易 濤

(浙江師范大學檔案館,浙江金華 321004)

高校檔案館：性質、功能、管理體制＊

易 濤

(浙江師范大學檔案館,浙江金華 321004)

高校檔案館與機關檔案室和國家檔案館有諸多差異,它是高等學校內部獨立的檔案事務管理機構,是內部性與獨立性共存的矛盾統(tǒng)一體。高校檔案館的功能分為校內功能與公共功能兩個大類,校內功能主要表現(xiàn)為記憶歷史、服務教學科研、資政資治三個方面,而公共功能主要體現(xiàn)為高校檔案原件的憑證依據(jù)和高校檔案信息資源的開發(fā)服務。高校檔案館的體制是教育行政部門分級主管與檔案行政部門業(yè)務指導、監(jiān)督的有機結合。

高校檔案館;性質;功能;管理體制

由于學校辦學歷史、發(fā)展規(guī)模、組織體系的不同,各個高等學校檔案管理機構的設置情況也大相徑庭?？傮w而言,根據(jù)機構獨立性和規(guī)模大小來劃分,高等學校檔案管理機構主要分為以下三類：一種是依附于其它機構,以機構內部科室性質存在的學校檔案室;還有一種也稱之為學校檔案室,但是已經(jīng)是獨立的學校機構,有一定的人員和規(guī)模;最后一種大都是在經(jīng)歷了前兩種發(fā)展階段后逐步形成的總管學校檔案事務的獨立性機構——高校檔案館,屬于學校的獨立部門,有一定數(shù)量的人員和發(fā)展歷史。本文探討的“高校檔案館”主要包括后兩種情況的檔案管理機構,是指在高校內部有固定人員編制、獨立經(jīng)費預算的學校檔案工作管理機構。

一、高校檔案館的性質

我國檔案事業(yè)研究大多以國家公共檔案館為基礎,在普通民眾心中也往往將國家公共檔案館等同于檔案館,為了能夠更好地說明高校檔案館的性質問題,我們將以高校檔案館與國家公共檔案館室體系對比的方式進行說明。

(一)內部性卻不是機關檔案室

機關檔案室是指各機關統(tǒng)一保存和管理本機關檔案的內部機構,是整個機關的組成部分,是屬于機關管理和研究咨詢性質的專業(yè)機構。[1]如果把高校檔案館和機關檔案室加以比較可以發(fā)現(xiàn)二者有許多相似的地方。從經(jīng)費來源與人員編制情況看,高校檔案館與機關檔案室一樣都受所屬單位管理,管理經(jīng)費由單位統(tǒng)一劃撥,檔案工作人員屬于單位內部工作人員受所在單位統(tǒng)一管理。從管理對象看,高校檔案館與機關檔案室都只負責本單位范圍內的具體檔案事務,館藏檔案大都只有一個全宗,管理范圍相對國家公共檔案館而言具有專一性和有限性。從服務主體看,都以服務本單位各項事業(yè)發(fā)展為核心,可以兼顧檔案服務的社會化卻沒有法律法規(guī)硬性規(guī)定此義務。總之,內部性是高校檔案館與機關檔案室的最大相似之處。從法律層面講,它們都不像國家公共檔案館具有獨立的法律人格,不是獨立法人而只是一個具體法人單位的內部機構。

但是高校檔案館卻不是機關檔案室。這其中根本原因在于不管稱呼為“高校檔案館”或是“高校檔案室”,它們都有一個機關檔案室所不具有的功能：永久保管檔案而不需要向任何國家檔案館移交?；蛘邠Q言之是“因為高校檔案館并不是保存檔案的過渡性機構”,[2]而是檔案的永久保管基地。形成這一區(qū)別的原因又主要來自于高校檔案館與機關檔案室所隸屬單位的性質差別。機關檔案室的隸屬單位一般而言大都是行使公共權力的部門,具有較為濃厚的黨群行政色彩,為了保證國家公共檔案資源的齊全完整滿足社會公眾的檔案查閱權利,一般需要這些部門的檔案向國家公共檔案館移交。高校檔案館隸屬于高等學校,而高等學校的主要職責在于傳授知識培養(yǎng)高素質人才并進行科學技術研究,較少涉及公共權力事務且有較強的穩(wěn)定性和相對獨立性。因此,一直以來我國就形成了高校檔案獨立永久保存的傳統(tǒng),這也符合世界上絕大多數(shù)國家的管理習慣。

