胡志華

(武漢冶金管理干部學(xué)院 管理系,湖北武漢 430081)

工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)在培訓(xùn)項(xiàng)目中的應(yīng)用

胡志華

(武漢冶金管理干部學(xué)院 管理系,湖北武漢 430081)

項(xiàng)目管理思維和工具已被廣泛應(yīng)用在各種管理領(lǐng)域。文章闡述了WBS的基本理念,并根據(jù)培訓(xùn)項(xiàng)目的特點(diǎn)將WBS在培訓(xùn)項(xiàng)目中的應(yīng)用進(jìn)行了詳細(xì)的分析和說(shuō)明,以幫助培訓(xùn)項(xiàng)目管理人員更好地利用WBS做好培訓(xùn)工作。

WBS;培訓(xùn);培訓(xùn)項(xiàng)目

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步,“事”對(duì)人的要求越來(lái)越高、越來(lái)越新,人與事的結(jié)合常常處在動(dòng)態(tài)的矛盾之中。今天你是很稱職的職工,如不堅(jiān)持學(xué)習(xí),明天就有可能落伍。員工培訓(xùn)成為企業(yè)提升員工技術(shù)、能力水準(zhǔn),達(dá)到人與“事”相匹配的有效途徑,也是激勵(lì)員工工作積極性的重要措施。企業(yè)對(duì)員工培訓(xùn)的重視程度越來(lái)越高,對(duì)培訓(xùn)要求也越來(lái)越多。為了提高培訓(xùn)的有效性,培訓(xùn)機(jī)構(gòu)對(duì)培訓(xùn)工作的方式方法也越來(lái)越豐富,項(xiàng)目化管理成為主要模式之一。

一、WBS的基本理念

1.WBS的基本內(nèi)涵

WBS(Work-Breakdown-Structure,WBS)即工作分解結(jié)構(gòu)。它是以可交付成果為導(dǎo)向?qū)?xiàng)目要素進(jìn)行的分組,它歸納和定義了項(xiàng)目的整個(gè)工作范圍每下降一層代表對(duì)項(xiàng)目工作的更詳細(xì)定義。WBS是項(xiàng)目管理的核心工具之一,它首先是一種項(xiàng)目管理的基本思想,其次是一種實(shí)際操作的技術(shù),同時(shí)也是指應(yīng)用這種技術(shù)后得到的一種通過(guò)相應(yīng)圖表表示出來(lái)的結(jié)構(gòu)。當(dāng)面對(duì)復(fù)雜問(wèn)題時(shí),人們總是傾向于先將復(fù)雜的問(wèn)題分解為若干簡(jiǎn)單的子問(wèn)題,如果分解的子問(wèn)題仍很復(fù)雜,這一分解過(guò)程將繼續(xù)下去,直到人們滿意為止,這種解決問(wèn)題的模式自古就有。在現(xiàn)代項(xiàng)目管理中,這一思想得以繼承并與一些先進(jìn)的管理技術(shù)相結(jié)合,從而成為了項(xiàng)目管理中的一個(gè)思想基礎(chǔ)和管理技術(shù)——WBS。思想上的WBS——項(xiàng)目逐層分解和簡(jiǎn)化;技術(shù)上的WBS——如何實(shí)現(xiàn)這種分解和簡(jiǎn)化(原則和方法),是一個(gè)清晰地表示各項(xiàng)目工作之間的相互聯(lián)系的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)工具;結(jié)果上的WBS——應(yīng)用WBS方法得到一個(gè)項(xiàng)目全部工作的任務(wù)分層次有序排列,這種排列可以是“樹”狀的結(jié)構(gòu)圖(如圖1：培訓(xùn)需求分析內(nèi)容WBS),也可以是有編號(hào)的鋸齒圖(如某公司沙盤模擬培訓(xùn)WBS)。

2.WBS的基本要點(diǎn)

WBS是一個(gè)描述思路的規(guī)劃和設(shè)計(jì)工具,它幫助項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)確定和有效地管理項(xiàng)目的工作。在使用WBS時(shí)應(yīng)該與項(xiàng)目管理的具體要求相適應(yīng),如應(yīng)與管理層的要求相適應(yīng),與進(jìn)度的要求相適應(yīng)。在分解時(shí)不必要考慮任務(wù)之間的前后順序,因?yàn)?WBS分解的目的是要使復(fù)雜問(wèn)題簡(jiǎn)單化,將籠統(tǒng)的、方向性的、不具直接操作性的項(xiàng)目分解為較小的,易于管理的、控制和核算的可操作性任務(wù)集合,以便更好的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。最后一層的稱為工作包,工作包是可以定義的,即該工作包由誰(shuí)負(fù)責(zé),什么時(shí)候開始,什么時(shí)候結(jié)束,花多少費(fèi)用,花多少時(shí)間來(lái)完成,具體要求是什么。

