○魏懷宇
(冠生園(集團(tuán))有限公司 上海 200040)
集約化采購(gòu)模式助企業(yè)降本增效
○魏懷宇
(冠生園(集團(tuán))有限公司 上海 200040)
統(tǒng)計(jì)是管理的基礎(chǔ),而統(tǒng)計(jì)分析是科學(xué)管理的前提。筆者長(zhǎng)期負(fù)責(zé)企業(yè)綜合統(tǒng)計(jì)工作,并同時(shí)承擔(dān)物流管理。正是這種雙重的職責(zé),使兩者有機(jī)的結(jié)合,并有效地為降低采購(gòu)成本提供了科學(xué)的統(tǒng)計(jì)分析支撐。實(shí)踐告訴我們:一個(gè)企業(yè)要?jiǎng)?chuàng)造效益,關(guān)鍵要抓好兩個(gè)方面:一個(gè)是開(kāi)源增效,一個(gè)是節(jié)流增效。本文從企業(yè)節(jié)流增效為切入點(diǎn),以集約化管理為主線,試論集約化采購(gòu)模式助企業(yè)降本增效。
企業(yè) 集約化采購(gòu)模式 降本增效
集約化管理是現(xiàn)代企業(yè)集團(tuán)提高效率與效益的基本取向。即通過(guò)集中人力、物力、財(cái)力、管理等生產(chǎn)要素,并以節(jié)儉、約束、高效為價(jià)值取向,從而達(dá)到降低經(jīng)營(yíng)成本、獲取最大管理效益,進(jìn)而使企業(yè)獲得可持續(xù)發(fā)展的比較優(yōu)勢(shì)。
國(guó)內(nèi)外一流企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)告訴我們:在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)說(shuō)到底是企業(yè)人財(cái)物核心資源的競(jìng)爭(zhēng),而核心資源競(jìng)爭(zhēng)關(guān)鍵取決于企業(yè)集約高效管理的能力。因此,當(dāng)今企業(yè)均以科學(xué)管理理念為指導(dǎo),以集約高效管理為方向,積極探索做強(qiáng)做大,持續(xù)、快速的發(fā)展新路徑。
筆者所服務(wù)的集團(tuán)公司是從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的行政性公司轉(zhuǎn)變而來(lái),曾在公司制改制中完成了自身實(shí)體化改造,形成了集團(tuán)公司本部為主體的利潤(rùn)中心和以生產(chǎn)企業(yè)為主體的成本中心組織架構(gòu),并在逐步建立和不斷完善集約高效為方向的管理體制和經(jīng)營(yíng)機(jī)制的過(guò)程中,贏得了企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展態(tài)勢(shì)。
當(dāng)今企業(yè)采購(gòu)可分為分散化和集約化兩大經(jīng)營(yíng)模式。一般來(lái)說(shuō),分散化采購(gòu)具有管理難度大、工作效率低的特點(diǎn),而集約化采購(gòu)特點(diǎn)不僅與其相反,而且因有采購(gòu)數(shù)量上的優(yōu)勢(shì),迎合了商品經(jīng)濟(jì)“在不超出價(jià)格彈性范圍的情況下,購(gòu)買(mǎi)商品的數(shù)量與價(jià)格成反比”的購(gòu)銷(xiāo)規(guī)律,可有效降低采購(gòu)成本和提升資金的使用效率。因此,以數(shù)量為優(yōu)勢(shì)的集約化采購(gòu),必然成為集團(tuán)型企業(yè)首選的物流經(jīng)營(yíng)模式。
筆者所服務(wù)的集團(tuán)公司,其原輔料的采購(gòu)成本占到產(chǎn)品總生產(chǎn)成本的50%以上。經(jīng)過(guò)多年對(duì)物流采購(gòu)系統(tǒng)的改造,完成了從分散到集中、從單一到集成的整合,實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)成本從“1+1=2”向“1+1<2”的轉(zhuǎn)變,使企業(yè)的現(xiàn)金流向趨于合理、采購(gòu)成本中心得到有效控制,明顯增強(qiáng)了企業(yè)的盈利能力。并形成了具有自身特色的集約化物流經(jīng)營(yíng)模式。
