姜 欣

（遼寧省圖書館，遼寧 沈陽 110015）

圖書館檔案不僅記載著圖書館發(fā)展的歷史，也是圖書館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、讀者服務(wù)、現(xiàn)代化建設(shè)等工作的真實(shí)寫照，是圖書館實(shí)行內(nèi)部管理的基石。做好圖書館檔案的管理工作，對公共圖書館具有重要意義。信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，要求公共圖書館檔案實(shí)現(xiàn)以數(shù)字化的形式收集、存儲并進(jìn)行規(guī)范有序的管理。筆者結(jié)合遼寧省圖書館工作實(shí)際，對如何做好公共圖書館紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作談幾點(diǎn)認(rèn)識。

1 紙質(zhì)檔案信息數(shù)字化的意義

1．1 規(guī)范和提高檔案基礎(chǔ)工作水平

實(shí)施紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，有利于形成符合圖書館數(shù)字化建設(shè)要求的紙質(zhì)檔案管理規(guī)范和流程，有利于促進(jìn)檔案整理、分類、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定等一系列基礎(chǔ)工作的自動化管理，從而提高檔案基礎(chǔ)工作水平。

1．2 提高工作效率，降低管理成本

紙質(zhì)檔案存放占用空間大、檢索效率低、耗時、耗力。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，可提高檢索效率，降低管理成本。

1．3 保障紙質(zhì)檔案原件的安全

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，檔案利用者只能通過翻閱大量的檔案原件才能查閱到相關(guān)信息，這樣會造成檔案出現(xiàn)頁面污損、發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆、斷折現(xiàn)象，加快了檔案老化和損壞速度。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)查閱信息，大大減少了對檔案原件的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了紙質(zhì)檔案的老化速度，解決了紙張脆化和變質(zhì)的文獻(xiàn)保護(hù)問題。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化將進(jìn)一步保障原始資料的安全。

1．4 與圖書館事業(yè)發(fā)展相適應(yīng)

加強(qiáng)檔案工作的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，符合圖書館事業(yè)向科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展的整體要求。

2 遼寧省圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化概述

2．1 檔案資料情況

遼寧省圖書館按照遼寧省文化廳和遼寧省檔案局遼文字[1999]18號文件《遼寧省公共圖書館檔案管理辦法》，將檔案資料按“年度——問題”分類，基本類目分別為：文書檔案：保存著從1948年建館至2009年以來的檔案，永久401卷、定期30年757卷、10年367卷；財(cái)務(wù)檔案1807冊；基建檔案183卷；電子檔案165盤。檔案資料的載體介質(zhì)有印刷紙、手寫紙、復(fù)印紙、曬圖紙、照片、底片、膠片、磁帶、錄像帶、光盤等。本館紙質(zhì)檔案每年都以百余卷速度遞增。

2．2 檔案資料管理狀況

遼寧省圖書館1996年成立了綜合檔案室，是遼寧省文化系統(tǒng)首家使用由省檔案局研制開發(fā)的“文檔一體化檔案管理軟件”的單位。目前，已實(shí)現(xiàn)了文書檔案文件級目錄、會計(jì)檔案和基建檔案案卷級目錄的計(jì)算機(jī)管理及模糊查詢，但檔案的收集、接收、傳遞、登記、查閱仍采用傳統(tǒng)的手工操作。

2．3 檔案管理軟、硬件環(huán)境

遼寧省圖書館在軟件方面采用了清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)THAMS-2006單機(jī)版，該軟件包括文件管理、檔案管理和開發(fā)利用3部分，能夠滿足檔案數(shù)字化管理的需要。硬件方面已配備掃描儀和計(jì)算機(jī)、照相機(jī)等設(shè)備，可以進(jìn)行初級、少量的證書、圖紙等檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。全館系統(tǒng)化的檔案數(shù)字化工作正處于研究、嘗試階段。

3 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作策略

3．1 強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識

檔案管理工作是圖書館工作中重要的組成部分，應(yīng)引起足夠重視。必須提高檔案工作現(xiàn)代化管理意識，完善軟、硬件設(shè)備和規(guī)章制度建設(shè)，這是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的重要前提。

3．2 建立健全規(guī)章制度

數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和管理制度是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的基本保證。要根據(jù)《遼寧省檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》和《遼寧省文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式（試行）》制定適合本館的工作程序以及數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，包括《檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《電子文件歸檔管理規(guī)定》、《數(shù)字檔案信息安全管理與利用制度》等。