二、培訓(xùn)項(xiàng)目的基本特點(diǎn)

培訓(xùn)項(xiàng)目是有明確的教學(xué)目的、明確資源要求、具體操作過(guò)程的培訓(xùn)活動(dòng)組合,如《XX公司第一期優(yōu)秀班組長(zhǎng)培訓(xùn)》、《XX公司9月份新員工培訓(xùn)》、《XX公司銷售人員登高培訓(xùn)》等。任何一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目必須具有明確的培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)目的、培訓(xùn)組織方式、培訓(xùn)內(nèi)容和組織者。

不同類型的培訓(xùn)項(xiàng)目對(duì)培訓(xùn)項(xiàng)目管理、參與人員及職責(zé)、培訓(xùn)資源等的要求都有所不同。培訓(xùn)項(xiàng)目可以按照培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)目的、培訓(xùn)組織方式、培訓(xùn)內(nèi)容、組織者來(lái)分類。按照學(xué)員對(duì)象分：新員工培訓(xùn)、市場(chǎng)經(jīng)理培訓(xùn)、財(cái)務(wù)培訓(xùn)、儲(chǔ)備人員培訓(xùn)等;按照培訓(xùn)目的分：入職培訓(xùn)、崗前培訓(xùn)、提升培訓(xùn)等;按照培訓(xùn)組織方式分：在職培訓(xùn)OJT (On the Job Training)、脫產(chǎn)培訓(xùn)OFF-JT(OFF the Job Training)等。

培訓(xùn)項(xiàng)目管理工作主要包含四個(gè)階段。(1)項(xiàng)目計(jì)劃階段。在此階段培訓(xùn)活動(dòng)包括需求分析、確定主題、確定培訓(xùn)目標(biāo)和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)和實(shí)施行動(dòng)計(jì)劃等。此階段完成的標(biāo)志是《培訓(xùn)項(xiàng)目計(jì)劃書》的完成,一般有培訓(xùn)主管負(fù)責(zé)完成。(2)項(xiàng)目實(shí)施階段。在此階段培訓(xùn)活動(dòng)包括資源(講師、課程、地點(diǎn)、費(fèi)用)準(zhǔn)備、確保學(xué)員做好受訓(xùn)準(zhǔn)備、營(yíng)造積極的學(xué)習(xí)環(huán)境等,關(guān)鍵教學(xué)實(shí)施。此階段以《培訓(xùn)通知書》的下發(fā)為開始,到《培訓(xùn)項(xiàng)目總結(jié)》撰寫前結(jié)束。一般可由培訓(xùn)主管把握、由培訓(xùn)助理主要擔(dān)負(fù)即可。(3)項(xiàng)目監(jiān)督階段。在此階段培訓(xùn)活動(dòng)主要指資源使用控制、教學(xué)質(zhì)量保證等。一般是通過(guò)既定的制度、辦法、指引、規(guī)定來(lái)保證質(zhì)量,控制對(duì)象有學(xué)員、講師、組織者及費(fèi)用等。(4)項(xiàng)目評(píng)估階段。在此階段培訓(xùn)活動(dòng)主要包括跟蹤計(jì)劃實(shí)施與評(píng)價(jià)、項(xiàng)目效果評(píng)估(如反應(yīng)評(píng)估、學(xué)習(xí)成果、行為改進(jìn)、業(yè)務(wù)結(jié)果等)、培訓(xùn)項(xiàng)目改進(jìn)等。一般來(lái)講,被評(píng)估對(duì)象包括學(xué)員、講師、組織者。學(xué)員評(píng)估可以是講師、直接領(lǐng)導(dǎo)、同事?lián)?dāng),在反應(yīng)評(píng)估、學(xué)習(xí)成果、行為改進(jìn)、業(yè)務(wù)結(jié)果這四個(gè)層面進(jìn)行評(píng)估。講師評(píng)估以學(xué)員評(píng)估和課程評(píng)估加權(quán)處理;組織者可以由學(xué)員、講師共同評(píng)估,以培訓(xùn)項(xiàng)目改進(jìn)、講師評(píng)估、學(xué)員評(píng)估加權(quán)處理所構(gòu)成。

