìn)行收回處理(如刪除或打印存檔)等操作。

在公文流傳環(huán)節(jié)中,發(fā)文處理是第一個(gè)發(fā)起步驟。在實(shí)際操作中可以在相應(yīng)模版中設(shè)置自己部門的公文的常用字號(hào),還可以按照本單位各部門的簡(jiǎn)稱習(xí)慣編寫公文的發(fā)布序列編號(hào)。在編寫文件稿紙模板中,使用人可以設(shè)置文件的標(biāo)題,作者署名,發(fā)公的單位或部門的名稱,要發(fā)送傳達(dá)的哪個(gè)部門,建議到達(dá)抄送部門,指定的有效時(shí)間,發(fā)文的主要事項(xiàng)編寫,發(fā)文的附件可以是文本或是圖片、表格、信息等特殊版本等等。

設(shè)定公文核簽人員是表示在公文發(fā)出前,可以先讓上級(jí)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)查看文件內(nèi)容,并作出相應(yīng)審查批準(zhǔn)。對(duì)于要發(fā)公文的需要設(shè)置相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)可以按照領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別順序進(jìn)行發(fā)文傳送審批,在公文全部通過所有領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能發(fā)送傳出。

審核發(fā)文是領(lǐng)導(dǎo)打開要發(fā)出的公文,要按照指定加蓋電子公章,對(duì)公文進(jìn)行簽批審閱處理意見。相關(guān)人員按照批示進(jìn)行修改,等待不同部門的再次審批,當(dāng)所有領(lǐng)導(dǎo)均同意發(fā)出后,公文發(fā)出進(jìn)入流轉(zhuǎn)中。

電子公章管理包括上傳公章、發(fā)放公章、公章認(rèn)證、注銷公章的功能。在此模塊中,OA系統(tǒng)最關(guān)鍵體現(xiàn)的功能控制就是電子公章的防偽安全。你可以將原有做好的電子公章文件圖上傳到這個(gè)欄目上,也可以利用防偽作標(biāo)識(shí)技術(shù)處理。對(duì)公章的使用權(quán)限你可自行設(shè)定,也就是僅有某個(gè)圖章的管理者才有使用權(quán)限。如果你忘記了電子公章原有設(shè)置密碼,你還可以進(jìn)行注銷處理。另外,對(duì)于要加蓋公章的公文還可以進(jìn)行圖章認(rèn)證,經(jīng)過此流轉(zhuǎn)的公文一般才具有國(guó)家承認(rèn)的法律效力。

對(duì)電子圖章的整理收集可以在上傳公章的欄目中實(shí)現(xiàn)。圖章管理者可以通過該功能把電子圖章上傳到公章服務(wù)器上,并在公章服務(wù)器上登記備案。如果公章使用者對(duì)圖章與公章?lián)碛袡?quán)者之間建立對(duì)應(yīng)關(guān)系,并且由OA系自動(dòng)為圖章添加防偽標(biāo)識(shí),這樣以來電子公章便具有合法使用權(quán)。公章認(rèn)證則是對(duì)公文簽批后進(jìn)行合法認(rèn)證步驟,通過上傳文檔中的電子圖章,提取圖章中的經(jīng)過MD5加密過的密碼,與數(shù)據(jù)庫存中的RegSeal表中的密碼比對(duì)后,驗(yàn)證密碼合法時(shí),即可提取原始公章圖片,相反,若不合法加蓋公章失效。隨后,產(chǎn)生與待簽署公文相對(duì)應(yīng)的電子公章,最后把簽署人、簽署的文檔MD5信息、電子公章圖片地址、簽署時(shí)間、IP地址等寫入signflow數(shù)據(jù)表。這樣即保證了公章的合法性,還可以提取出公章簽署日期,該公文的簽發(fā)人、該公文的詳細(xì)有效內(nèi)容、還可以確認(rèn)公章的防偽標(biāo)識(shí)等功能。注銷公章則是對(duì)已經(jīng)找不到原來密碼的電子圖章,或是發(fā)現(xiàn)可疑的違法操作的公章進(jìn)行注銷管理。經(jīng)注銷后圖章將不會(huì)簽署文件,即使被非法盜用也同樣不具有法定效力。

基礎(chǔ)信息管理有部門管理和職位管理兩項(xiàng)。此欄目主要是對(duì)系統(tǒng)的一些基本信息進(jìn)行添加刪除修改等操作。系統(tǒng)管理主要有用戶管理、用戶組管理、系統(tǒng)模塊管理三項(xiàng)操作。這個(gè)欄目主要用于對(duì)使用者權(quán)利限制進(jìn)行相應(yīng)管理功能的實(shí)現(xiàn)。該欄目把使用OA系統(tǒng)的所有用戶分成了不同級(jí)別的用戶組,并對(duì)每個(gè)用戶組進(jìn)行了相應(yīng)權(quán)限的使用分配。

網(wǎng)絡(luò)管理員在對(duì)用戶信息進(jìn)行管理時(shí),可以讓每一位用戶建立自己的文件檔,對(duì)系統(tǒng)使用的菜單可以進(jìn)行相應(yīng)的管理分配。在用戶管理中,可以添加修正刪除用戶的基本信息,比如,用戶名稱,登錄密碼,真實(shí)姓名,所屬部門,用戶所具有的使用權(quán)限組別,職位信息等。系統(tǒng)管理員也可以建立將用戶分門別類分成小組,并對(duì)該組使用對(duì)象進(jìn)行系統(tǒng)菜單的權(quán)限進(jìn)行劃分。只是分配權(quán)限僅限于系統(tǒng)管理人員使用掌握。系統(tǒng)模塊管理主要是對(duì)OA系統(tǒng)的使用功能根據(jù)需要進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置,可以對(duì)系統(tǒng)的不常用的菜進(jìn)行增刪,也可以對(duì)菜單的連接進(jìn)行修改設(shè)置,此項(xiàng)功能只是僅對(duì)系統(tǒng)管理人員開放使用,還有就是原系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)人員掌握。

辦公自動(dòng)化化建設(shè)是高校建設(shè)的重要部分,是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長(zhǎng)期性和經(jīng)常性的工作,其建設(shè)和應(yīng)用不僅是提高學(xué)校管理效率的重要途徑,而且是高校辦學(xué)水平的標(biāo)志之一,是實(shí)現(xiàn)校園信息化的必然結(jié)果和時(shí)代發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的潮流。我們要順應(yīng)形勢(shì)要求,有計(jì)劃、分步驟地開發(fā)并逐步改進(jìn)高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng),促進(jìn)學(xué)校教學(xué)、科研和管理水平的提高。

參考文獻(xiàn)

[1]趙作輝.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中工作流的研究與設(shè)計(jì)[J].辦公自動(dòng)化,2008(16).

[2] 童瑞連,魏靈鋼.基于Web的高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)踐[J].教育信息化,2006(21).

[3] 董薇,張洪睿,王凱煜.高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)[J].山東理工大學(xué)學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),2007.