陳小芳

(湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院 傳媒管理系，湖南 長(zhǎng)沙 410100)

高職院校的檔案管理是指：高職院校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。[1]由此可見，檔案管理工作既是高職院校教育管理的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，也是高職院校管理工作的一個(gè)重要的組成部分。它不僅反映了學(xué)校教學(xué)、科研成果的取得，還記錄著高職院校的建立、建設(shè)和發(fā)展的歷史全過程，是還原學(xué)校歷史面貌的一項(xiàng)重要工作，因此，檔案管理工作也是評(píng)估和衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要依據(jù)。特別是在教育部對(duì)高職院校的教學(xué)水平評(píng)估和高職院校的進(jìn)一步合并、升級(jí)過程中，檔案管理工作發(fā)揮著越來越重要的作用。

一、提高高職院校檔案管理的信息化意義

由于高職院校大多都是由原來的中專學(xué)校通過合并、升級(jí)成立的，檔案管理工作的設(shè)施和管理水平與一般本科高校存在著較大的差距，特別是信息化程度更是遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后。而高職院校仍然處在發(fā)展和變革的過程之中，提高高職院校檔案管理的信息化工作對(duì)學(xué)校的改革和發(fā)展有著重要而深遠(yuǎn)的意義。

(一)提高檔案管理的信息化符合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)

隨著國(guó)家對(duì)職業(yè)教育的重視和投入的逐步提高，高等職業(yè)教育迎來了發(fā)展的黃金時(shí)期，而伴隨著高職教育規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案的類型和總量也越來越多，管理的工作量和難度也越來越大。面對(duì)海量的檔案信息，單靠傳統(tǒng)方法進(jìn)行分類、整理、保存難以適用信息化社會(huì)的需要。近年來，國(guó)家相關(guān)部門明確提出大力開發(fā)高校檔案信息資源、加快高校檔案信息化建設(shè)、加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程的要求，從而確立了高校檔案管理工作信息化建設(shè)的基本方針和基本途徑。我國(guó)高校檔案管理信息化的建設(shè)正是在這一社會(huì)背景下提出來，這是信息社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。21世紀(jì)初期，高校開始了大規(guī)模的建設(shè)改造，其中校園網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)程度也不斷提高，實(shí)現(xiàn)了高校檔案信息化建設(shè)由理論向?qū)嵺`的跨越。因此，進(jìn)一步提高高職院校檔案管理的信息化水平符合信息化社會(huì)和高校教育管理信息化發(fā)展的總趨勢(shì)。[2]

(二)提高檔案管理的信息化有利于加強(qiáng)學(xué)校管理

高校檔案管理工作是高校教育管理中的一項(xiàng)重要工作，且高校的檔案管理涉及教學(xué)、科研、學(xué)生、教師等許多要素，因此高校檔案管理的信息化水平提高必然促進(jìn)教學(xué)管理水平的提高。高校檔案管理部門大力推進(jìn)管理創(chuàng)新，加大信息化建設(shè)力度，可以進(jìn)—步規(guī)范管理流程。提高工作效率，節(jié)省人力物力。高校檔案管理信息化是新形勢(shì)下高校檔案工作發(fā)展的趨勢(shì)，也是推進(jìn)高校管理現(xiàn)代化進(jìn)程的現(xiàn)實(shí)選擇，加快高校檔案的信息化建設(shè)，對(duì)于高校管理水平的提高具有重要的意義。在某種意義上，檔案信息化程度是衡量高?，F(xiàn)代化程度的一個(gè)重要指標(biāo)，檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代高校組織管理人事工作、教學(xué)和科研等各項(xiàng)工作順利開展的前提和基礎(chǔ)，是促進(jìn)高校更好地發(fā)揮其教學(xué)、研究和服務(wù)社會(huì)職能的重要途徑。