三、WBS在培訓(xùn)項(xiàng)目中的具體應(yīng)用

隨著員工培訓(xùn)的重要性日益凸顯,培訓(xùn)工作也需要不斷創(chuàng)新以滿足送培單位的要求,提高培訓(xùn)質(zhì)量保證培訓(xùn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),項(xiàng)目化管理成為主要的管理模式之一,項(xiàng)目管理的工具在培訓(xùn)項(xiàng)目中的使用日益廣泛,WBS作為項(xiàng)目管理的核心工具之一,在培訓(xùn)項(xiàng)目管理中也應(yīng)該發(fā)揮其重要的價(jià)值。

1.WBS在培訓(xùn)項(xiàng)目的培訓(xùn)需求分析中的應(yīng)用

培訓(xùn)需求分析項(xiàng)目計(jì)劃階段的核心工作,是在培訓(xùn)需求調(diào)查的基礎(chǔ)上,結(jié)合績(jī)效差距,對(duì)企業(yè)員工在知識(shí)、技能和目標(biāo)等方面進(jìn)行整體分析,從而確定培訓(xùn)的必要性及培訓(xùn)的內(nèi)容。培訓(xùn)需求分析是培訓(xùn)項(xiàng)目計(jì)劃階段的主要工作之一,也是確定培訓(xùn)目標(biāo)、制定培訓(xùn)計(jì)劃、具體實(shí)施培訓(xùn)的前提條件和進(jìn)行培訓(xùn)評(píng)估的基礎(chǔ),是培訓(xùn)工作及時(shí)、有效的重要保證。為了使培訓(xùn)需求分析符合實(shí)際能系統(tǒng)地反映員工真正的情況,WBS能夠提供一目了然的結(jié)構(gòu)圖。如圖1：

圖1 培訓(xùn)需求分析內(nèi)容WBS

2.WBS在培訓(xùn)項(xiàng)目的整體應(yīng)用(以某公司沙盤模擬培訓(xùn)項(xiàng)目為例)

WBS是項(xiàng)目管理的核心工具,通過(guò)該工具可以明確培訓(xùn)項(xiàng)目的工作范圍,一目了然地了解項(xiàng)目應(yīng)該包含的工作任務(wù)。以下以編號(hào)形式來(lái)反映WBS在培訓(xùn)項(xiàng)目管理的整體應(yīng)用效果。

某公司沙盤模擬培訓(xùn)WBS

1 成立培訓(xùn)項(xiàng)目組

1.1 培訓(xùn)項(xiàng)目參與成員

1.1.1 主講老師

1.1.2 輔講老師

1.1.3 服務(wù)人員

1.2 項(xiàng)目目標(biāo)

1.2.1 項(xiàng)目總體目標(biāo)

1.2.2 項(xiàng)目時(shí)間目標(biāo)

1.2.3 項(xiàng)目成本目標(biāo)

1.2.4 項(xiàng)目質(zhì)量目標(biāo)

2 培訓(xùn)前期準(zhǔn)備

2.1 教案準(zhǔn)備

2.1.1 培訓(xùn)需求調(diào)查

2.1.1.1 培訓(xùn)對(duì)象

2.1.1.2 送培單位

2.1.1.3 培訓(xùn)時(shí)間要求

2.1.2 課件內(nèi)容

2.1.3 案例分析梳理

2.1.4 小組集體研討

2.2 時(shí)間準(zhǔn)備

2.2.1 老師授課時(shí)間說(shuō)明

2.2.2 教務(wù)處調(diào)課

2.3 場(chǎng)地準(zhǔn)備

2.3.1 軟件安裝、調(diào)試

2.3.2 培訓(xùn)用音樂(lè)拷貝

2.3.3 場(chǎng)地布置

2.3.4 音響設(shè)備、投影設(shè)備調(diào)試

2.4 教學(xué)用品準(zhǔn)備

2.4.1 學(xué)員手冊(cè)

2.4.2 廣告投入單

2.4.3 大白紙、小白紙、粘貼紙

2.4.4 黑水性筆、紅水性筆、鉛筆

2.4.5 座位牌

2.5 獎(jiǎng)品準(zhǔn)備

2.5.1 個(gè)人獎(jiǎng)品

2.5.2 集體獎(jiǎng)品

2.5.3 頒獎(jiǎng)老師

2.6 學(xué)員安排

2.6.1 收集學(xué)員名單

2.6.1 學(xué)員調(diào)查

2.6.2 學(xué)員分組

2.7 學(xué)員餐飲

2.7.1 開水供應(yīng)

2.7.2 水杯、茶葉

2.7.3 課間點(diǎn)心、午餐

3 教學(xué)實(shí)施

3.1 培訓(xùn)通知

3.1.1 編制培訓(xùn)通知單

3.1.2 寄送培訓(xùn)通知單

3.1.3 電話確認(rèn)

