海日古麗·艾拜都拉

（和田師范專科計(jì)財(cái)處 新疆和田 848000）

關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理工作規(guī)范化

海日古麗·艾拜都拉

（和田師范?？朴?jì)財(cái)處 新疆和田 848000）

會(huì)計(jì)檔案管理是單位對(duì)自身的會(huì)計(jì)專業(yè)核算資料整理成冊(cè)，并按照相關(guān)的法律加以保管處理的規(guī)范行為。會(huì)計(jì)檔案是指記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料形成的重要的歷史資料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是社會(huì)最基本、最完整、最真實(shí)的記錄。

會(huì)計(jì)檔案管理；完善法律規(guī)定

為進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理活動(dòng)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，根據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定，財(cái)政部和國(guó)家檔案局于1998年8月發(fā)布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，1999年新頒《會(huì)計(jì)法》也對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)了一步強(qiáng)調(diào)，這對(duì)于完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理水平的提高，起到了有力的推動(dòng)作用。當(dāng)然如何更好地貫徹執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理方法》《會(huì)計(jì)法》的有關(guān)規(guī)定，切實(shí)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用，還需要廣大檔案工作者和會(huì)計(jì)工作者進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，大膽實(shí)踐，努力創(chuàng)新。

一、檔案管理的要求

我國(guó)《刑法》有十幾條規(guī)定涉及到會(huì)計(jì)核算資料的造假、隱匿、故意銷毀、偽造和編造行為，這些實(shí)質(zhì)都與會(huì)計(jì)檔案管理有關(guān)。會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)符合以下要求：

1.合法性。會(huì)計(jì)檔案管理的合法性是指單位管理或委托管理的會(huì)計(jì)檔案由符合法律規(guī)定的會(huì)計(jì)核算資料構(gòu)成，會(huì)計(jì)檔案的整理歸檔、保管處理符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。

2.完整性。會(huì)計(jì)檔案管理的完整性是指任何獨(dú)立核算的單位都將其全部會(huì)計(jì)資料加以整理，入檔保管。完整性包括兩個(gè)方面：一是每個(gè)單位都將會(huì)計(jì)核算資料加以保管。二是每個(gè)單位的會(huì)計(jì)應(yīng)包含所有的會(huì)計(jì)核算資料。

3.客觀性。會(huì)計(jì)檔案管理的客觀性是指各單位管理或委托管理的會(huì)計(jì)檔案必須是真實(shí)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所形成的會(huì)計(jì)核算資料，不能偽造、編造或隱匿會(huì)計(jì)核算資料。

4.長(zhǎng)期性。會(huì)計(jì)檔案管理的長(zhǎng)期性是指會(huì)計(jì)檔案管理工作長(zhǎng)期存在。為更好地維護(hù)國(guó)家經(jīng)濟(jì)秩序、維護(hù)法律的尊嚴(yán)，對(duì)單位記錄和反映其經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算資料必須長(zhǎng)期保存，以備查閱、使用。

二、會(huì)計(jì)檔案管理的法律規(guī)定及其完善

為保障經(jīng)濟(jì)記錄的完整與安全打擊和防范違法行為，促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展，必須從以下幾個(gè)方面完善會(huì)計(jì)檔案管理的法律規(guī)定。

1.會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范應(yīng)上升到法律層次，專章規(guī)定于《會(huì)計(jì)法》中。會(huì)計(jì)檔案管理要求僅僅在《會(huì)計(jì)法》第42條作出了規(guī)定?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》雖然對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理做出了詳細(xì)全面的規(guī)定，但其僅僅是一個(gè)部門(mén)規(guī)章，不具有法律上的強(qiáng)制效力。為達(dá)到會(huì)計(jì)檔案管理的強(qiáng)制效力，改進(jìn)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作，應(yīng)該將“會(huì)計(jì)檔案管理”專門(mén)作為一章規(guī)定于《會(huì)計(jì)法》中，同時(shí)廢止《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。

