王　幾　方　芳

教學(xué)工作是高校的中心工作，教學(xué)管理是學(xué)校管理的中心內(nèi)容。教學(xué)秘書處于教務(wù)處、教學(xué)副院長、教師、學(xué)生和其它教學(xué)單位交叉點(diǎn)的位置，起著橋梁、紐帶、溝通、協(xié)調(diào)的作用。在學(xué)分制管理下，探討高校教學(xué)秘書必備素質(zhì)與能力，對促進(jìn)教學(xué)管理為高校教學(xué)改革，高效地為師生服務(wù)而具有重要意義。

1.教務(wù)秘書工作性質(zhì)

1.1政策性

任何一個教學(xué)單位，任何一位領(lǐng)導(dǎo)都要在自己實(shí)踐工作中貫徹執(zhí)行黨和國家教育方針和政策。教學(xué)秘書工作內(nèi)容都與政策緊密相連，無論是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作或是處理日常事務(wù)，都必須認(rèn)真地執(zhí)行上級下達(dá)各項(xiàng)相關(guān)政策和規(guī)定，教學(xué)秘書就是執(zhí)行和操作忠實(shí)責(zé)任者。

1.2服務(wù)性

教學(xué)秘書的宗旨是為教學(xué)服務(wù)。其工作內(nèi)容就是為院(系)領(lǐng)導(dǎo)和師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)做決策性工作創(chuàng)造條件，提高工作效率。教學(xué)秘書要為院(系)各部門服務(wù)，為教師和學(xué)生服務(wù)，只有做好這三方面服務(wù)，才能保證院(系)教學(xué)任務(wù)順利完成。

1.3輔助性

教學(xué)秘書要當(dāng)好院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。因此，輔助性是教學(xué)秘書工作基本特征。院領(lǐng)導(dǎo)的工作千頭萬緒，不可能事事都考慮得很周全，這就需要教學(xué)秘書從旁協(xié)助、提醒。所以，教學(xué)秘書應(yīng)兼有參謀和助手的功能。

1.4參謀性

教學(xué)秘書職責(zé)不僅僅是發(fā)揮執(zhí)行政策等功能，而且還應(yīng)當(dāng)協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)起到參謀和助手作用。教學(xué)秘書要非常熟悉與教學(xué)工作相關(guān)的方針、政策和具體要求，還要熟悉院（系）教學(xué)資源的實(shí)際配置情況，各位教學(xué)人員的秉性及實(shí)際從事教學(xué)活動能力。教學(xué)秘書這種先天優(yōu)勢和靈敏反應(yīng)為充當(dāng)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀準(zhǔn)備了充足物質(zhì)條件。

1.5綜合性

教學(xué)秘書工作涉及到各院的全部教學(xué)工作。既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理好教學(xué)，又要及時地處理好教學(xué)方面具體事務(wù)，協(xié)調(diào)方方面面的關(guān)系，全方位地為教學(xué)工作做好排頭兵的工作。比如：開學(xué)前的課表發(fā)放，學(xué)生平時成績考核登記表，學(xué)生名冊、請假、休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等學(xué)籍的處理，都要及時向教務(wù)處學(xué)籍科匯報，得到學(xué)校指示及時地處理，為保證教學(xué)工作的正常運(yùn)作。

2.教學(xué)秘書工作職責(zé)

2.1協(xié)助制定與實(shí)施教學(xué)計劃

專業(yè)教學(xué)計劃是保證教學(xué)質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)目標(biāo)主要載體，是安排教學(xué)任務(wù)、組織教學(xué)過程基本依據(jù)。教學(xué)秘書在上級領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)專業(yè)要求特點(diǎn)，按照教學(xué)規(guī)律組織制定教學(xué)計劃，根據(jù)專業(yè)自身發(fā)展的需要，適時調(diào)整、修訂教學(xué)計劃。教學(xué)計劃是一種具有法規(guī)性的重要教學(xué)文件，在教學(xué)工作中要保持教學(xué)計劃權(quán)威性、穩(wěn)定性和連續(xù)性，防止他人隨意改變教學(xué)計劃。教學(xué)秘書在教學(xué)計劃落實(shí)與執(zhí)行中起到重要作用，主要有以下工作：（1）要落實(shí)到位每學(xué)期教學(xué)任務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行教學(xué)計劃的實(shí)施，將本院承擔(dān)全部教學(xué)任務(wù)及時通知相關(guān)任課教師和班級；（2）課表編制出來后，要維護(hù)課程表嚴(yán)肅性和穩(wěn)定性，按教務(wù)處規(guī)定為教師辦理停、調(diào)課手續(xù)；（3）協(xié)助各系主任組織好期中教學(xué)檢查各項(xiàng)任務(wù)，做好學(xué)生課堂教學(xué)質(zhì)量評課的統(tǒng)計；（4）對各系出現(xiàn)教學(xué)事故要及時向教務(wù)處反映，學(xué)生對教學(xué)反饋意見和建議及時向上級反映，并提出處理意見和建議；（5）根據(jù)《實(shí)驗(yàn)大綱》要求，向教務(wù)處核實(shí)報送每學(xué)期實(shí)驗(yàn)教學(xué)計劃及教學(xué)工作量統(tǒng)計等。根據(jù)教學(xué)計劃特點(diǎn)，教學(xué)秘書通過執(zhí)行教學(xué)計劃行政管理，協(xié)調(diào)各個教學(xué)環(huán)節(jié)，使教學(xué)工作有條不紊地運(yùn)作，為完成教學(xué)任務(wù)，確保人才培養(yǎng)質(zhì)量發(fā)揮教學(xué)組織的重要作用。