(二)獨立性卻不是國家檔案館

高校檔案館與國家公共檔案館同樣具有諸多相似之處,例如都有比較固定的工作人員和經(jīng)費投入、相對完善的硬件環(huán)境、齊全完整的檔案類別體系,甚至二者都有“檔案館”這樣一個相同的外在名稱。但是高校檔案館與國家檔案館的最大相似之處還是在于二者都可以獨立永久保管各自館藏檔案而不需要向其它機構移交,它們是館藏檔案的最終歸屬地,在檔案業(yè)務上具有相對獨立完善的管理體系,這也是它們與機關檔案室的最根本區(qū)別?；诖嗽?加之現(xiàn)在更多的高校檔案機構姓“館”而不是姓“室”,因此很多人誤認為高校檔案館和國家檔案館性質一樣,二者之間沒有截然差別。這種觀念在現(xiàn)實中的具體表現(xiàn)就是在進行有關高校檔案問題研究時自然的將其納入到已有的國家公共檔案館研究模式中,高校檔案問題研究更多的是依附于國家公共檔案館而缺乏自己的獨立體系。

造成這種問題的原因在于我們片面理解了二者在館藏檔案保管時限上的永久性特點,重視二者的共同點而較少顧及到二者的諸多區(qū)別。實際上,二者因為在機構性質、管理體制、法律人格、經(jīng)費人員來源等問題上的差異而顯得個性分明。一個是獨立法人實體,一個是法人內部機構;一個具有相對獨立的人事權和財權,一個人財皆受控于所屬單位;一個是單一的檔案事業(yè)管理體制,一個是關聯(lián)到教育與檔案的雙重管理體制。因此,高校檔案館也不是國家檔案館,高校檔案館的獨立性是檔案業(yè)務上的獨立具有相對性。國家檔案館的很多管理方式、業(yè)務流程、研究思路可以為高校檔案館所借鑒,卻不能不加分辨直接為我所用。

(三)內部性與獨立性共存的矛盾統(tǒng)一體

從前面分析中了解到高校檔案館雖然與機關檔案室和國家檔案館有諸多相似之處,但是仍無法將其歸類到其中任何一個中去,高校檔案館實則是獨立于二者之外的另一種檔案管理機構。高校檔案館是高等學校內部獨立的檔案事務管理機構,是內部性與獨立性共存的矛盾統(tǒng)一體。國家檔案館因為民眾公共的檔案需求而存在,是文明社會必須建立的公共服務機構,而高校檔案館的存在則必須以其所屬高校的建立為前提。從這個角度而言,國家檔案館的存在有其必然性和恒定性,而高校檔案館則會隨其所屬主體的變化而產(chǎn)生合并、重組、消亡等情況。高校檔案館的這種內部性特點要求高校檔案管理工作首先必須從其所屬學校的實際情況出發(fā),因校制宜,否則就會失去發(fā)展的前提和平臺。高校檔案館永久保管所藏檔案的傳統(tǒng)又使其在檔案業(yè)務上形成了從收集、整理到入庫永久保存的獨立完善體系,因而從檔案管理業(yè)務的角度而言,高校檔案館又具有相對的獨立性。這種獨立性特點在高校內部表現(xiàn)為學校范圍內對各種檔案材料的管理控制權以及檔案管理機構身份的唯一性。在高校外部則表現(xiàn)為作為所在學校檔案事務方面的代表參與到學校外部各種檔案活動中去的能力,具有相對的自主性和靈活性。內部性與獨立性共存于高校檔案館之中,成為高校檔案館性質的兩個不同方面,高校檔案館就是內部性與獨立性共同維系的矛盾統(tǒng)一體。

二、高校檔案館的功能

高校檔案館的功能在很大程度上要受其內部性與獨立性共存的性質所影響,這也是我們前面分析高校檔案館性質的原因所在。從各種不同方面我們可以對高校檔案館的功能有不同維度的劃分,但是在此筆者愿意結合高校檔案館的性質對其功能作出校內功能與公共功能的二分法。

(一)校內功能

從高校檔案館的內部性中我們不難看出,所屬高校是高校檔案館存在與發(fā)展的前提和基礎,因而為所屬高校發(fā)展提供檔案支持就是對其功能的最基本要求,這也是筆者將高校檔案館功能以校園內外為尺度進行劃分的重要原因。

