張 瓊

[摘 要]檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時期的發(fā)展需要,隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和發(fā)展,以及現(xiàn)代科學技術(shù)的廣泛應(yīng)用,傳統(tǒng)的檔案管理模式受到了嚴峻的挑戰(zhàn)。深入推進檔案信息化管理,對于進一步認識和把握檔案事業(yè)現(xiàn)代化的客觀規(guī)律,以信息化帶動工業(yè)化,更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù),具有重大的現(xiàn)實意義。本文就

如何推進檔案信息化管理進行了闡述。

[關(guān)鍵詞]檔案 信息化 管理 創(chuàng)新

近年來,隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和發(fā)展,以及現(xiàn)代科學技術(shù)的廣泛應(yīng)用,傳統(tǒng)的檔案管理模式受到了嚴峻的挑戰(zhàn)。深入推進檔案信息化管理,對于進一步認識和把握檔案事業(yè)現(xiàn)代化的客觀規(guī)律,貫徹科學發(fā)展觀,適應(yīng)信息化時代的要求,推進我國檔案事業(yè)健康、持續(xù)地發(fā)展,更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù),不僅具有重大的現(xiàn)實意義,而且具有深遠的實踐意義。在國家大力推進信息化建設(shè),以信息化帶動工業(yè)化,促進社會生產(chǎn)力實現(xiàn)跨越式發(fā)展的戰(zhàn)略方針下,如何加快推進河南油田檔案信息化管理,給我們檔案館里人員提供了巨大的創(chuàng)新機遇和空間。

一、傳統(tǒng)的檔案管理方式與信息社會不相適應(yīng)

傳統(tǒng)的檔案查閱必須到檔案保管現(xiàn)場,還要在書“山”文“?！敝袚啤搬槨?雖然有一些索引查閱的工具,仍然是耗時費力,這直接導致了企業(yè)對利用檔案的認知程度越來越低。隨著電子文件的產(chǎn)生,標志著人類記錄信息、傳達信息、留存信息的方式發(fā)生了革命。這場革命是紙張產(chǎn)生以來,文件、檔案工作領(lǐng)域最劇烈的一次變革,它直接影響著檔案的管理方式,現(xiàn)行的檔案管理方式必須盡快適應(yīng)信息化的特點和要求。

二、信息化是檔案事業(yè)現(xiàn)代化的重要標志

現(xiàn)代化是一個歷史范疇、一個不斷發(fā)展的概念,不同的時期的現(xiàn)代化標準有一個由低級到高級的不斷發(fā)展和提高的過程。進入21世紀,信息化已成為現(xiàn)代化中最重要的構(gòu)成要素之一 ,成為評估現(xiàn)代化實現(xiàn)程度的最重要的指標之一。一般來說,“信息化就是在經(jīng)濟和社會的各個領(lǐng)域廣泛應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù),深入開發(fā)和充分利用信息資源,促進經(jīng)濟增長和社會發(fā)展,不斷提升現(xiàn)代化水平的過程?！迸c現(xiàn)代化一樣,信息化是一個不斷發(fā)展的動態(tài)過程。

加強檔案信息化建設(shè),是檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然趨勢,是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求,是發(fā)展先進生產(chǎn)力和先進文化的必然要求,是全面提升檔案工作為社會和廣大人民群眾服務(wù)能力的不可缺少的手段,對于檔案管理模式的變革和檔案事業(yè)持續(xù)、健康的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義和歷史意義。信息化是現(xiàn)代檔案管理模式一個基本特征,代表著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整體處理模式的轉(zhuǎn)變,沒有信息化就沒有真正意義上的檔案事業(yè)現(xiàn)代化,信息化是實現(xiàn)檔案事業(yè)現(xiàn)代化的有效途徑。

三、制約檔案信息化管理因素分析

一是認知差異,導致信息化建設(shè)進展緩慢。部分領(lǐng)導和檔案人員對檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性認識不清,缺乏宏觀規(guī)劃和管理,對檔案信息化建設(shè)的總體思路和目標不明確,資源共建與共享意識不強,覺得傳統(tǒng)的管理體制和管理方式能適應(yīng)工作需要,缺乏開拓創(chuàng)新精神,對檔案信息化建設(shè)不屑一顧,致使檔案信息化建設(shè)僅僅停留在計算機硬件配置和目錄輸入的起步工作上。

