石家莊經(jīng)濟學院 楊武岐

河北冀星高速公路有限公司 李嵐

1 管理信息化與內(nèi)部控制之間的關系

1.1 管理信息化與內(nèi)部控制目標不同，但相互依存

一般來說，內(nèi)部控制的具體內(nèi)容由相互聯(lián)系的五要素構成，即控制環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)控。從內(nèi)部控制的各個要素來看，離開了高效的企業(yè)內(nèi)外部信息提供和溝通體系，內(nèi)部控制體系無法有效運作，管理信息化的基本目的之一就是建設一個高效的企業(yè)內(nèi)外部信息提供體系。

企業(yè)管理信息化通常是指企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術，通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用，不斷提高生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、決策的效率和水平，進而提高企業(yè)經(jīng)濟效益和企業(yè)競爭力的過程。實際上管理信息化是通過實現(xiàn)對信息資源的有效控制，為企業(yè)的發(fā)展提供動力。如何控制信息的產(chǎn)生和使用效率、效果是管理信息化要解決的問題。

在現(xiàn)代企業(yè)中，內(nèi)部控制的效率和效果更多地依賴于信息化的效率和效果，管理信息化也需要相應的內(nèi)部控制來實現(xiàn)對信息資源的有效利用。企業(yè)管理猶如一輛行駛的汽車，管理信息化是加速器，而內(nèi)部控制是方向盤和制動器，只有協(xié)調(diào)配合，才能順利到達目的地。

1.2 管理信息化對內(nèi)部控制的影響

管理信息化的過程對內(nèi)部控制目標的實現(xiàn)具有促進作用，同時也對內(nèi)部控制提出新的要求，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

(1)管理信息化增強了內(nèi)部控制的實時監(jiān)控能力。管理信息化提高了企業(yè)業(yè)務流程的自動化程度，可以實時檢查、控制財務及業(yè)務信息的準確性，為預防、檢查和糾正財務、業(yè)務信息的錯誤和舞弊提供了便利。比如，為了快速、有效、及時地觀察了解庫存情況，企業(yè)可以通過共享的數(shù)據(jù)庫隨時調(diào)用庫存數(shù)據(jù)、處理諸如發(fā)貨單、退貨單系統(tǒng)等相關信息。同樣，在進行業(yè)務數(shù)據(jù)輸入時，信息系統(tǒng)也可通過檢查程序判斷操作人員的權限以及輸入數(shù)據(jù)的正確性、完整性和合法性。當數(shù)據(jù)輸入不符合給定范圍時，系統(tǒng)會提示或拒絕數(shù)據(jù)輸入，實現(xiàn)實時監(jiān)控，從而保證數(shù)據(jù)的準確性。

(2)管理信息化促進了內(nèi)部控制目標的實現(xiàn)。企業(yè)管理信息化集成和控制了企業(yè)管理活動中的絕大部分信息，有助于實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部管理信息的共享和有效利用，及時綜合反映企業(yè)的經(jīng)營管理情況。通過事先設置的業(yè)務標準，管理信息系統(tǒng)可以提供各種原始的和加工后的信息，并對業(yè)務標準進行判斷，提出預警信息，使企業(yè)業(yè)務風險的實時控制成為可能。管理信息化旨在利用信息技術促進企業(yè)經(jīng)營管理目標的實現(xiàn)，其發(fā)展也為內(nèi)部控制目標的實現(xiàn)提供了技術支持和信息基礎。

(3)管理信息化對內(nèi)部控制提出了新的要求。在企業(yè)的信息化管理環(huán)境中，信息技術應用產(chǎn)生了新的風險，主要表現(xiàn)在：隨著管理信息化程度不斷加深，為了保證信息傳遞和決策應用的需要，企業(yè)的組織結構將趨向扁平化。在這種新型的扁平式組織結構中，無論信息處于何處，企業(yè)內(nèi)外部人員都能比較容易地取得信息，但信息被誤用或惡意利用風險的也將加大；在信息化管理環(huán)境中，由于數(shù)據(jù)處理過于集中，存儲的數(shù)據(jù)可以被不留痕跡的篡改，數(shù)據(jù)處理過程無法觀測等問題，使得計算機犯罪具有很大隱蔽性和危害性；如果信息系統(tǒng)失靈，重要信息被竊取，都將給企業(yè)帶來損失。這就要求企業(yè)應適應信息化帶來的組織結構變化，明確各部門的職責，加強信息使用授權控制，建立有效的信息安全保護措施，采用適應信息技術環(huán)境的管理手段和技術方法，實現(xiàn)對信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，以降低信息化所帶來的風險。

2 借助信息化促進企業(yè)內(nèi)控體系建設

通過上面的分析，可以看到管理信息化或信息技術應用對增強企業(yè)內(nèi)部控制的效率和效果，保障內(nèi)部控制目標的實現(xiàn)有積極的作用。企業(yè)在建立內(nèi)部控制體系時，應注重利用信息化在信息與溝通層面的優(yōu)勢，建立基于信息化管理環(huán)境的內(nèi)部控制體系。在實踐中，企業(yè)應做好以下幾個方面的工作：

2.1 管理信息化建設與內(nèi)部控制體系建設應統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)實施

