張　芬

教學檔案是反映學校教學活動情況的記錄,是各類學校在教學管理、教學和教學研究中形成的具有查考價值并經(jīng)過整理歸檔的文件材料。教學檔案具有憑證作用、參考作用 ,是總結(jié)經(jīng)驗、開展系統(tǒng)研究、進行教學評估和評獎評優(yōu)等活動的重要依據(jù)。加強教學檔案管理工作,搞好教學檔案建設,能夠為教學活動提供準確、完整的教學信息,能夠有效地提高和保證教學質(zhì)量。

教學檔案的利用,是檔案工作的目的。教學檔案利用程度的高低,關鍵在于是否能合理確定使用方法,創(chuàng)造條件,便于查閱。為了充分發(fā)揮教學檔案的效用,要加強全體教職員工的檔案意識,讓他們認識到教學檔案的重要性;要求教學檔案管理人員發(fā)揮主觀能動性,了解服務對象,明確服務方向,既要為學校領導服務,幫助領導對教學工作進行研究和決策,又要為廣大教職工服務,幫助他們迅速查閱所需的檔案材料,引導他們利用教學檔案為教學工作服務,并結(jié)合學校實際情況,盡量采用計算機等現(xiàn)代化手段來加強管理,充分提高教學檔案的利用率。

一、提高教學檔案意識,培養(yǎng)教學檔案管理隊伍

教學檔案是教學工作的歷史記錄,樹立教學檔案意識,對做好教學工作意義重大。過去,很多學校的領導和教師缺乏歸檔意識,教學過程中形成的大量有價值的文檔,如教師工作計劃、總結(jié),優(yōu)秀教學課件,教師聽課記錄、考試質(zhì)量分析等,都沒有及時送到檔案室保存,這給領導決策、教學工作的開展帶來不便。隨著教學評估工作的開展和深入,領導和教職員工的思想觀念得到顯著轉(zhuǎn)變,教學檔案的歸檔意識明顯增強,教學檔案工作得到了應有的重視。教學檔案的收集、整理、分類、歸檔工作完成了補缺補差,并走上了正?；能壍?。以前很多學校的檔案室都是由科任教師兼任的,并不是由檔案專業(yè)人員來管理,近年來隨著領導和教師歸檔意識的提高,為了更好地做好學校檔案管理工作,很多學校開始聘請專業(yè)的檔案人員來集中統(tǒng)一管理學校各類檔案的歸檔工作。我校就專門聘請了一名高級檔案員來負責學校檔案室的工作,學校教導處也確定專人負責教學檔案的收集、整理工作。

二、實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

學校應從實際情況出發(fā),創(chuàng)造條件,力爭采用計算機為管理工具,形成網(wǎng)絡系統(tǒng),實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、自動化。用計算機儲存整個學校的各種教學、行政檔案,方便使用者及時查找、閱讀,既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力,又提高了工作效率;同時,利用計算機管理檔案可以減少檔案存放的空間,計算機儲存檔案,不必占用太多空間,保存方便簡單,也增加了信息的嚴密性,有防止泄露內(nèi)部信息的好處。所以,引進現(xiàn)代化的技術(shù)和設備是現(xiàn)代化學校檔案管理所必需的一個條件。檔案管理現(xiàn)代化不僅是指先進設備的配置、檔案工作標準化、規(guī)范化,而且包括管理技術(shù)及管理思想的現(xiàn)代化。

現(xiàn)代化管理離不開現(xiàn)代化的設備,但有了現(xiàn)代化的設備,不掌握現(xiàn)代化設備的應用和開發(fā)技術(shù),同樣也達不到現(xiàn)代化的目的。先進的設備還必須依靠先進的應用技術(shù),尤其是要依靠掌握先進技術(shù)的人才,二者相結(jié)合,才能真正發(fā)揮現(xiàn)代化設備的作用,實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

三、提高檔案利用率

檔案管理的終極目的,就是利用,就是使檔案發(fā)揮其潛在的社會效益和經(jīng)濟效益。教學檔案如果只是擺放在檔案室而不被利用,那么它們就將變得一文不值,檔案利用率越高越能體現(xiàn)檔案的價值。學校應鼓勵全校教職員工積極利用教學檔案,不要只是在需要評職稱時才到檔案室去查閱一些所需的資料,平常應經(jīng)常到檔案室去查閱教學檔案,特別是要多借助一些有經(jīng)驗的教師長時間積累起來的一些教學經(jīng)驗,一些優(yōu)秀的教學設計,從而在教學上少走彎路。教師們借閱檔案材料時都要有專業(yè)檔案員在一旁協(xié)助,以保證檔案的完整性。近年來我校教職員工的檔案意識增強了許多,在平常的工作中大家都有意識地將一些寶貴的教學資料保存下來,工作中若遇到什么難題,也會到檔案室去查閱一些相關資料。我校教學檔案的利用率也非常高,經(jīng)常都有學生要求出具成績證明、補辦學歷證明;每年都有一批教師要申報高一級職稱,而評職稱所需的大量材料都來源于教學檔案,教學檔案的價值得到了很好的體現(xiàn)。

責任編輯龍建剛