二是經(jīng)費不足,阻礙了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。檔案信息化建設(shè)是一項投入較高,回報周期較長的工程,經(jīng)費短缺、資金不足一直是困擾檔案信息化發(fā)展的一個重要因素。

三是業(yè)務(wù)不熟,不能適應(yīng)信息化建設(shè)需要。目前,在我們檔案管理人員中,畢業(yè)于檔案專業(yè)或計算機專業(yè)的人才極少,多數(shù)人員的年齡、文化知識結(jié)構(gòu)不合理,雖也受過計算機和專業(yè)知識培訓,但掌握的信息技術(shù)和專業(yè)技能十分有限,導致計算機操作的人員比例小。部分人員缺乏敬業(yè)精神,怕承擔責任,更無力承擔檔案信息化建設(shè)的任務(wù)。

四、改變檔案信息化管理的幾點對策

一是要轉(zhuǎn)變思想,提高認識。在社會主義市場經(jīng)濟條件下,企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營管理都要圍繞經(jīng)濟建設(shè)、經(jīng)濟發(fā)展這個中心。企業(yè)檔案管理也必須為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展來服務(wù)。在市場經(jīng)濟大潮中,企業(yè)不斷變化,舊的體制和管理方式逐步要擯棄,而新的體制在逐步形成,要求我們在思想上提高認識,更新觀念,推進企業(yè)檔案信息化管理,適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求。

二是要具備現(xiàn)代化的觀念。計算機和信息技術(shù)的快速發(fā)展,已經(jīng)對檔案管理工作產(chǎn)生劃時代的巨大影響。隨著油田辦公自動化進程的加快,大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個觀念問題,就是要求我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計算機代替手工勞動,也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上來,而是要借助現(xiàn)代信息技術(shù),引進先進的管理理念,對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進行改革。盡快樹立起現(xiàn)代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課,是促進油田檔案管理步人現(xiàn)代化的第一步。

三是要有適應(yīng)時代發(fā)展的內(nèi)部管理。對于河南油田檔案部門來說,要把檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導的議事日程,解決檔案工作中出現(xiàn)的問題,為檔案工作創(chuàng)造必要的條件。采用科學的管理手段,為實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)是非常必要的。

四是要有先進的設(shè)備和技術(shù)。推進檔案信息化管理,我們一方面要不失時機地爭取主管領(lǐng)導的支持,力爭改變我們設(shè)備條件,為現(xiàn)代化打下基礎(chǔ),同時也應(yīng)不失時機地培養(yǎng)人才,使現(xiàn)有的設(shè)備盡可能地與工作實際相結(jié)合,在檔案管理中發(fā)揮作用。這方面重要任務(wù)一是充分利用現(xiàn)有設(shè)備,使之充分發(fā)揮效用,總結(jié)經(jīng)驗,培養(yǎng)人才。二是在整理、編目等基礎(chǔ)工作的標準化上多下功夫,為進一步引進設(shè)備創(chuàng)造條件。三是對電子文件歸檔工作著眼點要高,立足點要實,在規(guī)劃電子文件歸檔工作時應(yīng)從本單位的實際情況出發(fā),在保管條件,翻拍復(fù)印、裝訂等方面的現(xiàn)代化需要新的知識和新的技術(shù)手段。要通過組織培訓及業(yè)務(wù)學習等,盡快掌握信息管理自動化的基本知識和技能。另外,購買和引進設(shè)備一定要考慮到本單位的實際,重點搞好基礎(chǔ)工作,只有基礎(chǔ)工作先行,現(xiàn)代化設(shè)備才能真正充分發(fā)揮作用。

五是要切實做到信息安全管理創(chuàng)新。信息化時代,計算機設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災(zāi)害等各種因素,都會造成計算機系統(tǒng)的破壞,導致存儲數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此,在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。推進檔案信息化管理,做好主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。

信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節(jié)拍,在文件與檔案管理實踐活動中,積極探索新的管理方法,升華管理理念,擺脫困惑,使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步,使個人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力,不斷提升檔案管理工作的科技含量,尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。

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