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持續(xù)改進高校學院機房管理水平

2009-12-28 05:14劉本玲郝兆青
中國教育信息化·高教職教 2009年11期
關鍵詞:機房管理持續(xù)改進

劉本玲 郝兆青

摘要:大學學院機房是學校培養(yǎng)、鍛煉學生的一個重要實習場所,但目前大學學院機房的管理仍普遍存在一些問題。作者通過對大學學院機房管理的實踐和對ISO9000族標準的研究,對學院機房管理提出了一些合理化的建議,使學院機房管理能夠持續(xù)健康發(fā)展。

關鍵詞:持續(xù)改進 機房管理 ISO9000質量管理

中圖分類號:G647 文獻標識碼:A 文章編號:1673-8454(2009)21-0050-03

一、引言

高校學院計算機機房是學校培養(yǎng)、鍛煉學生的一個重要實習場所。有效地進行機房管理是為了最大限度地發(fā)揮機房的使用功效,維持正常的教學秩序,但目前許多高校學院機房的管理卻仍然比較混亂。如何解決這一問題是擺在高校學院管理者面前的一項重要課題。

二、高校學院機房管理普遍存在的問題

1.多頭指揮

依據(jù)法約爾一般管理理論中的統(tǒng)一指揮原則,每一個下級應當對一個而且僅對一個上級負責。越是單線領導,在發(fā)布的指示中互相沖突的問題就越少,個人對成果的責任感就越強。[1]

但通過對多數(shù)學院機房的調研,發(fā)現(xiàn)多數(shù)學院機房存在多頭指揮現(xiàn)象。許多學院機房在管理歸屬上多被放在教學副院長下,但教學副院長只負責計劃內上級的管理。計劃外上機多數(shù)由行政副院長指揮。有時科研副院長也對機房管理人員進行指揮,比如,科研項目臨時用機,科研副院長會找機房管理人員;有些教師非正常加課、調課也是臨時直接找機房人員;教務人員計算學生成績用機房也指揮機房人員;各教研室內軟件安裝、計算機維護、修理等,教師普遍的做法也是直接找機房人員。這種多頭指揮,導致沖突不斷,也人為地增加了機房工作人員的工作量,影響了機房工作人員的工作熱情和對機房的日常管理、維護,極大地影響了正常的教學秩序。

2.責權不清

管理中授權的第一步就是職責的分派,第一原則就是讓下屬明確工作目標。[1] 但目前多數(shù)學院機房,對機房工作人員缺少明確的職責說明,機房工作人員對自己的職責權限也多是混淆不清,一方面導致機房工作人員只做最基本的工作,另一方面也導致機房工作人員在多頭指揮產生的沖突中不知所措。

3.缺乏有效考核、激勵措施

依據(jù)對職責的完成情況對職員進行考核,并根據(jù)考核的結果采取相應的激勵措施是一個組織持續(xù)改進的重要手段。[1] 但目前多數(shù)學院對機房管理人員缺乏考核、激勵措施,機房工作人員工作干多干少一個樣,極大地影響了他們工作的積極性,他們多數(shù)只是按規(guī)定時間開關門及等機器出了問題后被動應付處理,這樣導致病毒泛濫、垃圾文件成堆等,影響了正常的機房教學。

4.缺乏持續(xù)改進措施

科學的管理是通過系統(tǒng)的管理實現(xiàn)組織的持續(xù)改進。但通過調查,筆者發(fā)現(xiàn)很多學院的機房管理都沒有引入系統(tǒng)管理的思想,正常管理都跟不上,更談不上充分調動機房工作人員的積極性進行持續(xù)改進管理。

針對以上問題,筆者認為將ISO9000族質量管理思想引入高校學院機房管理,可解決現(xiàn)實中普遍存在的問題,實現(xiàn)學院機房管理水平的持續(xù)改進。