集約化采購(gòu)是以需求集中為前提的經(jīng)營(yíng)模式。但要成功運(yùn)作集約化采購(gòu),還必須有良好的信息、資源作支撐,以形成完整的物流管理系統(tǒng)。
一般來(lái)說(shuō),企業(yè)原輔材料需求取決于產(chǎn)品的生產(chǎn)計(jì)劃,但產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)受產(chǎn)品市場(chǎng)需求波動(dòng)而發(fā)生階段或整體性的變化;又同質(zhì)原輔材料采購(gòu)價(jià)格也會(huì)受市場(chǎng)供需變化和供需方關(guān)系的影響而變動(dòng)。因此,集約化采購(gòu)必須建立需求方品種、質(zhì)量、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)為內(nèi)容的客觀信息系統(tǒng)和建立已合作供應(yīng)方歷年供應(yīng)批量、同期價(jià)格及付款方式等各項(xiàng)相關(guān)技術(shù)參數(shù)為內(nèi)容和未合作社會(huì)供應(yīng)方誠(chéng)信ABC劃分為內(nèi)容的客觀信息庫(kù)。以保證采購(gòu)的有效性、及時(shí)性和最佳性。
筆者所服務(wù)的集團(tuán)公司,在建立需求方客觀需求信息系統(tǒng)和供應(yīng)客觀供應(yīng)信息庫(kù)的基礎(chǔ)上,通過(guò)集約自身需求,比照判斷縱橫,形成了采購(gòu)的決策依據(jù)。
資金是供需雙方實(shí)現(xiàn)商品交換的重要條件。集中采購(gòu)方因需求單位資金分散管理,而又使用不均情況下,一是因受采購(gòu)付款條件影響,難以做到及時(shí)采購(gòu);二是要保證及時(shí)采購(gòu),將不合理地增加企業(yè)財(cái)務(wù)成本。因此,集團(tuán)型企業(yè)的采購(gòu)資金必須是集中管理,統(tǒng)一調(diào)配,方能做到合理使用。
筆者所服務(wù)的集團(tuán)公司,通過(guò)建立集團(tuán)層面的內(nèi)部資金往來(lái)結(jié)算中心,實(shí)現(xiàn)了對(duì)下屬企業(yè)資金的集約化管理,由于統(tǒng)一調(diào)配使用,既有效地提高了內(nèi)部資金的使用效率,又同時(shí)滿足了集團(tuán)集約采購(gòu)所需資金的統(tǒng)一支付。
集約化采購(gòu)是一個(gè)系統(tǒng)工程,涉及質(zhì)量、技術(shù)、生產(chǎn)、供應(yīng)、財(cái)務(wù)、審計(jì)、法律等專業(yè)領(lǐng)域和相關(guān)部門(mén),如何形成共識(shí),把握有效采購(gòu)時(shí)機(jī)是個(gè)關(guān)鍵。
因此,必須建立一個(gè)由企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭的采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組,協(xié)調(diào)落實(shí)采購(gòu)相關(guān)工作事宜,做到具體事宜部門(mén)負(fù)責(zé),重大問(wèn)題集體評(píng)審,最后決策領(lǐng)導(dǎo)拍板,來(lái)保證采購(gòu)工作的有序推進(jìn)。
筆者所服務(wù)的集團(tuán)公司,在分管領(lǐng)導(dǎo)的牽頭下,以生產(chǎn)物流部為主,各部門(mén)分工負(fù)責(zé),協(xié)同把關(guān),有效地保障了集約化采購(gòu)的科學(xué)決策。