(三)提高檔案管理的信息化有利于增強(qiáng)檔案利用率

檔案的一個(gè)重要的功能就在于信息資源的再開發(fā)利用，推進(jìn)檔案管理的信息化可以讓休眠的檔案更好的為學(xué)校的建設(shè)發(fā)展服務(wù)。在傳統(tǒng)檔案管理方式中，檔案一旦歸檔，就很少會(huì)再調(diào)出，其主要原因是傳統(tǒng)手工存檔方式的低效率。而一旦采用信息化的存儲(chǔ)方式就很容易查找、利用。信息化徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，推進(jìn)管理部門更好地服務(wù)學(xué)校中心工作，更好地服務(wù)教學(xué)科研活動(dòng)。高職院校正處于飛速發(fā)展的時(shí)期，對(duì)檔案的利用更加頻繁，信息化的檔案管理體現(xiàn)出功能強(qiáng)大、效率極高的優(yōu)點(diǎn)，既可以具體查找，又可以模糊查找，并即時(shí)打印、輸出、發(fā)送，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案資源共享利用。由于檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的利用不受地域、時(shí)空限制，只要是系統(tǒng)允許的合法用戶就可以隨時(shí)檢索利用，大大提高了檔案的利用效率和利用價(jià)值。

二、高職院校的檔案管理信息化現(xiàn)狀

(一)對(duì)檔案管理信息化認(rèn)識(shí)不足、觀念落后

信息管理是高校信息資源現(xiàn)代化的重要組成部分，高職院校檔案工作的內(nèi)容與形式需要不斷創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)。許多高職院校對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理性的思考。甚至有的學(xué)校認(rèn)為檔案管理工作無足輕重，無非就是整理資料之類的事情，無需大力重視。有的學(xué)校檔案管理工作人員并非專職的檔案管理人員，檔案管理工作只是兼職工作之一，做好做壞無關(guān)緊要，對(duì)個(gè)人的績(jī)效考核、學(xué)校發(fā)展沒有什么影響，因而在工作中表現(xiàn)為冷漠、消極的工作態(tài)度，這些因素都直接影響了高校檔案管理信息化程度的深入。作為對(duì)高職院校檔案管理工作具有直接推動(dòng)作用的高職院校的領(lǐng)導(dǎo)們并未將檔案資料作為一種促進(jìn)高校、教師發(fā)展的重要資源來認(rèn)識(shí)和利用，對(duì)于檔案工作及其管理信息化的重大意義認(rèn)識(shí)不足。使得檔案管理工作依然停留在建檔、管檔的初級(jí)管理水平上，忽視了檔案信息資源的開發(fā)和利用，許多珍貴的、利用價(jià)值很高的檔案材料常年被無人問津，不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用造成了資源的極大浪費(fèi)。

(二)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱、投入不足

檔案管理工作在高校的教學(xué)管理活動(dòng)中處于一種服務(wù)性、輔助性的工作，在學(xué)校的發(fā)展和管理活動(dòng)中雖然不發(fā)揮直接作用，但對(duì)其的投入、建設(shè)也不僅是靠買幾臺(tái)電腦這么簡(jiǎn)單，必須是整個(gè)學(xué)校的教學(xué)、科研等管理活動(dòng)都全面實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化、信息化，檔案管理的信息化才算健全。因此，檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)漸進(jìn)的，難以馬上見成效的工作，而高職院校的發(fā)展處于擴(kuò)張式的發(fā)展階段，資金面臨較大的缺口，這些都限制了檔案管理的信息化建設(shè)。有很多學(xué)校的檔案部門沒有配齊足夠的檔案工作設(shè)備設(shè)施，如專業(yè)的庫房管理設(shè)備和計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件等信息化建設(shè)必備工具，從而使檔案數(shù)字信息化建設(shè)成為空談。即便是已經(jīng)進(jìn)行信息化建設(shè)的學(xué)校，目前也只是停留在利用檔案管理軟件進(jìn)行目錄級(jí)管理，實(shí)現(xiàn)檔案“案卷目錄”、“卷內(nèi)文件目錄”的錄入以及部分公開檔案資料的查詢，距離全面的數(shù)字化檔案館(室)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化保存、檢索和查閱還有很長(zhǎng)的路要走，大量的工作需要逐步開展，持續(xù)推進(jìn)。比如對(duì)保存時(shí)間久遠(yuǎn)的陳年檔案應(yīng)該進(jìn)行搶救性的數(shù)字化錄入、復(fù)制、保存工作；對(duì)照片、聲像、基建類等檔案資料進(jìn)行全面科學(xué)整理的數(shù)字化進(jìn)程等。[3]還有的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施不配套，檔案管理存在一定的安全漏洞，造成檔案信息化管理的安全隱患，同時(shí)不少高職院校檔案館普遍存在缺乏軟硬件配套，檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫以及相關(guān)配套軟件等比較匱乏，即使有的高校配備了相關(guān)的軟件，但由于彼此不配套，或者缺乏兼容性，功能發(fā)揮有限。

