劉玉琦

基層計劃生育檔案現(xiàn)代化管理模式的探索

劉玉琦

基層計劃生育檔案質(zhì)量管理是評價計劃生育工作管理水平的一個重要指標(biāo)。隨著計劃生育工作深入發(fā)展和依法行政深入人心,計劃生育檔案質(zhì)量管理的重要性也越來越引起人們的重視。同時,基層計劃生育檔案管理暴露出的深層次問題也不斷地凸顯出來,面臨著許多亟待解決的問題,諸如隨著計劃生育檔案數(shù)量越來越多,數(shù)量龐大的檔案給保管和利用帶來困難,管理方法手段的落后、專業(yè)人員新知識的匱乏都直接影響計劃生育檔案管理的質(zhì)量。在新形勢下,如何積極適應(yīng)現(xiàn)代計劃生育檔案管理的需要,探索新型和規(guī)范化的檔案管理模式,已經(jīng)擺在基層計劃生育管理者的面前。通過探索我們認(rèn)識到,只有提高認(rèn)識,加強檔案管理專業(yè)隊伍建設(shè),健全制度,全面引入現(xiàn)代化的管理方式,才能實現(xiàn)計劃生育檔案管理現(xiàn)代化和規(guī)范化,從而有效地解決基層計劃生育檔案管理中出現(xiàn)的一系列新問題。

一、管理意識現(xiàn)代化

基層計劃生育檔案管理工作關(guān)系到千家萬戶,也關(guān)系我國計劃生育基層工作中一手檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。因此,要求管理人員既要有高度的法制觀念、工作責(zé)任感,良好的職業(yè)道德,認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度,又要有扎實的計劃生育檔案管理專業(yè)理論知識和技能,尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理計劃生育檔案的基本技能。為此,棲霞市建立了人口計生網(wǎng)站,并以舉辦“全市檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員培訓(xùn)班”為契機,貼近基礎(chǔ)工作實際,圍繞“檔案資源建設(shè)、如何做好基層單位檔案管理工作、社區(qū)和民生檔案問題”等,采取現(xiàn)場教學(xué)、經(jīng)驗交流、發(fā)放學(xué)習(xí)光碟、課后網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、定期技能競賽、業(yè)務(wù)評比等形式,先后對服務(wù)站及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的基層檔案業(yè)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)和強化學(xué)習(xí),共計200余人次,有效提高了他們現(xiàn)代化管理的意識,取得了良好的效果。

二、資源利用現(xiàn)代化

通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸,實現(xiàn)計劃生育檔案資源的合理配置與有效開發(fā)利用,實現(xiàn)了計劃生育檔案信息資源的社會共享。棲霞市現(xiàn)有人口68萬,城鎮(zhèn)已婚育齡婦女3萬人,農(nóng)村已婚育齡婦女11萬人。以市計劃生育服務(wù)站為依托,建立計劃生育檔案信息資源,通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的數(shù)據(jù)庫,包括放(取)宮內(nèi)節(jié)育器、流(引)產(chǎn)、植(取)皮埋、育齡婦女生殖健康檢查等共7類約1萬余例。專職計劃生育檔案管理人員與各部門信息員經(jīng)常聯(lián)系,加強對平時收集工作的檢查和指導(dǎo),做到隨時收集和定期收集相結(jié)合,盡最大可能防止和減少文件資料的流失。不僅拓寬了計劃生育檔案的收集范圍,還豐富了室藏,促進(jìn)了收集工作的開展。廣大育齡婦女可通過互聯(lián)網(wǎng)登陸和全文檢索技術(shù),很方便地查詢到自己的信息。同時實現(xiàn)檔案信息資源的共享,提供了快捷高效服務(wù)。

三、管理技能現(xiàn)代化

計劃生育檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對計劃生育檔案工作的新要求,也是基層計劃生育檔案管理發(fā)展的必然方向?；鶎佑媱澤龣n案管理采用現(xiàn)代化的計算機技術(shù),可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作,使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來,這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的操作管理技術(shù),迫切需要基層計劃生育檔案管理工作者去掌握和運用。我們認(rèn)為計劃生育檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作,在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時,特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握,努力使自己成為具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型計劃生育檔案管理人才。棲霞市人口計生部門在檔案工作中加強了與市計算機培訓(xùn)中心的聯(lián)系,每年對下屬部門計劃生育檔案管理員進(jìn)行技能培訓(xùn),結(jié)合理論考核,全面提高了重點培養(yǎng)的17名計生檔案管理員的現(xiàn)代管理能力和水平。

四、管理工具現(xiàn)代化

基層計劃生育檔案的整理工作繁瑣,重復(fù)勞動多,勞動強度大,要求高。我們體會到,利用計算機等現(xiàn)代化手段整理計劃生育檔案,可以收到事半功倍的效果。如棲霞市計劃生育服務(wù)站年均醫(yī)療文書案卷6 000余件,我們將醫(yī)療文書分為三大類別進(jìn)行管理:一是計劃生育技術(shù)服務(wù)類文書,包括放(取)宮內(nèi)節(jié)育器、流(引)產(chǎn)、藥物流產(chǎn)、植(取)皮埋、育齡婦女生殖健康檢查等;二是行政審批類文書,涉及再生育、節(jié)育手術(shù)并發(fā)癥、中期妊娠終止術(shù)等;三是社會醫(yī)療服務(wù)類文書,包括合作醫(yī)療、醫(yī)療保險、各醫(yī)療科室的病歷。工作中利用計算機模擬人工立卷,然后按類別將所屬條目的內(nèi)容打印出來,用于替代過去以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具,也可按文件形成的先后順序排列打印,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又發(fā)揮了計算機的管理優(yōu)勢,減少了手工操作,提高了工作效率。

通過對現(xiàn)代化基層計劃生育檔案管理模式和方法的探索,我市計劃生育檔案管理質(zhì)量明顯提高。在此基礎(chǔ)上,又通過進(jìn)一步健全和細(xì)化檔案管理制度,改變了過去檔案內(nèi)容不全、管理不規(guī)范、管理手段落后、缺乏專業(yè)隊伍建設(shè)的被動落后局面,提高了計劃生育檔案的完整性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性,使用率也大大提高,為我市計劃生育工作的健康快速發(fā)展提供了支持和見證。

[責(zé)任編輯:裴開顏]

2010-08-11

作者:劉玉琦 山東省棲霞市計劃生育服務(wù)站(265300)