3．3 加強(qiáng)軟硬件建設(shè)[1]

配備數(shù)字檔案信息采集設(shè)備，包括掃描儀和計(jì)算機(jī)、照相機(jī)等設(shè)備，用于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作；配備數(shù)字檔案信息的存儲設(shè)備，包括服務(wù)器、磁盤陣列、光盤等設(shè)備；配備檔案綜合管理系統(tǒng)軟件，如本館目前采用的清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)，能夠滿足檔案數(shù)字化管理的需要；構(gòu)建局域網(wǎng)或連接外部網(wǎng)絡(luò)，這是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源采集、管理、長久保存和共享利用的重要條件。

3．4 合理確定數(shù)字化轉(zhuǎn)化范圍

確立數(shù)字化范圍，是開展后續(xù)工作的基礎(chǔ)，必須予以高度重視。首先要剔除館藏紙質(zhì)檔案中不應(yīng)該歸檔卻被歸檔的檔案。其次是參照國家綜合檔案館保管期限標(biāo)準(zhǔn)，剔除重復(fù)、交叉及冗余的檔案。第三是依照國家《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，結(jié)合自身工作實(shí)際和館藏特點(diǎn)，制定檔案數(shù)字化內(nèi)容的優(yōu)化策略。如遼寧省圖書館檔案數(shù)字化工作主要遵循：[2]一是以“我”為主策略，根據(jù)館藏文獻(xiàn)的保存價值進(jìn)行數(shù)字化，將保存價值高的館藏檔案優(yōu)先數(shù)字化。二是需求導(dǎo)向策略，根據(jù)館藏文獻(xiàn)的利用價值，通過統(tǒng)計(jì)分析將館藏檔案中利用頻率最高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。三是特色主題策略，對本館的特色文獻(xiàn)優(yōu)先數(shù)字化，以提高特色服務(wù)水平。四是珍貴、瀕危檔案優(yōu)先策略，如本館檔案室保存有1996年創(chuàng)建的“遼寧省籍三十年代作家著名作家資料館”全套檔案材料，以及1969年遼寧省圖書館與甘肅省圖書館交接文溯閣《四庫全書》工作的珍貴檔案。這部分檔案多為手寫、油印，由于存放時間過長，紙已發(fā)黃、發(fā)脆、破損。對這類珍貴、瀕危檔案必須優(yōu)先數(shù)字化。

3．5 規(guī)范進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化操作

紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份等。其中的重點(diǎn)和核心環(huán)節(jié)是檔案掃描、圖像處理和圖像存儲，只有進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化操作，才能保障數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量。

檔案掃描工作應(yīng)遵守的規(guī)范：大幅面檔案如基建檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺掃描，也可采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理；對紙張狀況較差，以及過簿、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式；頁面為黑白兩色并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，采用黑白二值掃描；頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度掃描；頁面中帶有紅頭、印章或插有彩色圖片的檔案，視需要進(jìn)行彩色掃描；在條件允許的情況下，為真實(shí)、準(zhǔn)確、全面地再現(xiàn)檔案歷史原貌，需永久或長期保存的檔案應(yīng)采用彩色掃描；掃描亮度要根據(jù)掃描文件的黃、白、暗等紙質(zhì)情況來調(diào)節(jié)，使生成圖像清晰，亮度明快。

圖像處理應(yīng)按以下規(guī)范：文書檔案圖像處理應(yīng)統(tǒng)一使用Photoshop圖像處理軟件；當(dāng)所加工檔案紙張的大小一致，沒有裝訂孔并且紙張之間沒有粘連的現(xiàn)象時，可用Photoshop圖像處理軟件的批量自動處理功能處理。先將圖片導(dǎo)入ITscna軟件當(dāng)中進(jìn)行批量的圖片傾斜校正，然后選擇一張圖片導(dǎo)入到Photoshop中，對其作一個處理動作，然后利用Photoshop中批量自動處理功能對剩余的圖片進(jìn)行處理；當(dāng)所加工檔案紙張大小不一，而且含有裝訂孔或紙張之間有粘連的現(xiàn)象時，可以用Photoshop按傾斜校正——去出雜點(diǎn)——對圖片中紙張破損的地方進(jìn)行修補(bǔ)——去出四邊的黑邊——對圖片進(jìn)行編號——保存流程處理；當(dāng)所加工的檔案為基建檔案時，檔案張紙為圖紙且其尺寸大小不一的時候，一般用VP圖像處理矢量化軟件來進(jìn)行處理。首先將圖紙掃描成為黑白二值的圖片，然后利用VP中的自動去雜點(diǎn)功能輸入適當(dāng)?shù)碾s點(diǎn)直徑值，以去出雜點(diǎn)直徑小于這個值的雜點(diǎn)。