如果建立集約化采購(gòu)物流管理模式,解決的是采購(gòu)戰(zhàn)略問(wèn)題,那么重要的采購(gòu)戰(zhàn)術(shù)問(wèn)題必然是制定和實(shí)施具體的采購(gòu)方案。只有戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)相配套,才能凸現(xiàn)集約化采購(gòu)的先進(jìn)性。
近幾年來(lái),筆者所服務(wù)的集團(tuán)公司在集約化采購(gòu)上面對(duì)世界經(jīng)濟(jì)動(dòng)蕩,經(jīng)濟(jì)環(huán)境變化的影響,經(jīng)歷了原輔材料采購(gòu)市場(chǎng)波動(dòng)挑戰(zhàn),形成了以下的體會(huì)。
集約化采購(gòu)必須認(rèn)真分析當(dāng)前的宏觀形勢(shì)和每一項(xiàng)集約材料的微觀信息,以市場(chǎng)化思維來(lái)確定采購(gòu)的總體思路,即做到“應(yīng)變而變”。例如:2007年,集團(tuán)公司分析了部分紙箱、塑料袋、紙盒和標(biāo)貼略有上漲,但總體市場(chǎng)價(jià)格相對(duì)穩(wěn)定的基本狀況,制定了“擴(kuò)大原輔料供應(yīng)商范圍,實(shí)現(xiàn)公開(kāi)競(jìng)標(biāo)”的采購(gòu)思路。通過(guò)組織80多家包裝材料企業(yè)的競(jìng)標(biāo)參與,成功地降低了采購(gòu)成本達(dá)230萬(wàn)元。
同年,又對(duì)價(jià)格周期性波動(dòng)的如砂糖、棕櫚油、味精、葡萄糖制定了“利用集團(tuán)資金優(yōu)勢(shì),集中擇機(jī)采購(gòu)”的采購(gòu)思路,成功地降低了采購(gòu)成本達(dá)110萬(wàn)元。
2008年下半年至2009年,本集團(tuán)公司面對(duì)受?chē)?guó)際市場(chǎng)糧食、能源、原材料價(jià)格的上漲影響,國(guó)內(nèi)生產(chǎn)和服務(wù)成本急劇上升,導(dǎo)致原輔料價(jià)格普遍大幅度上漲的不利形勢(shì),制定了“繞開(kāi)現(xiàn)有的老供應(yīng)商,開(kāi)展外圍新供應(yīng)商招競(jìng)標(biāo)”的采購(gòu)思路。
為此,2008年采購(gòu)資金同比節(jié)約量達(dá)到643萬(wàn)元,2009年采購(gòu)價(jià)格仍達(dá)到2/3同比保持下降、1/3增長(zhǎng)低于市場(chǎng)增幅的業(yè)績(jī)。有效地穩(wěn)定采購(gòu)成本,抵御了通漲風(fēng)險(xiǎn)。
降低和鎖定采購(gòu)成本必須根據(jù)不同時(shí)期,不同產(chǎn)品制定和采取多種形式相結(jié)合的采購(gòu)方式。
例如:2006年,砂糖走勢(shì)與往年有很大不同,國(guó)際食糖市場(chǎng)創(chuàng)下25年新高,中國(guó)食糖市場(chǎng)價(jià)格也創(chuàng)出歷史新高,2月份沖到80年代以來(lái)最高價(jià),接近5700元/噸,比2005年最高價(jià)還翻了一番。
根據(jù)這一形勢(shì),集團(tuán)公司就砂糖采取了四種方式相結(jié)合的采購(gòu)形式。
(1)擇時(shí)購(gòu)買(mǎi)
根據(jù)數(shù)據(jù)資料,每年砂糖的新榨季(12月—4月)價(jià)格相對(duì)較低,因?yàn)檫@時(shí)舊砂糖庫(kù)存還未消化完畢,新砂糖已經(jīng)產(chǎn)出,市場(chǎng)供應(yīng)量相對(duì)大于需求量。然后砂糖價(jià)格會(huì)因庫(kù)存下降而逐步走高,到7、8、9、10月價(jià)格相對(duì)較高,高低價(jià)格一般相差400元/噸—600元/噸。
根據(jù)這一分析判斷,本集團(tuán)公司利用資金優(yōu)勢(shì),選擇在2、3月份(擇機(jī))進(jìn)行了大批量(批量)采購(gòu),有效的鎖定了砂糖的采購(gòu)成本。
(2)多家采購(gòu)