1.維系“學校記憶”,傳承大學精神

如果把樓房校舍、儀器設備比作一個大學的“硬”實力的話,那么人文環(huán)境、大學精神就是這個學校的“軟”實力。很多學校在資金支持下“硬”實力有了明顯的改善甚至可以超過很多傳統(tǒng)名校,但是更能反映大學水平的“軟”實力卻并非資金或者一朝一夕的突擊可以改變,這主要是因為“軟”實力的形成需要在學校發(fā)展歷史長河中不斷積累塑造,充滿了歷史厚重感。高校檔案館記載著高校的校情校史,它是高校文化的集中體現(xiàn),是高校歷史的積累,是高校精神傳承的手段。[3]高校檔案館可以利用館藏資源通過建設校史館、開辦各種陳列展覽、舉辦專題報告會、編寫各種出版物來再現(xiàn)學校歷史記憶、展現(xiàn)學校歷史底蘊與人文精神。

2.服務教學科研

一所大學的最基本職責在于培養(yǎng)高素質的人才以及進行科學技術方面的研究,因而一所大學內部機構也要以實現(xiàn)這一目標為首要職責。高校檔案館館藏中的學生成績、學生論文、教師課件、科研項目等檔案都從不同方面為學校教學科研發(fā)展提供了可資借鑒的歷史材料。分析學生論文可以發(fā)現(xiàn)學生論文中的共性現(xiàn)象以便更好地指導學生論文寫作;教師課件更是一門課程教師研究成果的集中展現(xiàn),為學生學習、教師參閱借鑒提供了平臺;科研檔案既是一個高?？蒲袑嵙Φ募姓宫F(xiàn)又為學校未來科研發(fā)展打下了扎實的基礎。

3.資政資治

“檔案和檔案管理機構的形成,最初是出于統(tǒng)治者行政管理的需要”,[4]“檔案產(chǎn)生的初衷是作為實現(xiàn)管理和憑證信息控制的工具”,[5]這都從一定程度上可以解釋為什么高校檔案館也和大多數(shù)其它類型的檔案館一樣最初的館藏結構都以反映治政需要的公務類文書為主。雖然現(xiàn)在高校檔案館的館藏結構有了很大程度上的改善,文書類檔案的比重也明顯下降,但是高校檔案館為學校行政決策提供參考、為日常管理提供憑據(jù)的作用仍然非常明顯。

(二)公共功能

相較于高校檔案館的校內功能,筆者把那些涉及到校外甚至與公共大眾都相關的高校檔案館功能定義為高校檔案館的公共功能,或者稱之為校外功能。雖然高校檔案館的內部性決定了高校檔案館需要以服務校內建設發(fā)展為基本職責,但是其公共功能的發(fā)展又可以從另外一個方面拓展其校內功能,擴大高校與高校檔案館的影響力。從高校檔案館公共功能發(fā)揮中高校檔案的不同利用形式可以將高校檔案館的公共功能分為以下兩種形式：

1.利用檔案原件,提供憑證依據(jù)

檔案因為客觀真實地記錄了歷史發(fā)生的事實而為人們所認可,因此利用檔案特別是檔案原件作為憑證依據(jù)已經(jīng)成為檔案價值實現(xiàn)的重要方式。社會公眾對高校檔案原件憑證性價值的追求集中表現(xiàn)為對學校畢業(yè)生相關信息的真實性核準。高校教學檔案是高校檔案館的特色類別檔案,國家公共檔案館一般少有此類檔案,而高校教學檔案也反映了高校的主要職能特色。一般高校檔案館對外服務中,利用檔案原件為畢業(yè)生本人補辦有關證件、為用人單位核實有關畢業(yè)生信息的準確性成為其中的主要部分。當然高校和社會公眾在維護諸如土地、房屋、財產(chǎn)以及校外辦學權益等方面也需要利用檔案原件的法律效力來保護自己的合法權利。

2.開發(fā)檔案資源,提供檔案服務

高校檔案的工具價值是其基礎性價值,它的作用發(fā)揮有賴于檔案原件的真實性以及社會公眾對這種真實性的認同,它的價值體現(xiàn)具有被動性色彩。而高校檔案信息價值的發(fā)揮就需要高校檔案館主動開發(fā)檔案信息資源,提供各種檔案信息的二次加工成果為社會公眾服務。以高校檔案館利用館藏檔案進行校史研究為例,整理各個時期的照片檔案集結出版可以讓人們直觀感受學校的發(fā)展變化;編撰校史更是可以系統(tǒng)梳理學校發(fā)展脈絡、感受學校發(fā)展艱辛、激發(fā)校友對母校的熱愛之情;利用館藏各種類型檔案以圖、文、實物等形式建立的學校校史博物館已經(jīng)成為很多高校集中對外展示學校風采的重要窗口。