2.2教學(xué)運(yùn)行管理

教學(xué)運(yùn)行管理是行使教學(xué)行政管理職能，將教學(xué)計劃實(shí)施于教學(xué)活動中最重要管理工作。它包括：以教師為主導(dǎo)，以學(xué)生為主體教學(xué)活動。師生相互配合教學(xué)過程組織管理及校、院兩級教學(xué)管理部門為主體進(jìn)行行政管理，它從計劃到實(shí)施，是一個復(fù)雜而有規(guī)律發(fā)展過程。一項(xiàng)任務(wù)緊接一項(xiàng)任務(wù)，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)。因此，各級教學(xué)管理部門要相互協(xié)調(diào)配合，步調(diào)一致，嚴(yán)格執(zhí)行教學(xué)規(guī)范和各項(xiàng)規(guī)章制度，保持教學(xué)工作正常運(yùn)行，確保教學(xué)質(zhì)量提高。在整個教學(xué)管理中，教學(xué)秘書必須及時上傳下達(dá)教務(wù)處有關(guān)工作部署，傳達(dá)教學(xué)任務(wù)；組織落實(shí)教學(xué)籌備工作，督促教師執(zhí)行教學(xué)計劃進(jìn)度；嚴(yán)格實(shí)行調(diào)（停）課制度，及時處理執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題或教學(xué)事故；及時協(xié)助教務(wù)處做好二級院（系）各類考試的監(jiān)考安排；及時輸入、檢查學(xué)生成績；發(fā)放學(xué)生的各種證書；及時統(tǒng)計上報教師教學(xué)工作量等。

教學(xué)管理工作基礎(chǔ)首先要做好常規(guī)教學(xué)管理，教學(xué)秘書要嚴(yán)格按照管理制度和檢查方法開展工作，認(rèn)真記錄執(zhí)行的結(jié)果。在這一管理過程中，教學(xué)秘書在主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)下與教師、學(xué)生之間發(fā)揮是橋梁和助手作用，同時發(fā)揮著指令和傳達(dá)雙重作用，是他人無法替代的。

2.3教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理

為了提高教學(xué)質(zhì)量，教學(xué)管理部門（教務(wù)處）必須及時了解教學(xué)中出現(xiàn)的問題，協(xié)調(diào)教與學(xué)的關(guān)系，保證教學(xué)活動正常運(yùn)作。必須經(jīng)常對二級學(xué)院進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量的定期檢查，隨機(jī)抽查試卷、畢業(yè)論文等進(jìn)行集中檢查。教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控內(nèi)容包括：教學(xué)文件完整性、任課教師落實(shí)情況、教師講稿、教案準(zhǔn)備、多媒體課件和作業(yè)批改情況、教材到位情況、實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)環(huán)節(jié)安排、教學(xué)設(shè)施與手段配置、教師課堂教學(xué)質(zhì)量、學(xué)生上課出勤率、畢業(yè)論文（設(shè)計）、教育實(shí)習(xí)等情況管理。

在教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理中，教學(xué)秘書要協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處對本院進(jìn)行期中教學(xué)檢查工作。比如：負(fù)責(zé)組織各系進(jìn)行教學(xué)公開觀摩課、青年教師說課比賽、召開師生座談會、收集反饋意見，做好教學(xué)質(zhì)量學(xué)生評課的統(tǒng)計、寫作教學(xué)總結(jié)，及時將教學(xué)過程中發(fā)現(xiàn)問題反饋給教務(wù)處和院領(lǐng)導(dǎo)，為上級部門和院領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，以便學(xué)校統(tǒng)籌解決問題，確保教學(xué)質(zhì)量穩(wěn)步提高。