砂糖的供應(yīng)商具有一家獨(dú)大的明顯特點(diǎn)。這部分獨(dú)大供應(yīng)商目前以其供貨的保證和規(guī)范的服務(wù),已贏得了大部分采購(gòu)商的青睞,但也因?yàn)楣?yīng)的壟斷性增強(qiáng)了供貨價(jià)格的剛性要求。而與其共存的小供應(yīng)商雖然在緊銷(xiāo)時(shí)供貨難以保證,但其貨源充沛期的價(jià)格靈活性確遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于獨(dú)大供應(yīng)商。
在這種情況下,本集團(tuán)公司根據(jù)比價(jià)采購(gòu)的原則,在保持與大供應(yīng)商采購(gòu)關(guān)系的同時(shí),在市場(chǎng)貨源充沛期積極與小供應(yīng)商接觸談判,保證了最佳的采購(gòu)價(jià)格成交。
(3)產(chǎn)地購(gòu)買(mǎi)
廣東、廣西兩地是砂糖的產(chǎn)地,在當(dāng)時(shí)價(jià)格走高的情況下與上海市場(chǎng)的差價(jià)在200—300元/噸左右,而從產(chǎn)地到上海的運(yùn)輸價(jià)格在150元/噸左右,這樣就有50—150元左右的地區(qū)差價(jià)。
根據(jù)這一情況,本集團(tuán)公司果斷的從產(chǎn)地購(gòu)買(mǎi)了一批砂糖,通過(guò)船運(yùn),以低于市場(chǎng)的價(jià)格提供給了各品牌公司使用。
(4)國(guó)家競(jìng)拍
每年,國(guó)家都會(huì)根據(jù)砂糖的產(chǎn)銷(xiāo)情況,進(jìn)行3—5次不等的國(guó)家儲(chǔ)備糖競(jìng)收(拍)的舉措,意在調(diào)控砂糖的價(jià)格,使之趨穩(wěn)。
本集團(tuán)公司根據(jù)這一信息,由于積極前期準(zhǔn)備,順利參與了競(jìng)拍,并以每噸砂糖集約成本450元左右的低價(jià),實(shí)現(xiàn)了交割。
通過(guò)以上多種形式相結(jié)合的采購(gòu)活動(dòng),本集團(tuán)公司在當(dāng)年共節(jié)約了砂糖采購(gòu)成本達(dá)50.47萬(wàn)元,有效地抵御了市場(chǎng)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。
價(jià)格水平的高低是影響采購(gòu)成本和采購(gòu)效果的一個(gè)重要指標(biāo),但并非是集約采購(gòu)工作的“全部”指標(biāo)。采購(gòu)實(shí)踐證明:沒(méi)有對(duì)供應(yīng)商成本的客觀估算而盲目壓價(jià),會(huì)使供應(yīng)方無(wú)法接受而導(dǎo)致采購(gòu)失敗;沒(méi)有取得供應(yīng)商對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)承諾的低價(jià)位采購(gòu),還可能成倍地增加了采購(gòu)成本。
因此,無(wú)論對(duì)哪一類(lèi)入選的供應(yīng)商都必須通過(guò)實(shí)地調(diào)研來(lái)取得該單位技術(shù)質(zhì)量、運(yùn)行效率、服務(wù)水準(zhǔn)及財(cái)務(wù)狀況等第一手信息,并以此作為判斷、評(píng)估的依據(jù),從而對(duì)符合條件的供應(yīng)商作出客觀的成本估算,以保證公開(kāi)市場(chǎng)采購(gòu),達(dá)到合理的批量低價(jià)效果。
集約化采購(gòu)涉及多個(gè)部門(mén),多個(gè)環(huán)節(jié),本集團(tuán)公司通過(guò)三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的管理,來(lái)保證向生產(chǎn)企業(yè)原輔料供應(yīng)的質(zhì)量、數(shù)量和期限的可靠性和有效性。
(1)編制采購(gòu)計(jì)劃