(三)檔案管理人員信息化管理水平有待進(jìn)一步提升

高職院校的檔案管理工作在一定程度上為教學(xué)、科研和管理服務(wù)的職能還不充分和全面，許多檔案信息仍然除于一種“休眠”或“半休眠”的狀態(tài)。檔案管理的工作人員處于被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。由于一些檔案管理人員并非專職和專業(yè)的檔案管理人員，缺少足夠的專業(yè)知識(shí)，在日常工作中會(huì)出現(xiàn)一些諸如歸檔分類不夠準(zhǔn)確、部分大類歸檔資料不完整、履行各種手續(xù)不完備等情況，甚至由于缺少和外界必要的溝通交流，出現(xiàn)問題時(shí)不知道該如何處理，束手無策的現(xiàn)象。由于本身素質(zhì)的不足，對(duì)檔案的開發(fā)、利用更是無從談起。

三、加強(qiáng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的建議

(一)強(qiáng)化認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。進(jìn)一步提高高校的教育管理能力和管理水平的一條重要途徑就是要更好的實(shí)現(xiàn)管理的信息化。作為高校檔案管理的院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，檔案管理的信息化對(duì)高校的教學(xué)、科研、管理有著不可替代的作用。對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、把這項(xiàng)工作作為重點(diǎn)工作來抓，對(duì)參與檔案管理信息化建設(shè)工作的人員要強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，落實(shí)責(zé)任，進(jìn)一步解放思想，分階段、分步驟、有計(jì)劃、穩(wěn)步的推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程。[4]檔案管理信息化的最終目標(biāo)在于有利于檔案資料的再開發(fā)、再利用，高職院校應(yīng)統(tǒng)一統(tǒng)籌，合理開發(fā)，促進(jìn)檔案管理對(duì)學(xué)校管理、發(fā)展的服務(wù)功能。

(二)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)資源整合。信息化是建立在一定的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)之上的，可以說沒有標(biāo)準(zhǔn)就沒有信息化。由于高職院校的建立普遍存在聯(lián)合、合并等形式，因此高職院校的檔案管理模式和標(biāo)準(zhǔn)也是五花八門。由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成檔案信息的歸類、傳輸、接收、檢索的難度加大。檔案信息化的核心是建立適應(yīng)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，檔案信息資源建設(shè)水平直接決定檔案信息化的內(nèi)在質(zhì)量，關(guān)系到檔案資源的有效開發(fā)與利用程度，而這些都必須依靠信息資源的有效整合。[5]高職院校要加強(qiáng)規(guī)范制度的建立，重新對(duì)原有資料進(jìn)行信息化的改造，使檔案資料的收集、整理、歸檔、利用有章可循，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的提高。

(三)加強(qiáng)信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。要加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的人才配置研究，在加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高現(xiàn)有檔案管理人員素質(zhì)的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案管理信息建設(shè)的需求，配備相關(guān)的計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，使檔案管理信息化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都有必要的人員保證，以強(qiáng)大的人才隊(duì)伍配備，加速高校檔案管理信息化工作進(jìn)程。檔案信息化建設(shè)的人員必須是既具備檔案管理方面的知識(shí)，又掌握計(jì)算機(jī)、信息管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才。同時(shí)應(yīng)優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，調(diào)整組織管理方式，確保優(yōu)秀的人才進(jìn)得來，留得住。

(四)加大檔案管理信息化的資金投入。任何建設(shè)都離不開資金的投入，高職院校檔案管理信息化建設(shè)需要大量的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件及配套管理軟件，這些都離不開資金的支持。同時(shí)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)大投入、長(zhǎng)積累、晚見效的工作，這就要求各個(gè)學(xué)校建立長(zhǎng)期、可持續(xù)資金投入方式。首先應(yīng)依靠國(guó)家財(cái)政資金，將信息化費(fèi)用列入到學(xué)校的教學(xué)管理、建設(shè)發(fā)展項(xiàng)目之中。其次，學(xué)校應(yīng)積極自籌資金，提高信息化水平，將一些有價(jià)值的信息有償對(duì)外開放，利用獲取的經(jīng)濟(jì)利益促進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

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