2.4考務(wù)與學(xué)生成績管理

考試是對教師教學(xué)結(jié)果和學(xué)生掌握知識情況進(jìn)一步檢驗(yàn)。（1）教學(xué)秘書要及時地將期末考試、補(bǔ)考安排及時通知有關(guān)學(xué)生，按規(guī)定辦理好相關(guān)手續(xù)；比如：緩考、補(bǔ)考、重修等事項(xiàng)；（2）除了常規(guī)課程考試外，還應(yīng)協(xié)助教務(wù)處辦理由上級主管部門組織各種考試、競賽（比如：全國大學(xué)英語3、4、6級考試，計算機(jī)等級1、2、3級考試），教師技能證書（普通話、書法、音樂）考試；大學(xué)英語自治區(qū)級競賽考試，數(shù)學(xué)、物理全國競賽考試等；要及時收集各科目考試、補(bǔ)考、緩考、重修成績，做好登錄、保存工作；建立學(xué)生的成績檔案，每學(xué)期及時將成績向?qū)W生公布等。

2.5學(xué)生學(xué)籍管理

院（系）教學(xué)秘書要將新生入學(xué)花名冊、學(xué)生學(xué)籍登記表、學(xué)生成績登記表、學(xué)生成績匯總表、各年級畢業(yè)生花名冊等整理歸檔保存好，為表彰優(yōu)秀學(xué)生、選拔學(xué)生干部、評定獎學(xué)金等級、畢業(yè)生就業(yè)推薦、發(fā)展新黨員等各項(xiàng)工作提供可靠依據(jù)。每屆畢業(yè)生要進(jìn)行學(xué)籍審查和處理，上報教務(wù)處審批后辦理休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、處分、留級手續(xù)，隨時掌握本院學(xué)生人數(shù)變動情況。對應(yīng)屆畢業(yè)生進(jìn)行畢業(yè)資格核查，編制畢業(yè)、結(jié)業(yè)生存檔成績單，報送教務(wù)處審核。學(xué)生畢業(yè)后，將其成績檔案存放在校綜合檔案室長期保存。

2.6教學(xué)檔案管理

教學(xué)檔案材料主要是教學(xué)管理工作重要指令性文件。教學(xué)過程中形成的記錄、紀(jì)要和各種總結(jié)性材料等，院（系）教學(xué)檔案管理和建設(shè)是教學(xué)秘書重要管理內(nèi)容。教學(xué)檔案是該學(xué)院在發(fā)展過程中形成的，記載著院（系）教學(xué)活動歷史發(fā)展的原始記載，是開展教學(xué)改革、教學(xué)研究、推動學(xué)科發(fā)展的基礎(chǔ)條件，是維護(hù)教學(xué)工作歷史重要憑證，是評價教學(xué)效果與進(jìn)行教學(xué)、科研決策重要依據(jù)，為今后學(xué)科發(fā)展具有指導(dǎo)和參考價值。教學(xué)秘書在日常教學(xué)管理工作中，必須注意有關(guān)資料收集、整理和歸檔，建立一整套種類齊全、內(nèi)容豐富教學(xué)檔案，以便及時、準(zhǔn)確地為學(xué)校和院領(lǐng)導(dǎo)提供資料和數(shù)字，分析教學(xué)中存在問題，為5年一輪次教育部本科教學(xué)水平評估積累資料，為教學(xué)、科研和教學(xué)管理服務(wù)。例如：教育實(shí)習(xí)檔案包括：教育實(shí)習(xí)總結(jié)、社會調(diào)查報告、實(shí)習(xí)評價表、指導(dǎo)教師統(tǒng)計表、校外指導(dǎo)教師統(tǒng)計表、實(shí)習(xí)學(xué)校反饋意見和建議等；畢業(yè)論文檔案包括：畢業(yè)論文6個表格、畢業(yè)論文、答辯提綱、畢業(yè)論文總結(jié)等；期中教學(xué)檢查檔案包括：課堂聽課記錄冊，課堂學(xué)習(xí)狀態(tài)評價表（教師評學(xué)用），本科生課堂學(xué)習(xí)狀態(tài)評價結(jié)果統(tǒng)計表，師生座談會記錄表，教師課堂教學(xué)自查表、教研室建設(shè)情況自查表、院本科教學(xué)狀態(tài)數(shù)據(jù)統(tǒng)計表等。

3.教學(xué)秘書必備素質(zhì)與能力

3.1良好思想政治素養(yǎng)