在企業(yè)管理現(xiàn)實中，許多企業(yè)的管理信息化與內(nèi)部控制體系建設被人為分割，往往被作為兩個項目分頭實施。主要原因包括以下三個方面：

2.1.1 受成本負擔能力的制約

管理信息化建設與內(nèi)部控制的發(fā)展同時受成本效益原則的影響。管理信息化的計劃和實施需要先進的技術和強大的資金支持，在資金緊張的情況下，企業(yè)很難全面、系統(tǒng)實施信息化。同時，內(nèi)部控制也應依據(jù)控制環(huán)境的變化而不斷地變化發(fā)展，不可能是一個固定不變的模式。對許多企業(yè)而言，能否負擔不斷的信息化和內(nèi)部控制建設投入是一個現(xiàn)實問題。依據(jù)信息系統(tǒng)進化的諾蘭階段模型，在信息化的初期，控制往往薄弱，只有當信息化發(fā)展到一定階段，控制才真正被重視。

2.1.2 對信息技術應用的控制環(huán)境變化認識不夠

多數(shù)企業(yè)在實施管理信息化時，往往停留在利用信息技術提高效率和準確性的層面，更多地關注軟件的使用，認為只要購買了管理軟件，企業(yè)只需簡單設置并運行即可，沒有必要建立相應的內(nèi)部控制制度，或者僅僅只是照搬照抄了其他企業(yè)的內(nèi)部控制制度。沒有認識到信息技術的應用已經(jīng)改變了企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境，信息已成為企業(yè)最重要的資源，管理信息化是企業(yè)實現(xiàn)其戰(zhàn)略目標不可或缺的要素，從而也未能從戰(zhàn)略層面規(guī)劃與管理信息化環(huán)境相配合的內(nèi)部控制體系。

2.1.3 內(nèi)控部門與信息化應用部門之間缺乏協(xié)調(diào)

管理信息化和內(nèi)部控制體系的規(guī)劃屬于不同的職能部門，管理信息化由企業(yè)的信息技術部門或業(yè)務部門發(fā)起和建設，內(nèi)部控制體系則由企業(yè)的內(nèi)控部門進行設計，如果不能事先整體規(guī)劃和統(tǒng)一領導，就會造成管理信息化和內(nèi)部控制不能協(xié)調(diào)或同步建設。很多時候在信息化的風險已經(jīng)變得很突出的時候，內(nèi)控部門才能跟進，但由于對信息技術了解不夠，往往不能設計出真正有效的控制制度。

2.2 選擇或開發(fā)控制功能強的管理軟件

管理軟件是管理信息化的核心構件，管理軟件本身所設計的相關控制功能應能滿足企業(yè)內(nèi)部控制的要求。國內(nèi)國際上一些大的管理軟件供應商在其軟件產(chǎn)品的設計上均充分考慮了企業(yè)內(nèi)部控制的需要，在企業(yè)運營的各個流程及各個控制點中均體現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部控制的要求。企業(yè)在自行組織開發(fā)管理軟件時，也需在開發(fā)過程中借鑒現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制的慣例和流程，使軟件系統(tǒng)能充分反映出明晰有效的內(nèi)部控制流程及控制點，確保軟件在使用中滿足內(nèi)部控制的要求。

2.3 整合信息資源，避免“信息孤島”效應

在管理信息化的初期，許多企業(yè)建立了許多部門級的管理信息系統(tǒng)。這些系統(tǒng)都是由各職能部門根據(jù)各自的業(yè)務需求建立的，缺乏統(tǒng)一的標準，雖然每個系統(tǒng)都可以單獨發(fā)揮作用，但對于整個企業(yè)來說，就形如一個個“信息孤島”，企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務協(xié)同和信息協(xié)同無法實現(xiàn)，增加了信息轉換成本，也為內(nèi)部控制增加了障礙。因此，企業(yè)在信息化建設中應注重整體規(guī)劃和信息資源的整合，這樣既有利于發(fā)揮管理信息化建設的戰(zhàn)略性作用，也為內(nèi)部控制體系的建設和優(yōu)化提供統(tǒng)一的環(huán)境，有利于降低內(nèi)部控制體系的設計與實施成本。

2.4 實施業(yè)務流程重組

業(yè)務流程重組是更新和優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務流程，建立適應信息技術環(huán)境的高效業(yè)務流程，提高業(yè)務活動效率，降低管理成本的過程，也是企業(yè)管理信息化建設中必須完成的工作。同時，業(yè)務流程重組也是業(yè)務控制體系的構建過程。企業(yè)優(yōu)化業(yè)務流程的同時，也應建立對各個業(yè)務環(huán)節(jié)的控制流程，保證業(yè)務處理的規(guī)范和正確，從而降低業(yè)務風險。

2.5 企業(yè)應注重對內(nèi)部控制系統(tǒng)的評估。

信息技術的引入使得內(nèi)部控制具有人工控制與程序控制相結合的特點，管理信息系統(tǒng)能自動完成部分監(jiān)控職能，甚至實現(xiàn)實時監(jiān)控，有助于提高內(nèi)部控制效率、增強內(nèi)部控制效果。但一般來講，信息化程度越高，采用的程序化控制也就越多；采用的程序化控制越多，控制技術的復雜性也越大，也就加大了管理信息系統(tǒng)本身的控制風險。因此，企業(yè)應定期或不定期地對內(nèi)部控制系統(tǒng)進行評估，發(fā)現(xiàn)和控制信息系統(tǒng)本身存在的風險，并注意對信息系統(tǒng)開發(fā)、實施和維護過程的監(jiān)督控制。

健全有效的內(nèi)部控制體系為管理信息化的順利實施提供了支持與保障，對于信息質(zhì)量的保障以及企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)有著重要的作用，借助信息化促進企業(yè)內(nèi)部控制體系建設也具有重要的理論和現(xiàn)實意義?，F(xiàn)代信息技術在企業(yè)管理中的應用和發(fā)展，決定了管理信息化與內(nèi)控制度的協(xié)調(diào)必然是持續(xù)進行的過程。

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