2.修改會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限規(guī)定。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)效率的提高，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案最低保管期限對(duì)民事糾紛當(dāng)事人來(lái)說(shuō)顯得太長(zhǎng)。這是因?yàn)楦鶕?jù)我國(guó)《刑法》規(guī)定，對(duì)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的刑事犯罪嫌疑人進(jìn)行追訴的最長(zhǎng)期限為20年。在司法實(shí)踐中，最低保管期限為10年和15年的會(huì)計(jì)檔案對(duì)于犯罪的查證起著非常重要的作用，因而為保證國(guó)家經(jīng)濟(jì)安全，保護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益，打擊經(jīng)濟(jì)犯罪與職務(wù)犯罪，應(yīng)將這兩類會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限延長(zhǎng)為20年。

3.增加會(huì)計(jì)檔案管理檢查制度的規(guī)定。由于沒(méi)有嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案管理檢查制度,現(xiàn)在有許多單位在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)往往查不到相關(guān)會(huì)計(jì)檔案。雖然《會(huì)計(jì)法》等法律法規(guī)定了內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督與內(nèi)部審計(jì)制度，但內(nèi)部監(jiān)督不具備超然獨(dú)立性，一般的會(huì)計(jì)監(jiān)督可以做到，涉及高層主管的會(huì)計(jì)監(jiān)督往往效果不佳。為保證會(huì)計(jì)檔案的合法、完整、客觀，做到長(zhǎng)期有效的管理，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案管理檢查制度寫(xiě)進(jìn)相關(guān)的法律法規(guī)中。

4.加快會(huì)計(jì)電子檔案管理立法規(guī)定。隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，使用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)信息的現(xiàn)象將會(huì)越來(lái)越多。然而目前采用的會(huì)計(jì)檔案保管方法沒(méi)有多大改變，仍以電子檔案為輔、紙質(zhì)檔案為主。實(shí)踐中，僅僅是部分有條件的單位在保管紙質(zhì)檔案的同時(shí)將電子檔案報(bào)財(cái)政廳，既浪費(fèi)了人力、物力，又增加了管理成本，因此應(yīng)盡快立法規(guī)范會(huì)計(jì)電子檔案的管理，以達(dá)到法律的超前性。

三、鑒定銷毀及利弊

1.鑒定銷毀。國(guó)家財(cái)政部、檔案局一九九八年三十二號(hào)文件明確規(guī)定，會(huì)計(jì)憑證檔案的保管期限為十五年。其中有債權(quán)債務(wù)的憑證檔案、有項(xiàng)目建設(shè)的憑證檔案、有未了事件的憑證檔案不得銷毀。針對(duì)以上幾條是可以準(zhǔn)確把握，其余的財(cái)會(huì)憑證檔案基本是以滯后銷毀來(lái)應(yīng)對(duì)利用。據(jù)在一個(gè)地域的調(diào)查及不完全統(tǒng)計(jì)，大多數(shù)機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位對(duì)已滿保管期限的財(cái)會(huì)憑證檔案基本沒(méi)有實(shí)施銷毀。第一，是為了應(yīng)對(duì)利用。只是利用的目的根據(jù)具體情況有所不同。第二，銷毀財(cái)會(huì)憑證檔案存在風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理部門(mén)一般不會(huì)輕易提出對(duì)已到期的財(cái)會(huì)憑證檔案實(shí)施鑒定銷毀，即使提請(qǐng)鑒定銷毀，審批領(lǐng)導(dǎo)也不敢輕易批準(zhǔn)銷毀。按規(guī)定對(duì)已滿保管期限的財(cái)會(huì)憑證檔案鑒定銷毀，不用承擔(dān)責(zé)任。但是，由于國(guó)家的經(jīng)濟(jì)制度改革以來(lái)，經(jīng)濟(jì)事物呈現(xiàn)出多樣性、復(fù)雜性，加之改革需要不斷探索、實(shí)踐、完善，一些事物存在著不確定性。對(duì)于財(cái)會(huì)憑證檔案查證利用也存在未知的因素，倘若能夠預(yù)期已滿保管期限財(cái)會(huì)憑證檔案的后續(xù)利用，盡管工作、手續(xù)繁瑣，還是可以對(duì)已滿保管期限的財(cái)會(huì)憑證檔案進(jìn)行篩選、重組、保存利用。只因財(cái)會(huì)憑證檔案的后續(xù)利用特征及指向模糊、難以把握界定。一旦保管期滿就銷毀，所有的單據(jù)化為烏有，整個(gè)經(jīng)濟(jì)的信息鏈條受損，再也無(wú)法應(yīng)對(duì)利用。因此，財(cái)會(huì)憑證檔案十五年保管期限是不能滿足利用的需求，延長(zhǎng)財(cái)會(huì)憑證檔案的保管期限至二十五年以基本滿足利用需求。