高校建設(shè)要把堅(jiān)定政治方向擺在首位，面對教學(xué)改革形勢，高校教學(xué)秘書必須具有較高思想政治素養(yǎng)和境界，能理解和執(zhí)行黨的教育方針、政策，正確認(rèn)識所從事教學(xué)管理工作重要意義和職責(zé)，忠誠黨的教育事業(yè)，愛崗敬業(yè)，任勞任怨。同時，對高等教育改革形勢和教育發(fā)展趨勢必須有一個科學(xué)的判斷和認(rèn)識。

3.2高尚的職業(yè)道德

教學(xué)秘書從事工作多是一些日常、具體甚至是繁瑣的教學(xué)事務(wù)，涉及到各方面人際關(guān)系。因此，教學(xué)秘書必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任感和敬業(yè)精神，能犧牲自己一些個人利益，任勞任怨，踏踏實(shí)實(shí)地為師生服務(wù)。這要求教學(xué)秘書恪盡職守，增強(qiáng)工作計劃性、主動性和預(yù)見性，從全局出發(fā)認(rèn)真考慮問題。同時，必須具有較強(qiáng)服務(wù)意識，不斷提高工作效率和業(yè)務(wù)水平。通過自己工作實(shí)踐，有機(jī)會要積極進(jìn)修研究生班教學(xué)管理知識，進(jìn)修計算機(jī)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平和計算機(jī)技能，能得心應(yīng)手地使用現(xiàn)代化管理手段，在校園網(wǎng)上完成教學(xué)管理各項(xiàng)任務(wù)，增強(qiáng)“管理育人、服務(wù)到位”效果。有能力教學(xué)秘書，在工作3-5年后，能主動通過工作實(shí)踐參與科研課題研究，申請職稱，提高自己的能力和水平，提升自己的學(xué)術(shù)地位。

3.3扎實(shí)的專業(yè)知識和多學(xué)科知識

教學(xué)秘書要做好教學(xué)管理工作，首先要熟悉院各方面具體情況，包括本院各專業(yè)課程體系、結(jié)構(gòu)、設(shè)置及各門課程的特點(diǎn)和學(xué)時分配，各個教學(xué)環(huán)節(jié)的安排和銜接，各系所開設(shè)課程及所承擔(dān)的教學(xué)任務(wù)，師資隊(duì)伍情況，教材使用情況，每位教師的教學(xué)風(fēng)格和授課情況，實(shí)驗(yàn)室配置，實(shí)習(xí)基地建設(shè)和學(xué)生學(xué)習(xí)情況等。同時，教學(xué)秘書要學(xué)習(xí)教學(xué)管理科學(xué)知識，尤其是教育行政管理和教學(xué)管理的專業(yè)知識，以便實(shí)現(xiàn)“內(nèi)行”管理。

3.4較強(qiáng)的服務(wù)意識與技能

任何一個院（系）都有其獨(dú)特學(xué)科和專業(yè)特點(diǎn)，教學(xué)秘書對本學(xué)科、本專業(yè)知識結(jié)構(gòu)必須有一個從宏觀到微觀了解和把握。較為扎實(shí)的專業(yè)知識是教務(wù)秘書知識結(jié)構(gòu)中“重中之重”，是從事教學(xué)管理和服務(wù)工作的重要支撐。除了專業(yè)知識外，教學(xué)秘書還應(yīng)具有其他學(xué)科和專業(yè)基礎(chǔ)知識，特別是在多專業(yè)之間不斷相互滲透的情況下，教學(xué)秘書就既要了解社會科學(xué)知識，又要了解自然科學(xué)知識。同時教學(xué)管理工作本身也是一門科學(xué)，對于教學(xué)秘書來說，教學(xué)計劃制訂、課程設(shè)置、課程表合理編排、教師教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控、學(xué)生學(xué)業(yè)成績的綜合評估、檔案的綜合利用等都是必備工作技能。要做好這一些，必須做到老，學(xué)到老，一生中都要努力地進(jìn)行繼續(xù)教育和探索，通過實(shí)踐來充實(shí)自己知識和技能，才能高效地為教學(xué)管理做好教務(wù)工作。