三、對ISO質量管理體系的針對性研究

ISO9000是國際標準化組織耗時10年制訂出來的全世界第一套也是目前唯一的一套關于質量管理的國際標準,它集中了各國質量管理專家和眾多成功企業(yè)的經驗,蘊涵了質量管理的精華。近幾年ISO9000族標準還被成功地應用于學校。[2] ISO9000族質量管理體系非常重視科學管理的持續(xù)改進,其主要表現(xiàn)為以下幾個方面。

1.把管理者的推動和受益者的推動融為一體,推動管理持續(xù)改進

在ISO/DIS9000標準中,把“以顧客為中心”作為八項質量管理基本原則之首,并把這個原則闡述為“組織依存于顧客,因此,組織應理解顧客當前的和未來的需求,滿足顧客要求并爭取超越顧客期望”。[3]

這種提法就把主要的受益者——顧客的推動擺在了首位。這樣就把管理者的推動和受益者的推動融為了一體,從而把比較靜態(tài)的管理變?yōu)閯討B(tài)的管理。

2.引進全面質量管理

全面質量管理是日本于20世紀60年代提出的管理思想,國際質量界普遍認為,全面質量管理是一個非??茖W的工作方式。全面質量管理的基本工作方法是PDCA循環(huán),即由計劃(Plan)、實施(Do)、檢查(Check)、處理(Action)這四個密切相關的階段所構成的工作方式。通過PDCA循環(huán)的實施可實現(xiàn)質量管理的螺旋式上升。[4]

ISO9000把組織要素分別歸類于管理職責、資源管理、產品實現(xiàn)及測量、分析和改進四大類,構成一種過程方法模式的結構,符合PDCA循環(huán)規(guī)則,且在顧客的推動下,通過持續(xù)改進的環(huán)節(jié)使質量管理體系的水平達到螺旋式上升的效應。

3.體現(xiàn)了目標管理的思想

目標管理,是管理大師彼得·杜拉克提出并倡導的一種科學的優(yōu)秀的管理模式。ISO9000系列標準中用于指導操作的ISO/CD1 9001-2000標準明確貫徹了目標管理的思想。

4.ISO9000族標準的其他相關內容

ISO9000族標準貫徹持續(xù)改進管理這一基本原則,并且以此為主線,貫徹于各個過程中。比如,要求組織把對顧客滿意信息的監(jiān)控作為對質量管理體系業(yè)績的評價;突出了人力資源的地位,增加了對工作設施和工作環(huán)境的要求,體現(xiàn)了要求組織實行人性化管理的思想;細化了管理評審的操作程序,強化了發(fā)揮和提高員工積極性的重要作用等。

通過對ISO9000族標準的分析,我們不難得出一個結論,把ISO9000族標準的持續(xù)改進管理思想引入組織的管理,是實現(xiàn)組織管理質量不斷上升的一個有效途徑。但如何將其引入學院機房管理,筆者提出以下的建議,以供學院機房管理者探討。

四、將ISO9000族標準的持續(xù)改進管理思想引入高校學院機房管理

建立起ISO質量管理循環(huán)中的四個要素是實現(xiàn)持續(xù)改進機房管理的基礎。對此筆者借鑒ISO9000族標準的四個要素:管理職責、資源管理、產品實現(xiàn)、測量分析改進,并提出以下建議。

1.管理職責

(1)管理者的落實

ISO9000標準非常強調管理者的作用。[5]要想提高機房的管理水平,各院院長首先要本著統(tǒng)一指揮原則及分工明確原則落實好管理人員。

必須明確高校學院院長是學院機房管理的第一責任人,在院長的統(tǒng)一指揮下由教學副院長統(tǒng)一管理,確保正常的教學秩序,其他一切人員沒有指揮機房工作人員的權力。

(2)管理職責的確定

第一,要想實現(xiàn)機房管理的持續(xù)改進,院長的主要職責應是身體力行,時刻以服務質量為關注焦點,為建立、實施和保持一個有效的學院機房的質量管理體系確保提供充分的資源和內部環(huán)境,并保證其在管理體系中的貫徹、落實及有效的溝通。