三、高校檔案館的管理體制

談到檔案管理體制,大多數(shù)人會自然地給出“統(tǒng)一領導、分級管理”這樣一個答案。這一方面說明我國公共檔案管理體制的深入人心,另一方面也說明了高校檔案館的研究還缺乏獨立的理論體系,很容易走入國家公共檔案館的研究模式。2008年頒布的《高等學校檔案管理辦法》第四條對高校檔案管理體制進行了清晰的界定：國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內高校檔案工作。國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責范圍內負責對高校檔案工作的業(yè)務指導、監(jiān)督和檢查。與國家公共檔案館最大的差異在于高校檔案館的管理涉及到所屬學校的管理部門——教育行政部門與檔案業(yè)務管理部門——檔案行政部門之間的分工與協(xié)作。

(一)教育行政部門分級主管

高校檔案館在我國檔案機構宏觀分類體系中屬于內部檔案機構中的一種,是我國檔案事業(yè)體系中不可或缺的一部分。那么為什么我國高校檔案館是由教育行政部門主管而不是由檔案行政部門負責?這其中最根本的原因在于高校檔案館的內部性特征。由于高校檔案館在法律層面不是獨立的法人實體,因而它的存在與行為前提必然建立在其所附屬的高等學校上。高等學校在整體上是一個獨立的法人實體,在我國教育管理體制下高等學校由教育行政主管部門管理,因此作為高等學校內部機構的高校檔案館由教育行政部門主管就顯得順理成章。從這個意義上講,高校檔案館首先是一個教育輔助機構,其次才是一個檔案事業(yè)機構。

我國高等學校雖然不是行政機構,卻在管理體系上參照公務員系統(tǒng),因此各個高等學校都有自己的行政級別。所以在高校檔案館的具體主管機構上也依照其所屬學校的管理機構來劃分,部屬院校由教育部主管,而省屬高校則都由該省教育廳主管,以此形成與學校級別相適應的分級管理體系。

(二)檔案行政部門業(yè)務指導

高校檔案館雖然由教育行政部門主管,但是從檔案業(yè)務角度看它又是一個專業(yè)的檔案管理機構,因此高校檔案館的管理體制里不可能完全脫離檔案行政部門,需要檔案行政部門在業(yè)務領域給予指導、監(jiān)督和檢查。高校檔案館的特殊性使檔案行政部門的工作方式需要在此發(fā)生一些轉變,與國家公共檔案館不同的是高校檔案館只有在極少數(shù)觸及《檔案法》的情況下才需要檔案行政部門以行政執(zhí)法的方式介入,通常情況下它們應該以專業(yè)領域的服務者、指導者介入,從業(yè)務的角度推進高校檔案事業(yè)的發(fā)展。與教育行政部門類似的是檔案行政部門的業(yè)務指導也自然地呈現(xiàn)一種行政級別基礎上的分級體系,但是沒有教育行政部門管理體系嚴格。從單純的檔案業(yè)務角度,檔案行政部門的級別不是問題的核心,更為重要的是專業(yè)基礎上的交流溝通與合作。

[1]馮惠玲,張輯哲.檔案學概論[M].北京：中國人民大學出版社,2006：88.

[2]王茂躍.應當正確認識高校檔案館的性質 [J].檔案,2003 (2)：8-10.

[3]程玉香.高校檔案館職能定位的思考[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2009(23)：163-164.

[4]張照余.檔案館“資政”、“存史”和“文化傳承”功能辯證[J].檔案學研究,2004(5)：7-10.

[5]覃兆劌.雙元價值觀的視野：中國檔案事業(yè)的傳統(tǒng)與現(xiàn)代化[M].北京：中國檔案出版社,2003：45.

(責任編輯 周芷汀)

Archives at Colleges and Universities：Characteristics,Functions and theManagement System

YI Tao

(Archives,Zhejiang Nor mal University,Jinhua321004,China)

Archives at colleges and universities are different from those in the government or the National Archives as a professional institution.They are independent departments responsible for the management of documents of colleges and universities.Their functions involve the on-campus and off-campusones,the for mer including recording a school’s history,serving for teaching and research,and providing information for decision-making or schoolmanagement,whereas the latter including keeping the original copies of a school’s documents and serving for the development of archives-information resources at colleges and universities.As to theirmanagement,they are under the management of educational depart ments at various levels as well as guided and supervised by archives authorities of the government.

archives at colleges and universities;characteristics;functions;the management system

G251

A

1001-5035(2010)04-0121-04

2009-12-10

易 濤(1982-),男,湖北荊門人,浙江師范大學檔案館館員,湖北大學歷史文化學院碩士研究生。

浙江省檔案局科技項目“數(shù)字檔案館建設對檔案管理體制的影響與對策研究”(2009-R-3)