經(jīng)過加工的圖像文件，必須按標(biāo)準(zhǔn)格式存儲，才能方便使用。對圖像存儲格式采用單色模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲；采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲；提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，采用壓縮率高的文件格式，可存儲為CEB、PDF或其他格式。

4 紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要注意的問題

4．1 建立圖像文件命名與檔號的對應(yīng)關(guān)系

每份文件掃描形成的原文圖像文件應(yīng)存儲在按“檔號”命名建立的文件夾中，文件夾所包含的掃描圖像文件（頁）按紙質(zhì)文件頁碼順序命名；“檔號”是指檔案室在整理和管理檔案過程中，以字符形式賦予檔案的唯一的一組代碼，是存取檔案的唯一標(biāo)志，“檔號”格式為全宗號——年度——保管期限——問題——件號?！皺n號”格式必須與目錄數(shù)據(jù)庫中“全文標(biāo)志”的著錄格式一致，檔案目錄應(yīng)與原文圖像通過“檔號”一一對應(yīng)，實(shí)現(xiàn)自動掛接。

4．2 建立電子文件與OA辦公系統(tǒng)掛接關(guān)系[3]

大部分公共圖書館已利用OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)辦公自動化，本館采用Lotus Notes辦公自動化軟件可實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)文件的發(fā)布、傳遞、接收、回復(fù)等工作流程。本單位文件可直接通過Lotus Notes辦公軟件接收、存儲并轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，對上級和本單位各部門下發(fā)的紙質(zhì)文件通過掃描生成圖像電子文件并在OA辦公系統(tǒng)中運(yùn)行，也可以轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)。因此要注意充分利用OA辦公系統(tǒng)的功能，實(shí)現(xiàn)與檔案綜合管理系統(tǒng)自動掛接，實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理和利用的數(shù)字化。

4．3 掃描文件和已有目錄數(shù)據(jù)庫對接的關(guān)系

圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)在某種意義上可以稱為“二次建檔”?！耙淮谓n”是傳統(tǒng)的側(cè)重于檔案實(shí)體的保存，是對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案分類、組卷、編號、編目等；“二次建檔”則以檔案信息資源的有效整合為目的，選擇有特色、利用率高、可開發(fā)、保管限期較長的檔案進(jìn)行數(shù)字化。遼寧省圖書館采用清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)，按《遼寧省文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式（試行）》中數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)《文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)Ⅱ》標(biāo)準(zhǔn)，已建成文書檔案容量為21541條文件級目錄數(shù)據(jù)庫。在“二次建檔”時，本館將紙質(zhì)文件全文掃描形成電子文件后，注意實(shí)現(xiàn)電子文件目錄通過“檔號“與現(xiàn)有目錄數(shù)據(jù)庫批量掛接，保證形成目錄數(shù)據(jù)庫的檔號、年度、題名、保管期限、問題、責(zé)任者、卷號、頁數(shù)與其對應(yīng)的全文掃描文件完全一致。

4．4 注意做好數(shù)字化信息的安全保護(hù)與數(shù)據(jù)備份

紙質(zhì)文件數(shù)字化后，應(yīng)注意構(gòu)建全方位的安全保護(hù)體系，確保數(shù)字化后檔案信息的真實(shí)與完整，防止被他人竊取、修改、偽造、病毒侵害和惡意攻擊，同時還要注意載體壽命、電子計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺的一致性對檔案信息的安全威脅。[4]此外，還必須認(rèn)真做好數(shù)據(jù)的備份工作，選擇可靠介質(zhì)，嚴(yán)格按規(guī)定時間進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保檔案信息的安全與完整。

[1] 遼寧省檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，2008.

[2] 杜敬民.基層檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)研究[J].河南科技，2009（1）：27.

[3] 李昕.檔案數(shù)字化之前的準(zhǔn)備工作[J].北京檔案，2009（7）：19.

[4] 車梅芳.談機(jī)關(guān)數(shù)字化檔案室的建設(shè)[J].浙江檔案，2009（7）：42.

[5] 索毓慧，范立梅.對大型企業(yè)檔案數(shù)字化的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江檔案，2009（2）：36.

[6] 鄂麗君.圖情檔案學(xué)國家社科項(xiàng)目專著成果出版及利用.圖書與情報(bào)，2009（5）.