計(jì)劃的編制是實(shí)施集約采購(gòu)的基礎(chǔ)。必須具有需求的客觀性、及時(shí)性和可操作性。具體編制程序如下:根據(jù)生產(chǎn)企業(yè)分月分品種的年度生產(chǎn)計(jì)劃,編制所需原輔料的采購(gòu)使用計(jì)劃書(shū);根據(jù)采購(gòu)市場(chǎng)行情變化,在對(duì)所采購(gòu)物歷史價(jià)格軌跡和當(dāng)今價(jià)格趨勢(shì)的分析基礎(chǔ)上和確定采購(gòu)方式、編制采購(gòu)預(yù)算,形成詳細(xì)采購(gòu)計(jì)劃;根據(jù)集約采購(gòu)組織管理程序,采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)工作領(lǐng)導(dǎo)小組和使用企業(yè)審核修改后,形成具體采購(gòu)方案。并由集團(tuán)公司決策層作最后審定批準(zhǔn);根據(jù)決策層審定批準(zhǔn)書(shū),資產(chǎn)管理部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃統(tǒng)籌資金,生產(chǎn)物流部組織實(shí)施采購(gòu)。
(2)供應(yīng)商的選擇
供應(yīng)商的選擇是實(shí)施集約采購(gòu)的條件。合格供應(yīng)商必須具備誠(chéng)信、規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效等特點(diǎn)。具體選擇方法如下:通過(guò)網(wǎng)上和有關(guān)方面推薦等途徑選出第一批供應(yīng)商名單;要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照和應(yīng)具備能反映其質(zhì)量保證的“幾證”,第二次篩選后符合我們要求的進(jìn)入招標(biāo)范圍;投標(biāo)及應(yīng)標(biāo)書(shū)的開(kāi)啟后,對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行“百分制”評(píng)估(包括企業(yè)情況介紹、生產(chǎn)能力、設(shè)備情況、質(zhì)量管理手段等等),第三次篩選“入圍”單位;實(shí)地考察與綜合評(píng)分結(jié)合后,第四次篩選確定合格供應(yīng)商。
(3)監(jiān)督與檢查機(jī)制
監(jiān)督檢查是實(shí)施集約化采購(gòu)的保證。成功的采購(gòu)不僅需求建立在依法簽約、履約的基礎(chǔ)上,而且必須建立在供需過(guò)程對(duì)應(yīng),最大限度滿足需求利益之上。因此,必須由相關(guān)部門(mén)加強(qiáng)過(guò)程監(jiān)察,并及時(shí)將監(jiān)察情況反饋決策層和執(zhí)行層,以保證采購(gòu)的高效實(shí)施。具體監(jiān)督檢查內(nèi)容如下:有關(guān)原輔材料采購(gòu)制度的執(zhí)行情況;原輔材料采購(gòu)比價(jià)擇優(yōu)情況;集約采購(gòu)和評(píng)審小組評(píng)定的合格供應(yīng)商和核定價(jià)格的執(zhí)行情況;集中采購(gòu)、供應(yīng)的業(yè)務(wù)在企業(yè)的執(zhí)行情況。
本集團(tuán)公司在集約采購(gòu)實(shí)踐中體會(huì)到:社會(huì)性采購(gòu)帶來(lái)的是良好的選擇性,但缺乏相對(duì)的穩(wěn)定性,特別是缺乏緊缺品采購(gòu)的保障性。而有效的采購(gòu)必須有良好的選擇性和相對(duì)的穩(wěn)定性為條件。