3.2 教學(xué)內(nèi)容講解

3.2.1 規(guī)則講解、初始年講解

3.2.2 第一、二年講解

3.2.3 第三、四、五年講解

3.2.4 第六、七年講解

3.2.5 階段評(píng)析與總評(píng)

3.3 輔助工作

3.3.1 發(fā)放籌碼、訂單

3.3.2 照相

3.3.3 登記訂單

3.3.4 各組咨詢服務(wù)

3.4 小組成員發(fā)言

3.4.1 發(fā)言人的角色

3.4.2 隨機(jī)發(fā)言人

3.5 獎(jiǎng)品評(píng)定

3.5.1 教學(xué)過(guò)程學(xué)員參與度反饋

3.5.2 各組指標(biāo)計(jì)算

3.5.3 頒獎(jiǎng)儀式

4 培訓(xùn)評(píng)估

4.1 評(píng)估表設(shè)計(jì)

4.1.1 教學(xué)評(píng)估

4.1.2 服務(wù)評(píng)估

4.2 評(píng)估表復(fù)印

4.3 評(píng)估表發(fā)放

4.4 評(píng)估表分析

4.5 撰寫評(píng)估報(bào)告

通過(guò)WBS工作分解,我們可以把握一個(gè)具體培訓(xùn)項(xiàng)目的全部工作在具體操作過(guò)程中將分解出來(lái)的工作以任務(wù)清單的模式進(jìn)行跟蹤管理。由于分解出來(lái)的最后一個(gè)層次為包含具體任務(wù)的工作包,為了確保任務(wù)能夠有效的落實(shí),我們應(yīng)該在實(shí)施項(xiàng)目之前定義好任務(wù)。下面以“2.3.1軟件安裝、調(diào)試”為例說(shuō)明,責(zé)任人：江老師;軟件包含：廣告投入排名軟件和支持軟件;時(shí)間：授課前一天下午五點(diǎn)之前安裝、調(diào)試完畢;地點(diǎn)：學(xué)術(shù)報(bào)告廳;質(zhì)量要求：輸入數(shù)字可以自動(dòng)排名。

根據(jù)分解之后的WBS可以起到以下作用。(1)我們可以進(jìn)行合理的安排任務(wù)。由于分解時(shí)不考慮時(shí)間的因素,因此在安排任務(wù)是應(yīng)根據(jù)任務(wù)與任務(wù)之間的邏輯關(guān)系確定先做什么后做什么,也有些工作可以同時(shí)進(jìn)行,如“2培訓(xùn)前期準(zhǔn)備工作”應(yīng)先于“3教學(xué)設(shè)施的所有工作”;“3.2.1規(guī)則講解、初始年講解”應(yīng)先于“3.2.2第一、二年講解”;“3.31發(fā)放籌碼、訂單”和“3.3.2照相”可以同時(shí)進(jìn)行。(2)明確項(xiàng)目成員分工。在定義每個(gè)工作包時(shí)就確定了每個(gè)項(xiàng)目成員的工作。(3)明確項(xiàng)目成本。根據(jù)分解出來(lái)的各項(xiàng)任務(wù)的費(fèi)用預(yù)算可以確定整個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目的費(fèi)用,做好成本控制工作。(4)確保培訓(xùn)質(zhì)量。把要做的都想到,把想到的都做到,做好過(guò)程控制培訓(xùn)質(zhì)量得以確保。

WBS是項(xiàng)目管理的重要工具,在很多領(lǐng)域得以廣泛使用,受管理環(huán)境、項(xiàng)目自身特點(diǎn)和項(xiàng)目管理者的能力素質(zhì)不同,對(duì)項(xiàng)目的分解程度也會(huì)有所差異。不同培訓(xùn)項(xiàng)目有其自身的特點(diǎn)和要求,在實(shí)踐過(guò)程中,我們可以根據(jù)不同培訓(xùn)項(xiàng)目的特點(diǎn)獲得一個(gè)完成的、系統(tǒng)的WBS圖,以確保培訓(xùn)項(xiàng)目能按計(jì)劃有效的進(jìn)行,以提高培訓(xùn)效果實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)的目標(biāo)。

[1]陸海,許保山編著,項(xiàng)目管理全攻略[M],世界圖書出版社,2002.

[2]孫宗虎,姚小風(fēng)編著,員工培訓(xùn)管理實(shí)務(wù)手冊(cè)[M],人民郵電出版社,2009.

責(zé)任編輯：張振家

F241.33

A

1009-1890(2010)02-0034-04

2010-04-20

胡志華(1977-),女,江西蓮花人,武漢冶金管理干部學(xué)院管理系主任,講師。