3.5健康的心理素質(zhì)與奉獻(xiàn)精神

《高等教育法》規(guī)定“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)以培養(yǎng)人才為中心，開展教學(xué)、科研研究和社會服務(wù)，保證教學(xué)質(zhì)量達(dá)到國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)”。其明確地指出了高校工作的重點(diǎn)。目前，高校教學(xué)工作存在著領(lǐng)導(dǎo)、教師教學(xué)和科研任務(wù)重，頭緒多，教師又不坐班的情況，具體教學(xué)管理和實(shí)施都依靠教學(xué)秘書來完成和匯總。這就要求教學(xué)秘書不僅當(dāng)好助手和參謀，還必須具備出色的服務(wù)意識和奉獻(xiàn)精神，兢兢業(yè)業(yè)、腳踏實(shí)地，不計個人得失，先人后己，全心全意地為師生服務(wù)，真正擔(dān)負(fù)起“管理育人，服務(wù)育人”的重任，尊師愛生，這是教學(xué)秘書工作的出發(fā)點(diǎn)和靈魂。另外，教學(xué)秘書工作是一項(xiàng)繁雜、勞累而清貧的工作，難以形成具體的成果。教學(xué)秘書主要處于配角和服務(wù)性的地位，取得成績主要體現(xiàn)為教學(xué)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不一定會引起領(lǐng)導(dǎo)和老師們關(guān)注，更難得到及時表揚(yáng)和肯定。但如果工作稍有疏忽，則可能影響多方面的因素發(fā)生，甚至導(dǎo)致教學(xué)事故發(fā)生，很可能會造成別人誤解、埋怨和批評。如果教學(xué)秘書沒有高尚的思想境界，健康的心理素質(zhì)就難以勝任這項(xiàng)工作，如果沒有良好的敬業(yè)和奉獻(xiàn)精神，就不能承擔(dān)這一重任。

3.6良好口頭表達(dá)與書寫能力

在院（系）教學(xué)管理中，教學(xué)秘書要經(jīng)常根據(jù)教學(xué)要求寫作一些教務(wù)文書，例如：籌備教學(xué)工作會議，發(fā)布教學(xué)指令、通報教學(xué)情況、撰寫各種教學(xué)總結(jié)、聘請?jiān)和鈱＜医淌谥v學(xué)等，都需要教學(xué)秘書具備良好口頭表達(dá)和書寫能力。在處理日常工作中，在與上級教學(xué)管理部門和其他院（系）同行接觸中，許多事情都需要上傳下達(dá)；參與學(xué)校的教學(xué)會議，需要發(fā)言；碰到教學(xué)問題，需要請示匯報；與師生交流，需要溝通和解釋等，都要求教學(xué)秘書必須口頭語言表達(dá)準(zhǔn)確、措詞得當(dāng)、條理清楚、簡明扼要。否則，在工作交談中，無法表達(dá)工作意圖，使工作對象無所適從，輕者造成誤會，重者可能影響管理工作的全局。要做好這些，教學(xué)秘書必須學(xué)習(xí)公文寫作基礎(chǔ)知識，在實(shí)踐中鍛煉自己適應(yīng)能力，才能做好教學(xué)秘書。

3.7較強(qiáng)計算機(jī)應(yīng)用技能

高效快捷的工作方法不僅是時代對我們提出的要求，也是衡量管理水平的重要標(biāo)志。運(yùn)用辦公自動化技術(shù)是提高辦公效率和管理水平的有效途徑。教學(xué)管理工作是以學(xué)期為基本時段，學(xué)生每門課程需要在規(guī)定的時間完成，因此，教學(xué)秘書必須根據(jù)學(xué)校教務(wù)處的要求，在指定的時間內(nèi)完成各項(xiàng)下達(dá)的任務(wù)，這必須熟練地掌握計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高先進(jìn)辦公設(shè)備從事信息收集和處理的能力，及時、準(zhǔn)確、科學(xué)地利用計算機(jī)為教學(xué)工作服務(wù)，使教學(xué)管理工作更科學(xué)化、有序化、規(guī)范化。

3.8綜合業(yè)務(wù)知識能力

教學(xué)秘書要通過各種學(xué)習(xí)途徑獲取與本崗位所需要的知識與信息。如院各專業(yè)的基本概況，教師基本情況，學(xué)生基本情況，課程開設(shè)情況，學(xué)校的學(xué)籍管理規(guī)定等。教學(xué)秘書工作的常識要懂，各類教學(xué)相關(guān)會議安排，對外交流與合作等都要做到場合適宜，程序正確，策劃周全，另外需要懂得教育教學(xué)知識，熟悉高校的教學(xué)管理規(guī)律，主動吸收、掌握和運(yùn)用先進(jìn)計算機(jī)管理知識，煉就準(zhǔn)確的思考與判斷能力，科學(xué)新穎的預(yù)見力與創(chuàng)造力，使得本職工作得心應(yīng)手，成為一個稱職合格的教學(xué)秘書。