因此,本集團(tuán)公司在社會(huì)性采購(gòu)的基礎(chǔ)上,積極尋求優(yōu)秀的供應(yīng)商,共享資源優(yōu)勢(shì),共謀發(fā)展之道,建立合作穩(wěn)定,末尾淘汰的重點(diǎn)原料采購(gòu)戰(zhàn)略聯(lián)盟,有效地滿足了集約高效的采購(gòu)。具體做法如下:以供應(yīng)方客觀信息庫(kù)為基礎(chǔ),劃分誠(chéng)信ABC,其中A類(lèi)為主、B類(lèi)為副、C類(lèi)為候補(bǔ),建立采購(gòu)戰(zhàn)略聯(lián)盟;以需求方所需求物的品類(lèi)、質(zhì)量、技術(shù)、需求數(shù)量和時(shí)間及歷史采購(gòu)信息庫(kù)為基礎(chǔ),借助當(dāng)今同質(zhì)價(jià)格走勢(shì)信息,與聯(lián)盟成員單位建立相關(guān)信息通道;通過(guò)信息通道的溝通,為雙方在相對(duì)價(jià)格低位時(shí)做好必要的戰(zhàn)略儲(chǔ)備,共同抵御潛在供需風(fēng)險(xiǎn)奠定基礎(chǔ)。
集約采購(gòu)以量為優(yōu)勢(shì),做大采購(gòu)平臺(tái),既可實(shí)現(xiàn)資源的共享,又可提升平臺(tái)的有效性。具體做法如下:以本集團(tuán)公司集約采購(gòu)為主體,擴(kuò)展到系統(tǒng)兄弟集團(tuán)公司共同開(kāi)展共性項(xiàng)目的集約采購(gòu)工作,增強(qiáng)同供應(yīng)商談判的砝碼;以本集團(tuán)公司集約采購(gòu)管理方式為基本運(yùn)作模式,利用現(xiàn)有集約平臺(tái),開(kāi)展“統(tǒng)談分簽”的采購(gòu)工作,增強(qiáng)采購(gòu)的靈活性。
2004年以來(lái),筆者所服務(wù)的集團(tuán)公司通過(guò)集約化采購(gòu)的探索和嘗試,以采購(gòu)為主的物流管理水平得到了明顯提升,并取得了一定的成效。
從2004年至今,通過(guò)集約化采購(gòu)共節(jié)約各類(lèi)采購(gòu)資金8000多萬(wàn)元,不但直接為集團(tuán)創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益,而且保障了供應(yīng),保證了生產(chǎn)。同時(shí),集約化的管理模式整合和優(yōu)化了資源的配置,使流程的設(shè)置更加扁平化,減少了中間環(huán)節(jié),提高了采購(gòu)管理的效率,也間接地為集團(tuán)創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益。
集約化工作開(kāi)展以來(lái),集約化采購(gòu)的品種和規(guī)模不斷的擴(kuò)大,從最初的7個(gè)品種擴(kuò)大到如今的20多個(gè)大類(lèi),目前集約采購(gòu)資金已經(jīng)占到整個(gè)集團(tuán)全部采購(gòu)資金的80%以上,共性材料的集約已經(jīng)接近100%。
隨著經(jīng)驗(yàn)的積累,集約化采購(gòu)的方式也越來(lái)越多種多樣,而且日趨靈活。除了公開(kāi)招投標(biāo)的方式外,還通過(guò)國(guó)外進(jìn)口、產(chǎn)地購(gòu)買(mǎi)、國(guó)家競(jìng)拍、外圍尋價(jià)等各種方式相結(jié)合,實(shí)現(xiàn)采購(gòu)效益最大化。
多年來(lái)本集團(tuán)公司的集約化采購(gòu)工作,一是以制度約束采購(gòu)人員的行為,以流程規(guī)范采購(gòu)工作的程序;二是以“公開(kāi)、公正、公平”原則作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù);三是培養(yǎng)和造就了一支專業(yè)化的市場(chǎng)采購(gòu)隊(duì)伍。從這一意義上來(lái)說(shuō),集約化采購(gòu)不僅僅是簡(jiǎn)單的降本增效,更是“規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化”的全面科學(xué)管理,是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展,增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力在采購(gòu)物流管理上的體現(xiàn)。