2.利弊分析。按期銷毀或保管期滿后繼續(xù)利用與否，是由經(jīng)濟(jì)事物來(lái)決定的。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)也是法制經(jīng)濟(jì)，當(dāng)與經(jīng)濟(jì)有關(guān)聯(lián)的問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，需要通過(guò)規(guī)范的程序或法律的途徑來(lái)解決。法律是以證據(jù)為準(zhǔn)。證據(jù)能使蒙冤事件得以洗清，反之，又使國(guó)家或集體的利益不受侵害和損失；證據(jù)能使一個(gè)隱蔽的事件通向彰顯。與此同時(shí)，發(fā)展經(jīng)濟(jì)、構(gòu)建和諧社會(huì)不僅僅需要知識(shí)、科技、勤奮，還需要誠(chéng)實(shí)、秩序、公正、守法。當(dāng)一個(gè)集體或個(gè)人不能自覺(jué)遵守秩序、維護(hù)公正、法律時(shí)，就得借助于有效地監(jiān)督、管理手段來(lái)達(dá)到目的，財(cái)會(huì)憑證檔案是客觀的證據(jù)，能滿足監(jiān)督、管理、維護(hù)公正、法律的利用需求。目前，根據(jù)國(guó)家對(duì)財(cái)會(huì)憑證檔案已滿保管期限的銷毀規(guī)定，并非強(qiáng)制性的。如不實(shí)施銷毀，已滿保管期限又未銷毀的財(cái)會(huì)憑證檔案畢竟屬于“編外”檔案，一方面還存在利用，另一方面卻不被正視、被打包成捆棄置一邊，甚至出現(xiàn)混亂及損毀；如果實(shí)施銷毀，當(dāng)出現(xiàn)棘手問(wèn)題時(shí)，正常的工作秩序不斷受到干擾，輿論受到是非的蒙蔽，整日被糾纏的事件所困擾。相比之下，放寬并延長(zhǎng)財(cái)會(huì)憑證檔案的保管期限，需要的只是適當(dāng)?shù)谋４婵臻g，這樣會(huì)更有利于財(cái)會(huì)憑證檔案的有效利用、更有利于經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展、更有利于社會(huì)的和諧及穩(wěn)定。

當(dāng)然，會(huì)計(jì)檔案管理領(lǐng)域還有許多問(wèn)題需要進(jìn)一步探討，在具體工作中也還有好多問(wèn)題還需要解決，這些問(wèn)題的解決，也并不僅僅是檔案管理部門(mén)的事情，而是需要包括檔案工作者在內(nèi)的全體員工提高認(rèn)識(shí)，更新觀念，大力協(xié)作，在方法和措施上不斷創(chuàng)新。

[1]財(cái)政部，國(guó)家檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法[Z].1998.

[2]會(huì)計(jì)法、檔案法、刑法[Z].

海日古麗·艾拜都拉（1960-），女，維吾尓族，和田師專計(jì)財(cái)處工作，主要從事財(cái)會(huì)檔案工作。

2009-12-24