第二,教學副院長主要職責除了其原有職責外還應具有如下三個職責和權限,參照ISO/DIS9001標準:a.確保質量管理體系得到建立和保持;b.向院長報告管理的績效,包括改進的需求;c.在整個組織內促進“以學生為關注焦點”意識的形成。[6]

2.資源管理

此階段的主要任務是策劃組織目標、機構,進行權責分配和資源配置。

(1)確定目標

依據(jù)目標管理的思想,學院要在對現(xiàn)實的機房各方面情況進行充分調查的基礎上,以被服務者為中心,從上到下,從下到上地商討確定學院在機房管理中各個管理層及機房工作人員的工作目標及相應的規(guī)章制度、激勵、處罰措施等。

(2)生成組織功能所必需的組織機構設置、相應的職責和權限,必要的資源配置等。

在確立了機房管理的目標后,學院要為各管理層及機房管理崗位設置合適人選,依據(jù)目標管理的思想,應增強全員的質量意識,明確各自的工作內容及應達到的標準,確保全體員工都能意識到自己所從事活動的相關性和重要性,做到自我約束和自主管理。另外學院要在自身財力的基礎上,配置適應教學要求的軟、硬件設施。

3.服務實現(xiàn)及測量

ISO9000標準鼓勵企業(yè)采用過程方法對質量體系所需的過程進行管理和控制。[7] ISO9000質量管理體系體現(xiàn)了PDCA循環(huán)的方法,過程的監(jiān)視和測量正是PDCA循環(huán)的檢查階段。

學院要進行滿意度的測量,在此過程的主要工作是針對機房管理目標編寫科學的調查問卷,輔助座談溝通的形式,向機房的服務對象收集他們對機房工作人員工作態(tài)度、服務意識、工作能力,機房環(huán)境、硬件設施、軟件情況等的信息。[8]

信息收集工作應由教學副院長組織,可由教學副院長的輔助人員進行,但一定要注意信息收集的科學性。

4.分析和改進

(1)信息收集后,學院教學副院長要結合機房工作人員的目標對信息進行科學、公正的分析。

(2)信息分析后,學院教學副院長要將信息反饋給機房工作人員,進行充分的溝通、交流,查找問題的癥結,并向學院院長匯報,實施相關的激勵或處罰措施。

(3)管理層和機房工作者共同探討做出進一步的決策,確定下一循環(huán)目標、組織機構、職責分派、資源配置、考核、激勵措施等。

在實現(xiàn)上面四個要素的構建后,一定要注意將改進帶入下一個PDCA循環(huán),只有這樣才能真正實現(xiàn)學院機房管理的持續(xù)改進。

總之,通過以上分析,筆者認為借鑒ISO9000質量管理理念,建立高校學院機房管理的四個要素,并真正實現(xiàn)PDCA循環(huán),在服務對象的推動下,使機房管理人員能夠自我約束、自我管理,是實現(xiàn)學院機房管理持續(xù)改進的一條簡單又有效的途徑。

參考文獻:

[1]周三多.管理學[M].北京:高等教育出版社,2005:26-148.

[2]楊德森,董宇艷.引入ISO9000質量理念建立高校教學質量保證體系的研究與探索[J].中國高教研究,2006(3).88-89.

[3]柴邦衡.ISO質量管理體系[M].北京:機械工業(yè)出版社,2002:11-54.

[4]徐斌.質量管理[M].北京:企業(yè)管理出版社,2001:22-91.

[5]李漪.引入ISO9000標準模式建立實驗室管理體系[J].實驗室研究與探索,2005(2):98-99,111.

[6]肖素芳,陳錦秀.構建高校實驗室ISO9000質量管理體系平臺的研究[J].福建中醫(yī)學院學報,2007(8):63-65.

[7]張勇,張劍平.高校實驗室ISO9000質量管理體系實踐探索[J].實驗技術與管理,2005(1):144-149.

[8]王偉.如何利用質量目標管理改進實驗室管理體系[J].現(xiàn)代測量與實驗室管理,2007(6):38-39.

(編輯:楊馥紅)

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